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文書檔案整理歸檔

時間:2023-01-01 作者:老師 來源:網絡 點擊量:

文書檔案整理歸檔

1、整理與事件相關的所有資料,將資料按順序編寫頁碼。為了防止其中的某些資料丟失,在編寫頁碼時可采用“共*頁,第x頁的編號方式。

2、編寫完頁碼之后,將統(tǒng)一事件相關的所有資料掃描后壓縮成一個壓縮包,在電腦里建立一個專門的文件夾,進行備份。

3、用Excel表格建立資料臺賬,包含資料的所有文件名稱、主要內容概要、權利義務范圍、期限等主要內容。

4、按順序將所有資料排列好,按照單位要求的標準格式進行文件裝訂。

5、將裝訂好的檔案資料裝入專門的檔案袋中,在檔案袋的封皮上編號,注明資料名稱、整理入袋日期、整理人等信息。

文書檔案歸檔內容

文書檔案歸檔內容

文書檔案作為檔案的重要組成部分,在各級黨政機關及行政單位的'管理工作中發(fā)揮著重要的作用。以下我為大家整理了文書檔案歸檔內容的詳細內容,希望對大家有所幫助!

歸檔內容包括:

一、學校各部門所接收的上級發(fā)文及各部門的下發(fā)文件(原件3份)。

二、校黨委、校行政會議記錄、會議紀要、工作總結、工作計劃及各部門的工作總結與工作計劃。

三、學校各部門所簽訂并履行完畢的合同與協(xié)議(原件)。

四、學校各部門的各種年報表及統(tǒng)計數(shù)據(jù),包括:中共黨員、共青團員、民主黨派、科研成果、職稱評定、人員基本情況、教學計劃、招生人數(shù)、學生分系(分專業(yè)、分班)名單、基本建設、儀器設備、固定資產、財務計劃、外事活動等。

五、學校的各種出版物,包括:學報、校報、各部門所出的簡報及工作動態(tài)。

六、學校舉辦的全校性活動,包括黨代會、團代會、教代會、職代會、教學工作會、科研工作會、運動會等所形成的文字、圖片、音像等資料。

注意:

1、所有歸檔文件必須附有歸檔文件移交目錄,并且目錄順序需和原文件順序一致(移交目錄表格在綜合檔案室網站下載)。

2、當年畢業(yè)生的學籍檔案,包括:成績表、學籍表、畢業(yè)生登記表、發(fā)放畢業(yè)證書基本情況登記表,請于當年6月10日前整理后送交綜合檔案室。

3、聲像類包括:(1)黨群行政類(宣傳部);(2)教學類(現(xiàn)教中心、名院系);(3)科研類(科研處);(4)外事類(外事處、國際教育與交流學院)、(5)產品類(科研處);(6)基建類(基建處);(7)人物類(組織部、人事處);(8)各院系歷屆畢業(yè)生合影照。

如何整理檔案

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案,進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等,組成有序體系的過程。
更全面地說,檔案整理是檔案實體整理和檔案內容整理的統(tǒng)稱,是檔案管理的一頊重要內容。檔案內容整理,主要包括對檔案文件的內容真?zhèn)蔚蔫b別,對檔案內容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實體整理,主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案,進行基本的分類、組合、排列、編目,組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理,主要指檔案的實體整理,它包括以下三方面的工作內容:
(一)檔案館對接收與征集檔案的整理
1、系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下,檔案室主要接收文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求立好的案卷,檔案館主要接收機關檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣,檔案室和檔案室館的檔案整理工作,主要是對所接收的檔案,在更大的范圍內進一步系統(tǒng)地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目錄的加工等等。
2、局部調整
對于已經整理入館、入室保存的檔案,經過管理實踐的檢驗或專門質量檢查,檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質量;另一方面,某些檔案材料由于保存的時間校長,其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化,因此也必須對其進行整理。
3、全過程整理
檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件,這就必須對檔案進行全過程的整理工作,包括區(qū)分全宗、全宗內檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。[二]
檔案整理工作的重要意義:
它是檔案利用、開放,發(fā)揮檔案作用的一項前提條件,是整個檔案工作中重要的基本建設。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎,檔案整理科學化和標準化的提高,對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。[三]
檔案整理的基本要求:
遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。[四]
檔案整理的方法有兩種:
一是以“案卷”為單位整理。
按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法,一般可分以下幾個步驟:
(1)分類。分類方法有多種,常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內容針對的時間把屬于不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀錄的主要內容對檔案分門別類。在檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經營管理工作、生產技術管理工作等四類。認為文書檔案運用年度――問題分類法來分類是比較符合實際需要的;
(2)組卷(即組成案卷)。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié),其實質是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起,便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關卷夾,為年終立卷工作打下良好的基礎。在確定某組文件能否組成一卷之前,還必須對已歸檔文件進行最后的全面調整,然后進行具體的系統(tǒng)整理組合。對歸檔文件檢察調整的內容包括:應歸檔的文件是否收集齊全完整;歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍;每個卷夾內的文件是否保持了文件之間的有機聯(lián)系,反映了立卷的特征;檢察各卷夾內文件的保存價值是否大體一致,并確定保管期限;檢查各卷夾內文件數(shù)量是否適當;
(3)卷內文件材料排列(按文件形成的時間先后或重要程序排列);
(5)編制卷內目錄(樣式附后)和備考表;
(6)按卷內目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內;
(7)擬寫案卷標題,填寫案卷封面。案卷標題即案卷題名,是案卷的名稱,是對卷內文件材料的高度概括。擬寫案卷標題內容概括確切,文字上要簡練通順,標題字數(shù)一般不超過50字為宜。標題結構一般由主要發(fā)文機關、內容、文種三部分構成;
(8)案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯(lián)系和條理性,一般可按先永久,長期,短期來進行排列,然后按排列順序每年編一個流水號;
(9)編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成,案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。
按“件”整理要以計算機管理為前提條件,主要步驟有:
(1)對歸檔文件逐件裝訂固定;
(2)對歸檔文件以“件”為單位進行年度――保管期限分類(不確定期限的,只按年度――問題分類即可);
(3)對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列,其中對成套性文件材料相對集中;(4)根據(jù)排列結果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”(樣式附后),并填寫有關欄目的內容;

文書檔案整理工作包括哪些內容

文書檔案整理工作包括哪些內容

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。接下來有我為大家整理出文書檔案整理工作包括哪些內容,希望大家喜歡!

文書檔案整理工作包括哪些內容

文書檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。

(1) 分類。分類的一般方法是按照文件材料產生的 時間或來源、內容、形式等進行分類。

(2) 立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問題特 征、時間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū) 特征。

(3) 排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反 映的工作上的聯(lián)系或問題進行排列。

(4) 編目。編目的類型基本有兩種,一種是綜合目 錄,一種是分冊目錄。分冊目錄又可按類別或保管期限 來編制。

文書檔案

文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產生的,由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。

由于這類檔案在其產生、內容和形式上有一定共性,使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

也有人把文書檔案作為與科學技術檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱,還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術、教學等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用,有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

拓展延續(xù)

如何做好文書檔案管理工作

一、優(yōu)化文書檔案管理制度

傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題,在下一發(fā)展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時間為分界線來進行大量檔案的管理存放,這種方式雖然簡單易行,但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過多,這樣進行分類太過于籠統(tǒng)化,使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進行細致分類,先以時間為大的分界線將檔案大致的分出,再根據(jù)事件的類型進一步分類,最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的'工作內容與注意事項,沒有對所有的工作項目進行人員數(shù)量的分配,導致有些工作項目中所用的工作人員過多,造成人才資源的浪費。在對文書管理人員進行管理優(yōu)化時,就要合理的裁減與增添各項工作的負責人員,使每一項工作都能高效地進行,每名文書檔案管理工作者都各司其職。

二、培養(yǎng)管理人員的學習能力

在新時代的引領下,對所有工作者的學習能力都有很高的要求,所以文書檔案管理人員的學習能力也要進行合理的培養(yǎng)。過去對文書檔案管理人員的要求,只是能夠將所需要進行分類的文書檔案進行系統(tǒng)的分類就可以,所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會中想要更好的發(fā)展,就要進行不斷的學習,只有學習才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者,在工作過程中要對新事物不斷的學習,所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當?shù)牧私猓@種深層次的了解將有助于工作的順利進行。對現(xiàn)代化技術手段的學習也應十分重視,所有的工作者都需要學習現(xiàn)代化的技術,這些技術將在日后的工作過程中得到應用。

三、利用現(xiàn)代化技術進行文案管理工作

所謂的現(xiàn)代化技術最多的指對網絡的應用,網絡是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術,它的應用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網絡應用于文書檔案管理工作中,將使文書檔案的整理與分析更加精準化,減少了對人力的利用。網絡平臺是一個共享的平臺,一些缺少的文書檔案信息將在網絡的幫助下可能被找到,使我國文書檔案工作更加順利的進行。

文書檔案整理歸檔

分類方法:

1)保管期限——年度分類法,即先將歸檔文件按保管期限分類,每個保管期限下按年度分類。

2)保管期限——年度——問題分類法,即先將應歸檔文件材料按保管期限分類,每個保管期限下按年度分類,再在年度下按按問題分類。

3)問題——年度——保管期限分類法,即先將歸檔文件按問題分類,每個問題下按年度分類,再在年度下按保管期限分類。

4)年度——保管期限分類法,即先將歸檔文件按年度分類,每個年度下按保管期限分類。

5)年度——組織機構——保管期限分類法,此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類,其次按照各個部門分類,最后按保管期限分類。

保管

我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

銷毀

1)制定保管期限表;

2)制定銷毀檔案的審批制度;

3)制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。

編制

按照各個全宗分別編制。每一清冊一式兩份,一份報批,一份留存。

文書檔案如何整理與編目?

  文書檔案整理與編目方法如下:
  檔案整理的基本方法有兩種:
  1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷,就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案,對文件材料進行實體分類;組合即將經過分類的文件材料,按一定形式組合起來;編目即將經過組合以后的文件材料,進行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為單位整理的檔案,其基本保管單位是案卷。
  2、以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講,一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件,轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件,正件與附件作為一件,原件與復制件作為一件,來文與復文可為一件。以件為單位整理的檔案,其基本保管單位是件。
  二、文書材料的整理
  文書材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業(yè)務管理活動中形成的、以文字和紙質為主要信息記錄方式的文件材料。
 ?。ㄒ唬┮园妇頌閱挝徽?br>  以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。
  1、分類
  按照立檔單位的檔案分類方案,在文書部門和業(yè)務部門做好平時文書材料收集、分類工作的基礎上,將屬于歸檔范圍的文書材料按以下特征逐項分開:
 ?。?)分年度:將文書材料按其形成或針對的年度分開。
 ?。?)分保管期限:根據(jù)國家有關規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表,將文書材料按不同的保管期限分開。
 ?。?)分內容(1、分類別:將文件材料按立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目和二級類目分開。2、分問題:將文書材料按其內容所反映的問題再詳細分開。
  2、 組合(卷)
  組合的基本要求:以問題為主,兼顧其它特征,使文書材料之間的聯(lián)系緊密,分級適當,問題單一,類型鮮明,年度不混,保管期限準確。
  
  3、 編目
  (1)卷內文書材料排列
  卷內文書材料排列前,要對破損、字跡擴散或紙張?zhí)〉奈募M行修裱、復制或加邊,對大小不一、長短不齊的文件要折疊理齊。
  排列時,一般結合文書材料的形成時間、重要程度和彼此聯(lián)系進行排列。排列時,批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;案件材料(訴訟檔案除外)中結論性材料在前,依據(jù)性材料在后。
  (2)編頁號與蓋檔號章
  卷內文書材料排列完畢后,要在文書材料中有字跡和圖表的頁面,一頁編一個號,即頁號。頁號的位置,正面在右上角,反面在左上角。
  整卷裝訂的案卷,如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起,應在第一份文書材料首頁的右上方,加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖1所示;單份裝訂的案卷,應在卷內每份文書材料首頁的右上方加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖2所示。填寫方法是:
  全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。
  目錄號:對每一本案卷目錄的編號。
  案卷號:對每一個案卷所的編號。
  件號:對案卷中每一份文書材料的編號。
    

歸檔文件整理規(guī)則

歸檔文件整理規(guī)則如下:

1 范圍

本標準規(guī)定了應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。

本標準適用于各級機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的,從其規(guī)定。

2 規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范

DA/T1-2000檔案工作基本術語

DA/T13-1994檔號編制規(guī)則

DA/T25-2000檔案修裱技術規(guī)范

DA/T38-2008電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范

3 術語和定義

下列術語和定義適用于本標準。

3.1

歸檔文件archivaldocument(s)

立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料,包括紙質和電子文件材料。

3.2

整理arrangement

將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等(紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架;電子文件還包括格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等),使之有序化的過程。

3.3

件item

歸檔文件的整理單位。

3.4

檔號archivalcode

在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼,以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。

4 整理原則

文書檔案整理歸檔

4.1歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。

4.2歸檔文件整理應區(qū)分不同價值,便于保管和利用。

4.3歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求,便于計算機管理或計算機輔助管理。

4.4歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。

5 一般要求

5.1組件(件的組織)

5.1.1件的構成

歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件;文件正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)為一件;轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件;原件與復制件為一件;正本與翻譯本為一件;中文本與外文本為一件;報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外);簡報、周報等材料一期為一件;會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件,會議記錄一年一本的,一本為一件;來文與復文(請示與批復、報告與批示、函與復函等)一般獨立成件,也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。

5.1.2件內文件排序

歸檔文件排序時,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;原件在前,復制件在后;不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,漢文文本在前,少數(shù)民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前,收文在后;正本在前,發(fā)文稿紙和定稿在后。

5.2分類

5.2.1立檔單位應對歸檔文件進行科學分類,同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

5.2.2歸檔文件一般采用年度—機構(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(問題)等方法進行三級分類。

a)按年度分類

將文件按其形成年度分類??缒甓纫话銘晕募灠l(fā)日期為準。對于計劃、總結、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年??缒甓绒k理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時,年度為其歸檔年度,并在附注項加以說明。

b)按機構(問題)分類

將文件按其形成或承辦機構(問題)分類。機構分類法與問題分類法應選擇其一適用,不能同時采用。采用機構分類的,應根據(jù)文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類,涉及多部門形成的歸檔文件,歸入文件主辦部門。采用問題分類的,應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

c)按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。

5.2.3規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(問題)分類的立檔單位,可以采取年度—保管期限等方法進行兩級分類。

5.3排列

5.3.1歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內,按時間結合事由排列。

5.3.2同一事由中的文件,按文件形成先后順序排列。

5.3.3會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

5.4編號

5.4.1歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。

5.4.2檔號的結構宜為:全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構(問題)代碼-件號。

上、下位代碼之間用“-”連接,同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

5.4.3檔號按照以下要求編制:

a)全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號,用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結合標識,按照DA/T13-1994編制。

b)檔案門類代碼·年度:歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度,以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年,如“2013”。

c)保管期限:保管期限分為永久、定期30年、定期10年,分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。

d)機構(問題)代碼:機構(問題)代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識,如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構(問題)分類的,應省略機構(問題)代碼。

e)件號:件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號,用4位阿拉伯數(shù)字標識,不足4位的,前面用“0”補足,如“0026”。

5.4.4歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

5.4.5歸檔章應將檔號的組成部分,即全宗號、年度、保管期限、件號,以及頁數(shù)作為必備項,機構(問題)可以作為選擇項(見附錄A圖A1)。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構(問題)按照5.4.3編制,頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字標識(見附錄A圖A2)。為便于識記,歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識,機構(問題)也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標識(見附錄A圖A3)。

5.5編目

5.5.1歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細,便于檢索。

5.5.2歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時,對復文的編目應體現(xiàn)來文內容。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。

a)序號:填寫歸檔文件順序號。

b)檔號:檔號按照5.4.2-5.4.3編制。

c)文號:文件的發(fā)文字號。沒有文號的,不用標識。

d)責任者:制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關或署名者。

e)題名:文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范,或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的,應全部或部分自擬標題,自擬內容外加方括號“[]”。

f)日期:文件的形成時間,以國際標準日期表示法標注年月日,如19990909。

g)密級:文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的,不用標識。

h)頁數(shù):每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

i)備注:注釋文件需說明的情況。

5.5.3歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面,頁面宜橫向設置(見附錄B圖B1)。

5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外,還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄,應編制封面(見附錄B圖B2)。

封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題),其中全宗名稱即立檔單位名稱,填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊,也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。

6 紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架

6.1修整

6.1.1歸檔文件裝訂前,應對不符合要求的文件材料進行修整。

6.1.2歸檔文件已破損的,應按照DA/T25-2000予以修復;字跡模糊或易退變的,應予復制。

6.1.3歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

6.1.4對于幅面過大的文件,應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

6.2裝訂

6.2.1歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便,做到文件不損頁、不倒頁、不壓字,裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響,原裝訂方式符合要求的,應維持不變。

6.2.2應根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式,裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理,相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致,不同期限的裝訂方式應相對統(tǒng)一。

6.2.3用于裝訂的材料,不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。

6.2.4永久保管的歸檔文件,宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的,使用直角裝訂(見附錄C圖C1、圖C2)或縫紉機軋邊裝訂,文件較厚的,使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件,使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的,裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。

6.2.5永久保管的歸檔文件,不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.2.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件,裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件,裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行,也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.3編頁

6.3.1紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。

6.3.2頁碼應逐頁編制,宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

6.3.3文件材料已印制成冊并編有頁碼的;擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的,可以保持原有頁碼不變。6.4裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

6.4.1檔案盒

6.4.1.1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬),盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm、50mm等(見附錄D圖D1)。

6.4.1.2檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同,在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項,并可設置機構(問題)等選擇項(見附錄D圖D2、圖D3)。

其中,起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號,起件號填寫在上格,止件號填寫在下格;盒號即檔案盒的排列順序號,按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

6.4.1.3檔案盒應采用無酸紙制作。

6.4.2備考表

備考表置于盒內文件之后,項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期(見附錄E)。

a)盒內文件情況說明:填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

b)整理人:負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

c)整理日期:歸檔文件整理完成日期。

d)檢查人:負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。

e)檢查日期:歸檔文件檢查完畢的日期。

6.5排架

6.5.1歸檔文件整理完畢裝盒后,上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致,排架方法應避免頻繁倒架。

6.5.2歸檔文件按年度—機構(問題)—保管期限分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按機構(問題)序列依次上架,便于實體管理。

6.5.3歸檔文件按年度—保管期限—機構(問題)分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按保管期限依次上架,便于檔案移交進館。

7 歸檔電子文件的整理要求

7.1歸檔電子文件組件(件的組織)、分類、排列、編號、編目,應符合本《規(guī)則》“5一般要求”的規(guī)定。

7.2歸檔電子文件的格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求,參照《數(shù)字檔案室建設指南》(2014年)、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標準執(zhí)行。

7.3歸檔電子文件整理,應使用符合《數(shù)字檔案室建設指南》(2014年)、GB/T18894等標準的應用系統(tǒng)。

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