新文書檔案整理

文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

檔案是指人們在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。接下來有我為大家整理出文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容，希望大家喜歡！

文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

文書檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。

(1) 分類。分類的一般方法是按照文件材料產(chǎn)生的 時(shí)間或來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類。

(2) 立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問題特 征、時(shí)間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū) 特征。

(3) 排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反 映的工作上的聯(lián)系或問題進(jìn)行排列。

(4) 編目。編目的類型基本有兩種，一種是綜合目 錄，一種是分冊目錄。分冊目錄又可按類別或保管期限 來編制。

文書檔案

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

拓展延續(xù)

如何做好文書檔案管理工作

一、優(yōu)化文書檔案管理制度

傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題，在下一發(fā)展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時(shí)間為分界線來進(jìn)行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡單易行，但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過多，這樣進(jìn)行分類太過于籠統(tǒng)化，使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類，先以時(shí)間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據(jù)事件的類型進(jìn)一步分類，最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的'工作內(nèi)容與注意事項(xiàng)，沒有對所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行人員數(shù)量的分配，導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中所用的工作人員過多，造成人才資源的浪費(fèi)。在對文書管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時(shí)，就要合理的裁減與增添各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員，使每一項(xiàng)工作都能高效地進(jìn)行，每名文書檔案管理工作者都各司其職。

二、培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力

在新時(shí)代的引領(lǐng)下，對所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求，所以文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過去對文書檔案管理人員的要求，只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類的文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會(huì)中想要更好的發(fā)展，就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，在工作過程中要對新事物不斷的學(xué)習(xí)，所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當(dāng)?shù)牧私?，這種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視，所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)，這些技術(shù)將在日后的工作過程中得到應(yīng)用。

三、利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作

所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù)，它的應(yīng)用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化，減少了對人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是一個(gè)共享的平臺(tái)，一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進(jìn)行。

分類方法：

1）保管期限——年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。

2）保管期限——年度——問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

3）問題——年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個(gè)問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

4）年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類。

5）年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個(gè)部門分類，最后按保管期限分類。

保管

我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

銷毀

1）制定保管期限表；

2）制定銷毀檔案的審批制度；

3）制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。

編制

按照各個(gè)全宗分別編制。每一清冊一式兩份，一份報(bào)批，一份留存。

文書檔案整理歸檔流程與方法

1、整理與事件相關(guān)的所有資料，將資料按順序編寫頁碼。為了防止其中的某些資料丟失，在編寫頁碼時(shí)可采用“共*頁，第x頁的編號方式。

2、編寫完頁碼之后，將統(tǒng)一事件相關(guān)的所有資料掃描后壓縮成一個(gè)壓縮包，在電腦里建立一個(gè)專門的文件夾，進(jìn)行備份。

3、用Excel表格建立資料臺(tái)賬，包含資料的所有文件名稱、主要內(nèi)容概要、權(quán)利義務(wù)范圍、期限等主要內(nèi)容。

4、按順序?qū)⑺匈Y料排列好，按照單位要求的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行文件裝訂。

5、將裝訂好的檔案資料裝入專門的檔案袋中，在檔案袋的封皮上編號，注明資料名稱、整理入袋日期、整理人等信息。

文書檔案歸檔內(nèi)容

文書檔案歸檔內(nèi)容

文書檔案作為檔案的重要組成部分，在各級黨政機(jī)關(guān)及行政單位的'管理工作中發(fā)揮著重要的作用。以下我為大家整理了文書檔案歸檔內(nèi)容的詳細(xì)內(nèi)容，希望對大家有所幫助！

歸檔內(nèi)容包括：

一、學(xué)校各部門所接收的上級發(fā)文及各部門的下發(fā)文件（原件3份）。

二、校黨委、校行政會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、工作計(jì)劃及各部門的工作總結(jié)與工作計(jì)劃。

三、學(xué)校各部門所簽訂并履行完畢的合同與協(xié)議（原件）。

四、學(xué)校各部門的各種年報(bào)表及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，包括：中共黨員、共青團(tuán)員、民主黨派、科研成果、職稱評定、人員基本情況、教學(xué)計(jì)劃、招生人數(shù)、學(xué)生分系（分專業(yè)、分班）名單、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、固定資產(chǎn)、財(cái)務(wù)計(jì)劃、外事活動(dòng)等。

五、學(xué)校的各種出版物，包括：學(xué)報(bào)、校報(bào)、各部門所出的簡報(bào)及工作動(dòng)態(tài)。

六、學(xué)校舉辦的全校性活動(dòng)，包括黨代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、教代會(huì)、職代會(huì)、教學(xué)工作會(huì)、科研工作會(huì)、運(yùn)動(dòng)會(huì)等所形成的文字、圖片、音像等資料。

注意：

1、所有歸檔文件必須附有歸檔文件移交目錄，并且目錄順序需和原文件順序一致（移交目錄表格在綜合檔案室網(wǎng)站下載）。

2、當(dāng)年畢業(yè)生的學(xué)籍檔案，包括：成績表、學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表、發(fā)放畢業(yè)證書基本情況登記表，請于當(dāng)年6月10日前整理后送交綜合檔案室。

3、聲像類包括：（1）黨群行政類（宣傳部）；（2）教學(xué)類（現(xiàn)教中心、名院系）；（3）科研類（科研處）；（4）外事類（外事處、國際教育與交流學(xué)院）、（5）產(chǎn)品類（科研處）；（6）基建類（基建處）；（7）人物類（組織部、人事處）；（8）各院系歷屆畢業(yè)生合影照。

文書檔案如何整理與編目？

　　文書檔案整理與編目方法如下：
　　檔案整理的基本方法有兩種：
　　1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。
　　2、以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正件與附件作為一件，原件與復(fù)制件作為一件，來文與復(fù)文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。
　　二、文書材料的整理
　　文書材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的、以文字和紙質(zhì)為主要信息記錄方式的文件材料。
　?。ㄒ唬┮园妇頌閱挝徽?br/>　　以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。
　　1、分類
　　按照立檔單位的檔案分類方案，在文書部門和業(yè)務(wù)部門做好平時(shí)文書材料收集、分類工作的基礎(chǔ)上，將屬于歸檔范圍的文書材料按以下特征逐項(xiàng)分開：
　?。?）分年度：將文書材料按其形成或針對的年度分開。
　　（2）分保管期限：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
　?。?）分內(nèi)容（1、分類別：將文件材料按立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目和二級類目分開。2、分問題：將文書材料按其內(nèi)容所反映的問題再詳細(xì)分開。
　　2、 組合（卷）
　　組合的基本要求：以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。
　　
　　3、  編目
　?。?）卷內(nèi)文書材料排列
　　卷內(nèi)文書材料排列前，要對破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件要折疊理齊。
　　排列時(shí)，一般結(jié)合文書材料的形成時(shí)間、重要程度和彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。排列時(shí)，批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（訴訟檔案除外）中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。
　　（2）編頁號與蓋檔號章
　　卷內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個(gè)號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。
　　整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應(yīng)在第一份文書材料首頁的右上方，加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖1所示；單份裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文書材料首頁的右上方加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖2所示。填寫方法是：
　　全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
　　目錄號：對每一本案卷目錄的編號。
　　案卷號：對每一個(gè)案卷所的編號。
　　件號：對案卷中每一份文書材料的編號。
　　　　

文書檔案管理規(guī)定

文書檔案管理規(guī)定
                 
　　文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。以下我為大家整理了文書檔案管理規(guī)定，希望對大家有所幫助！

　　第一條為了加強(qiáng)建設(shè)銀行文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮文書檔案的作用，根據(jù)國家檔案局有關(guān)檔案工作的制度、規(guī)定及《中國人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》，特制定本辦法。

　　第二條建設(shè)銀行文書檔案是各級行在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值并經(jīng)過分類整理而保存起來的文件材料。

　　第三條建設(shè)銀行文書檔案的收集范圍包括：

　　1、本級行自身形成及本級行與有關(guān)部門聯(lián)合頒發(fā)的，反映本行主要工作活動(dòng)的文件材料；

　　2、上級行和上級黨政機(jī)關(guān)頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的針對本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料；

　　3、下級行報(bào)送的具有查考利用價(jià)值的文件材料；

　　4、同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的本級行需要執(zhí)行的文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件；

　　5、本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經(jīng)營狀況的重要文件材料。

　　第四條各級行黨、政、工、青、婦等部門在工作活動(dòng)中形成的文書檔案材料，均應(yīng)由本行檔案部門集中統(tǒng)一管理和保管，任何單位或個(gè)人都不得據(jù)為己有，以維護(hù)建設(shè)銀行檔案的完整與安全。

　　第五條各級建設(shè)銀行應(yīng)實(shí)行由文書部門或職能部門整理立卷的制度，檔案部門負(fù)責(zé)對立卷工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查督促。

　　第六條各立卷部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)文書立卷歸檔工作。承辦人員在文件材料處理完畢后，應(yīng)及時(shí)將全部文件材料交文書立卷人員，由文書立卷人員負(fù)責(zé)整理立卷，并按規(guī)定的時(shí)間向本行檔案部門移交。移交時(shí)，雙方根據(jù)移交的案卷目錄進(jìn)行清點(diǎn)、核對，并履行移交手續(xù)。

　　第七條文書立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　第八條立卷歸檔要求

　　1、做好文件材料收集工作。應(yīng)歸檔的文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的底稿、附件和與文件有關(guān)的簽報(bào)、批示等附屬材料，均應(yīng)齊全、完整。

　　2、按照歸檔文件材料的保存價(jià)值確定保管期限。不同保管期限的文件材料應(yīng)分開立卷。

　　3、行內(nèi)幾個(gè)部門共同辦理的文件，由主辦部門立卷，本行同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件，由行內(nèi)交主部門立卷。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，可放在復(fù)文年立卷；未作批復(fù)的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃，放在規(guī)劃期的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在總結(jié)期的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議開幕年立卷；各類案件放在結(jié)案年立卷。

　　5、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按下述要求進(jìn)行排列：批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，審定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后；各類案件的案卷，其結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其他文件材料應(yīng)依其形成規(guī)律或特點(diǎn)合理組織立卷。

　　6、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的.案卷，應(yīng)在有文字的每頁材料的正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料首頁的右上方逐件編件號。

　　7、歸檔的每一案卷均應(yīng)填寫一式三份卷內(nèi)文件目錄，其中一份置卷首，一份由立卷部門留底，另一份交檔案部門作為檢索工具。每一案卷的卷尾均應(yīng)放置備考表，用以填寫本卷需要說明的有關(guān)情況及立卷人姓名、立卷完成時(shí)間等。

　　8、案卷封皮應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚。案卷題名要簡明、概括、字跡工整。案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書寫。

　　9、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的張頁應(yīng)進(jìn)行托裱，寬大的張頁應(yīng)折疊整齊，裝訂線外有字跡的張頁應(yīng)加寬邊。案卷采用三點(diǎn)一線的裝訂方法，并保持右邊、底邊整齊。不裝訂的案卷，其卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用細(xì)線裝訂。

　　10、立卷完成后，立卷人員應(yīng)按照不同的保管期限，分別填制一式兩份案卷目錄。其中一份交檔案部門留存，另一份經(jīng)檔案部門編填卷號后退立卷部門備查。

　　第九條本級行附屬企業(yè)的文書立卷歸檔工作，比照本行職能部門辦理。本級行投資入股的各類公司的屬于本行文書檔案管理范圍的各類檔案材料，由本行文書部門或本行業(yè)務(wù)管理部門一并立卷歸檔。

　　第十條文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。長期為16年至50年，短期為15年以下（含15年）。對不易判定保管期限的檔案材料，應(yīng)按照宜長不宜短的原則進(jìn)行保管。

　　第十一條凡是反映本級行主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本級行各項(xiàng)工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)、歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。其主要內(nèi)容包括：

　　1、本級行制定的重要的法規(guī)性文件；處理重要問題形成的文件材料；召開重要會(huì)議的主要文件材料；重要的請示、報(bào)告、總結(jié)和綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表；機(jī)構(gòu)演變，本級行領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料等。

　　2、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對本行主要業(yè)務(wù)工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。

　　第十二條凡是反映本級行工作活動(dòng)，在較長的時(shí)間內(nèi)對本級行具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。主要內(nèi)容包括：

　　1、本級行處理一般工作問題形成的文件材料，一般會(huì)議的主要文件材料，一般的規(guī)章制度等。

　　2、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務(wù)并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。

　　3、下級行報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

　　第十三條凡是在較短時(shí)間內(nèi)對本行有參考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。主要內(nèi)容包括：

　　1、本級行一般事務(wù)性的文件材料。

　　2、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)。但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。

　　3、下級行報(bào)送的一般性工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

　　4、同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要本級行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。

　　第十四條文書檔案的保管期限應(yīng)從檔案所屬年代的下一年1月1日起計(jì)算。長期規(guī)劃、計(jì)劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計(jì)算。

　　第十五條各級行檔案部門對所接收的案卷應(yīng)進(jìn)行審核把關(guān)，對不符合質(zhì)量要求的案卷應(yīng)退立卷部門重新加工整理。

　　第十六條各級行檔案部門應(yīng)以便于保管和提供利用為前提，按照本行文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，選擇年度——組織機(jī)構(gòu)分類法或年度——問題分類法對歸檔案卷進(jìn)行分類。所用的分類方法應(yīng)保持前后一致，盡量保持固定，不能隨意變動(dòng)。

　　第十七條案卷的排列應(yīng)以檔案分類方法為基礎(chǔ)，按照不同的保管期限分別排列入庫。案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后一致。

　　第十八條按照案卷的排列順序編制卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。

　　第十九條案卷目錄應(yīng)區(qū)分不同的保管期限，分年度或混年度編制目錄號。在一個(gè)全宗內(nèi)，案卷目錄號不能重復(fù)。

　　第二十條各級行檔案部門應(yīng)充分利用檔案信息資源，積極開展檔案編研工作，根據(jù)需要編寫各種類型的檔案資料，主動(dòng)為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。

　　第二十一條各級行檔案部門應(yīng)努力做好檔案利用工作，除編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄或全引目錄外，還應(yīng)根據(jù)利用者借閱檔案的規(guī)律和特點(diǎn)，編制重要文件目錄（卡片）、專題文件目錄（卡片）、文號索引等檔案檢索工具，力求做到查找使用方便，調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。

　　第二十二條各級行檔案部門應(yīng)根據(jù)本行具體情況，制定檔案的借閱制度，嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍，防止密級檔案失密、泄密，確保檔案安全。

　　第二十三條各級行應(yīng)定期向當(dāng)?shù)貦n案館移交檔案。移交檔案的具體時(shí)間、范圍和進(jìn)館要求，按照當(dāng)?shù)貦n案局、館的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十四條對超過保管期限的文書檔案，應(yīng)由本行檔案部門按照《中國人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷毀工作。

　　第二十五條本辦法適用于各級建設(shè)銀行。

　　第二十六條本辦法由總行辦公室負(fù)責(zé)解釋。補(bǔ)充、修改時(shí)同。

　　第二十七條本辦法自頒布之日起執(zhí)行。（87）建總辦字第20號《關(guān)于印發(fā)〈中國人民建設(shè)銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時(shí)廢止。  ;

如何整理文書檔案？

用新方法整理文書檔案
文書檔案整理的新方法實(shí)際上是指檔案立卷時(shí)采用了件盒級而非原用的案卷級立卷方式.然而不管是何種方式,檔案始終不能背離利用,整理,保護(hù)的原則,
種方式能取得更好的效果,就應(yīng)該選擇哪種方式來進(jìn)行管理.
傳統(tǒng)的文書立卷方法(即案卷級立卷方法)是建國以來延用前蘇聯(lián)的檔案整理方法[1].建國之初,前蘇聯(lián)在列寧領(lǐng)導(dǎo)下制訂了一系列關(guān)于檔案方面的政策法令,為我們新中國檔案制度的建立提供了借鑒.我們曾聘請一批批蘇聯(lián)檔案學(xué)專家來我國傳授檔案學(xué)知識(shí)與檔案管理經(jīng)驗(yàn),也派出很多人到前蘇聯(lián)學(xué)習(xí)檔案工作的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn).經(jīng)過數(shù)代檔案管理者理論與實(shí)踐的結(jié)合,形成了案卷級立卷方法.在那個(gè)歷史背景下,采用這種方法,使我們國家得以保護(hù)了大量的檔案,這是值得肯定的,但隨著計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理手段大量應(yīng)用于公文處理和檔案管理,它在分類組卷, 整理裝訂和檢索利用等方面明顯出現(xiàn)繁瑣,復(fù)雜和效率低的缺點(diǎn),給檔案人員帶來了相當(dāng)大的困難,業(yè)務(wù)部門也難以掌握.為了更科學(xué)地管理好文書檔案,國家檔案局于2000年修訂了"歸檔文件整理規(guī)則" (DA/T22-2000),中國科學(xué)院也于2006年4月下發(fā)了"文書檔案建檔規(guī)范"(ZKY/B002-4-2006),在這些規(guī)定中,明確規(guī)定了歸檔文件按照文件自然形成的規(guī)律,以"件"為單位進(jìn)行整理.
我所從2003年開始用新方法整理文書檔案,下面我談一下自己利用新方法整理文書檔案的過程,與大家探討交流一下.
文書檔案經(jīng)過立卷部門初步立卷后,于次年的六月前移交到綜合檔案室.
文書檔案自實(shí)行
規(guī)則后,必須重新制定檔號,我所檔號構(gòu)成如下:
檔號=檔案代號+年度+保管期限+(分類號+順序號)
舉例:
一,分類調(diào)卷
我所文書檔案的分類方案是按問題分類,即綜合管理類,綜合統(tǒng)計(jì)類,規(guī)章制度類,黨群紀(jì)檢類,人事教育類,科研管理類,外事管理類,技條基建后勤管理類,安全保密類,公司管理類十大類,能夠涵括我所所有事務(wù)活動(dòng).有些單位是按部門分類,這樣產(chǎn)生的后果是如果部門進(jìn)行調(diào)整,工作性質(zhì)有交叉后,不利于檔案分類的連續(xù)性.
將兼職檔案員所立案卷認(rèn)真檢查,按分類方案比對調(diào)整后,再按我所文書檔案保管期限表對每一類中的檔案保管期限進(jìn)行調(diào)整.
二,裝訂
一般按一份文件為一件進(jìn)行裝訂,批復(fù)和請示可裝訂為一件,若太厚也可分為兩件,同樣,正文和附件,正本與草稿,來文與復(fù)文都可視情況分別裝訂.不過在文件排序時(shí)就應(yīng)相對集中放在一處,若是完成立檔工作后才歸來的文件也可放在最后,不必改動(dòng)前面的檔號.
在裝訂方式上,可用不銹鋼訂書釘裝訂,若過厚,才采用三針法線裝.
三,加蓋檔號章,編頁碼
在每一件的右上角加蓋文書檔案檔號專用章,填寫其中內(nèi)容,內(nèi)容包括全宗號,年度,室編件號,機(jī)構(gòu)或問題(分類號),保管期限,館編件號六項(xiàng),這里著重是室編件號的填寫,室編件號一定要從不同分類,不同保管期限的最低一級順序從"1"開始標(biāo)號,比如永久保管綜合管理類檔案有10件,那么就從"001"編至 "010",長期保管綜合管理類有檔案10件,那么又從"001"編至"010",這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最后順序加入,而不影響前后其它檔案的檔案號.
逐件從"1"編頁碼.
四,錄入
將文件目錄以"件"的方式錄入計(jì)算機(jī),以便查詢.
五,檔案盒
根據(jù)不同分類不同保管期限的檔案厚度選擇相應(yīng)的檔案盒,原則是同一分類同一保管期限的檔案裝在一個(gè)盒內(nèi),但某一分類檔案過少時(shí)也可多個(gè)分類的檔案放入同一盒內(nèi),在盒脊處"機(jī)構(gòu)(問題)"欄處相應(yīng)地標(biāo)明多個(gè)分類號.
六,備考表
將備考表填寫好后放入每盒的最后頁.
經(jīng)過上述五個(gè)步驟,一年的文書檔案就整理完畢了,顯而易見,新方法整理檔案有如下優(yōu)點(diǎn):
1.整理方便快捷.每件加蓋檔號章及用訂書釘裝訂的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于原來案卷組卷時(shí)每卷加封面封底,擬寫50字以內(nèi)的案卷標(biāo)題,用線裝訂的時(shí)間,檔案整理的效率提高了.
2.利于保密.新方法整理后的檔案可以針對性較強(qiáng)的借閱利用某一檔案,而不必因?yàn)槔靡患璩鲆痪?利于檔案的保密.
3.充分利用檔案室保存空間.取消了案卷封面封底,而且可以多個(gè)分類檔案放入同一卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進(jìn)而節(jié)約了檔案室的保存空間,隨著日后檔案的增加,這一優(yōu)勢會(huì)更加明顯.
4.容易調(diào)卷.分類錯(cuò)誤或檔案進(jìn)館時(shí),檔案存在調(diào)卷的問題,案卷級組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調(diào)整件盒級組卷時(shí),就只須改變一下排列件號,相對容易了許多.
5.查閱方便.在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢,更為快捷直觀.
缺點(diǎn):新方法要求將檔號章直接蓋在檔案上,這個(gè)做法我認(rèn)為有些不妥,值得探討!
參考文獻(xiàn):
⑴ 邢培華,孟憲霞.《試析我國的檔案創(chuàng)新》,
<a href=" " target="_blank"> </a> NewsID=425
W2005?永久-0201
順序號,表示2005年度保管期限為永久的綜合統(tǒng)計(jì)類的第1件
分類號,表示綜合統(tǒng)計(jì)類
保管期限
2005年度
文書檔案代號