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導(dǎo)語:檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和,檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會的進(jìn)步,現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程,尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下,檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。
1、高度重視大力投入
1.1 提高工作人員的責(zé)任感和使命感
檔案管理工作對我國現(xiàn)代企事業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。因此如何做好檔案管理工作,適應(yīng)檔案管理工作的新形勢,培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感的和使命感,進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情顯得尤為重要。
1.2 管理層高度重視
檔案工作自身具有很強(qiáng)的內(nèi)務(wù)性,雖不引人注意,卻必不可少。所以,必須提高對檔案管理的重視,深刻認(rèn)識檔案管理在社會發(fā)展中的重要意義,提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任度,朝著現(xiàn)代化檔案管理模式方向進(jìn)發(fā)。
1.3 大力投入
目前,一般檔案管理都是采用一臺微機(jī)一套軟件的管理辦法,檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。眾所周知,檔案管理的開展需要專門的場地和專門的設(shè)施。有利于資料的存儲和管理,從而實(shí)現(xiàn)全面現(xiàn)代化的管理。只有保障充足的投入才能改善設(shè)備設(shè)施、確保工作、提高檔案管理功能建設(shè)[1]。
2、強(qiáng)化檔案管理者的技術(shù)水平
2.1 加強(qiáng)培訓(xùn)
檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊,在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷,卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符,卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。而良好的檔案管理離不開檔案管理人員的高素質(zhì)高水平。
為了不被時(shí)代浪潮淘汰,專業(yè)的崗位培訓(xùn)必不可少。檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高不應(yīng)只關(guān)注業(yè)務(wù)能力和知識程度,還應(yīng)該重視政治態(tài)度和業(yè)務(wù)素質(zhì),提高培訓(xùn)力度,為檔案管理培養(yǎng)更優(yōu)秀的專業(yè)人員。另外,還應(yīng)以現(xiàn)實(shí)為出發(fā)點(diǎn),根據(jù)崗位的不同、層次的高低、渠道的多少展開培訓(xùn)[3]。
2.2 形式多樣
其一,信息技術(shù)。檔案信息化建設(shè)是提高服務(wù)質(zhì)量的.首選途徑。以檔案信息資源為社會服務(wù)也是開展檔案工作的又一目標(biāo)[4]。另外,信息化的迅猛前進(jìn)將檔案管理工作推進(jìn)了更大的浪潮,信息技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理跨越的主要途徑。所以,應(yīng)盡量將新科技應(yīng)用到檔案管理中,促進(jìn)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)[5]。
其二,促進(jìn)同行業(yè)的學(xué)習(xí)十分重要,確保同行之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系,有效的信息溝通,相互補(bǔ)充。對于行之有效的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)要主動(dòng)吸收和借鑒,少走彎路。
3、檔案工作要規(guī)范化
檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在:一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中,制度形同虛設(shè),想交就交,不想交就不交,檔案收集考不全;二是檔案整理不規(guī)范。三是檔案綜合管理力度不夠?,F(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫,給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊,借出的檔案沒有按期歸還。
3.1 檔案管理規(guī)范性出現(xiàn)問題的原因
在實(shí)際的檔案管理工作中,受到編制體制、人員素質(zhì)等方面因素的影響,檔案管理規(guī)范性還不夠高,特別是在一些企事業(yè)單位,人員流動(dòng)性強(qiáng)、從業(yè)人員能力低的問題都對檔案管理的規(guī)范性帶來不小的影響。
3.2 觀念認(rèn)識有偏差
一些單位對于檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識還不到位。一是主動(dòng)性不強(qiáng)。不少單位的檔案管理人員是采取兼崗的方式來實(shí)現(xiàn)管理工作,在檔案整理、匯總等工作缺乏時(shí)效性。二是標(biāo)準(zhǔn)性不強(qiáng)。一些工作人員沒有受到過專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),對于檔案記載、整理等業(yè)務(wù)工作不了解,檔案整理不規(guī)范。三是關(guān)注度不強(qiáng)。單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理關(guān)注不高,對于檔案保管的設(shè)備、環(huán)境等條件等沒有足夠重視,也影響了管理規(guī)范性的提高。
3.3 管理制度不健全
檔案管理工作作為單位日常管理工作的重要組成部分,有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范。但隨著近年來計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的普及,一些單位對于檔案管理制度的落實(shí)有了一定的松懈思想。
一方面,在資料收集和整理方面,不少單位偏重資料的搜集,但在整理匯總、歸檔方面比較滯后。另一方面,檔案管理不嚴(yán)格。規(guī)范性的落實(shí)需要制度的保障。但一些單位對于檔案管理制度往往僅停留在紙面上、墻面上,而沒有真正落實(shí)到位,檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)的問題十分突出。
3.4 監(jiān)管機(jī)制不到位
檔案管理工作的特殊性決定了其監(jiān)管工作的不便性,特別是在規(guī)范性建設(shè)方面,專業(yè)人員少、監(jiān)管力度不夠的問題十分突出。
4、檔案管理規(guī)范性應(yīng)關(guān)注的重點(diǎn)
針對當(dāng)前檔案管理規(guī)范性工作中存在的問題,筆者認(rèn)為要提高其工作的質(zhì)量,就應(yīng)當(dāng)從提高觀念認(rèn)識入手,用制度規(guī)定作保證,落實(shí)考核和監(jiān)管機(jī)制,提高檔案管理的規(guī)范性。
4.1 轉(zhuǎn)變認(rèn)識,加強(qiáng)對檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識
無論單位管理人員,還是具體的工作人員,都必須要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識,樹立標(biāo)準(zhǔn)意識,切實(shí)按照相關(guān)制度的要求,做好檔案的登記、匯總、整理;樹立責(zé)任意識,切實(shí)做好檔案管理相關(guān)工作。
4.2 健全制度,完善檔案管理規(guī)范性體系構(gòu)建
在制度建設(shè)方面,要完善檔案管理規(guī)范體系,樹立統(tǒng)一科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn),促進(jìn)制度落實(shí)。一是建立資源共享機(jī)制。檔案管理關(guān)系到單位和個(gè)人的切身利益,必須要盡量做到數(shù)據(jù)齊全、規(guī)范。
因此提高規(guī)范性的基礎(chǔ),就是要與單位辦公室、個(gè)人建立資源共享機(jī)制,從而更為全面快捷的掌握單位和個(gè)人的信息數(shù)據(jù),及時(shí)更新和匯總相關(guān)情況。二是建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制。針對檔案管理數(shù)據(jù)化程度逐步提高的現(xiàn)實(shí),因此提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化,是未來檔案管理規(guī)范性的必然要求。對此,檔案管理部門要建立和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo),從用詞、格式等方面做統(tǒng)一的規(guī)范,便于數(shù)據(jù)的匯總和整理。
4.3 落實(shí)責(zé)任,加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性監(jiān)督檢查
在日常管理工作中要進(jìn)一步細(xì)化責(zé)任分工、明確監(jiān)管職責(zé),用責(zé)任來促進(jìn)規(guī)范性落實(shí)。一是要明確專人負(fù)責(zé)。同時(shí)要建立檔案交接等機(jī)制,確保管理的延續(xù)性。二是要加強(qiáng)監(jiān)管力度。無論是上級部門,還是單位自身,要加強(qiáng)對檔案管理規(guī)范性的監(jiān)管,落實(shí)相關(guān)制度規(guī)定,在軟硬件建設(shè)方面給予必要的保障和監(jiān)督。三是要細(xì)化獎(jiǎng)懲措施。注重對檔案管理工作的檢查,對于出現(xiàn)的問題要建立規(guī)范的獎(jiǎng)懲機(jī)制,促進(jìn)工作制度落實(shí)。
4.4 提高素質(zhì),滿足檔案管理規(guī)范性多樣需求
首先要為單位招納業(yè)務(wù)技術(shù)過硬的管理人才;其次,要加強(qiáng)對管理人員的崗前培訓(xùn),使他們能夠更好的熟悉和處理相關(guān)的管理工作。在培訓(xùn)內(nèi)容方面,一要加強(qiáng)其專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn),結(jié)合單位具體的工作,使理論知識能夠與實(shí)際工作很好的結(jié)合;二要加強(qiáng)對其工作責(zé)任心的培養(yǎng),將激勵(lì)機(jī)制引入到檔案管理工作中來,提高他們的工作積極性。
5、結(jié)束語
全新環(huán)境下,檔案管理工作需要面臨更高的挑戰(zhàn)。所以,分析新環(huán)境下檔案管理的變革,探討有效的檔案管理途徑,多方面創(chuàng)新檔案管理工作都是必須實(shí)現(xiàn)的。要緊隨時(shí)代潮流,形成大服務(wù)觀念,擺正位置,以大環(huán)境為助力推進(jìn)自身發(fā)展。
就檔案管理者而言,只有在工作中積極主動(dòng),通過自身實(shí)際行動(dòng)去喚起其他人的認(rèn)知,提高檔案管理工作的重視。完善各項(xiàng)制度,科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),才能適應(yīng)新形勢的需要,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。
導(dǎo)語:檔案管理工作做得如何,是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度,是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。
一、規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān)
檔案就是完成了書面工作處理程序,將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進(jìn)行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準(zhǔn)備工作是檔案工作的第一步,要規(guī)范的處理公文,細(xì)致的審查公文,公文形成的過程要嚴(yán)格把關(guān),這是把檔案管理工作做好所需的基礎(chǔ)。
公文的草案擬制是公文形成所需的一個(gè)重要環(huán)節(jié),有了大致的計(jì)劃方向才能更好的進(jìn)行下一步,不同單位的草案擬制部門各不相同,有些單位的公文草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制,有些則是由相關(guān)的部門先立草案然后遞交給辦公室負(fù)責(zé)印制。
但各個(gè)部門公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異,對于公文擬制所需的要求理解分析不一致,可能會導(dǎo)致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個(gè)問題:
1、體裁使用不正確,比如請示公文和報(bào)告公文沒有明確區(qū)分;一份公文卻請示多個(gè)事件;沒有按照規(guī)則運(yùn)動(dòng)文種。
2、一些公文的附件標(biāo)識不明確,一些公文有附件,沒有在規(guī)定的地方作出任何標(biāo)識,也沒有在公文附件的名稱前標(biāo)注出詳細(xì)的序號,整個(gè)公文的行文程序混亂。
3、公文主題標(biāo)注不明確,不便查閱。
4、公文中沒用規(guī)范的'使用數(shù)字。
以上情況,對于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此,負(fù)責(zé)公文起草擬制的工作人員,有責(zé)任和義務(wù)對各個(gè)部門的公文進(jìn)行查看,仔細(xì)審核,尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴(yán)格把關(guān),在有問題的情況下,要盡快通知提供公文初稿的單位,告知對方具體情況,將出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方及時(shí)協(xié)商解決。
二、檔案整理工作,從公文的評估分類做起
在將公文相關(guān)事務(wù)處理結(jié)束之后,便可以將公文進(jìn)行保存,并把公文的類別進(jìn)行整理和分類,將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存,不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文,例如涉及單位的重大開會、重大事件以及單位要求保存的公文,這類公文就需要明確標(biāo)注,以備隨時(shí)查閱。要做好這項(xiàng)工作,務(wù)必要遵守以下幾個(gè)條件:
1、對于這項(xiàng)檔案整理工作,需要有清晰的認(rèn)知,要把管理檔案工作做好,就要把公文的管理規(guī)范熟知,才能將公文員工作真正融合,還要提前對所負(fù)責(zé)部門的檔案翻查,掌握所有檔案信息,保證檔案有高質(zhì)量,以防檔案重復(fù),使檔案管理更便捷、科學(xué)。
2、作為檔案工作人員,必須要有職業(yè)責(zé)任感,對工作也要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力,將檔案記載在大腦中,對每一份檔案都要認(rèn)真細(xì)心,對每一份檔案都做出正確的評價(jià)。將檔案工作生活化、日?;?。
3、作為公文文秘要時(shí)常學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識,及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項(xiàng)比較專業(yè)帶有技術(shù)性的工作,在日常中要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案方面的知識,隨身攜帶相關(guān)的專業(yè)書籍,時(shí)常范圍,做到在工作中積累經(jīng)驗(yàn),在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)。這樣才能較高的工作效率。
三、完善公文材料,做好檔案收集工作
檔案管理部門在文公分類入檔的時(shí)候,需要先檢查形成公文的前期材料,在過程中,需要翻閱其他附屬資料,如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關(guān)部門或單位催要,過程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個(gè)別公文沒有按照規(guī)定時(shí)間交還的,要跟蹤回收,堅(jiān)決不能讓公文檔案長時(shí)間的的停留在他人的手中,這不但可能會對檔案造型損壞、遺失,也會因?yàn)闀r(shí)間過長而遺忘檔案的收歸,對檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中,要不斷的復(fù)查過去的歷史進(jìn)程,對檔案流向掌握清晰,在過程中,需要注意以下幾個(gè)方面:
1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起
對于上級發(fā)文,做完收文登記后,首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值,如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成,便失去其保存的社會價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件,退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后,卻具有儲存價(jià)值,能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用,因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求,用不銹鋼釘子重新裝訂,后進(jìn)行傳閱,閱辦完畢后,已初步進(jìn)入歸檔程序,進(jìn)一步歸整,以備平時(shí)查閱。
2檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)
對于單位的文件以及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,一定要及時(shí)的將所有的文件資料收集完整,按照資料的內(nèi)容順序,依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊,初步完成“件”,由零散“頁”到集中歸整為“件”,到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件,過程務(wù)必不能有所遺漏,否公文檔案不完整,會給后期的查閱工作帶來誤導(dǎo),影響整個(gè)檔案管理的完整性。
檔案的管理工作的良好運(yùn)作,不僅對單位管理層對單位情況能夠隨時(shí)調(diào)查翻閱,了解單位目前的大致情況以外,還能給單位調(diào)整政策帶來依據(jù),為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會各界證明其單位優(yōu)越成績的證明,和其他的方面的合作的基礎(chǔ)。
做好檔案的管理工作不僅僅是對于單位有益,對于整個(gè)社會檔案管理工作也具有進(jìn)步性。在我國現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下,不斷對檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新,以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案,可以全面的反應(yīng)單位的整體情況。
四、善于交流,接受新信息,達(dá)到資源共享
一個(gè)檔案管理的工作人員,需要不斷的積累經(jīng)驗(yàn),對于不斷遇到的難題要積極的向上級部門或者同事請教,不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類,需要結(jié)合實(shí)際情況對檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合,也可以有創(chuàng)造性的進(jìn)行歸檔,但切記要根據(jù)相關(guān)規(guī)范來處理。在工作期間,檔案管理人員要不斷強(qiáng)化自身的責(zé)任意識感,建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息,擴(kuò)寬知識面,將知識經(jīng)驗(yàn)融入到檔案管理的工作中。
五、結(jié)語
檔案管理工作是我國政府、企業(yè)良好長遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán),是為了讓我國現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善,提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì),加強(qiáng)檔案管理員對于檔案管理工作的熱情和責(zé)任感,全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化,更好的完成與各部門的工作配合,提高整個(gè)工作流程效率,減少繁瑣的環(huán)節(jié),為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。
在檔案整理過程中,雖然整理方案明確了,但是在實(shí)際整理結(jié)果仍然與事先的方案相差很多,甚至背道而馳,通過我們的檔案整理經(jīng)驗(yàn),總結(jié)了如下幾點(diǎn),以便控制整理過程質(zhì)量。
一、需要有明確的組織架構(gòu)和職責(zé)分工。
整理項(xiàng)目整體工程量有大有小,但是無論是大下,所需要職能職責(zé)需要明確,項(xiàng)目經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理、整理組長等,人員配備不一定齊全,但是職能必須清晰,落實(shí)到崗,到人。健全的組織是開展檔案工作的前提。
二、制定明確的整理方案。
在檔案整理方案確定中,有兩個(gè)工作是非常重要的,第一,檔案整理的原則的確定。因?yàn)樵跈n案整理過程中,會有很多突發(fā)的問題,而且這些問題很可能在檔案整理進(jìn)程中才能暴露出來的,所以,在整理方案確定過程中,制定對一些相同問題的處理原則是必要的,避免在后期針對有些問題重復(fù)、反復(fù)溝通,導(dǎo)致方案被拆解。有了必要的原則提出,便于對相同類似問題的在實(shí)際過程中的快速解決。第二,重要的檔案整理細(xì)節(jié)的預(yù)測和判定。檔案整理項(xiàng)目小組可以根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn),對于一些在檔案整理過程中的細(xì)節(jié)做事先的規(guī)劃,并拿出整理流程和控制方法,這樣,在檔案整理實(shí)際過程中,整理人員才有明確的整理依據(jù),從而使檔案整理方案自始自終,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
三、集中的人員培訓(xùn)和上崗
在很多小的檔案整理項(xiàng)目中,項(xiàng)目經(jīng)理可能比較忽視人員的集中培訓(xùn),總認(rèn)為集中培訓(xùn)耽誤時(shí)間,影響產(chǎn)值,其實(shí)結(jié)果未必。我個(gè)人人為,檔案整理培訓(xùn)工作應(yīng)遵循集中培訓(xùn)和師傅帶徒弟培訓(xùn)的有效結(jié)合。對于一些原則和重要的整理辦法,應(yīng)利用早會等時(shí)機(jī)有效宣貫,同時(shí),在一對一培訓(xùn)過程中,在實(shí)體講解。不要放過任何機(jī)會對檔案整理過程中的一些共同問題點(diǎn)做講解,并及時(shí)找到規(guī)避和解決的辦法。避免批量事故的發(fā)生。
最后,在檔案整理過程中,需要重視過程的質(zhì)量控制,重視質(zhì)量理念的培訓(xùn),在項(xiàng)目考核體系中,應(yīng)明確的提出質(zhì)量項(xiàng)目的考核內(nèi)容,形成有質(zhì)量目標(biāo)、有質(zhì)量管理辦法、有質(zhì)量組織保障、有質(zhì)量培訓(xùn)手段、有質(zhì)量目標(biāo)考核稽核的一體化質(zhì)量管理。
導(dǎo)語:檔案是反映各個(gè)歷史時(shí)期、歷史面貌的真實(shí)記錄。檔案工作是學(xué)校教育事業(yè)重要的組成部分。一個(gè)學(xué)校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學(xué)特色,常常可以從檔案中反映出來。
一、學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀
(一)檔案管理缺乏現(xiàn)代化觀念
在當(dāng)前學(xué)校管理工作中,普遍缺乏檔案意識,特別是對專業(yè)檔案重要性認(rèn)識不到位,無論是領(lǐng)導(dǎo)還是學(xué)科帶頭人對于檔案工作都缺乏配合度,對檔案工作人力和物力投入也嚴(yán)重不足。
同時(shí)在檔案人員配備上也存在隨意性,部分學(xué)校教師兼任檔案管理人員現(xiàn)象十分普遍。部分學(xué)校學(xué)科研究人員缺乏檔案歸檔意識對于研究過程中積累資料和相關(guān)信息資料往不能及時(shí)歸檔,導(dǎo)致學(xué)??蒲袡n案完整性很難保證。
(二)檔案管理制度不完善
學(xué)校檔案管理制度不僅缺乏完善性,而且部分立卷制度執(zhí)行力度不夠,檔案收集不及時(shí)、不到位,對檔案管理人員職責(zé)規(guī)定不明確,責(zé)任劃分不明,從而影響了檔案管理水平的提高。
(三)檔案資源建設(shè)缺乏規(guī)劃性
學(xué)校檔案更重視保管工作,對于檔案的開發(fā)利用缺乏有效的規(guī)范,學(xué)校檔案管無法為學(xué)校教學(xué)改革及學(xué)科建設(shè)提供科學(xué)、詳細(xì)及專業(yè)的檔案信息,而且檔案管理工作中對于一些相關(guān)文件重視度不夠,這必然會對檔案利用價(jià)值帶來較大的影響。
二、做好學(xué)校檔案管理工作的具體途徑
(一)做好學(xué)校檔案的基礎(chǔ)工作
1、做好檔案收集工作
對材料進(jìn)行收集是當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容,在收集材料過程中需要保證材料收集的齊全性、及時(shí)性和有效性,保證收集到的材料具有使用價(jià)值,能夠成為學(xué)校改革及學(xué)科建設(shè)的重要依據(jù),會對學(xué)校的健康發(fā)展提供起到重要的信息支撐作用。
2、理順檔案管理體系,建立規(guī)章
作為學(xué)校檔案管理工作員,需要在檔案管理工作中建立健全檔案管理規(guī)章制度,進(jìn)一步理順檔案管理體系,使檔案工作更加規(guī)范,使檔案管理工作走上規(guī)范化和制度化的道路。
在制定檔案管理崗位職責(zé)時(shí),需要明確規(guī)定檔案收集、整理和利用的職責(zé),在對檔案材料進(jìn)行整理過程中,需要明確專職檔案管理人員及兼職檔案管理人員自身的職責(zé),并嚴(yán)格按照各種工作規(guī)范來履行職責(zé),以此來引導(dǎo)全校員工對檔案工作的重視,更好的配合檔案管理工作,為檔案管理水平提升奠定良好的基礎(chǔ)。
(二)提高檔案工作人員綜合素質(zhì)
為適應(yīng)檔案管理的要求,確保檔案管理工作者的綜合素質(zhì)的不斷提升也是一個(gè)重要的前提。對于檔案管理者素質(zhì)的提升,需要有計(jì)劃、有組織。
(1)檔案管理人員需要不斷的吸收新知識。在如今科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的21世紀(jì)中,檔案管理人員也需要擁有廣博的見識、擁有一技之長。為了滿足新時(shí)期對于學(xué)校檔案管理工作的要求,就需要從計(jì)算機(jī)的角度入手,實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理,這樣不僅能夠確保檔案管理的服務(wù)質(zhì)量以及提升工作效率,還能夠讓檔案工作邁入嶄新的發(fā)展平臺,從而讓管理工作更好的服務(wù)于學(xué)校的教育教學(xué)。
(2)檔案管理人員需要懂得創(chuàng)新素質(zhì)。在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢下,檔案管理工作面臨著一些新情況及新問題。學(xué)校檔案也隨著學(xué)校工作的轉(zhuǎn)變及社會的發(fā)展出現(xiàn)了一系列新的變化,因此作為檔案管理人員需要在工作中不斷進(jìn)行創(chuàng)新,以創(chuàng)新思維來加快推動(dòng)檔案管理工作的順利開展,使其能夠更好的滿足新形勢的發(fā)展需求,更好的推動(dòng)學(xué)校檔案管理的開發(fā)利用,使學(xué)校檔案的重要價(jià)值更好的發(fā)揮出來。
(三)創(chuàng)新檔案的`開放服務(wù)
1、切合學(xué)校各項(xiàng)工作的需求,主動(dòng)提供服務(wù)
在提供服務(wù)的時(shí)候,首先要了解學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際需要,充分的將主觀能動(dòng)性發(fā)揮出來,并且詳細(xì)的了解服務(wù)的指向,不僅僅是要服務(wù)于學(xué)科帶頭人,更多的是要服務(wù)于廣大的學(xué)科教師們。
例如:對于檔案管理工作的水平、規(guī)模等等方面的了解,都能夠通過對于檔案的開發(fā)進(jìn)行收集、歸類、保管,也可以對于檔案進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查統(tǒng)計(jì)以及調(diào)查分析。
2、創(chuàng)新服務(wù)模式需要現(xiàn)代化手段的有效運(yùn)用
在檔案管理當(dāng)中,我們也可以進(jìn)行各種各樣的現(xiàn)代化手段,例如:設(shè)置專題索引目錄、查詢幫助服務(wù)等等功能,從而提高對于學(xué)科檔案的查詢效率。當(dāng)然,為了在使用條件上為檔案的利用創(chuàng)造一定的便利,在相關(guān)的檢索工具的編制當(dāng)中,也需要考慮到各種學(xué)科之間存在的不同之處,編制不同的工具對于信息進(jìn)行搜索。除此之外,為了提高檔案的利用率,還需要將科學(xué)化的技術(shù)手段運(yùn)用到檔案的管理中來(例如計(jì)算機(jī)信息技術(shù))。
3、研究開放方法,重視保密工作
學(xué)校的檔案中不少涉及到科研項(xiàng)目,因此加強(qiáng)服務(wù)的同時(shí),檔案保密問題應(yīng)當(dāng)引起重視。包括嚴(yán)格檔案開放的步驟。
三、結(jié)束語
在社會發(fā)展和時(shí)代變遷過程中,學(xué)校檔案也發(fā)生了一系列的變化,擁有自身的優(yōu)勢和特色,學(xué)校在發(fā)展過程中也更加重視檔案管理工作,學(xué)校檔案加快開放化的步伐。特別是在當(dāng)前信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用過程中,學(xué)校檔案也加快了數(shù)字化的建設(shè)和發(fā)展,在這種情況下,學(xué)校檔案管理工作中需要探索新的管理方式和服務(wù)手段,努力提高學(xué)科專業(yè)檔案資源的管理水平,促進(jìn)信息資源的有效利用,使學(xué)校檔案信息資源更好的服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)工作,為學(xué)校的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
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