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檔案管理工作主要有歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、移交六項(xiàng)工作。檔案利用:應(yīng)建立檔案利用制度,確保檔案的安全,防止失密。內(nèi)部需要調(diào)閱檔案的必須履行審批手續(xù);外單位查閱檔案需持單位介紹信和本人證件并報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄錄、復(fù)印。借閱檔案,不得涂改,損毀、丟失、偽造。違者按《檔案法》追究法律責(zé)任。歸檔的案件材料不論辦案時間長短,均應(yīng)在結(jié)案年度歸檔。案件承辦部門應(yīng)將當(dāng)年結(jié)案后整理完畢的案卷,在次年第二季度移交檔案部門。歸檔時由立卷單位編制移交目錄一式兩份。一份隨卷交檔案部門,一份留立卷部門備查。
整理檔案的方法是編號分類法,步驟共有七步,分別是收集、篩選、分類、確定、修繕、編號以及裝盒并編制目錄。
整理檔案的具體步驟分為七步:第一步是收集,整理人需要將所有文件收集起來。第二步是篩選,整理人需要將收集的文件按照章程進(jìn)行一定的篩選。第三步是劃分文件的類別和級別,第四步是確定文件的保管期限,第五步是修繕文件的內(nèi)容,整理人需要根據(jù)章程修繕文件缺失的內(nèi)容。第六步是給文件編號,最后一步則是將文件裝盒并且編制檢索的目錄。