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一、人事檔案管理政策依據(jù)
v《山東省人事代理暫行辦法》(魯人﹝1997﹞3號)
v《濟(jì)南市人事代理暫行辦法》(濟(jì)政辦字﹝1998﹞81號)
v《山東省流動人員人事檔案和人事關(guān)系管理的具體辦法》(﹝1990﹞魯人字第24號)
v《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(人發(fā)(1996)118號)
v《中華人民共和國檔案法》
v《干部檔案工作條例》(組通字﹝1991﹞13號)
二、流動人員人事檔案的范圍
v待業(yè)的大中專畢業(yè)生人事檔案;
v非國營單位聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
v外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案;
v其他流動人員的人事檔案;
v注:按照組織部現(xiàn)行規(guī)定,機(jī)關(guān)事業(yè)單位、國有企業(yè)離職人員,未再就業(yè)前,人事檔案由原單位保管,就業(yè)后將檔案轉(zhuǎn)至新單位檔案主管部門管理。
三、流動人員人事檔案的管理
v流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案,嚴(yán)禁個人保管他人人事檔案。
v 流動人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
四、檔案工作人員職責(zé)
v一、保管干部檔案,為國家積累檔案史料。
v二、收集、鑒別和整理干部檔案材料。
v三、辦理檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞。
v四、登記干部職務(wù)、工資等變動情況。
v五、為有關(guān)部門提供干部的情況。
v六、做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作。
v七、調(diào)查研究干部檔案工作情況、制定規(guī)章 制度 ,搞好干 部檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
v八、推廣、應(yīng)用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)。
v九、定期向檔案館(室)移交死亡干部檔案
v十、辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。
五、人事檔案保管保密制度
v一、牢固樹立安全保密觀念、增強(qiáng)保密意識,嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》
v二、干部檔案管理部門,要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫房,配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房面積每千卷需20-25平方米;庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。要設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室,檔案庫房、閱檔室、檔管人員辦公室應(yīng)三室分開。
v三、庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施齊全,保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度(要求14℃-24℃,相對濕度45-65﹪),安全防護(hù)措施要經(jīng)常檢查,杜絕隱患。
v四、檔案管理人員離開庫房時要及時關(guān)燈、鎖好門窗,無關(guān)人員一律不得進(jìn)入庫房。
v五、任何個人不得私自保存他人檔案,禁止通過電話、傳真索取或提供干部的全面情況和設(shè)計(jì)干部的政治歷史或其他重要問題的情況,不得攜帶檔案及材料出入公共場所。
v六、保管干部檔案,應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度,每年全面檢查核對一次檔案,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
六、人事檔案查閱檔案制度
v1、查閱干部人事檔案應(yīng)填寫《查閱干部檔案審批表》,按照查閱干部人事檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)。
v2、閱檔人員必須是中共黨員。
v3、任何個人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案。
v4、檔案一般不外借,如必須借出使用,要說明理由,經(jīng)主管部門批準(zhǔn),并嚴(yán)格履行登記手續(xù),限期歸還,不得擅自轉(zhuǎn)借他人。
v5、閱檔人員要嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、勾劃、抽取、撤換材料;閱檔人員不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情節(jié)輕重,予以批評教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者,按違反《中華人民共和國檔案法》處理。
v6、閱檔人員不得擅自拍攝、復(fù)制干部檔案內(nèi)容,因特殊情況需要從干部檔案中取證的,必須經(jīng)管檔單位領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。
v7、閱檔人員在查閱干部檔案時嚴(yán)禁吸煙
第一條 為規(guī)范公司人事檔案管理,維護(hù)公司和員工權(quán)益,特制定本辦法。
第二條 XXX是公司人事檔案(含公司退休員工檔案)的歸口管理部門,負(fù)責(zé)人事檔案的收集、歸檔、保管、借閱及傳遞的管理。
第三條 XXX按人事檔案歸檔的內(nèi)容有計(jì)劃、定期向各部門收集人事檔案資料,經(jīng)整理后入檔。
第四條 各部門按人事檔案歸檔要求的內(nèi)容和規(guī)定及時向XXX報(bào)送員工的有關(guān)檔案材料。XXX收到人事檔案材料后,須經(jīng)整理、鑒別認(rèn)定后入檔。
第五條 各部門因工作需要需查閱人事檔案時,須持本部門開具的《查閱檔案材料介紹信》,且至少要有兩個人到XXX檔案室內(nèi)查閱,少于兩人的不予提供查閱。對于非公司內(nèi)職工查閱公司相關(guān)人員檔案時,需填寫《查閱人事檔案材料審批表》,經(jīng)XXX領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后按程序辦理。
第六條 查閱檔案必須嚴(yán)格遵守以下規(guī)定:
(一)未經(jīng)人事檔案員允許,查閱人不準(zhǔn)摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容;
(二)查閱人不準(zhǔn)查閱本人或直系親屬檔案材料;
(三)查閱人不準(zhǔn)泄露被查閱人檔案內(nèi)容。
第七條 人事檔案借閱管理
(一)凡需要辦理人事檔案借閱手續(xù)的,經(jīng)辦部門須至少提前一天向XXX提交所需內(nèi)容、時間、目的等情況,以便XXX及時辦理相關(guān)手續(xù);
(二)經(jīng)辦部門借用人事檔案須經(jīng)XXX主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),借用時間不得超過三天,確需超期借用時必須補(bǔ)辦延長手續(xù)。
(三)查閱、借用人事檔案,經(jīng)辦人雙方必須履行交接手續(xù)。查閱、借用后XXX人事檔案員須查對檔案無任何問題后收回歸檔。不履行交接手續(xù)和不經(jīng)查對即歸檔的,追究人事檔案員責(zé)任。
(四)對借用的檔案,借用人必須妥善保管,不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、傳閱、涂改、復(fù)印、拍照、不準(zhǔn)抽撤張頁及泄露檔案內(nèi)容。對違反規(guī)定視其情節(jié)和造成后果,予以行政處理和經(jīng)濟(jì)處罰。
第八條 凡經(jīng)公司批準(zhǔn)由公司調(diào)出的人員,XXX負(fù)責(zé)其人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)的辦理,將其人事檔案發(fā)送調(diào)往單位或轉(zhuǎn)交調(diào)出人員自帶。
導(dǎo)語: 在人們的工作生活中,檔案扮演著重要角色,但很多人誤認(rèn)為人事檔案沒用,出現(xiàn)了忽略人事檔案管理的現(xiàn)象,影響了檔案管理工作。對于,如何做好人事檔案管理工作,我為大家整理以下經(jīng)驗(yàn)和方法。
一、 人事檔案管理中存在的主要問題
1、人事檔案管理重視程度不夠
相當(dāng)一部分人認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫,保管的事務(wù)性工作,不容易取得明顯成績不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。因此,忽視了人事檔案管理工作,最終形成“說起來重要,排起來次要,忙起來忘掉,用起來需要”的狀況。人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài),難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。
2、人事檔案管理工作缺乏力度
一是少數(shù)管檔部門沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度,建立了制度執(zhí)行不嚴(yán),收集歸檔工作被動、不及時。再由于形成材料的部門對檔案管理工作認(rèn)識不夠等原因,檔案材料沒有及時收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔,造成檔案材料內(nèi)容不完整。二是收集歸檔的材料不全面、不真實(shí)準(zhǔn)確、人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的,一些鑒定、考核和評價材料大都是套話,內(nèi)容形式相同,不能準(zhǔn)確反映每個人的真實(shí)情況。部分檔案材料還存在:填寫格式不規(guī)范,填寫內(nèi)容前后不一,記載不實(shí),審核不準(zhǔn),不利于檔案的保存和利用,使檔案的真實(shí)性、動態(tài)性、完整性功能趨于弱化。三是人事檔案用紙規(guī)格不一,紙張不符合要求,在立卷歸檔進(jìn)行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊時,使人事檔案卷很不美觀。
3、人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟
由于機(jī)構(gòu)調(diào)整、科室重組,人員競聘上崗等原因,原有的人事檔案管理人員難免崗位變動,接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn),對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、鑒別與歸檔、保管與保護(hù)、提供利用等業(yè)務(wù)不太了解。日常事務(wù)往往又忙于將新增加材料收集放入人事檔案盒,沒有及時整理歸檔,嚴(yán)重影響了檔案的管理水平。隨著人才流動外部環(huán)境的寬松,人才流動靈活,各類人才跳槽頻繁,造成人檔分離現(xiàn)象越來越多。
4、檔案室設(shè)備配備不齊全
大多采取“因陋就簡”,“因地制宜”的原則,融辦公室、閱檔、倉庫為一間,既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施,也無其他硬軟件設(shè)施,防火、防潮、防盜等手段停留在較低的水平上。
5、檔案管理手段落后
目前人事檔案管理部門的管理手段還是手工操作,既使利用計(jì)算機(jī)管理,僅限于把個人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī),資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣延用手工操作,無紙質(zhì)閱檔基本沒有實(shí)施。由于反復(fù)調(diào)用原件,造成紙張發(fā)黃變脆,字跡褪色,直接影響到檔案的完整與安全,這樣既不利于檔案的保管,又影響工作效率。
二、做好人事檔案管理的對策
1、重視人事檔案管理工作
單位要將人事檔案納入議事日程,定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促,發(fā)現(xiàn)問題及時解決,進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。
2、提高人事檔案管理工作水平
一是進(jìn)一步完善人事檔案查(借)閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員職責(zé)、轉(zhuǎn)遞等各項(xiàng)檔案管理制度,做到“五不查”、“四不借”、“三不轉(zhuǎn)”,即:無《干部檔案查借閱呈報(bào)表》不查,非利用單位范圍不查,非正式黨員不查,本人及親屬的檔案不查,審批手續(xù)不全不查;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借,非特殊需要不借,手續(xù)不全不借,本人及親屬檔案不借;個人帶檔不轉(zhuǎn),沒有調(diào)動通知不轉(zhuǎn),接收單位不明不轉(zhuǎn)。
特別是人才流動后對不在本單位的人員檔案必須妥善處理,該轉(zhuǎn)遞的及時轉(zhuǎn)遞。建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度,對檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度作進(jìn)一步的.嚴(yán)格要求,更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。完善人事檔案整理工作細(xì)則,使人事檔案的整理更加科學(xué)、全面、完整。
二是把好“入門關(guān)”,對人事檔案缺少材料情況進(jìn)行集中清理,通過書面方式,聯(lián)系材料的形成部門將材料收集整理,盡量減少避免歷史遺留問題的影響,保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。
三是把好“更新關(guān)”,檔案人員要主動與相關(guān)部門聯(lián)系、索要,做到收集整理經(jīng)?;煌涎?,不積壓,確保人事檔案材料完備,與實(shí)際情況同步。四是規(guī)范檔案裝訂工序,做到規(guī)格統(tǒng)一。
3、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)
選擇政治上可靠,作風(fēng)正派,責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作,教育培養(yǎng)他們了解管理檔案的重要性,增強(qiáng)責(zé)任心。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識,讓他們掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù),提高檔案管理的技術(shù)水平,檔案員要勤奮學(xué)習(xí),提高自身素質(zhì)與政治覺悟,踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作,為檔案事業(yè)建功立業(yè)。
4、更新檔案管理設(shè)施
配備堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫房,配置鐵質(zhì)防蛀、防塵的檔案柜,庫房內(nèi)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備;庫房的防火、防潮、防塵、防蛀、防盜、防霉、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三分開,要加大資金投入,配備先進(jìn)計(jì)算機(jī)管理設(shè)備。
5、注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)
對人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理,利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī),通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)交成數(shù)據(jù)資料,實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存,根據(jù)需要,通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時,可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新,對不屬于保密范圍的檔案信息實(shí)現(xiàn)有效共享。
綜上所述,人事檔案管理工作不僅要從制度上更新,還要從觀念上更新,積極采取有效措施,探索檔案現(xiàn)代管理模式,走出目前人事檔案存在的困境,做到解放思想,凝聚力量,更好地為黨組織和人事工作服務(wù)。
簡談人事檔案管理
論文摘要 :由于人事檔案真實(shí)地記載和反映干部個人經(jīng)歷、政治思想,品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等,是干部個人自身成長歷史的真實(shí)記載,為學(xué)校黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù),為學(xué)校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入,學(xué)校人事檔案出現(xiàn)了許多新情況,新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn),檔案工作如何與時俱進(jìn),加快發(fā)展,更好地為黨的組織、人事工作服務(wù),筆者結(jié)合幾年來檔案管理的實(shí)踐,就學(xué)校人事檔案的管理工作談?wù)剮c(diǎn)體會。
一、人事檔案的定義
人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的文字材料,并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的,是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。
二、人事檔案管理存在的問題
人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來,作為一項(xiàng)常規(guī)性的公共管理工具對中國的信用建設(shè)、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻(xiàn)。但隨著改革開放的進(jìn)程加快和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn),傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺?!八罊n棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多,其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、“身份阻隔”等負(fù)功能愈加顯現(xiàn),在一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜,其制度性生存愈發(fā)尷尬。因此,傳統(tǒng)人事檔案制度必將走向終結(jié),新的、科學(xué)的人事檔案制度必將走向前臺。根據(jù)全國人才工作會議精神,要促進(jìn)人才的`合理流動,必須進(jìn)一步消除人才流動中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制等限制,發(fā)展人事代理業(yè)務(wù),改革戶籍、人事檔案管理制度,放寬戶籍準(zhǔn)入政策,推廣以引進(jìn)人才為主導(dǎo)的工作居住證制度,探索建立社會化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。作者認(rèn)為,人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發(fā)展,也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。
內(nèi)容上,立卷不夠規(guī)范,案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。“三齡一歷”(年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷)記載多樣,個別干部的“年齡越填越小,參加工作時間越填越早,文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙,但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙,高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙,紙張大小不同,致使有的表格印制超過裝訂線,給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔,而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多,有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外,隨著時代的發(fā)展,干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多,而反映個人工作能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少,這些都會直接影響到案卷質(zhì)量。
使用上,技術(shù)手段滯后,運(yùn)行效率較低。在整理檔案過程中,有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng),大部分是靠手工操作,費(fèi)時、費(fèi)力,效率低,與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。
三、筆者關(guān)于人事檔案管理的建議
保持人事檔案工作的高質(zhì)量,就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時期有它的科學(xué)性,但隨著形勢的發(fā)展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化,就會顯現(xiàn)出它的局限性。因此,目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求,實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化:
1、實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高,重要一條就是要及時收集和補(bǔ)充檔案材料,而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量,對收集到的檔案材料,從手續(xù)是否完備,表述是否準(zhǔn)確、精煉,觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別,對于不符合要求的及時退回,限期糾正再歸檔,對于不屬歸檔范圍的材料,及時退給有關(guān)單位,做到不散失、不積壓。
2、改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法,實(shí)行計(jì)算機(jī)管理,提高檔案管理的信息化。對干干部人事檔案的檢索,無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行,這兩種方法均有一定的科學(xué)性,但用記起來費(fèi)時,用起來繁鎖,工作效率低。為提高效率,可考慮采取以英文字母的順序號進(jìn)行編排,便于記憶,利于查找,提高速度。同時,為提高檔案管理水平,可以采用計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息,研究建立兩個系統(tǒng):檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時,運(yùn)行干部人事檔案原件管理系統(tǒng),使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件,不僅可以提高查閱檔案的速度,同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。
3、分類管理。國家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理;其余人員的檔案,則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制,由政府人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。
4、人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn),并加強(qiáng)執(zhí)法檢查;同時,檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度,并定期考試更新知識。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
5、利用現(xiàn)代化管理手段。人事檔案管理也要與時俱進(jìn),不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用,開拓創(chuàng)新,開發(fā)新手段,加大投入,對人事檔案實(shí)行動態(tài)化管理和維護(hù),開發(fā)研制人事檔案管理軟件,建立數(shù)字檔案和多媒體檔案,并實(shí)行聯(lián)網(wǎng),通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。
只有與時俱進(jìn),注重檔案的服務(wù)性,才能提高檔案的利用價值,牽一發(fā)而動全身,人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力,必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解,必將為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。
法律分析:應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全,并進(jìn)行整理、立卷,定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理;任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
法律依據(jù):《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》
第十二條 按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定,應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全,并進(jìn)行整理、立卷,定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理;任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
第十三條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織,應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定,定期向有關(guān)的國家檔案館移交檔案。
屬于中央級和省級、設(shè)區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案,立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交;屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案,立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級國家檔案館移交。
經(jīng)同級檔案行政管理部門檢查和同意,專業(yè)性較強(qiáng)或者需要保密的檔案,可以延長向有關(guān)檔案館移交的期限;已撤銷單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀的檔案,可以提前向有關(guān)檔案館移交。
法律分析:人事檔案管理?xiàng)l例包括:總則,整理工作的基本要求,檔案材料的鑒別,檔案材料的分類,檔案材料的排序與編目,復(fù)制與技術(shù)加工,裝訂與驗(yàn)收入庫,整理工作的注意事項(xiàng)及附則。
法律依據(jù):《人事檔案管理?xiàng)l例》
第四條 整理干部檔案,須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。
第五條 整理干部檔案,事先要收集好干部檔案材料,并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。
第六條 整理干部檔案的人員,必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識,熟悉整理干部檔案的有關(guān)規(guī)定,掌握整理工作的基本方法和技能,認(rèn)真負(fù)責(zé)做好整理工作。