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干部人事檔案工作只有與時俱進,采取措施,立足實際,切實抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量,才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范,將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此,做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動收集。目前,有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄,材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有,不及時移交管檔部門。因此,作為管檔部門要隨時了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息,應(yīng)主動深入材料形成部門收集歸檔,不能被動等待,避免材料形成時間過長未及時收集或經(jīng)辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖,重點收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖,各部門設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員,再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項分類,擬出十類重點收集的材料。如:三類考核材料,四類學籍材料、職稱評聘材料、培訓材料,五類政審材料,六類加入黨團組織材料,九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料,及時與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系,盡快收集歸檔,以防止散落在部門或個人手中,從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個人基本信息,隨時掌握所有人員的變化情況,工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如:學歷深造、參加各類培訓所掌握的技能、出國等相關(guān)信息,廣泛收集材料。對新進入單位人員,要認真審查檔案材料,發(fā)現(xiàn)缺漏的材料,要及時與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系,盡快把所缺材料補齊入檔,避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的,一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的,應(yīng)及時與歸檔單位或個人取得聯(lián)系,盡量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續(xù),導致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進行銷毀。對弄虛作假者堅決反對,以確保檔案的真實性。
2.技術(shù)加工,分類準確,編排有序。對折皺、破損的材料進行裱糊,對過長或過寬的材料,在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下,對其進行裁剪。裁剪時注意上下左右,避免裁到內(nèi)容,如內(nèi)容太多會被裁到可對檔案材料進行折疊后貼在備用紙上,做到裁剪仔細。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料,要進行加邊或包邊,加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊,高標準對檔案材料進行技術(shù)加工,嚴把技術(shù)質(zhì)量關(guān),通過整理,使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、方便利用。
3.及時、準確做好目錄,錄入計算機。對于每年每個人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料,如年度考核表、工資晉升表,可進行集中整理,而對于年中不定期產(chǎn)生的材料,可采取隨時產(chǎn)生隨時整理的方式,及時裝入檔案,以避免材料的丟失,確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強的政策性。干部人事檔案工作目標考核中明確指出:檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風正派、腳踏實地、責任心強,用科學發(fā)展觀來指引自己的工作,起好黨員模范先鋒帶頭作用,永葆共產(chǎn)黨員先進性。
2.人事檔案工作具有很強的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標考核中要求:檔案人員具有中專(高中)以上學歷,熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能。從事干部檔案管理工作,要不斷學習人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術(shù),這就要求檔案人員要有一定的學習能力,才能準確領(lǐng)會、掌握和運用相關(guān)知識及理論指導。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系,開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作,都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力,并且具有極強的工作責任意識,把當前檔案工作局面變被動為主動,保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機操作能力,掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運用于實際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守,一絲不茍,樂于奉獻。要有高尚的職業(yè)道德,嚴于律己,認真負責,堅持原則,做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新,結(jié)合本單位實際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施,以便更好地為人事干部工作服務(wù)。
人事檔案怎么整理
人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色,它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù),與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤,具有法律效用,是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理人事檔案怎么整理相關(guān)內(nèi)容,僅供參考,希望能夠幫助大家!
一、人事檔案怎么整理
一般公司的人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案,那么怎樣整理出易查詢、易管理的的人事檔案,下面我們做簡單介紹。
二、步驟
1、首先,準備整理檔案的工具和材料,工具如圖,材料主要有履歷材料、教育培訓情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料,各個公司要求不同,這里就不再贅述。
2、審核要入檔的材料,并按如下流程整理材料
3、第三步,將要入檔的材料規(guī)整好,編上頁碼,然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊,再打孔。
4、第四步,裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類,并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。
5、第五步,為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類,并寫好每份材料的頁碼。
6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓情況等等。
7、檔案要存入獨立且安全性好的房間,并委派專人管理。
三、資料整理
1、第一步,確定文件檔案的分類
大面上劃分為兩塊,也就是我上面說的日常文件檔案記錄一類,員工檔案一類。日常文件根據(jù)每月的使用情況和職能劃分,分為兩級,在實際操作中,要第二級文件要按照后勤和車間進行分開保存。分開的.原因在于:車間人員流動大,離職人員資料更新較快;同樣的,面試時以群面居多,面試資料無法細分到人。如果之后有新的類型文件,則根據(jù)已有的條目劃分為一級或者二級。
2、第二步,定出文件存放規(guī)格
(1)本年度文件,以藍色文件盒進行保存;
(2)往年文件,以牛皮紙袋進行保存;
(3)文件盒或者牛皮紙袋內(nèi)需分類的,則以透明文件袋進行裝側(cè)區(qū)分;
(4)因無保密制度,文件不進行加密管理,之后以實際保密制度進行細分、標注。
第三步,臺帳
我相信絕大多數(shù)檔案保管人員都是想好好保存的,但隨著檔案越來越多,導致存放混亂。既然想把文件檔案整理好,那么就要有一個好的方法或者工具去杜絕混亂。那么臺帳就應(yīng)運而出了。
如何加強人事檔案管理工作
1.改變舊有觀念、提高重視程度
不少企業(yè)對于人事檔案管理的重視度不夠,這就需要企業(yè)改變舊有的觀念提高對其的重視程度。進一步加大對于人事檔案管理的資金以及人力投入,安排專業(yè)的工作人員進行檔案的整理和保存,提高效率。
2.建立完善管理制度
對于企業(yè)的人事檔案管理工作要有一個明確的規(guī)章制度進行規(guī)范。相關(guān)工作人員可以根據(jù)這些規(guī)章制度進行檔案的管理工作,這就使工作做到了有理可循,在出現(xiàn)問題時也能夠及時補救,及時補種,從而能夠提高人事檔案的管理效率。
3.提高管理人員素質(zhì)
管理人員的管理方法和專業(yè)技能對于檔案的管理是十分重要的。提高管理人員的專業(yè)素質(zhì),對線管人員進行培訓,促使讓他們完全具備管理檔案的能力,使檔案的管理做到專業(yè)化。運用新型的管理方法,摒除舊有管理中存在的過時的、不實用的東西。緊跟時代潮流發(fā)展的腳步,運用科學的管理方法進行人事檔案的管理。
4.提高檔案利用度
人事企業(yè)檔案對于企業(yè)發(fā)展有重要的作用。要確保檔案的真實性、準確性和全面性。如此才能讓人事檔案發(fā)揮其在選拔人才方面的作用,充分利用到企業(yè)人事檔案資料。人事檔案的信息要保證完全真實有價值。
5.利用科學的管理方法
由于時代的進步現(xiàn)代的管理方法開始升級,計算機技術(shù)的進步有利于管理系統(tǒng)的升級。運用科學的管理方法實現(xiàn)數(shù)字化的管理,利用新型的管理系統(tǒng)進行人事檔案的管理。提高管理效率,使管理規(guī)范化。保證人事檔案的管理準確、高效。
一、人事檔案管理政策依據(jù)
v《山東省人事代理暫行辦法》(魯人﹝1997﹞3號)
v《濟南市人事代理暫行辦法》(濟政辦字﹝1998﹞81號)
v《山東省流動人員人事檔案和人事關(guān)系管理的具體辦法》(﹝1990﹞魯人字第24號)
v《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(人發(fā)(1996)118號)
v《中華人民共和國檔案法》
v《干部檔案工作條例》(組通字﹝1991﹞13號)
二、流動人員人事檔案的范圍
v待業(yè)的大中專畢業(yè)生人事檔案;
v非國營單位聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
v外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員的人事檔案;
v其他流動人員的人事檔案;
v注:按照組織部現(xiàn)行規(guī)定,機關(guān)事業(yè)單位、國有企業(yè)離職人員,未再就業(yè)前,人事檔案由原單位保管,就業(yè)后將檔案轉(zhuǎn)至新單位檔案主管部門管理。
三、流動人員人事檔案的管理
v流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu),其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案,嚴禁個人保管他人人事檔案。
v 流動人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導。
四、檔案工作人員職責
v一、保管干部檔案,為國家積累檔案史料。
v二、收集、鑒別和整理干部檔案材料。
v三、辦理檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞。
v四、登記干部職務(wù)、工資等變動情況。
v五、為有關(guān)部門提供干部的情況。
v六、做好人事檔案的安全、保密、保護工作。
v七、調(diào)查研究干部檔案工作情況、制定規(guī)章 制度 ,搞好干 部檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導。
v八、推廣、應(yīng)用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)。
v九、定期向檔案館(室)移交死亡干部檔案
v十、辦理其他有關(guān)事項。
五、人事檔案保管保密制度
v一、牢固樹立安全保密觀念、增強保密意識,嚴格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》
v二、干部檔案管理部門,要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房,配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房面積每千卷需20-25平方米;庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。要設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室,檔案庫房、閱檔室、檔管人員辦公室應(yīng)三室分開。
v三、庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施齊全,保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度(要求14℃-24℃,相對濕度45-65﹪),安全防護措施要經(jīng)常檢查,杜絕隱患。
v四、檔案管理人員離開庫房時要及時關(guān)燈、鎖好門窗,無關(guān)人員一律不得進入庫房。
v五、任何個人不得私自保存他人檔案,禁止通過電話、傳真索取或提供干部的全面情況和設(shè)計干部的政治歷史或其他重要問題的情況,不得攜帶檔案及材料出入公共場所。
v六、保管干部檔案,應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度,每年全面檢查核對一次檔案,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
六、人事檔案查閱檔案制度
v1、查閱干部人事檔案應(yīng)填寫《查閱干部檔案審批表》,按照查閱干部人事檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)。
v2、閱檔人員必須是中共黨員。
v3、任何個人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案。
v4、檔案一般不外借,如必須借出使用,要說明理由,經(jīng)主管部門批準,并嚴格履行登記手續(xù),限期歸還,不得擅自轉(zhuǎn)借他人。
v5、閱檔人員要嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、勾劃、抽取、撤換材料;閱檔人員不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情節(jié)輕重,予以批評教育直至紀律處分。屬于假公濟私者,按違反《中華人民共和國檔案法》處理。
v6、閱檔人員不得擅自拍攝、復(fù)制干部檔案內(nèi)容,因特殊情況需要從干部檔案中取證的,必須經(jīng)管檔單位領(lǐng)導審核批準。
v7、閱檔人員在查閱干部檔案時嚴禁吸煙
你好,建議在整理干部人事檔案時要按照《干部檔案整理工作細則》的要求進行
1、干部檔案材料的鑒別,指的是對收集的材料進行審查,甄別材料的真?zhèn)?,判定材料的保存價值,確定其是否屬于干部檔案的范圍。具體做法是:第一,判定材料是否應(yīng)歸入干部檔案。對不屬于干部檔案歸檔范圍的或重復(fù)的材料,應(yīng)清理處置。有保存價值的文件可交本單位檔案室保管。比較重要的個人證件、文章,可退還本人。其他材料應(yīng)登記造冊,履行規(guī)定程序后銷毀。 第二,審查材料是否齊全完整。主要查看政審和處分材料。前者一般應(yīng)包括審查結(jié)論、調(diào)查報告、上級批復(fù)、證明材料及本人的說明材料。后者包括處分決定或免于處分的決定、調(diào)查報告、上級批復(fù)、個人檢查或?qū)μ幏值囊庖姷?。對于頭尾不清、時間不明的材料許調(diào)查核實后在歸檔。 第三,審查材料手續(xù)是否完備。凡規(guī)定需要組織蓋章的材料必須具有組織印章。處分決定、組織鑒定等應(yīng)有本人的簽署意見或由組織證明經(jīng)過本人見面。不符合歸檔要求的材料須補辦手續(xù)后再歸檔。第四,鑒別工作中發(fā)現(xiàn)缺少的材料要及時登記并收集歸檔。
2、干部檔案一般以人為單位進行裝訂。要求有檔案盒和卷內(nèi)目錄,案
卷盒封面上須標明檔案人的姓名、籍貫、檔案號。在材料左側(cè)打孔裝訂并保持左下側(cè)對齊。
1、系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下,檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷,檔案館主要接收機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣,檔案室和檔案室館的檔案整理工作,主要是對所接收的檔案,在更大的范圍內(nèi)進一步系統(tǒng)地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目錄的加工等等。
2、局部調(diào)整
對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案,經(jīng)過管理實踐的檢驗或?qū)iT質(zhì)量檢查,檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質(zhì)量;另一方面,某些檔案材料由于保存的時間校長,其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化,因此也必須對其進行整理。
3、全過程整理
檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件,這就必須對檔案進行全過程的整理工作,包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。
整理過程
1、折疊整理“”按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目,使之有序化的過程。
2、折疊來源原則:把同一機構(gòu)、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。
3、折疊檔案實體分類:根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實體進行的分類。
4、折疊立檔單位:構(gòu)成檔案全宗的國家機構(gòu)、社會組織或個人。
5、折疊聯(lián)合全宗:由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。
6、折疊匯集全宗:由若干個文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。
7、折疊全宗群:由若干個具有時間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體.
8、折疊案卷:由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。
9、折疊立卷:將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。
10、折疊卷內(nèi)備考表:卷內(nèi)文件狀況的記錄單,排列在卷內(nèi)文件之后。
11、折疊檔號:以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。