印章檔案整理

印章管理辦法

第一章 總則

第一條 目的

規(guī)范用印管理流程，加強(qiáng)對公司印章的刻制、改正與廢止、使用及管理，明確相關(guān)用印手續(xù)及責(zé)任，保證用印工作順利進(jìn)行，特制定本規(guī)定。

第二條 適用范圍

本辦法適用于公司各種印章的刻制、使用和銷毀的管理。

第三條 印章分類

(一) 印鑒：公司向主管部門登記的或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章。如:法人單位公章、財(cái)務(wù)/發(fā)票專用章、公司合同專用章等；

(二) 職章：刻有公司總經(jīng)理職銜的印章；

(三) 部門章：刻有公司部門名稱的印章。不對外使用的部門章需加注“對內(nèi)專用”；

(四) 職銜簽字章：刻有經(jīng)理及總經(jīng)理職銜及簽名的印章。

第二章 刻制與領(lǐng)用

第四條 行政部負(fù)責(zé)印章的刻制、使用過程控制及銷毀工作，印章保管人員的檔案建立。

第五條 申請刻章部門為具體印章保管、使用部門，公司公章、合同章由行政部指定人員保管，其他印章由相應(yīng)部門領(lǐng)導(dǎo)指定人員保管。

第六條 刻制：需求部門填寫《刻章申請單》，將印章樣式標(biāo)明在表單中，經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理簽字后，交行政部制刻。任何人不得私自刻制印章。

第七條 制刻到位后，行政部將印章留下印模，建立《印章保管人員檔案表》；印刻部門印章保管人員在《印章保管人員檔案表》上簽字確認(rèn)后，印章由申請部門管理使用。

第八條 行政部保留《刻章申請單》及《印章保管人員檔案表》。

第三章 使用管理

第九條 每類印章必須確定唯一的印章保管人員，未銷毀的停業(yè)、注銷等停止經(jīng)營單位的印章也必須確定唯一印章保管人員。

第十條 需要使用公司公章，用印人員應(yīng)先填寫《用印申請單》，連同需蓋章的文件、文稿等交部門經(jīng)理和總經(jīng)理簽批后，即可用印。

第十一條 公司合同專用章用于公司的采購、銷售合同

按公司簽訂采購、銷售合同的審批權(quán)限，憑審批結(jié)果用印，不用再單獨(dú)填寫《用印申請單》；合同專用章管理員要對有簽字權(quán)限人員的簽名留底，對簽批的合同簽字進(jìn)行核對，無誤后用印并填寫用印審批臺帳，并將《用印審批登記臺帳》定期歸檔保管。同時(shí)，一旦發(fā)生崗位變動(dòng)，需要將以上表格與新人進(jìn)行書面交接。

第十二條 需要使用部門印章，用印人員需填寫用印審批登記臺帳，連同需蓋章的文件、文稿等交部門經(jīng)理簽批后，即可用印。

第十三條 非本部門主管業(yè)務(wù)的用印，必須通過主管業(yè)務(wù)部門會簽后才可用印

如，涉及招聘、招工資料（含簽訂、續(xù)簽勞動(dòng)合同）；調(diào)入、調(diào)出、聘任、解聘、開除、辭退人員等材料，必須通過企管部會簽后才可用??；涉及公司設(shè)立、變更、注銷等工商事務(wù)的用印，必須通過行政部會簽后才可用印。

第十四條 公章保管人員在用印后，對《用印申請單》編號、留存，并填寫《用印審批登記臺帳》，并將《用印審批登記臺帳》定期歸檔保管。同時(shí)，一旦發(fā)生崗位變動(dòng)，需要將以上表格與新人進(jìn)行書面交接。

第十五條 印章保管人員因請假、出差等情況出現(xiàn)離崗4小時(shí)以上（重要印章的印章保管人員離崗2小時(shí)以上）的，需將印章交主管部門領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)指定人員，并填寫《印章交接單》，有交接記錄，各種用印程序、規(guī)定必須交代清楚，方可離開。

第十六條 印章保管人員請假、出差等返回后，接替人員應(yīng)將接替期間的用印單據(jù)等一并交還印章保管人員。

第十七條 一般情況下，不允許在空白信箋或空白文書上加蓋印鑒，特殊情況需經(jīng)行政部審核報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。對空白文書要編號，注明用途、附情況說明，并復(fù)印存檔以及跟蹤其使用情況，對未用完的空白文書應(yīng)及時(shí)收回注銷。

第十八條 原則上公章、合同專用章不得帶出外用。特殊情況下需帶出外用的，需由經(jīng)辦人做出書面報(bào)告，注明用途、借用時(shí)間，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可帶出外用。

第十九條 上級領(lǐng)導(dǎo)無權(quán)強(qiáng)迫印章保管人員用印，對于該種情況，印章保管人員應(yīng)立即拒絕，否則一切責(zé)任由印章保管人員承擔(dān)。

第二十條 印章保管人員對遇有自己不能掌握的新型或復(fù)雜用印申請要在用印前請示總經(jīng)理，確認(rèn)后方能用印。

第二十一條 公司印章在遇到散失、損毀、被盜的情況，各印章保管人員應(yīng)迅速向部門經(jīng)理及行政部報(bào)告，并遞交說明原因的報(bào)告書，行政部根據(jù)情況依照本規(guī)定的手續(xù)辦理。

第四章 銷毀

第二十二條 印章銷毀由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，由行政部填寫《印章銷毀申請表》，總經(jīng)理同意后，統(tǒng)一銷毀，同時(shí)備案。

第二十三條 印章保管人員保管使用的印章若損壞，按刻章申請程序辦理。新章刻好后，原損壞印章應(yīng)同時(shí)交還行政部，由行政部存檔或統(tǒng)一銷毀。

第二十四條 對于停業(yè)、注銷等停止經(jīng)營單位的印章，要銷毀的嚴(yán)格按要求銷毀，需保留的要妥善保管，對保管期間的用印仍按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。

第五章 違規(guī)用印的處罰

第二十五條 未將印鑒或加蓋印鑒的空白文書（如合同等）進(jìn)行妥善保管，導(dǎo)致印鑒或加蓋有效印鑒的空白文書遺失或被盜用的，對文書保管人處以500元的罰款，由此造成的損失由空白文書保管人負(fù)責(zé)賠償，構(gòu)成犯罪的要依法追究刑事責(zé)任。

第二十六條 對于其他不按要求用印的，每查出一次，全公司內(nèi)通報(bào)印章管理員并處以50元的罰款，同時(shí)印章保管人必須立即整改到位，否則加倍處罰。

第二十七條 對于多次查出問題，多次都無法整改到位的印章保管人，免去其印章保管人資格，同時(shí)作為工作業(yè)績的一部分在人力備案，作為不再續(xù)聘該人的內(nèi)容之一。

第二十八條 部門領(lǐng)導(dǎo)對本部門使用印章出現(xiàn)的用印問題負(fù)連帶責(zé)任，處以100-1000元的罰款并全公司內(nèi)通報(bào)；情節(jié)嚴(yán)重者，將按瀆職予以免職。

第六章 附則

第二十九條 　本制度解釋權(quán)和修改權(quán)在公司行政部。

第三十條 　本制度自發(fā)布之日起生效。

作廢印章如何歸檔

處理方法如下：
1先到工商局掛失。辦理相關(guān)文件的變更。
2通知所有往來客戶，特別是合同執(zhí)行中的客戶，公司公章已更換，請客戶注意來函的真實(shí)性。
3將公章樣式通知所有相關(guān)單位。
4將更改后的公章樣式拿到相關(guān)稅務(wù)、商務(wù)部門等更改留樣。
5原來的公章可以交由檔案部門保存或毀掉。
《印章治安管理辦法》
第八條企業(yè)事業(yè)單位、民政部門登記的民間組織、村（居）民委員會和各協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及非常設(shè)機(jī)構(gòu)需要刻制印章的，應(yīng)當(dāng)憑上級主管部門出具的刻制證明和單位成立的批準(zhǔn)文本到所在地縣級以上人民政府公安機(jī)關(guān)申請辦理準(zhǔn)刻手續(xù)。
無上級主管部門的，應(yīng)當(dāng)憑登記管理部門核發(fā)的營業(yè)執(zhí)照、登記證書或者所在地公安派出所出具的證明，到所在地縣級以上公安機(jī)關(guān)申請辦理準(zhǔn)刻手續(xù)。
辦理準(zhǔn)刻手續(xù)的經(jīng)辦人員，需持刻制單位的委托證明和本人身份證明；辦理人名章準(zhǔn)刻手續(xù)的，同時(shí)提供名章所刻人名的身份證明。
縣級以上人民政府公安機(jī)關(guān)自接到申請之日起三個(gè)工作日內(nèi)作出是否核發(fā)準(zhǔn)刻手續(xù)的決定。對符合條件的，出具準(zhǔn)刻證明；不符合條件的，書面通知申請單位并說明理由。
第十五條印章停止使用后，使用單位應(yīng)當(dāng)在十日內(nèi)將印章全部交回上級主管部門或登記管理機(jī)關(guān)封存；逾期不交的，由上級主管部門或登記管理機(jī)關(guān)予以收繳。上級主管部門或登記管理機(jī)關(guān)對交回和收繳的印章要登記造冊，并于十日內(nèi)送備案或批準(zhǔn)刻制的公安機(jī)關(guān)。
公安機(jī)關(guān)對交回和收繳的印章，需預(yù)存兩年，無特殊情況的，預(yù)存期滿后予以銷毀。

單位印鑒信息留存日期一般多長時(shí)間

一般15年。
印章檔案的保管期限分為永久和定期兩種。印章檔案在整理過程中，一般可根據(jù)印章檔案的歷史時(shí)期（建國前、建國后）、印章屬性（機(jī)構(gòu)、個(gè)人）、機(jī)構(gòu)類型（黨政機(jī)關(guān)、社會組織、企業(yè)、事業(yè)單位等）或人物類別等特征組織分類。一般單位為定期的15年。

公司印章該如何保管？

　　
　　1、印章管理者：明確印章管理者的崗位法律風(fēng)險(xiǎn)防控意識及責(zé)任
　　公司可以要求印章保管或管理者簽訂“法律風(fēng)險(xiǎn)崗位承諾書”，明確保管者的法律風(fēng)險(xiǎn)防控意識及職責(zé)，同時(shí)也要加強(qiáng)對他們印章管理工作的法律防范教育，使其充分認(rèn)識到印章的重要性，加強(qiáng)印章管理的技能和法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識。
　　在加強(qiáng)管理者的崗位意識的同時(shí)，也要建立規(guī)范的印章管理規(guī)定，如：明確印章管理者的管理職責(zé)，規(guī)范印章使用的業(yè)務(wù)流程，以及定期檢查印章使用情況等，使印章管理工作做到有規(guī)可依，有章可循。
　　2、印章使用：建立并使用統(tǒng)一的印章使用審批制度和使用登記表
　　公司應(yīng)建立并使用統(tǒng)一的印章使用審批制度和使用登記表，使用者要遵守公司的印章使用規(guī)定。一般來說，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，印章使用者應(yīng)填寫統(tǒng)一的用印登記表，企業(yè)文書人員對用印文件要認(rèn)真審查，審核與申請用印內(nèi)容、用印次數(shù)是否一致，然后才能在相關(guān)文件上用印。
　　需要注意的是，使用印章時(shí)，要確保由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時(shí)不能讓印章離開印章保管人員的視線。一般情況下，未經(jīng)企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)親自批準(zhǔn)，不允許使用者將印章攜帶外出，即使需要外出攜帶，最好指定可信任的人隨往，確保印章安全。
　　3、對變更或撤銷的部門或公司及時(shí)處理相關(guān)印章
　　企業(yè)所屬部門發(fā)生變更或被撤銷后，印章統(tǒng)一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄；所屬分公司注銷后，在工商注銷手續(xù)完成后，必須收繳分公司包括行政印章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、負(fù)責(zé)人名章等在內(nèi)的全部印章及用印記錄；項(xiàng)目部關(guān)閉后，項(xiàng)目部印章及用印記錄必須全部上繳企業(yè)印章管理部門。企業(yè)印章管理部門會同法律部門將收繳的印章統(tǒng)一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規(guī)定存檔。
　　4、印章不小心遺失了，該怎么辦？
　　印章遺失必須在第一時(shí)間向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并取得報(bào)案證明，同時(shí)在當(dāng)?shù)鼗蝽?xiàng)目所在地報(bào)紙上刊登遺失聲明。
　　之后，在進(jìn)行補(bǔ)刻時(shí)，要拿上公安機(jī)關(guān)的報(bào)案回執(zhí)、登報(bào)申明、補(bǔ)刻印章申請書等材料到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)進(jìn)行備案，然后到指定印章公司進(jìn)行刻章。

如何整理檔案

如何整理檔案

機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價(jià)值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費(fèi)著我們的空間、時(shí)間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品，是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實(shí)物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重，從而使實(shí)物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強(qiáng)單位實(shí)物檔案整理工作，鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

一、實(shí)物檔案的分類

分類是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實(shí)物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實(shí)物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實(shí)現(xiàn)對實(shí)物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實(shí)物按其屬性內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實(shí)物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實(shí)物檔案問題分類一般分為獎(jiǎng)品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎(jiǎng)品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義在各項(xiàng)比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等實(shí)物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機(jī)構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機(jī)構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實(shí)物；贈品類主要有上級領(lǐng)導(dǎo)及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動(dòng)中有紀(jì)念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實(shí)物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物，如微標(biāo)（章）、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實(shí)物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實(shí)物先后次序的過程。通過排列，進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實(shí)物應(yīng)當(dāng)排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作，同一載體的實(shí)物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實(shí)物上架、陳列，顯得整齊美觀。實(shí)物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實(shí)物的制發(fā)時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類目內(nèi)，同一載體的實(shí)物，按照制發(fā)時(shí)間的先后順序排列，不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，比如獎(jiǎng)品類可按照獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆s譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實(shí)物檔案的貼簽

貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的'形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。

標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的位置，表格的項(xiàng)目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時(shí)間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實(shí)物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

四、實(shí)物檔案的編目

編目是指編制實(shí)物檔案目錄。編制實(shí)物檔案目錄，可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開展提供基本條件。

實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行，每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目。實(shí)物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實(shí)物的全貌。實(shí)物沒有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時(shí)間的，編目時(shí)，要擬出名稱并考證制發(fā)時(shí)間。同時(shí)，要在備注欄中進(jìn)行說明。

實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時(shí)間、載體、存放地點(diǎn)、參見號、備注等項(xiàng)目，概括了實(shí)物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實(shí)物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實(shí)物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實(shí)物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)狀（可卷成簡狀）、獎(jiǎng)旗（可折疊平裝）、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫盒內(nèi)實(shí)物的情況說明。對于獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)?wù)?，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實(shí)物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結(jié)論

實(shí)物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級檔案部門有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報(bào)道頻頻見諸報(bào)刊。本文所述實(shí)物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實(shí)際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實(shí)物檔案外，還可以給每件歸檔實(shí)物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

送檢公安部的樣章有什么標(biāo)準(zhǔn)呢？

（1）GB／T28181－2011《安全防范視頻監(jiān)控聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)信息傳輸、交換、控制技術(shù)要求》是由公安部科技信息化局提出，由全國安全防范報(bào)警系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會（SAC／TC100）歸口，公安部一所等多家單位共同起草的一部國家標(biāo)準(zhǔn)。

（2）該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了城市監(jiān)控報(bào)警聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中信息傳輸、交換、控制的互聯(lián)結(jié)構(gòu)、通信協(xié)議結(jié)構(gòu)，傳輸、交換、控制的基本要求和安全性要求，以及控制、傳輸流程和協(xié)議接口等技術(shù)要求。該標(biāo)準(zhǔn)適用于安全防范監(jiān)控報(bào)警聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的方案設(shè)計(jì)、系統(tǒng)檢測、驗(yàn)收以及與之相關(guān)的設(shè)備研發(fā)、生產(chǎn)，其他信息系統(tǒng)可參考采用。

擴(kuò)展資料：

強(qiáng)制性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：

（一）藥品行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、獸藥行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、農(nóng)藥行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、食品衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；

（二）工農(nóng)業(yè)產(chǎn)品及產(chǎn)品生產(chǎn)、儲運(yùn)和使用中的安全、衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；

（三）工程建設(shè)的質(zhì)量、安全、衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；

（四）重要的涉及技術(shù)銜接的技術(shù)術(shù)語、符號、代號（含代碼）、文件格式和制圖方法行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；

（五）互換配合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；

（六）行業(yè)范圍內(nèi)需要控制的產(chǎn)品通用試驗(yàn)方法、檢驗(yàn)方法和重要的工農(nóng)業(yè)產(chǎn)品行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

參考資料來源：百度百科-行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

參考資料來源：百度百科-中華人民共和國公共安全行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)