數字化檔案整理

檔案管理怎么做到數字化管理？

離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質必不可少，而同時，現代化的管理軟件和硬件設備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

設備是檔案數字化管理中必不可少的內容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數字化檔案管理進程中，加大設備投入、積極引進現代化設備、及時更新計算機系統(tǒng)與程序是當下數字化進程中的首要方向。

除了要做好軟件設備的優(yōu)化，順應檔案數字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數字化服務，還要更新落后的硬件設施，并加強對硬件設備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質量與效率。

好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應檔案數字化發(fā)展成熟運用于各大檔案整理行業(yè)的。

此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術團隊，專業(yè)解決檔案數字化方向的技術問題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機，其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數據導入便捷等優(yōu)點，可滿足檔案服務行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

檔案數字化整理和檔案一般整理有區(qū)別?

從描述上看檔案數字化整理和檔案一般整理有區(qū)別?
1、調檔工作會在確認被錄取之后才進行，報名時不需要考慮檔案的問題。
2、被錄取之后及時跟錄取院校的研究生院（或研究生部）聯系修改檔案所在地址就可以了。
3、考研現場確認的時候還可以修改報名信息，檔案地址發(fā)生改變的話可以進行更改。
4、被錄取后會拿到學校研招辦出具的調檔函，也有個別院校是通過直接郵寄給檔案所在地的方式調檔的。
5、檔案可以按照規(guī)定放在人才市場，考研填寫檔案存放單位時填上相應的人才市場，最后復試通過后調檔函就到這個人才市場取檔案。

干貨：檔案數字化加工，核心7大步驟，檔案管理人必備！

本期主編：橙子

話不多說，進入正題了！

（1）紙質檔案數字化需要相應的設備和場所，數字化處理場所應具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。

（2）數字處理設備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質。如果可以配置服務器、 備份設備、數碼相機等則更好。

（3）數字處理工作還需要相應的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。 確保數字處理工作的安全和保障 。

要先將掃描儀連接到計算機，安裝驅動程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數設置。

掃描動作并不復雜，就是把紙質文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。

在掃描之前，我們必須設置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。

目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、 膠片掃描儀等。根據需要和檔案的紙張質量進行選擇。

顏色常常又和圖像存儲格式相關聯，彩色圖像通常以JPG格式存儲，如果以TIFF格式存儲，占用空間比較大；

掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數，通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。 具體要根據以上參數的確定，再進行亮度、對比度的微調。

標準要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。

在這些情況下，需要進行圖像處理操作，一般需要通過專門 的圖像處理軟件來實現。它要能夠實現圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確 。

檢查員必須掌握紙質文件數字化處理的標準要求，檢查人員要盡職盡責，要求做到100%檢查，并且合格率應達到100%。

檢查的事項有圖像是否清晰、畫質是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點，圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。

使用數字文件的方法基本上是通過目錄搜索數據，要仔細的檢查目錄能否與圖像和數字 復印一一對應，檢查合格率應為100%，發(fā)現問題時，必須重新修改完善。

將通過檢查的數據可以離線保存。應根據數字檔案管理系統(tǒng)的設計模板建立包括圖像文件命名方法在內的存儲結構，并 盡可能完整地描述相關文檔 。

包括人員登記表、數字化處理文件登記表、統(tǒng)計表、質量檢查表、編碼描述文件、數據描述等。

這是掃描和處理工作完成之前的最后一項。將檔案數字化的成果移交檔案管理部門，移交內容由檔案管理部門規(guī)定。

交接過程包括交接前的驗收和辦理交接手續(xù)。 交接手續(xù)時經雙方蓋章確認后方才生效。

這期就說到這里，歡迎在評論區(qū)留下你的看法，覺得有用可以分享給身邊的人，我們下期再見。

檔案數字化具體流程是怎樣的？

所謂檔案數字化是指用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。紙質檔案數字化就是采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。
1、數字化加工流程
　　紙質檔案數字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質檢、檔案裝訂、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。
2、數字化建設的目標
　　數字化建設的目標是使檔案館(室)現有的檔案文件資料全部實現數字化處理，建立健全檔案目錄數據庫、現行文件全文數據庫和多媒體數據庫(照片、音頻、視頻等)，通過數據接口和政務辦公系統(tǒng)連通，用先進的數字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實現真正的資源共享。
3、數字化的意義
1)提高工作效率，降低檔案利用成本
　　數字化加工項目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領導、各部門或下屬單位都能通過數字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數據原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保護庫存檔案實體安全
　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現檔案數字化管理可以通過權限控制直接在網上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數和復印次數，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。
3)陽光政務提升形象
　　庫存檔案實現數字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學發(fā)展觀，又是促進檔案管理信息化、現代化的具體舉措;既是實際工作的需要，也是亮點工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。數字化項目完成后，不僅檔案管理和利用手段實現了現代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項工作科學化、規(guī)范化、網絡化、信息化的整體發(fā)展要求。