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綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)檔案整理與排序是首先得把年限分開,同一年的整理在一起,然后按時(shí)間順序依次排序。綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)是基于學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展事實(shí),對(duì)學(xué)生學(xué)業(yè)修習(xí)狀況、核心素養(yǎng)和日常行為表現(xiàn)的系統(tǒng)評(píng)價(jià),旨在客觀反映學(xué)生德智體美全面發(fā)展情況。
綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)重要性
綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)結(jié)果的好壞完全取決于該學(xué)生平時(shí)在學(xué)校的言行舉止、學(xué)習(xí)態(tài)度,和為人處事。這也是高等院校招生的一項(xiàng)重要指標(biāo),不可忽視。所以”綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)“關(guān)系到升學(xué)的問題,重要性有時(shí)不次于考試成績(jī)。
但由于個(gè)別學(xué)生有時(shí)對(duì)某個(gè)同學(xué)不滿或討厭,可能會(huì)出現(xiàn)結(jié)果偏差、不公平或惡意報(bào)復(fù)等行為。因此,最終結(jié)果的數(shù)據(jù)要由班主任老師審查通過,才能計(jì)入檔案。
如果結(jié)果偏差,班主任老師會(huì)將其數(shù)據(jù)修改得更好。特別到了初中三年級(jí),測(cè)評(píng)結(jié)果中不能有C等級(jí),更不能有”D“等級(jí),如果有,極有可能會(huì)影響到升學(xué)問題。所以同學(xué)們?cè)谛5难孕信e止應(yīng)該格外地注意。
1、高中學(xué)校要通過建立學(xué)生綜合素質(zhì)檔案,引導(dǎo)學(xué)生在記錄成長(zhǎng)事實(shí)的過程中,不斷發(fā)現(xiàn)和提升自我,建立自信,體驗(yàn)成長(zhǎng)的快樂;通過展示綜合素質(zhì)的有關(guān)內(nèi)容,引導(dǎo)學(xué)生相互學(xué)習(xí),共同提高;通過對(duì)綜合素質(zhì)發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行科學(xué)分析,指導(dǎo)學(xué)生發(fā)揚(yáng)優(yōu)點(diǎn),克服不足,明確努力方向,促進(jìn)學(xué)生個(gè)性成長(zhǎng),全面發(fā)展。
2、高等學(xué)校招生錄取要將高中學(xué)生綜合素質(zhì)檔案作為重要參考,高等學(xué)校應(yīng)根據(jù)學(xué)校辦學(xué)特色和人才培養(yǎng)要求,制定科學(xué)規(guī)范的綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)使用辦法,并提前向社會(huì)公布。
招生錄取時(shí),高等學(xué)校應(yīng)組織教師等專業(yè)人員,采取集體評(píng)議等方式對(duì)學(xué)生的綜合素質(zhì)信息進(jìn)行研究分析,做出客觀評(píng)價(jià),評(píng)價(jià)結(jié)果作為招生錄取的重要參考,作為優(yōu)先錄取和優(yōu)先安排專業(yè)的依據(jù)。
3、本科高校綜合評(píng)價(jià)招生,依據(jù)考生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)檔案材料形成考生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)成績(jī),并在考生錄取總成績(jī)中占一定比重。
綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)各項(xiàng)內(nèi)容記錄
綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)的各項(xiàng)內(nèi)容,主要由學(xué)生個(gè)人和學(xué)校寫實(shí)記錄。即學(xué)生在老師指導(dǎo)下,實(shí)事求是地記錄能夠體現(xiàn)自身綜合素質(zhì)發(fā)展水平的具體活動(dòng),收集相關(guān)典型事實(shí)材料,并及時(shí)整理完善,做到活動(dòng)記錄、事實(shí)材料真實(shí),有據(jù)可查;學(xué)校如實(shí)記錄學(xué)生在校學(xué)習(xí)表現(xiàn)情況。
學(xué)校在學(xué)生高一入學(xué)時(shí),指導(dǎo)學(xué)生建立個(gè)人成長(zhǎng)記錄檔案,使用教育主管部門統(tǒng)一的綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)管理系統(tǒng)進(jìn)行綜合素質(zhì)電子檔案管理。
法律分析:
1、首先,準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料,工具如圖,材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎(jiǎng)懲材料。具體材料,各個(gè)公司要求不同,這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料,并按如下流程整理材料3、第三步,將要入檔的材料規(guī)整好,編上頁(yè)碼,然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊,再打孔。4、第四步,裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類,并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步,為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類,并寫好每份材料的頁(yè)碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間,并委派專人管理。
法律依據(jù):
《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:(一)會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;(二)會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;(四)其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
衍生問題:
出納檔案整理的方法有哪些?
(1)分類。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財(cái)務(wù)管理要求進(jìn)行分類,一般應(yīng)與本單位的會(huì)計(jì)分類相一致,兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)一些無(wú)效或不需用的單據(jù)進(jìn)行刪除。
(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂,容易遺失,所以出納人員在對(duì)檔案歸類后應(yīng)加以裝訂,以保證會(huì)計(jì)資料不易散落遺失。在裝訂時(shí),應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁(yè)賬或卡片賬的,在歸檔時(shí)應(yīng)加以裝訂并編齊頁(yè)碼,對(duì)不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號(hào)存裝,防止散落;對(duì)于采用財(cái)務(wù)軟件記賬的單位,其打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案必須裝訂編號(hào);對(duì)于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的,由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案,保管時(shí)采用連號(hào)編排,保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊(cè)。時(shí)于裝訂完畢的出納資料,應(yīng)當(dāng)立卷成冊(cè),啟用封面或庫(kù)頁(yè),甩以記錄每?jī)?cè)的編號(hào)、所屬單位、所屬時(shí)期及頁(yè)教、經(jīng)辦人員等詳細(xì)內(nèi)容,并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的,可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強(qiáng)調(diào)的是,出納賬簿在更換新賬簿后,應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對(duì)舊賬進(jìn)行整理,對(duì)編號(hào)、扉頁(yè)內(nèi)容、目錄等項(xiàng)目填寫不全的,應(yīng)按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁(yè)式(如用計(jì)算機(jī)記賬的單位,賬簿資料輸出裁剪后類似活頁(yè)賬)或卡片式輔助賬的單位,對(duì)于活頁(yè)式或卡片式賬,在歸檔時(shí)必須縮齊頁(yè)碼,加以裝訂,并要像訂本賬一樣加上扉頁(yè),注明單位名稱、所屬時(shí)期、共計(jì)頁(yè)數(shù)和記賬人員簽單等,并加蓋公章。
整理檔案的方法是編號(hào)分類法,步驟共有七步,分別是收集、篩選、分類、確定、修繕、編號(hào)以及裝盒并編制目錄。
整理檔案的具體步驟分為七步:第一步是收集,整理人需要將所有文件收集起來(lái)。第二步是篩選,整理人需要將收集的文件按照章程進(jìn)行一定的篩選。第三步是劃分文件的類別和級(jí)別,第四步是確定文件的保管期限,第五步是修繕文件的內(nèi)容,整理人需要根據(jù)章程修繕文件缺失的內(nèi)容。第六步是給文件編號(hào),最后一步則是將文件裝盒并且編制檢索的目錄。
如何整理檔案
機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長(zhǎng)期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會(huì)產(chǎn)生大量文件,它們有些有重要價(jià)值,有些卻意義不大,但都無(wú)一例外地耗費(fèi)著我們的空間、時(shí)間和精力。對(duì)檔案文件的歸檔整理,是一定周期后必不可少的工作,以下是我為大家整理的如何整理檔案,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
一、檔案整理的基本要求:
遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。
二、檔案整理的文件范圍是:
凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的,具有查考保存價(jià)值的文件材料,包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等,在辦理完畢后均須整理保存。
檔案整理的方法有兩種:一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷,就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案,對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料,按一定形式組合起來(lái);編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料,進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案,其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種,硬卷皮型號(hào)有1.2,1.5,2.0cm三個(gè)規(guī)格,以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒,以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講,一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件,正文與文件處理單為一件(處理單包括:收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等),轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,正文與附件作為一件,原件與復(fù)制件為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件,來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案,其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。
全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理,企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理,整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。
各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案,鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。
聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理,電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)執(zhí)行。
科技檔案按“卷”整理,整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
會(huì)計(jì)檔案按“盒(卷)”整理,整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))。
按“件”整理的檔案整理步驟是:文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說(shuō)明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。
按“卷”整理的文件整理步驟是:文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
三、檔案的分類原則:
以各單位全部檔案為對(duì)象,依據(jù)其基本職能,結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式,保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。
實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體,能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品,是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實(shí)物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒(入柜、上架、陳列),納入綜合檔案室集中管理。由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性,整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重,從而使實(shí)物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此,加強(qiáng)單位實(shí)物檔案整理工作,鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果,是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。
一、實(shí)物檔案的分類
分類是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節(jié),將實(shí)物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等劃分類別和層次,既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理,也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求,實(shí)物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法,以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實(shí)物按其屬性內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分類。采用問題分類法,可以避免和減少同類實(shí)物分散的現(xiàn)象,便于按專題登找和利用。實(shí)物檔案問題分類一般分為獎(jiǎng)品類、贈(zèng)品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下:獎(jiǎng)品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等實(shí)物;信品類主要有有本單位的證件(法人證書、組織機(jī)構(gòu)編碼、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、國(guó)有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等),本單位機(jī)構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實(shí)物;贈(zèng)品類主要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題字、作畫,本單位開展的活動(dòng)中有紀(jì)念意義的物品,本單位對(duì)外交際交往戶收受的禮品等實(shí)物;產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物,如微標(biāo)(章)、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。
二、實(shí)物檔案的排列
排列是指按照一定的原則和方法來(lái)定位實(shí)物先后次序的過程。通過排列,進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程度,以方便檢索利用。
實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”,即同一載體的實(shí)物應(yīng)當(dāng)排列在一起?!拜d體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作,同一載體的實(shí)物存放盒、柜,可以節(jié)省空間;同一載體的實(shí)物上架、陳列,顯得整齊美觀。實(shí)物的排列,在遵循載體原則下,一般按照實(shí)物的制發(fā)時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類目?jī)?nèi),同一載體的實(shí)物,按照制發(fā)時(shí)間的先后順序排列,不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列,也可以按照載體形式進(jìn)行排列,比如獎(jiǎng)品類可按照獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆s譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等載體形式依次排列,信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列,贈(zèng)品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列,產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。
三、實(shí)物檔案的貼簽
貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著,并以標(biāo)簽的'形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ),其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定,并為后續(xù)的編目工作及將來(lái)查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。
標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來(lái)記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的位置,表格的項(xiàng)目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時(shí)間、檔號(hào)、獲得單位、載體等,這是根據(jù)實(shí)物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。
四、實(shí)物檔案的編目
編目是指編制實(shí)物檔案目錄。編制實(shí)物檔案目錄,可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開展提供基本條件。
實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行,每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目。實(shí)物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果,逐類逐件編制目錄,以系統(tǒng)、全面地揭示實(shí)物的全貌。實(shí)物沒有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時(shí)間的,編目時(shí),要擬出名稱并考證制發(fā)時(shí)間。同時(shí),要在備注欄中進(jìn)行說(shuō)明。
實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時(shí)間、載體、存放地點(diǎn)、參見號(hào)、備注等項(xiàng)目,概括了實(shí)物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等方面的主要特征,是利用者檢索的主要渠道。
五、實(shí)物檔案的裝盒
裝盒(入柜、上架、陳列)是指將實(shí)物按件號(hào)順序裝入檔案盒,購(gòu)置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程,這是實(shí)物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的,比如:獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)狀(可卷成簡(jiǎn)狀)、獎(jiǎng)旗(可折疊平裝)、獎(jiǎng)?wù)隆s譽(yù)證書;信品類的
印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表,以方便盒內(nèi)實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫盒內(nèi)實(shí)物的情況說(shuō)明。對(duì)于獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)?wù)?,證品類的印章,產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi),用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實(shí)物位置,檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖,注明檔號(hào),以方便利用。
六、結(jié)論
實(shí)物檔案如何整理,檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求,但是,各級(jí)檔案部門有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎,相關(guān)的報(bào)道頻頻見諸報(bào)刊。本文所述實(shí)物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒(入柜、上架、陳列)的整理流程是通常的整理方法,各單位可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確立合理的整理方法。比如:有些條件好的單位,除按照上述方法整理實(shí)物檔案外,還可以給每件歸檔實(shí)物拍照,既可以用來(lái)展覽展示,也可以做為聲像資料歸檔;制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的,也可以用彩色紙張,以增加美感。
1、系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下,檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷,檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣,檔案室和檔案室館的檔案整理工作,主要是對(duì)所接收的檔案,在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目錄的加工等等。
2、局部調(diào)整
對(duì)于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案,經(jīng)過管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)iT質(zhì)量檢查,檔案館和檔案室需要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量;另一方面,某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長(zhǎng),其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化,因此也必須對(duì)其進(jìn)行整理。
3、全過程整理
檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件,這就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過程的整理工作,包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。
整理過程
1、折疊整理“”按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目,使之有序化的過程。
2、折疊來(lái)源原則:把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理的原則。
3、折疊檔案實(shí)體分類:根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。
4、折疊立檔單位:構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。
5、折疊聯(lián)合全宗:由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。
6、折疊匯集全宗:由若干個(gè)文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。
7、折疊全宗群:由若干個(gè)具有時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體.
8、折疊案卷:由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。
9、折疊立卷:將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。
10、折疊卷內(nèi)備考表:卷內(nèi)文件狀況的記錄單,排列在卷內(nèi)文件之后。
11、折疊檔號(hào):以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。
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