檔案的管理方式有幾種

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)資深經(jīng)理指出：

作為檔案管理從業(yè)人員，檔案分類是基本內(nèi)容之一。做好檔案分類工作，就可以使檔案管理工作效率提高。那么檔案分類應(yīng)該遵循哪些原則，才能讓檔案管理工作更專業(yè)，更科學(xué)呢？小編就給大家簡單介紹一下國家關(guān)于檔案管理分類應(yīng)遵循原則供大家參考！

國家檔案分類，是以國家機(jī)構(gòu)和社會組織從事社會實(shí)踐活動的分工為基礎(chǔ)，按照檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，分門別類組成的科學(xué)體系。它是對概括檔案內(nèi)容特征的概念進(jìn)行邏輯分類和系統(tǒng)排列形成的一種概念標(biāo)識系統(tǒng)。檔案分類法的表現(xiàn)形式是檔案分類表。檔案分類表是進(jìn)行檔案分類標(biāo)引的依據(jù)，用于編制分類檢索工具，提供分類檢索途徑。檔案分類法以職能分工為主要分類標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合檔案記述和反映的事物的屬性，選擇其他輔助分類標(biāo)準(zhǔn)。如行業(yè)分類、載體分類、學(xué)科分類等。

檔案是人類社會實(shí)踐活動的歷史記錄，而人類社會實(shí)踐活動是以國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個(gè)人的職能分工形式來進(jìn)行的，因此，職能特性是檔案特有的最主要的屬性，以職能分工為基礎(chǔ)建立起來的分類體系能反映出社會實(shí)踐分工情況，與檔案實(shí)體的全宗管理原則相協(xié)調(diào)，具有穩(wěn)定性和客觀性，也便于檔案利用者有效地檢索和利用檔案。職能分工原則是檔案分類區(qū)別于其他文獻(xiàn)分類法的主要標(biāo)志。

檔案分類法采用的是體系分類法的原理。所謂“類”， 是許多具有某種共同屬性的事物的集合。用以表示一類事物的名稱，稱為類名，在文獻(xiàn)分類中，稱為類目。類目是分類法的基本單位，類目的代號稱為分類號，分類法是以分類號做標(biāo)識，按分類號的順序排列的。類是可分的，一事物除了具有與同類事物共同的屬性外，還具有其他屬性，因此，可以用另外的屬性作為分類標(biāo)準(zhǔn)對一類事物進(jìn)行劃分，即分類。經(jīng)過一次劃分所形成的一系列概念稱為子類或下位類，被劃分的概念稱為母類或上位類，它們之間的關(guān)系是隸屬關(guān)系，各子類之間互稱同位類，它們之間是并列關(guān)系。分類可以連續(xù)進(jìn)行，經(jīng)過一次劃分所得的子類，還可以用其他分類標(biāo)準(zhǔn)再次劃分。這樣層層劃分，層層隸屬，便構(gòu)成了一結(jié)構(gòu)嚴(yán)密的等級體系。

畢業(yè)生檔案一般有哪些保管方式？

一是，將檔案轉(zhuǎn)至生源地或經(jīng)學(xué)校同意暫時(shí)留在學(xué)校,按照政策,學(xué)校只代為保管2年。超過2年未落實(shí)工作單位,學(xué)校會將檔案發(fā)回原戶籍所在地公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)保管。
二是，高校畢業(yè)生到具有檔案管理權(quán)限的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)就業(yè)的,由單位直接接收、管理檔案。
三是，到無檔案管理權(quán)限的單位(私營企業(yè)、外資企業(yè)等)就業(yè)的,可由各地公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)提供檔案管理等人事代理服務(wù)。

檔案管理方法 檔案管理方法有什么

1、各種檔案按組卷要求，由立整理，按規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

2、各種檔案的文字書寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。

4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。

5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。檔案統(tǒng)計(jì)制度。

檔案實(shí)體管理的方法

1、抽屜式直立檔案。
2、開放式橫向檔案管理。
3、穿孔式活頁夾。
4、檔案盒。
5、金屬文件夾。
6、透明資料袋。
7、兩層或四層資料盒。不管是在學(xué)校還是在工作中，都離不開信息，有個(gè)人信息，也有工作信息。信息一多，檔案也越多。檔案里記載的不僅有個(gè)人資料文件，而且還有工作上的須知等。

1、抽屜式直立檔案。所謂抽屜式就是立在地面上的分層的抽屜，這種方式能夠?qū)⒎N類繁多的檔案詳細(xì)地分類，而且可以上鎖，易于保密，并且使得檔案不容易毀損。
2、開放式橫向檔案管理。所謂開放式就是我們在醫(yī)院里常見到的檔案管理方式，可能用木板，也可能用鐵柜，把所有的資料一摞一摞的排列整齊。
3、穿孔式活頁夾。穿孔式的活頁夾最大的優(yōu)點(diǎn)就是易于保存資料，不必?fù)?dān)心資料次序錯(cuò)亂或遺失。
4、檔案盒。這種檔案盒的特點(diǎn)是能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)單元化、分類分盒放好，適合用來存放新產(chǎn)品開發(fā)企劃書、資料影印文件、圖片、慣用表格、常用記事本等資料。
5、金屬文件夾。金屬文件夾里面有一個(gè)彈簧片，可以很方便地拉起來，再扣下去，夾住資料。
6、透明資料袋。透明資料袋一般被用來暫時(shí)保存文件資料，使得資料不會被弄濕、弄臟或弄丟，它的好處是方便拿取。
7、兩層或四層資料盒。這種資料盒一般放在桌面上，人們可以隨時(shí)拿取其中的資料，像表格、便條紙或者其他經(jīng)常用到的東西，都可以放在資料盒里。

檔案管理的內(nèi)容是什么
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用。

檔案管理的對象是什么
檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。
總之，檔案管理有利于查閱、管理，大大提高了單位的工作效率；檔案管理實(shí)質(zhì)上來說也是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性的工作，在構(gòu)成社會的科學(xué)系統(tǒng)中占有重要地位。

法律依據(jù)：
《中華人民共和國檔案法》第一條??為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，制定本法。
第二條??本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。
《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第一條??根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）的規(guī)定，制定本辦法。
第二條??《檔案法》第二條所稱對國家和社會有保存價(jià)值的檔案，屬于國家所有的，由國家檔案局會同國家有關(guān)部門確定具體范圍；屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國家所有的，由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍。

檔案管理的有效方法

導(dǎo)語：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。

一、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理，要嚴(yán)格按照國家檔案部門制定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，高機(jī)制，高效率的開展工作，做好檔案收集，整理，鑒定，統(tǒng)計(jì)，歸類及后續(xù)檔案保管工作，充分有效利用到檔案裝具，檔案著錄，庫房管理等各執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)上。

檔案管理人員都應(yīng)承擔(dān)起所負(fù)責(zé)任，要明確責(zé)任范圍。以國家檔案管理工作目標(biāo)作為標(biāo)的物、嚴(yán)格要求自己，評定自身工作好壞，實(shí)行目標(biāo)管理最大化，根據(jù)標(biāo)的物的管理工作要求制定自己的具體目標(biāo)及工作計(jì)劃，力求使檔案管理工作達(dá)到具體化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化并落實(shí)到自身所負(fù)其責(zé)。

二、建立健全檔案的管理制度，保證檔案的安全運(yùn)行

1.加強(qiáng)檔案安全管理現(xiàn)代化

利用先進(jìn)的技術(shù)手段，解決檔案信息安全管理中遇到的問題。檔案種類繁多，形式各異，要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，科學(xué)規(guī)范化的管理。要有專門的庫房置放保存檔案，專人負(fù)責(zé)管理。分類專柜，排列整齊，做好檔案區(qū)域劃分，健全檔案檢索工具，科學(xué)高效管理。做好庫房通風(fēng)工作，衛(wèi)生整潔。庫房管理要配備防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光等安全設(shè)施和措施以保護(hù)檔案，絕不可輕視形式化。

2.建立檔案工作管理和查詢

調(diào)閱網(wǎng)絡(luò)，在領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一負(fù)責(zé)指揮下，提出檔案工作的具體要求，包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)，一定要切合實(shí)際，具體制定檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，做好檔案調(diào)閱權(quán)限和保密工作，對檔案管理進(jìn)行層級監(jiān)督管理、指導(dǎo)，提出合理規(guī)范化的意見，檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科室主要業(yè)務(wù)活動，以便對各科室的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷，資料檔案歸集要求，統(tǒng)一安全存放置歸檔，保證各業(yè)務(wù)科室具有保存和利用價(jià)值的文件材料，能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂置，防止破損、分散流失。

3.集中化管理檔案

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、分級集中、各負(fù)其責(zé)。通過統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、達(dá)到檔案的管理安全和有效的利用。

三、檔案管理人員應(yīng)愛崗敬業(yè)

檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé);因各科室檔案歸集類別不同，調(diào)閱方向曲集，所以檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料來源廣，使用范圍大的特點(diǎn)：

1.把握文件收集的主動權(quán)，不留余力應(yīng)做到腿勤、嘴勤、手勤，主動上門跟蹤收集零散的文件資料，做到隨時(shí)收集隨時(shí)整理，做到不怠慢，不懶散，力求檔案管理工作順利開展。

2.加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系溝通，各科室部門設(shè)置檔案接口人員，方便與檔案管理人員進(jìn)行交接，避免借閱歸檔時(shí)錯(cuò)記、遺漏。同時(shí)階段工作結(jié)束或年度工作結(jié)束，檔案管理人員應(yīng)主動上門將形成的文件材料收集，力使檔案資料及時(shí)有效的歸置入檔。

3.應(yīng)加強(qiáng)宣傳檔案管理工作的重要性，以多種形式宣傳檔案法律法規(guī)，普及檔案知識，不僅增強(qiáng)檔案管理員的檔案意識，也要普及至各科室員工，相互配合文件資料的收集和歸檔工作，促進(jìn)檔案工作的開展。

四、加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)

在當(dāng)今的科技信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)時(shí)代， 隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷提高發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步創(chuàng)新，檔案管理工作的重要性也越顯突出。檔案管理人員更應(yīng)掌握專業(yè)知識，開拓進(jìn)取，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，要積極參加教育培訓(xùn)，全面提高業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)培養(yǎng)，才能更好地做好檔案管理工作。要結(jié)合工作實(shí)際情況，拓寬并更新知識面，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代技術(shù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)檔案管理平臺，尤其是計(jì)算機(jī)知識和信息知識，努力使自己成為綜合型檔案管理人才，提高業(yè)務(wù)水平。

五、增新檔案資料整合收錄工作、加強(qiáng)檔案現(xiàn)代信息化管理

要想切實(shí)提高檔案的有效管理，就必須實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，使企業(yè)的設(shè)備技術(shù)現(xiàn)代化、管理標(biāo)準(zhǔn)化、資料輸出的`合理化。雖然大家熟知標(biāo)準(zhǔn)性的現(xiàn)代化技術(shù)包括：微機(jī)檢索技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，可是能夠充分利用這些技術(shù)來作為保護(hù)好檔案管理的硬件還是不夠的，在利用好現(xiàn)有檔案這一寶貴信息資源的前提，仍需要進(jìn)一步開發(fā)資源，收集和整合更多有價(jià)值的資料，來滿足當(dāng)今企業(yè)對檔案信息的橫、縱向需求，要把檔案的資源開發(fā)與利用作為重點(diǎn)工作，作為目標(biāo)工作，檔案信息量的多少局限了企業(yè)的發(fā)展所汲取的營養(yǎng)資源，所以定期存儲檔案內(nèi)容，增新有價(jià)值的信息儲存量，發(fā)揮檔案信息的最大利用功能。