音像檔案的整理

一、會前要精心準(zhǔn)備

領(lǐng)導(dǎo)在不同時間、地點(diǎn)、場合的講話，體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)的工作思路以及工作安排和要求。因此，做好會前準(zhǔn)備尤為關(guān)鍵，它決定著錄音文件的質(zhì)量和工作落實(shí)的效果。

1．深化思想意識。思想支配行動。秘書要有一種“進(jìn)京趕考”的意識，把做好會議記錄整理作為工作的頭等大事。要具備“打持久戰(zhàn)”的意識，會議從開始到結(jié)束，從聽取錄音到文件定稿，過程繁多而時間緊迫，秘書必須加班加點(diǎn)、通宵達(dá)旦完成，這是身與心的考驗。有些秘書把錄音整理當(dāng)作小事，于是就滋生了完任務(wù)的想法，結(jié)果導(dǎo)致錄音文件質(zhì)量低下，影響了工作開展。

2．查備記錄工具。會前要準(zhǔn)備好錄音筆、記錄本、鋼筆、備用電池等必備工具，這是一切錄音整理的前提和保障。同時，要仔細(xì)檢查錄音筆能否正常工作，包括電量和可用內(nèi)存是否充足。事實(shí)證明，很多秘書會前不重視準(zhǔn)備工作，到會場才發(fā)現(xiàn)問題，結(jié)果導(dǎo)致無法錄音或錄音效果不理想?？傊?，會前要精心周密準(zhǔn)備，確保會議錄音完整清晰。

3．收集會議資料。錄音整理要做到“知己知彼”，會前就要充分收集會議資料，了解會議背景和目的，進(jìn)一步把握文稿主旨和方向，這樣形成的文稿才具有針對性。同時，要收集會議議程、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、相關(guān)會議思想傳達(dá)提綱等材料。這項工作必須做實(shí)。秘書可利用手中的資料，提前了解會議內(nèi)容，深度把握會議細(xì)節(jié)，提高會議錄音與整理的效率和準(zhǔn)確性。

二、會中要精心運(yùn)籌

會中，秘書必須打起十二分精神，一邊做記錄，一邊理解會議內(nèi)容。要知道領(lǐng)導(dǎo)講了什么，重點(diǎn)是什么，安排了什么，切忌當(dāng)記錄機(jī)器，應(yīng)做一個有思想的記錄人。

1．巧妙運(yùn)用錄音技巧。要充分利用各種錄音技巧，準(zhǔn)確、全面、清晰地采集錄音信息。全程錄音，既可以作為音像檔案保存，又可為

工作研究整理提供充足的信息資料。分段錄音，關(guān)鍵要突出重點(diǎn)，運(yùn)用錄音筆功能設(shè)置，對每位領(lǐng)導(dǎo)講話單獨(dú)錄音，特別是主要領(lǐng)導(dǎo)的講話要全部錄取，方便會后整理。一般應(yīng)靠近音源錄音。根據(jù)會場設(shè)施，有音響設(shè)備的要把錄音筆放在音響處（一般在領(lǐng)導(dǎo)面前放一支錄音筆領(lǐng)導(dǎo)感覺會很不舒服）；沒有音響設(shè)備的就要放在靠近領(lǐng)導(dǎo)的位置?？傊ＷC錄音音質(zhì)清晰和完整。

2．充分利用會議資料。會前要認(rèn)真收集相關(guān)材料。根據(jù)會議方案等資料，可準(zhǔn)確核實(shí)到會人員，在會后的文稿整理中也能快速準(zhǔn)確反映出來。在討論文稿和領(lǐng)導(dǎo)講話時，可以把討論意見和領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場講話內(nèi)容直接反應(yīng)在文稿上，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖再增、減、刪、改，這樣就能準(zhǔn)確把握主要領(lǐng)導(dǎo)的決策意見。這是提高錄音整理效率的重要手段。

3．突出會場應(yīng)變能力。會場情況復(fù)雜多變，如電話聲、交談聲等都會干擾錄音。領(lǐng)導(dǎo)講話時如忘記開話筒（這時錄音沒有效果），就要迅速準(zhǔn)確地把領(lǐng)導(dǎo)所講內(nèi)容用文字記錄下來。在專題研究會議上領(lǐng)導(dǎo)和參會人員的發(fā)言順序和內(nèi)容也是靈活的，為此就要準(zhǔn)確記下領(lǐng)導(dǎo)的插話內(nèi)容，這些多是領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)，也是會議和形成文稿的核心部分，如不記下備查將大大增加反復(fù)聽劣質(zhì)音頻的痛苦。同時，要隨時關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)講話表情，如工作不盡如人意時，領(lǐng)導(dǎo)表情嚴(yán)肅、語氣強(qiáng)硬，會后整理文稿時就要把工作要求的力度體現(xiàn)出來。

三、會后要精心打磨

整理好會議錄音，不是簡單的復(fù)制照排，而要把錄音作為一件藝術(shù)品來打磨，確保最終形成的文稿能準(zhǔn)確體現(xiàn)會議主旨，結(jié)構(gòu)完整、語言通順。

1．緊扣大會主旨。對領(lǐng)導(dǎo)講話的主旨要明確，理解要深刻，精神要吃透。在形成文稿時，要根據(jù)會議召開的背景和目的，貫穿一種風(fēng)格，明確一種導(dǎo)向。如信訪研判會旨在討論

解決辦法，最終化解信訪問題，所以在文稿寫作中就要明確責(zé)任和時限。有些整理錄音者對會議主旨不明、要求不清，結(jié)果最終整理出的文稿偏離大方向，表達(dá)的不是領(lǐng)導(dǎo)想要表達(dá)的意思，有時甚至造成歧義，嚴(yán)重背離領(lǐng)導(dǎo)意圖。

2．確保嚴(yán)謹(jǐn)凝練。文稿要條理清楚，邏輯嚴(yán)密，層次分明。對聽不清的地方、領(lǐng)導(dǎo)講的數(shù)字、時間節(jié)點(diǎn)、專業(yè)術(shù)語等，要反復(fù)聽并查閱記錄，詢問職能部門予以核實(shí)，確保準(zhǔn)確無誤。對領(lǐng)導(dǎo)帶有方言的口音，辨識要準(zhǔn)，口頭語要規(guī)范成書面語，不能產(chǎn)生歧義，弄出笑話。對領(lǐng)導(dǎo)講話中穿插、反復(fù)提及的工作或問題，要針對工作性質(zhì)或問題類別加以梳理歸類。對領(lǐng)導(dǎo)的即興講話，要根據(jù)講話的主題、涉及的問題、提出的要求，認(rèn)真思考、合理取舍、科學(xué)歸納并分出層次，字斟句酌，確保語句凝練流暢。整理領(lǐng)導(dǎo)講話，邏輯要嚴(yán)密，思路要清晰，不能前后矛盾，對一些問題的論證和事例說明，要?dú)w納本質(zhì)，言簡意賅。

3．提高整理效率。要提高效率，就要發(fā)揮團(tuán)隊協(xié)作精神。聽取錄音時可由幾人分別分段聽取，會后將錄音分段原稿和分段整理文稿交于現(xiàn)場聽會或熟悉工作的秘書處統(tǒng)稿，并按要求整理出工作通報、會議紀(jì)要等文件材料。每位秘書都要提高工作責(zé)任心，保證自己所聽錄音的準(zhǔn)確性和整理錄音的質(zhì)量，以免在統(tǒng)稿時陷入被動，甚至返工重聽錄音，以致不能及時簽印文稿，最終造成辦公室工作的被動。

總之，秘書要注重積累，把厚積薄發(fā)作為一種事業(yè)發(fā)展的取向。要注重提高文學(xué)素養(yǎng)，加強(qiáng)錘煉寫作技藝。要多學(xué)習(xí)上級文件，了解社情民意，全面提高對工作的熟悉程度和認(rèn)識水平。只有這樣，才能在整理會議錄音時游刃有余，也才能干好辦公室的其他工作，做一名稱職的秘書。

檔案整理的步驟

文員應(yīng)該如何進(jìn)行檔案的收集和整理？

(一) 做好檔案收集工作。
1、為防止文件傳閱過程中遺失，當(dāng)文件送達(dá)承辦人時，承辦人須簽字，共同承擔(dān)文件及時、完整歸檔的責(zé)任。
2、定期收集各部門檔案，部門助理、秘書，負(fù)責(zé)收集部門檔案。對一些重要文件采取先復(fù)印，再把復(fù)印件送交承辦人的方法。
3、在交接過程中全面清理資料，對散落在個人手頭上的資料，由各部門檔案責(zé)任人負(fù)責(zé)，追繳資料，確保檔案收集即齊全又完整，避免資料遺失。
(二)制定合理的分類方案。
1、將檔案分為文書檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等類型。
2、將文書檔案按年度—類目—級別—保管期限進(jìn)行分類。
3、音像、實(shí)物檔案以不同期限按行政事務(wù)類、經(jīng)營項目類、技術(shù)研發(fā)類等排列，根據(jù)分類方案和保管期限類，切實(shí)做好平時的立卷工作。
(三)認(rèn)真做好日常檔案管理。
各類檔案、資料按類別存放在不同檔案箱內(nèi)。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記簿、檔案利用效果登記簿、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統(tǒng)計等多種臺帳。
(四)加強(qiáng)檔案管理工作的學(xué)習(xí)。
恪守檔案管理員職業(yè)道德，做好保密工作，平時工作要有計劃、有措施、有成效，熟練自身業(yè)務(wù)。保證檔案完整，提高檔案利用效率。

誰知道家庭檔案如何分類整理

（一）按內(nèi)容進(jìn)行分類，大體可分以下幾類：
（1）財產(chǎn)檔案。包括家庭收入、支出帳目；存單、有價證券、保險憑據(jù)、借據(jù)、契約、貴重物品清單和發(fā)票等。
（2）證件檔案。包括房產(chǎn)證、出生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、身份證、戶口簿、出國護(hù)照、會員證、借書證、職稱資格證書、聘書、獨(dú)生子女證、技術(shù)資格等級證書等。
（3）說明書檔案。包括家庭各種家用電器的說明書、保修卡、維修單、電路圖及維修點(diǎn)地址、聯(lián)系電話等。
（4）照片、音像檔案。包括家庭成員各個時期的照片；結(jié)婚、壽慶、旅游觀光、聚會娛樂等活動形成的錄像帶、光盤、電腦軟盤等資料。
（5）健康檔案。包括病歷、診斷書、化驗單、體檢表、血型報告、住院記錄以及醫(yī)院處方、飲食禁忌等。
（6）交友聯(lián)誼檔案。包括親朋好友的住址、E-mail、電話號碼、同學(xué)和老師名錄、同事名錄、來往信件、賀卡等。
（7）個人履歷檔案。包括家庭成員的生日、結(jié)婚紀(jì)念日及入學(xué)、入團(tuán)、入黨、入伍、應(yīng)聘、升職、出國、喬遷的日期；自傳、簡歷、日記；獎狀、獎牌；報刊發(fā)表的稿件；各種考試的成績單等。
（8）旅游檔案。包括景點(diǎn)門票、導(dǎo)游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車票機(jī)票、游覽日記等。
（9）家庭藏書檔案、收藏品檔案。
（10）其它（二）編制目錄?？砂搭愑檬孜蛔帜附M合給出漢語拼音代碼。如“證件檔案”（ZJ）、“旅游檔案”（LY）。再逐件排序，給出順序編號，如“畢業(yè)證”ZJ-3（意指證件類檔案第三件）。最后制作目錄表格，裝訂成冊，以便查找檢索。
（三）選擇合適的裝具存放。照片、錄像帶、光盤裝入相冊或紙袋內(nèi)，加注文字說明（拍攝或制作時間、地點(diǎn)、人物名稱、主要內(nèi)容等）。證件放置紙盒內(nèi)，編寫順序號。其它以紙張為載體的材料，可裝入文件夾。零碎的票據(jù)可粘貼在空白紙上，并編號裝入文件夾內(nèi)。
家庭檔案整理完畢，應(yīng)選擇一個地方集中擺放。分散擺放時，應(yīng)注明確切的位置。每次使用后“物歸原位”，避免隨手放置，尋找起來困難。

檔案管理實(shí)務(wù)的目錄

項目一認(rèn)識檔案與檔案機(jī)構(gòu)任務(wù)一了解檔案的起源與檔案價值一、 檔案的起源二、 檔案的定義及其含義三、 檔案的價值及實(shí)現(xiàn)規(guī)律四、 檔案的種類任務(wù)二熟悉我國檔案管理體系一、 檔案管理工作的內(nèi)容及原則二、 我國的檔案機(jī)構(gòu)任務(wù)三了解檔案管理趨勢和檔案人員的素質(zhì)一、 檔案管理趨勢二、 檔案人員的素質(zhì)要求項目二檔案收集歸檔任務(wù)一了解檔案收集的內(nèi)容與地位一、 檔案收集工作內(nèi)容二、 檔案收集歸檔的地位三、 檔案收集工作的要求任務(wù)二檔案室歸檔流程一、 歸檔與歸檔制度二、 歸檔范圍與歸檔流程任務(wù)三電子文件的歸檔一、 電子文件與電子檔案二、 電子文件的歸檔流程任務(wù)四綜合檔案館接收與征集一、 綜合檔案館接收檔案的范圍二、 綜合檔案館的接收檔案的時間三、 綜合檔案館的接收程序和標(biāo)準(zhǔn)四、 歷史檔案的征集項目三檔案整理立卷任務(wù)一熟悉檔案整理工作的內(nèi)容一、 檔案整理工作的內(nèi)容和意義二、 檔案整理工作的原則和要求任務(wù)二認(rèn)識全宗及分類方案一、 全宗的概念與意義二、 全宗內(nèi)檔案分類任務(wù)三檔案整理與組卷一、 傳統(tǒng)文書立卷的六大特征二、 立卷改革三、 檔案整理程序任務(wù)四案卷排列與編號一、 案卷排列二、 案卷目錄三、 歸檔文件的編號項目四檔案價值鑒定任務(wù)一熟悉檔案價值鑒定工作的內(nèi)容一、 檔案鑒定工作的含義二、 檔案鑒定工作的內(nèi)容三、 檔案鑒定工作的意義四、 檔案鑒定工作的原則任務(wù)二檔案價值鑒定方法一、 檔案價值鑒定的工作方法二、 鑒定的工作程序任務(wù)三檔案鑒定與檔案銷毀一、 檔案保管期限表的含義及類型二、 我國檔案保管期限的種類三、 檔案鑒定與銷毀項目五檔案保管任務(wù)一了解檔案保管的內(nèi)容與原則一、 檔案保管工作的含義二、 檔案保管工作的意義三、 檔案保管工作的任務(wù)四、 檔案保管工作的原則和要求任務(wù)二檔案庫房及裝具管理一、 檔案保管的物質(zhì)條件二、 檔案保管實(shí)務(wù)任務(wù)三特殊載體檔案的保管一、 音像檔案及照片檔案二、 電子檔案及其保管項目六檔案檢索任務(wù)一認(rèn)識檔案檢索和檢索工具一、 檔案檢索的工作內(nèi)容二、 檔案檢索的意義三、 檔案檢索工具四、 檔案檢索語言概述任務(wù)二檔案著錄與標(biāo)引一、 檔案著錄二、 檔案標(biāo)引三、 傳統(tǒng)檔案檢索方法任務(wù)三電子檔案檢索訓(xùn)練一、 電子檔案檢索特點(diǎn)二、 電子檔案檢索方法項目七檔案編研任務(wù)一了解檔案編研工作一、 檔案編研工作內(nèi)容二、 檔案編研工作的意義三、 檔案編研工作的要求四、 檔案編研流程五、 裝幀設(shè)計六、 校樣校對任務(wù)二常見編研產(chǎn)品編寫技巧一、 現(xiàn)行檔案文件匯編二、 檔案參考資料項目八檔案利用任務(wù)一熟悉檔案利用工作內(nèi)容一、 檔案提供利用工作的含義二、 檔案提供利用工作在檔案工作中的地位三、 檔案利用工作的基本要求任務(wù)二傳統(tǒng)利用服務(wù)與電子化服務(wù)一、 傳統(tǒng)檔案提供利用方式與途徑二、 檔案電子化服務(wù)任務(wù)三檔案開放與公布一、 開放檔案的含義二、 開放檔案的意義三、 開放檔案的依據(jù)四、 檔案開放的標(biāo)志和要求五、 開放檔案的公布項目九檔案統(tǒng)計任務(wù)一了解檔案統(tǒng)計的內(nèi)容和要求一、 檔案統(tǒng)計工作的含義二、 檔案統(tǒng)計工作的意義三、 檔案統(tǒng)計工作的要求任務(wù)二檔案統(tǒng)計指標(biāo)與步驟一、 常見檔案統(tǒng)計指標(biāo)及其運(yùn)用二、 統(tǒng)計工作方法與步驟任務(wù)三檔案室（館）的登記和統(tǒng)計訓(xùn)練一、 檔案室的登記和統(tǒng)計工作二、 檔案館的登記和統(tǒng)計工作三、 統(tǒng)計報表的編制四、 檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)的統(tǒng)計工作項目十專門檔案管理與檔案數(shù)字化任務(wù)一人事檔案管理一、 人事檔案收集二、 人事檔案的整理三、 人事檔案的鑒別四、 人事檔案查（借）閱制度五、 人事檔案的轉(zhuǎn)遞制度六、 人事檔案的保管七、 人事檔案材料的銷毀任務(wù)二會計檔案的管理一、 會計檔案內(nèi)容二、 會計檔案的裝訂三、 會計檔案的保管四、 會計檔案的借閱五、 會計檔案的保管期限六、 會計檔案的編目七、 會計檔案的提供利用與編研八、 會計檔案的銷毀任務(wù)三紙質(zhì)檔案數(shù)字化一、 檔案數(shù)字化的意義二、 檔案數(shù)字化原則三、 檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)四、 檔案數(shù)字化方法五、 檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容六、 檔案網(wǎng)站建設(shè)七、 數(shù)字檔案館建設(shè)附錄參考文獻(xiàn)