聲像檔案的整理

聲像檔案管理辦法

聲像檔案管理辦法 (一)總則

一條 為加強本公司的聲像檔案，特制定本辦法。

貳條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。

聲像 檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。

三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實行集中統(tǒng)一管理。

(二)聲像檔案資料的收集

四條 收集范圍

.反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料;

.各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料;

.本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。

.涉及本公司和郵電系統(tǒng)權益的聲像資料。

.其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料。

.其它具有保存價值的聲像資料。

五條 收集時間

.聲像檔案資料應在形成后一個月內隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔;如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。

.檔案部門應隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。

六條 收集要求

.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失;

.接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件;

.聲像資料的內容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。

七條 聲像檔案資料的征集

.檔案部門有責任隨時征集重要聲像資料;

.在征集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的，應向郵電部辦公廳檔案處報送目錄。

八條 聲像檔案費用的報銷

本公司各部或個人凡按本辦法四條形成聲像檔案的費用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經檔案室簽字認可，財務部門應給予核報費用。

(三)聲像檔案的`整理〖ht〗

九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。

十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責，檔案部門協(xié)助。

十一條 分類、編號

.照片檔案按代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內編流水號。格式：全宗號-流水號。

.錄音帶、錄像帶、攝像帶按代-問題分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。

.編注與其他載體檔案相聯系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。

十二條 保管期限：應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

十三條 文字說明的編寫

.文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。

.編寫文字說明的要求：

()準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全;

()照片的自然張(內容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯系密切的應加文字說明：

()文字簡潔、語言通順;

()時間用阿拉伯數字表示。，

聲像檔案管理辦法

十四條 編制格式

. 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。

. .錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標注。按要求逐項填寫。

十五條 案卷要求

.將具有同主題內容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。

.卷內目錄：

照片、底片以自然張為單元填寫卷內目錄;

錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內目錄。

.卷內備考表，用于說明卷內聲像材料的整理、變動情況。

十六條 編目

聲像檔案的著錄依照gb.-《檔案、著錄規(guī)則》進行。

(四)聲像檔案的保管

十七條 聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術處理。 十八條 保管條件

底片、膠片庫溫度應保持在-℃之間，相對濕度應保持%-%;

照片庫溫應保持-℃，相對濕度應保持.%-.%;錄音、錄像帶庫溫應保持-℃，相對濕度應保持%-%。

十九條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于mm;存放磁帶最好不用鐵皮柜。

二十條 對庫存的照片檔案，要兩檢查一次。

二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改;銷毀聲像檔案必須經過鑒定，征得歸檔單位同意，報經主管領導審批，登記造冊。

二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。

(五)聲像檔案的開發(fā)利用

二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。

二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴格審批手續(xù)，根據聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。

二十五條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應按《中華人民和國專利法》的有關規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應撥給原移交單位，檔案館收取保管費。

二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經主管領導批準后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借;外單位借用或復制聲像檔案，由檔案室負責辦理，并按有關規(guī)定收費，實行有償服務。如在借用中造成損壞，則由借用單位負責賠償。

二十七條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現在的聲像檔案

，

如何做好聲像檔案管理工作

聲像檔案管理制度

聲像檔案是本館館藏的重要組成部分，為了更好地保存和科學地管理利用聲像檔案，特制訂本制度。
一、本館由專人負責聲像檔案的管理工作，聲像檔案人員應刻苦鉆研業(yè)務，不斷總結經驗，提高管理工作水平，做到聲像檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。
二、聲像檔案的保管必須有專用庫房和用具，庫房內應保持適當的溫度和濕度，并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施。
三、庫房內的聲像檔案必須按照國家聲像檔案管理的要求進行科學地整理和管理。聲像檔案要求從左到右，從上到下排列，順序編號，提調聲像檔案時要清點核對。
四、管理人員應定期檢查聲像檔案的保管狀況，開展經常性防蟲、防霉工作，對破損或變質的聲像檔案要及時地修補和復制。
五、庫存的聲像檔案應每年全面清點一次。

公安機關聲像檔案管理辦法(試行)

第一章　總則第一條　為加強公安聲像檔案的科學管理，便于保護和開發(fā)利用，根據《中華人民共和國檔案法》制定本辦法。第二條　公安聲像檔案是指公安機關在工作活動中，以感光或磁性等材料為載體，用攝、錄等手段形成的，有保存利用價值的照片、錄音、錄像、影片、磁盤、光盤等材料。第三條　公安聲像檔案是公安檔案的組成部分，是公安工作真實的歷史記錄，對于研究各項公安業(yè)務工作，維護社會治安，為社會主義經濟建設服務具有重要價值。第四條　公安聲像檔案實行由業(yè)務部門整理、檔案部門集中統(tǒng)一管理的原則，任何單位和個人不能以任何理由據為己有。第二章　聲像檔案歸檔范圍第五條　凡是公安機關工作活動中形成的、辦理完畢的、具有保存利用價值的聲像材料均應歸檔。
　?。ㄒ唬h和國家領導人及上級黨政機關主要領導人視察、指導本單位和本地區(qū)公安工作時形成的聲像材料；
　?。ǘ┥霞壒矙C關和本地區(qū)在組織實施重大行動、活動及處置各種突發(fā)事件中形成的聲像材料；
　?。ㄈ┍緳C關領導人在重大活動中形成的聲像材料；
　?。ㄋ模┰诰l(wèi)工作中形成的聲像材料；
　?。ㄎ澹┱匍_的各類重要會議所形成的聲像材料；
　?。┰谥匾獙I(yè)和大型群體活動中作中形成的聲像材料；
　?。ㄆ撸┰趯取ν獾男麄鳌⒊霭婀ぷ髦行纬傻穆曄癫牧?；
　　（八）在各項公安外事活動中形成的聲像材料；
　?。ň牛┰诠蚕到y(tǒng)重大工程建設中形成的聲像材料；
　?。ㄊ┍緳C關歷任領導人，英模照片，機關辦公地址變遷照片和錄像；
　?。ㄊ唬┰谥匾ㄐ怕摻j中形成的聲像材料；
　?。ㄊ┢渌斜４鎯r值的聲像材料。第三章　聲像檔案的歸檔第六條　公安聲像檔案的整理和接收
　?。ㄒ唬┕猜曄駲n案中照片必須由正片、負片（底片）及文字說明三個部分組成，同時歸檔。正片要裝入像冊，負片要裝袋，一張一袋，正、負片要分別存放。但分類、標號要一致，每組照片的說明文字要完整（拍攝對象、時間、地點、中心內容、拍攝者）、簡練準確；
　　（二）歸檔的聲像材料必須是原版（即經過視、音頻處理編輯過的成品）、原件，內容完整，圖像清晰，數據準確，并附有詳細的文字說明，保持歷史原貌和自然形成規(guī)律；
　?。ㄈ┕猜暀n案以盤、合、本、張為保管單位；
　　（四）各級公安機關業(yè)務部門的經辦人員在攝、錄工作完成后，經過整理加工，及時向檔案部門移交歸檔；
　?。ㄎ澹┕猜曄駲n案中的錄音帶、錄像帶和影片要裝盒保存，保證磁帶不變形；
　　（六）公安聲像檔案歸檔時要填寫《移交登記表》，包括項目、單位、地點、作者、題名、形成時間、磁帶型號、帶號、技術質量、盤數、使用機器型號、批準人、磁帶銷磁次數等內容，作為歸檔的依據。第四章　聲像檔案的保護與管理第七條　聲像檔案的分類編目管理
　　（一）歸檔后的聲像檔案要劃分類別和編制目錄。類別號用漢語拼音大寫字母S作為代號，S后加阿拉伯數字：S1是照片檔案，S2是錄音帶；S3是錄像帶，S4是影片，S5……；并根據其重要程度分別定出永久、長期、短期三個保管期限；
　?。ǘ┕猜曄駲n案的案卷，要按同一會議，同一活動，同一案件，同一項目為單位立卷，分別編寫案卷號，案卷號不得重復；
　?。ㄈ┍９芄猜曄駲n案要設置專用庫房，配備必要的聲像裝具設備。專用庫房溫度應保持在14－22℃，日變化幅度不超過±2℃；相對濕度應保持在45－60％，日變化幅度不超過±5％；保存底片的設備內溫度應控制在13－15℃，相對濕度控制在35－45％之間，要有防盜、防火、防塵、防磁化、防光和溫、濕度調節(jié)等設施，并要經常保持清潔，防蟲蛀、霉變；
　?。ㄋ模┕猜曄駲n案的帶式載體檔案每隔一年重繞一次；照片正片和負片每隔一年檢查一次，發(fā)現有變質、損壞跡象的要及時修補和復制。第五章　聲像檔案利用第八條　公安聲像檔案的收集、整理和管理的目的在于為領導決策和各業(yè)務部門提供有效服務。
　?。ㄒ唬n案部門要建立必要的聲像檔案檢索工具和專門閱覽場所；
　?。ǘn案部門要配備專職研究人員，系統(tǒng)地整理加工聲像資料，充分開發(fā)聲像檔案信息資源，做好利用工作；
　?。ㄈn案部門要圍繞公安中心工作，編制專題目錄、索引、資料介紹等；
　?。ㄋ模n案部門要為偵破大案、要案、編史修志、專題教育提供聲像資料。

沈陽市聲像檔案管理規(guī)定

第一章　總則第一條　為了加強對聲像檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護和利用聲像檔案，為經濟建設和社會發(fā)展服務，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》等有關法律、法規(guī)規(guī)定，制定本規(guī)定。第二條　聲像檔案是指國家機構、社會組織或者個人在社會活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。第三條　本市行政區(qū)域內機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的聲像檔案收集、整理和管理工作適用本規(guī)定。第四條　縣級以上人民政府檔案行政管理部門，對本行政區(qū)域內機關、團體、企業(yè)事業(yè)和其他組織的聲像檔案工作實行監(jiān)督和指導，確保聲像檔案的安全和齊全完整。

　　各單位檔案部門對本系統(tǒng)、本單位的聲像檔案工作實行監(jiān)督和指導；對本單位聲像檔案進行收集、保管及有效利用。第五條　聲像檔案是立檔單位全部檔案的重要組成部分，必須實行集中統(tǒng)一管理。第二章　聲像材料的歸檔與整理第六條　聲像材料按下列范圍歸檔：

　　（一）本單位主要職能活動和重要工作成果的聲像材料；

　?。ǘ╊I導人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關的重大公務活動的聲像材料；

　?。ㄈ┍締挝唤M織或者參加的重要外事活動的聲像材料；

　　（四）本單位重要工程建設、重大技術改造和技術引進中形成的聲像材料；

　?。ㄎ澹┍締挝?、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的聲像材料；

　?。┍镜貐^(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的聲像材料；

　?。ㄆ撸┢渌哂斜４鎯r值的聲像材料。第七條　聲像材料按下列要求歸檔：

　?。ㄒ唬儆跉w檔范圍的聲像材料，形成部門和人員應當及時向本單位檔案部門歸檔，不得私自保存或者據為己有；

　?。ǘ?歸檔的聲像材料必須是原版、原件，底片與照片影像應當一致；

　　（三）歸檔的聲像材料必須圖像清晰，聲音清楚，底片不得磨損；

　　（四）對于需要永久、長期保存以錄音帶、錄像帶和磁帶等磁性材料為載體的聲像資料，立檔單位應當將其制成光盤。光盤與錄音帶、錄像帶和磁帶等同時歸檔，分別整理、編目、保管，并注明互相參見號；

　　（五）歸檔的數碼照片必須按照規(guī)定格式和規(guī)格制作光盤保存；

　?。w檔的聲像材料應當加以相應的文字說明；

　?。ㄆ撸w檔時應當填寫歸檔清單一式兩份，交接雙方各留一份備查。第八條　聲像檔案應當按照其保管期限和載體的不同，分別進行整理、編號。

　　聲像檔案的保管期限分為永久、長期和短期。保管期限的劃分按照《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》等有關規(guī)定執(zhí)行。第九條　照片檔案應當在全宗內按保管期限-年度-問題進行分類。照片的排列應當在分類方案的最低一級類目內，按問題結合時間、重要程度等進行排列，組成案卷。照片檔案的編號（即照片號）由全宗號-保管期限代碼-卷號-張?zhí)柦M成。

　　照片檔案的說明包括：題名、照片號、底片號、參見號、時間、攝影者、文字說明七項內容。題名應當簡明概括，準確反映照片的基本內容，人物、時間、地點、事由等要素應當齊全。文字說明僅對題名未及內容做出補充，其他需要說明的事項亦可在此欄表述。照片歸屬權不屬于本單位的，應當注明照片版權、來源等。

　　照片檔案的卷內目錄包括：照片號、題名、時間、頁號、底片號、備注。第十條　底片檔案的編號（即底片號）由全宗號-保管期限代碼-張?zhí)柦M成。

　　底片檔案號應當粘貼在膠片乳劑面邊緣處，不得污染膠片。

　　底片檔案放入底片袋內保管，一張一袋，并在底片袋的右上方注明底片號。無底片的照片應當翻拍底片，對翻拍底片，應當在底片袋的左上方標明“F”字樣。對拷貝底片，應當在底片袋的左上方標明“K”字樣。

　　按底片檔案號順序將底片袋依次插入底片冊。第十一條　錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤的整理，在全宗內，錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤一般按其反映的內容分類。同一內容的按歸檔時間順序編流水號，數量少的可以不分類，直接按歸檔時間順序編流水號。其編號由全宗號-盒（盤）號組成。

　　歸檔的錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤上應當粘貼標簽，標注編號及簡要說明。

　　歸檔的錄音帶應當簡要說明講話內容、講話人姓名、職務、錄制日期、密級、帶長（時間）等。

　　歸檔的錄像帶應當簡要說明內容、制式、語別、密級、規(guī)格、聲道、帶長（時間）等。

　　歸檔的磁帶、光盤應當簡要說明存貯文件的內容，運行的軟、硬件環(huán)境，版本號，文件的完整性和準確性等。