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整理檔案合同文本

時間:2022-12-17 作者:老師 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

整理檔案合同文本

一、紙質(zhì)合同歸檔:
1、一份合同完全結(jié)束后(包括合同選商、簽訂、履行、變更、付款等),在做完整歸檔,歸檔全部合同過程中產(chǎn)生的文件。
2、合同簽訂后,做合同簽訂前文件的歸檔;變更、付款等后期文件,作為第二部分歸檔。
二、電子檔案歸檔
目前企事業(yè)單位都有合同系統(tǒng),可以通過合同系統(tǒng)線上進行歸檔。

合同檔案如何歸檔

合同檔案如何歸檔

現(xiàn)今社會公眾的法律意識不斷增強,我們用到合同的地方越來越多,它也是實現(xiàn)專業(yè)化合作的紐帶。知道嗎,寫合同可是有方法的哦,以下是我精心整理的合同檔案如何歸檔,歡迎大家分享。

一、合同、協(xié)議檔案是一個單位全部檔案的重要組成部分。

它是企事業(yè)單位對外進行經(jīng)營活動、對內(nèi)進行人事管理的有效憑證,在維護企事業(yè)單位合法權(quán)益方面發(fā)揮著不可替代的重要作用。

(一)合同協(xié)議檔案反映了企事業(yè)單位對外經(jīng)營活動的情況,是處理經(jīng)濟糾紛、切實維護自身合法權(quán)益的有效憑證。合同、協(xié)議檔案在我校的經(jīng)營管理工作中發(fā)揮了重要作用,例如:2001年學(xué)校對外承包食堂,在承包期未滿時,承包方就以利潤微薄等理由要求退出,我校根據(jù)承包協(xié)議合法的沒收了承包方交納的押金,保證了校方的利益。又如:2003年我校建設(shè)教學(xué)樓,8月份與某工程隊簽訂了《建筑施工合同》,合同中雙方商定了鋼材的價格,到了年底全國鋼材價格猛漲,工程隊向我校提出要給予鋼材價格補貼的要求,并以停工相威脅;我校根據(jù)合同據(jù)理力爭,最終工程隊只好按照合同的規(guī)定繼續(xù)施工并如期完成了教學(xué)樓建設(shè)。

(二)合同、協(xié)議檔案也是處理人事問題的依據(jù)。反映企事業(yè)單位與員工聘用情況的合同、協(xié)議檔案是人事檔案的重要組成部分,是單位與被聘用者之間對考核標(biāo)準(zhǔn)、聘用時間、聘用待遇的事先約定,具有法律效力。前些年企事業(yè)單位內(nèi)部往往是正式員工、招聘人員、內(nèi)退人員、停薪留職人員、待崗人員、臨時工等多種身份的人員并存,現(xiàn)在我國加大了企事業(yè)單位人事制度改革,各單位在處理停薪留職、待崗、內(nèi)退人員的問題時,就必須以合同、協(xié)議檔案作為參考依據(jù);在實施全員聘任工作時,就更要注重做好合同、協(xié)議的歸檔工作。

二、影響合同、協(xié)議歸檔的主要因素

(一)從業(yè)人員法律意識淡保1999年我國制定并頒布了全國統(tǒng)一的《合同法》,合同、協(xié)議成為了具有法律效力的有效憑證??墒怯行┞毠げ粚W(xué)法、不懂法、更不會用法,不懂得在市場經(jīng)濟下合同所具有的法律效力,不了解市場與合同的必然聯(lián)系和相互依存的關(guān)系,只顧到市場承攬業(yè)務(wù),卻不去簽訂合同或草簽合同或簽了合同也不及時歸檔,結(jié)果遇到糾紛就沒有協(xié)商與調(diào)解的依據(jù),或者依據(jù)不足,只好“啞巴吃黃連,有苦說不出”。

(二)從業(yè)人員對歸檔合同和合同管理相互依存的.關(guān)系缺乏認(rèn)識。合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止以或解除全過程的管理。合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段,在開始履行合同后,從業(yè)人員往往以為合同、協(xié)議的作用就到此為止了,忽視了合同、協(xié)議的歸檔工作;可是合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段,如果在履行階段出現(xiàn)質(zhì)量問題、經(jīng)濟糾紛,企業(yè)就無法利用歸檔合同來維護自身的合法權(quán)益。

(三)企事業(yè)單位合同歸檔管理制度不夠完善,部分合同、協(xié)議仍處于分散狀態(tài)。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和人事制度改革的推進,各企事業(yè)單位產(chǎn)生的合同、協(xié)議越來越多,在人們的法律意識、檔案意識還不夠穩(wěn)固的現(xiàn)狀下,缺乏對合同歸檔程序的明確規(guī)定,個別職能部門為了工作方便,簽訂的合同往往不顧及單位存檔需要,將合同自行保管,造成分散管理。

(四)合同歸檔管理的信息化程度不高。很多單位簽訂的是紙質(zhì)合同,合同歸檔后仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式存在,沒有按照現(xiàn)代化管理理念、應(yīng)用先進的合同歸檔管理軟件把合同以電子文件的形式歸檔管理。

檔案合同管理崗位職責(zé)

工作職責(zé):

1、負(fù)責(zé)公司人力資源、行政事務(wù)、企業(yè)文化、團隊建設(shè)、管理體系等管理工作,保證公司內(nèi)部管理工作順利進行;

2、根據(jù)公司發(fā)展目標(biāo),制定部門工作計劃,定期總結(jié);

3、推行并完善公司的績效考核工作,統(tǒng)計核算員工工資,準(zhǔn)時購買員工社保,及時發(fā)放員工福利;

4、合理制定公司招聘計劃,管理人才招聘渠道,做好人員招聘及人才儲備工作;

5、隨著公司發(fā)展,不斷編制、更新、修正管理制度,并督促制度的落實執(zhí)行;

6、定期組織公司培訓(xùn)及員工活動,及時了解員工思想動態(tài),提供員工的歸屬感和凝聚力,調(diào)動員工工作積極性;

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7、負(fù)責(zé)行政人事檔案合同管理工作及領(lǐng)導(dǎo)安排的其他事務(wù)。

職位要求:

1、人力資源、行政管理、工商管理等相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷;

2、三年以上相關(guān)工作經(jīng)驗;

3、熟悉人力資源6大模塊,熟悉國家各項勞動人事法規(guī)政策,熟悉相關(guān)的實際操作運用;

4、具備解決突發(fā)事件的能力和較強的分析解決問題能力,熟悉辦理社會保險、招聘、培訓(xùn)、績效考核與績效管理等工作;

5、具有較強的計劃、組織、執(zhí)行、溝通協(xié)調(diào)能力和人際關(guān)系交往能力,對企業(yè)規(guī)范化運作具備一定的見解;

6、具有良好的職業(yè)道德,踏實穩(wěn)重,責(zé)任心強,有較強的溝通、協(xié)調(diào)能力,具備較強的書面和口頭表達(dá)能力。

合同檔案管理制度

為進一步加強檔案資料管理工作,提高檔案資料管理水平,逐步實現(xiàn)公司檔案資料管理工作的規(guī)范化、制度化,特制定本制度。

一、本制度所指的檔案資料是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的以工程項目為中心的資料總和,其構(gòu)成包括招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同文本、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單、消防驗收意見書、竣工資料等。

二、檔案資料管理原則

1、檔案資料實行專人專管,以確保檔案的完整、完全和有效利用。 ①招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、中標(biāo)通知書、合同文本(正、副本)、消防驗收意見書、物業(yè)設(shè)備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理; ②投標(biāo)文件、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理,招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、中標(biāo)通知書、合同文本(正、副本)等影印件留存?zhèn)洳椤?/p>

2、原則上所有原件只作存檔,不予外借;

3、專管員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌整理、保管公司檔案資料,同時履行本職的責(zé)任和義務(wù)。

4、各項目部應(yīng)及時移交檔案資料,并以影印件的形式保存。

三、檔案資料的移交

1、工程項目在中標(biāo)后其招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)由技術(shù)部負(fù)責(zé)整理一份完整的原件,并移交材料部肖瑜歸檔,成本部留存影印件備查;投標(biāo)文件由成本部存檔備查。

2、工程項目在正式下發(fā)中標(biāo)通知書、簽署合同資料及文件后,由項目部或相關(guān)經(jīng)手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項目部及成本部分別留存影印件備查。

3、工程項目過程資料,如工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單等原件交由成本部張艷芝歸檔,項目部留存影印件備查。

4、竣工報告、消防驗收意見書、物業(yè)設(shè)備移交清單及完整的竣工資料由項目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項目部留存影印件備查。

整理檔案合同文本

5、檔案資料移交時,必須注明文件名稱和概要,移交雙方簽字確認(rèn)后方為完成交接手續(xù)。

6、移交的檔案資料由專管員整理保存,必須注明資料類型并保證齊全、完整,必須層次分明,符合其形成規(guī)律。

四、檔案資料的管理辦法

1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作,并進行分類匯總,編制統(tǒng)計清單,以電子檔形式備案方便查閱,以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

2、項目部或個人檔案資料查詢可在項目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱,須經(jīng)公司部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后,方可在合同管理員處辦理相關(guān)借閱手續(xù),檔案資料原件無特殊情況不得外借。

3、檔案資料的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保合同文檔的安全。

4、保存的檔案資料每季度清理核對一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時處理,并追究相關(guān)人員責(zé)任。

5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料,違者視情節(jié)予以處罰。

6、檔案資料柜鑰匙供2份,管理員1份,另一份由成本部楊鮮峰留存,以備不時之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙,更不能私自復(fù)制。

7、合同文檔的密級為機密,任何人不得擅自將合同對外公開,違者視情節(jié)予以處罰。

人事保管檔案協(xié)議范本整理版

甲方:________________________

乙方(姓名):____________________

身份證號:________________________

家庭住址:________________________

聯(lián)系電話:________________________

郵政編碼:________________________

根據(jù)乙方申請,現(xiàn)就甲方委托乙方保管人事檔案事宜協(xié)議如下:

一、委托保管時間

自________年____月____日起至________年____月____日止(不少于半年)。

二、甲方保管責(zé)任

1.負(fù)責(zé)辦理有關(guān)調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù);

2.依據(jù)有關(guān)規(guī)定,管理甲方人事檔案,辦理相關(guān)業(yè)務(wù);

3.依據(jù)檔案辦理出國政審、職稱申報蓋章及出具有關(guān)證明;

4.存檔人員退休申報;

5.在委托保管檔案期間,乙方不負(fù)責(zé)其他非檔案管理責(zé)任。

三、乙方責(zé)任

1.交付甲方檔案管理費為每月________元,按存檔期限一次結(jié)清;

2.一次性交費不少于半年,存檔費一經(jīng)交納,存檔期內(nèi)轉(zhuǎn)檔存檔費不予退還;

3.檔案保管到期前一周,應(yīng)及時與乙方辦理續(xù)存手續(xù)。

4.保存好協(xié)議和交費憑證。

四、本協(xié)議一式____份,甲、乙雙方各執(zhí)____份,雙方簽字蓋章后生效。

五、乙方可憑此協(xié)議在保稅區(qū)社會保險機構(gòu)個人繳納社會保險。

甲方(蓋章):________________

________年____月____日

乙方(簽字):________________

________年____月____日

如何進行合同檔案管理

如何進行合同檔案管理
合同的相應(yīng)負(fù)責(zé)人應(yīng)了解正常的合同程序,規(guī)范合同的形式,必須起到合同材料搜集的齊全并保管和移交給檔案部門,從合同的特點可以清楚地知道,合同必須有全面的關(guān)聯(lián)材料,不可隨意擬定,應(yīng)該按照標(biāo)準(zhǔn)的合同規(guī)范走,這樣可以減少企業(yè)與相關(guān)主體的糾紛情況。檔案部門也要隨時進行合同檔案的整理與歸納,確保合同的完整性。公司要制定相關(guān)的規(guī)定,每年在規(guī)定時間內(nèi)進行合同的審查以避免可能發(fā)生的情況。
企業(yè)正常的檔案管理,是將其分散到檔案管理的兩大類型當(dāng)中,因此我們應(yīng)該進行改革與創(chuàng)新,根據(jù)每一個企業(yè)的不同特點進行合同分類管理,其中包括在每一個檔案分類中對合同進行單獨分類,建立單獨的歸檔處理,打破以往過于分散的合同歸檔,也可以按照《合同法》合同種類的相關(guān)規(guī)定進行合同歸檔管理,這樣檔案就清楚明確了。

各個部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人對合同必須重視起來,建立合同確立意識。檔案管理人員也必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,認(rèn)知到合同是公司企業(yè)發(fā)展關(guān)鍵,也是企業(yè)發(fā)展的記錄者。其應(yīng)該對合同進行精細(xì)規(guī)劃,可以對合同進行統(tǒng)一的編號處理,每一份合同都有自己唯一的標(biāo)號,方便查找與保管。

合同檔案如何整理歸檔

法律分析:1、合同應(yīng)交由企業(yè)檔案管理部門進行歸檔,檔案管理一般為法務(wù)部門或行政部門。2、合同登記的項目應(yīng)由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與歸檔部門一同匯總,共同完成登記工作。3、合同歸檔之前進行掃描,留存合同電子版,做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進行匯總,方便日后查詢。5、建立客戶評價系統(tǒng)。6、定期對合同進行匯總、整理,從不同的角度對合同進行分類、分析。

法律依據(jù):《中華人民共和國勞動合同法》 第十一條 用人單位未在用工的同時訂立書面勞動合同,與勞動者約定的勞動報酬不明確的,新招用的勞動者的勞動報酬按照集體合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;沒有集體合同或者集體合同未規(guī)定的,實行同工同酬。

第十二條 勞動合同分為固定期限勞動合同、無固定期限勞動合同和以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動合同。

合同怎么歸檔整理

法律分析:合同的歸檔整理方法如下:在合同文本雙方簽字蓋章完畢后,由合同承辦人兩日內(nèi)將合同以下有關(guān)資料移交法務(wù)部,并由法務(wù)部專人簽收,法務(wù)部專人兩日內(nèi)負(fù)責(zé)將其記錄到合同臺賬,同時,法務(wù)部專人每兩周應(yīng)查對已經(jīng)用印并錄入合同編號的合同的歸檔情況,對于出現(xiàn)的異常情況應(yīng)及時上報。

法律依據(jù):《中華人民共和國民法典》第四百六十九條 當(dāng)事人訂立合同,可以采用書面形式、口頭形式或者其他形式。書面形式是合同書、信件、電報、電傳、傳真等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。以電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件等方式能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容,并可以隨時調(diào)取查用的數(shù)據(jù)電文,視為書面形式。

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