專業(yè)檔案整理分類方法

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)資深經(jīng)理指出：

作為檔案管理從業(yè)人員，檔案分類是基本內(nèi)容之一。做好檔案分類工作，就可以使檔案管理工作效率提高。那么檔案分類應(yīng)該遵循哪些原則，才能讓檔案管理工作更專業(yè)，更科學(xué)呢？小編就給大家簡(jiǎn)單介紹一下國(guó)家關(guān)于檔案管理分類應(yīng)遵循原則供大家參考！

國(guó)家檔案分類，是以國(guó)家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的分工為基礎(chǔ)，按照檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，分門別類組成的科學(xué)體系。它是對(duì)概括檔案內(nèi)容特征的概念進(jìn)行邏輯分類和系統(tǒng)排列形成的一種概念標(biāo)識(shí)系統(tǒng)。檔案分類法的表現(xiàn)形式是檔案分類表。檔案分類表是進(jìn)行檔案分類標(biāo)引的依據(jù)，用于編制分類檢索工具，提供分類檢索途徑。檔案分類法以職能分工為主要分類標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合檔案記述和反映的事物的屬性，選擇其他輔助分類標(biāo)準(zhǔn)。如行業(yè)分類、載體分類、學(xué)科分類等。

檔案是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，而人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)是以國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的職能分工形式來(lái)進(jìn)行的，因此，職能特性是檔案特有的最主要的屬性，以職能分工為基礎(chǔ)建立起來(lái)的分類體系能反映出社會(huì)實(shí)踐分工情況，與檔案實(shí)體的全宗管理原則相協(xié)調(diào)，具有穩(wěn)定性和客觀性，也便于檔案利用者有效地檢索和利用檔案。職能分工原則是檔案分類區(qū)別于其他文獻(xiàn)分類法的主要標(biāo)志。

檔案分類法采用的是體系分類法的原理。所謂“類”， 是許多具有某種共同屬性的事物的集合。用以表示一類事物的名稱，稱為類名，在文獻(xiàn)分類中，稱為類目。類目是分類法的基本單位，類目的代號(hào)稱為分類號(hào)，分類法是以分類號(hào)做標(biāo)識(shí)，按分類號(hào)的順序排列的。類是可分的，一事物除了具有與同類事物共同的屬性外，還具有其他屬性，因此，可以用另外的屬性作為分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)一類事物進(jìn)行劃分，即分類。經(jīng)過(guò)一次劃分所形成的一系列概念稱為子類或下位類，被劃分的概念稱為母類或上位類，它們之間的關(guān)系是隸屬關(guān)系，各子類之間互稱同位類，它們之間是并列關(guān)系。分類可以連續(xù)進(jìn)行，經(jīng)過(guò)一次劃分所得的子類，還可以用其他分類標(biāo)準(zhǔn)再次劃分。這樣層層劃分，層層隸屬，便構(gòu)成了一結(jié)構(gòu)嚴(yán)密的等級(jí)體系。

怎樣整理檔案

1、系統(tǒng)排列和編目

在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

2、局部調(diào)整

對(duì)于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過(guò)管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量;另一方面，某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長(zhǎng)，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對(duì)其進(jìn)行整理。

3、全過(guò)程整理

檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件，這就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過(guò)程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

整理過(guò)程

1、折疊整理“”按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。

2、折疊來(lái)源原則：把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理的原則。

3、折疊檔案實(shí)體分類：根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。

4、折疊立檔單位：構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。

5、折疊聯(lián)合全宗：由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。

6、折疊匯集全宗：由若干個(gè)文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。

7、折疊全宗群：由若干個(gè)具有時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體.

8、折疊案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。

9、折疊立卷：將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過(guò)程。

10、折疊卷內(nèi)備考表：卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。

11、折疊檔號(hào)：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

檔案怎樣整理分類規(guī)則

檔案整理分類規(guī)則：

在整理檔案分類的時(shí)候，我們應(yīng)根據(jù)資料中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)目錄 的編制提高檔案管理中的查詢及搜索功能.另外在檔案管理中分類、轉(zhuǎn)定等工作有著不同的原則管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理的準(zhǔn) 則進(jìn)行檔案的管理、儲(chǔ)存及銷毀工作以此提高檔案管理工作的規(guī)范性。

在管理工作中相關(guān)人員應(yīng)明確檔案具有很多種類型不同類型的檔案基本資料不同. 雖然其種類與機(jī)密程度之間存在著些許的差異但是相對(duì)于檔案管理人員而言檔案管理是 對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行提取與整理。以此為相關(guān)人員查詢企業(yè)發(fā)展資料提供一定的便捷性，為提高檔案管理人員的專業(yè)性確保管理人員可以按照相關(guān)的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行分類、儲(chǔ)存、管理及銷毀, 企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)使其具有一定的管理技巧進(jìn)而提高管理質(zhì)量。

檔案管理人員應(yīng)該在檔案管理工作中應(yīng)應(yīng)該通過(guò)自主學(xué)習(xí)及參與培訓(xùn)的方式及時(shí)的更新自身的管理方法，根據(jù)本單位的實(shí)際情況來(lái)選擇整理分類。

常用的檔案分類方法有哪三種

、檔案分類的一般方法
1. 按文件的來(lái)源分類
具體形式有以下3種：
組織機(jī)構(gòu)分類法
作者分類法
通訊者分類法
2. 按文件形成時(shí)間分類
具體形式有兩種：
年度分類法
時(shí)期（或時(shí)代、階段）分類法
3. 按文件的形式分類
具體形式有三種：
按文件種類（名稱）分類
按文件載體分類
按文件的形狀、規(guī)格分類
4. 按文件的內(nèi)容分類
具體形式有三種：
問(wèn)題分類法
實(shí)物分類法
物理分類法

二、檔案分類的常用方法
1. 年度分類法
2. 組織結(jié)構(gòu)分類法
3. 問(wèn)題分類法

三、現(xiàn)實(shí)分類中幾種方法的結(jié)合運(yùn)用
1. 年度---組織結(jié)構(gòu)分類法
2. 組織結(jié)構(gòu)---年度分類法
3. 年度---問(wèn)題分類法
4. 問(wèn)題---年度分類法

四、人物全宗內(nèi)檔案的分類方法
生平傳記材料
創(chuàng)作材料
公務(wù)活動(dòng)材料
個(gè)人書信
經(jīng)濟(jì)材料
親屬材料
評(píng)價(jià)材料
音像材料
其他材料