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專業(yè)檔案整理服務

時間:2022-12-30 作者:老師 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

專業(yè)檔案整理服務

法律分析: 檔案一般存放機構(gòu)有:一、人才:戶口所在地的人力資源和社會勞動保障局或人社局(師范畢業(yè)生的檔案實在戶口所在地教育局存檔);二、報到證簽約單位:畢業(yè)時報到證的報到單位(簽約單位或者簽約單位委托存檔的人才);三、畢業(yè)學校(頒發(fā)畢業(yè)生最高學歷的畢業(yè)大學);四、企事業(yè)單位:具有人事權(quán)的事業(yè)單位,股份制企業(yè)和國有企業(yè)人事部門或者企事業(yè)單位委托的人才中心存檔。

法律依據(jù):《中華人民共和國檔案法》

第八條 國家檔案主管部門主管全國的檔案工作,負責全國檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào),建立統(tǒng)一制度,實行監(jiān)督和指導。

專業(yè)檔案整理服務

縣級以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作,對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應當指定人員負責管理本機關(guān)的檔案,并對所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

第九條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當確定檔案機構(gòu)或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案,并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

專業(yè)檔案整理服務

中央國家機關(guān)根據(jù)檔案管理需要,在職責范圍內(nèi)指導本系統(tǒng)的檔案業(yè)務工作。

第十條 中央和縣級以上地方各級各類檔案館,是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu),負責收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內(nèi)的檔案。

檔案整理工作的基本內(nèi)容包括什么?謝謝大家

檔案整理工作的基本內(nèi)容包括什么
1 檔案整理工作的內(nèi)容
1.1 系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下,檔案室接收的是文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷;檔案館接收的是由機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下,檔案室和檔案館的檔案整理工作,主要是對所接收的檔案,根據(jù)整個檔案室和檔案館存放和管理的需要,進一步系統(tǒng)地整理,如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列,檢索工具的某些加工等等。
1.2 局部調(diào)整
已經(jīng)整理人館、室保存的檔案,經(jīng)過檢驗或?qū)iT的質(zhì)量檢查,對其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分,檔案館和檔案室需要進行一定的加工以提高其質(zhì)量;另外,隨著時間的推移,檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化,也須進行必要的調(diào)整。
1.3 全過程整理
由于一些特殊原因,檔案館、室有時也接收和征集一些零散文件,或者當館藏的體系遭受嚴重破壞時,就必須進行全過程的整理工作。
2 檔案整理工作的意義
2.1 檔案整理工作是進一步發(fā)揮檔案作用的前提條件
檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心,僅以檔案室保管的檔案來說,就形成于不同的年代、不同的組織機構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動中,因此有著不同的內(nèi)容、來源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復雜,就必須加以系統(tǒng)的整理,從而使其井然有序,方便管理,容易檢索利用。否則,眾多的檔案雜亂堆放在一起,查找利用如大海撈針,不僅浪費時間,也會影響工作。因此,檔案只有經(jīng)過系統(tǒng)整理,才能體現(xiàn)檔案的特點,反映出各項活動的歷史聯(lián)系和本來面貌,更好地發(fā)揮檔案的作用。
2.2 檔案整理工作是檔案業(yè)務工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
在檔案業(yè)務工作請環(huán)節(jié)中,收集]:作是起點,利用工作是白的,而檔案整理上作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)行。通過檔案整理工作,可以進一步了解和檢查檔案收集丁作的質(zhì)量,有力地促進收集工作。
檔案只有經(jīng)過整理以后,才可以科學地鑒定其價值,確定其保管期限;只有把檔案分類整理好,用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來,才有條件實現(xiàn)檔案的科學保管;只有把檔案加以分類和整理,才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。
總之,檔案整理工作是檔案館(室)的一項重要的基礎性工作,它對于搞好檔案實體管理.特別是檔案信息開發(fā)工作,充分發(fā)揮檔案的作用,實現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。
3 檔案整理工作的原則
檔案整理工作的基本原則是:按照檔案形成的特點和規(guī)律,充分利用原有基礎,保持文件之間的歷史聯(lián)系,便于保管和利用。
3.1 按照檔案形成的特點和規(guī)律進行整理
檔案是在一定歷史時期,由一定政權(quán)機關(guān)、組織和個人形成的。各個歷史時期內(nèi)形成的檔案就反映了各個時期的政治、經(jīng)濟、科學、文化、教育等各方面的歷史活動情況,它們既有密切的聯(lián)系,又有各自的特點。所以,整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時期,再分不同的政權(quán),把同一歷史時期、同一政權(quán)、同一組織形成的檔案集中在一起,以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。同樣,一個機關(guān)形成的全部檔案,反映了這個機關(guān)的全部歷史,是一個不可分割的整體,不同機關(guān)的檔案絕不能混同。只有認識檔案的形成特點和規(guī)律,才能實事求是地整理檔案,最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系,使整理好的檔案,客觀地反映檔案形成時期、形成機關(guān)各項活動的歷史面貌,從而便于查找利用。
3.2 充分利用原有基礎
在不同的時空條件下,對不同狀況的檔案整理從何著手,確定何種類型的整理力式和要求,成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物,它不僅記錄了當時的實踐活動,而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時候,要尊重歷史和繼承前人的勞動,充分地利用先前的整理基礎。這樣有利于提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率,以適應提供利用的需要。
我國檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎”整理檔案,是已經(jīng)被實踐所證明的一種比較切實可行的辦法,也是科學地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面:
第一,充分重視和利用先前的整理基礎,以確定檔案整理的任務和要求,不要輕易打亂重整。一般地說,只要不是零散文件,已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有日可查,即應力求保持其原有的整理體系?;蛘卟蝗街匦抡恚ㄟ^完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進行彌補;或者只作必要的部分加工整理。
第二,在檔案整理過程中,應該充分研究和利用原來整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說,對必須進行一定整理的檔案,也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的,哪些是不合理的。對其中可取的方法應該適當?shù)匚栈虮A?。即使某些簡單的保存和清理工作的痕跡,如原有的捆、包,簡單的綱目,隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等有關(guān)標識,也往往是值得參考的線索而應予以重視。
3.3 保持文件之間的歷史聯(lián)系
所謂文件之間的歷史聯(lián)系,就是文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件一般是以單件的個體形式陸續(xù)地產(chǎn)生,而以組合的群體形式持久地存在和運動的。因此,整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合,必須按照檔案形成的規(guī)律,保持文件在其形成者實踐活動中固有的聯(lián)系進行整理,才能把文件組成科學的有機體系.如實地反映山歷史活動的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。這是檔案整理區(qū)別于圖書、情報資料等其他文獻整理的一個重要特點。文件群體的這種聯(lián)系,在某些書籍和法規(guī)文件中有時也被稱為文件之間的?!皟?nèi)在聯(lián)系”、“有機聯(lián)系”,其含義都是相同的。近年來在國外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法,對我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點,我們對其內(nèi)在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”,它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。
總之,保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案,便于保管和利用。但是,保持文件的聯(lián)系和便于保管利用,有時也不盡一致。比如,一次重要的調(diào)查活動形成的座談記錄文稿和錄音磁帶,以及關(guān)于調(diào)查日程和經(jīng)費問題的請示、批復、報銷的記賬憑證,就其內(nèi)容而言,無疑互有密切聯(lián)系,而且是重要的聯(lián)系。但把這些形式不同的材料全部混同起來進行整理,則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項復雜細致的工作,同樣是在保持聯(lián)系的情況下,往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時,特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時候,不能機械地運用保持文件聯(lián)系的原則,要充分考慮檔案保管和利用的方便。

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哪位大俠給分析一下請檔案管理外包公司整理檔案可行嗎?文件的安全性可以得到保障嗎?我們是電力發(fā)電企業(yè)

檔案管理外包公司的選擇和安全問題
一、檔案外包需求的分類
筆者認為檔案外包從服務需求內(nèi)容上整體上分為2大類,勞務外包和專業(yè)外包;勞務外包主要解決的是勞動力不足的問題,而專業(yè)外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務。在實際過程的檔案外包合作過程中,可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。從外包主體上可以分為檔案館(室)機關(guān)外包和企事業(yè)公司制外包2個主體類別,由于檔案館(室)主要業(yè)務是檔案管理,并配備了專業(yè)人員,所以外包的需求大多是勞務需求型的。企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營業(yè)務的模塊,往往在知識儲備和人力配備上不足,對專業(yè)要求比較高,所以往往需要進行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務。
二、檔案服務公司服務類別
目前國內(nèi)檔案公司提供的基本服務大致分為檔案軟件開發(fā)、檔案整理數(shù)字化加工、檔案裝具用具生產(chǎn)及銷售、紙質(zhì)檔案托管、檔案信息化硬件供應等幾大類。不同的公司服務的目標客戶群體不同,有的直接面對終端客戶,有的做檔案渠道。
三、如何根據(jù)需求甄選檔案公司
筆者認為,在選擇目標檔案服務商的決策上,應該根據(jù)自身的需求和內(nèi)部檔案管理成熟度來考量。比如傳統(tǒng)的檔案館(室),本身對勞務外包需求比較大,可以選擇專業(yè)做檔案整理掃描的公司。比如企事業(yè)單位,在檔案專業(yè)上不足,可以選擇具備檔案管理咨詢和檔案全流程服務業(yè)績的公司,這樣確保檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性。檔案軟件的選擇和選型,都是建立在客戶檔案管理成熟度比較高的階段,所以檔案管理軟件的作為工具型的產(chǎn)品,一定是要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀來選型的。鴻博檔案認為,選擇何種檔案類型的服務公司,不僅需要評估專業(yè)能力,也要考量服務的可持續(xù)性和長久性,考量檔案服務公司的服務價值觀。對于國內(nèi)起步較晚的檔案外包行業(yè)來說,檔案服務產(chǎn)品化和品牌化,是外包企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的必然選擇。

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