財(cái)務(wù)檔案的整理

根據(jù)規(guī)定，下列會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

1.會計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

2.會計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告；

4.其他會計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料。

2

單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會計(jì)檔案有何時(shí)限要求？

單位的會計(jì)機(jī)構(gòu)或會計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)（統(tǒng)稱單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)）按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計(jì)資料整理立卷，編制會計(jì)檔案保管清冊。

當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可由單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會計(jì)檔案最長不超過三年。臨時(shí)保管期間，會計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計(jì)檔案。

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單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)注意哪些問題？

單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質(zhì)會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。

4

單位保存的會計(jì)檔案能否對外借出？

單位保存的會計(jì)檔案一般不得對外借出，確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

會計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計(jì)檔案，確保借入會計(jì)檔案的安全完整，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

5

單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的，應(yīng)注意哪些問題？

單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。

6

建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案何時(shí)需要移交？

建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

會計(jì)檔案如何整理？

會計(jì)檔案整理步驟如下：
（一）決算報(bào)表

1、按“卷”整理。一冊（本）為一卷，編制一個(gè)檔號，檔號構(gòu)成：全宗號-目錄號-案卷號。
2、編頁號：以有效內(nèi)容的頁面為一頁。單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號，雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號。
3、填寫會計(jì)檔案盒的封面及盒脊
（1 ） 全宗名稱：全宗名稱相當(dāng)于立檔單位的名稱，填寫時(shí)和會計(jì)憑636f707962616964757a686964616f31333361323563證盒正面上的“單位名稱”要求一致。
（2）案卷題名：由整理會計(jì)檔案的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、類別。
（3）起止時(shí)間：填寫形成本盒會計(jì)檔案的起止年月日。
（4）卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計(jì)檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。
（5 ）保管期限：按照《會計(jì)檔案保管期限表》填寫該盒會計(jì)檔案的保管期限。
（6）全宗號、目錄號
（7）案卷號：填寫本盒內(nèi)會計(jì)檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。
（8）盒號：暫不填。
（9）填寫會計(jì)檔案盒盒脊項(xiàng)目。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)（1）點(diǎn)“檔案著錄”中的“案卷著錄標(biāo)引” → 點(diǎn)“添加”→ 檔案類別“會計(jì)檔案” →二級類目“財(cái)務(wù)報(bào)告類” →保管期限“永久” →年度“2016” →題名2016年決算報(bào)表” →文件開始時(shí)間→文件截止時(shí)間→件數(shù)（該卷盒內(nèi)文件份數(shù)）→載體數(shù)量（最后一個(gè)頁號）→點(diǎn)保存。

（二）會計(jì)賬簿1、有頁號的可不再另編頁號。
2、其他操作與決算報(bào)表一樣，只是目錄號不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號，案卷號連續(xù)編。
3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個(gè)賬簿上的，則用完后歸檔。（最多兩年使用一冊賬簿）
4、總賬、明細(xì)賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣，只是目錄號不同。
5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級類目選“會計(jì)賬簿類”.
（三）會計(jì)憑證1、排列：按年度的先后排列，同一年度內(nèi)按月份的先后排列。
2、會計(jì)憑證的編號：
每本憑證一個(gè)檔號,全部編完,年度與年度之間拉通編。會計(jì)憑證封面有檔號的填在檔號處，沒有檔號的填在會計(jì)憑證封面左上角空白處。
3、裝盒并填寫：
編號完成后，按順序裝入會計(jì)檔案憑證盒，裝滿一盒再裝下一盒。填寫會計(jì)檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會計(jì)憑證封面的有關(guān)項(xiàng)目對應(yīng)填寫，填寫方法與會計(jì)憑證封面一致。
（1）單位名稱：填寫形成會計(jì)檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。
（2）會計(jì)憑證名稱：填寫能夠反映會計(jì)憑證用途或內(nèi)容的名稱，如：“收款會計(jì)憑證”、“付款會計(jì)憑證”、“轉(zhuǎn)賬會計(jì)憑證”或“基建會計(jì)憑證”、“工會會計(jì)憑證”、“預(yù)算外會計(jì)憑證”等。
（3） 時(shí)間：填寫本盒會計(jì)憑證所屬年月。
（4） 起止時(shí)間：填寫本盒會計(jì)憑證的起止年月日。
（5） 歸檔時(shí)間：填寫單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門向檔案部門移交會計(jì)檔案的年月。
（6） 立卷人：填寫整理本盒會計(jì)憑證的人員姓名。
（7） 保管期限：根據(jù)財(cái)政部和國家檔案局1998年頒布的《會計(jì)檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。
（9）全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。
（10） 目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號。
（11）案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個(gè)案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。
（12） 會計(jì)憑證盒盒脊填寫方法
盒脊項(xiàng)目與正面有關(guān)項(xiàng)目對應(yīng)填寫。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級類目選“會計(jì)憑證類”，并錄入憑證起止號。

整理會計(jì)檔案的步驟

整理會計(jì)檔案的步驟，首先就是要把所有的檔案資料拿出來放在桌子上。
然后就是根據(jù)你手當(dāng)中的目錄，把這些資料先排序。也就是首先把個(gè)人的基本情況排在第1頁，后面擱的就是他的證書以及他的教學(xué)的經(jīng)歷和工作的經(jīng)歷，最后就是把他所獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)放在最后以及他的個(gè)人總結(jié)。
下面就是要把這些個(gè)資料用我們的掃描儀掃描一遍，做成電子版的。
最后就是把這些個(gè)資料傳輸?shù)轿覀兊臋n案系統(tǒng)當(dāng)中就可以了。

會計(jì)檔案整理歸檔方法

會計(jì)檔案整理歸檔方法

1、總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應(yīng)文件形成的本來狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。

2、“件”含義

(1)單份文件，一份文件為一件;

(2)正件與附件合為一件;

(3)來文與復(fù)文(請示與批復(fù)、函與復(fù)函)合為一件;

(4)會議記錄、會議紀(jì)要成套性材料每次(期)為一件;

(5)各種報(bào)表、名冊、圖冊等，一冊(本)為一件。

3、分類

按年度——保管期限(永久、長期、短期)進(jìn)行分類整理歸檔。

4、編制頁碼：原則上保留歸檔文件本身的頁碼，如文件本身沒編頁碼的應(yīng)編制頁碼，或者文件有增加的，應(yīng)補(bǔ)充頁碼，用打碼機(jī)或黑色的墨水筆填寫都可以。歸檔文件整理方法5、蓋章編號

(1)歸檔文件應(yīng)按分類方法逐件在首頁上方的空白處加蓋檔案章，并填寫檔案章有關(guān)欄目的內(nèi)容。

檔案章格式：

(2)檔案章的`項(xiàng)目及填寫內(nèi)容：

件號：文件的順序號。年度、保管期限(永久、長期、短期)編制1 個(gè)流水號，每年斷號。

年度：填寫文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如：“2000”

保管期限：歸檔文件保管期限的名稱。如：“永久” 注:在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它文件沒及時(shí)歸檔的，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。

5、裝盒及填寫盒內(nèi)備考表

(1)歸檔文件編號后。按照年度、保管期限、編號順序裝入檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一個(gè)盒中，并按要求在盒的脊背上蓋上各項(xiàng)內(nèi)容。盒號暫不要編。

(2)填寫盒內(nèi)備考表。

盒內(nèi)情況說明：主要填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可不用填寫; 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名;

檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名; 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

6、填寫歸檔文件目錄：(見圖a1歸檔文件目錄式樣)

圖a1 歸檔文件目錄

(1)件號：編制的流水號;

(2)責(zé)任者：文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān);

(3)文號：文件的發(fā)文字號(沒有文號的不用填寫)

(4)題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。原文沒有標(biāo)題的應(yīng)加擬標(biāo)題，原文標(biāo)題不能說明內(nèi)容的，應(yīng)重?cái)M標(biāo)題。凡加擬的標(biāo)題都外加“[]”號;(舉例: [關(guān)于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建檔工作的]補(bǔ)充通知

(5)日期：指文件形成的日期;例:2005.01.01

(6)頁數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁數(shù);(注意：正反面)

(7)備注：用以標(biāo)注歸檔文件的變化情況或參見標(biāo)號;

(8)歸檔文件目錄一式二份，一份放入目錄夾裝訂，一份放入檔案盒。

7、編寫歸檔說明

歸檔說明的內(nèi)容包括：

(1)單位的名稱;

(2)單位領(lǐng)導(dǎo)名單及任免時(shí)間;

(3)當(dāng)年的主要工作情況

(4)當(dāng)年檔案歸檔情況。

8、檔案目錄夾的整理(見歸檔文件目錄封面式樣)

按年度——保管期限排列的順序?qū)w檔說明和歸檔目錄用目錄夾(紅色檔案目錄夾)裝訂成檢索目錄冊，逐年增加，將目錄夾裝滿為止。

會計(jì)檔案的整理步驟

會計(jì)檔案整理的步驟：

1、給會計(jì)檔案分類及編碼

會計(jì)檔案一般分為：會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其它。

2、給會計(jì)檔案分年度

分類后按年度分檔案。

3、確定會計(jì)檔案保管期限

根據(jù)會計(jì)檔案管理的要求，確定會計(jì)檔案的保管期限。

4、排列會計(jì)檔案案卷

在一個(gè)類別的會計(jì)檔案內(nèi)，按年度、保管期限將檔案順序排列。

5、填寫會計(jì)檔案內(nèi)容

(1) 全宗號：檔案館指定的歸檔單位編號。這個(gè)看情況，許多單位不需要這個(gè)。

(2)目錄號：目錄的編號。

(3)案卷號：案卷的順序號，案卷內(nèi)只有一個(gè)，不能重復(fù)。

6、制作會計(jì)檔案目錄

目錄應(yīng)包含：序號、類別、檔案標(biāo)題、起止時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)頁數(shù)、備注。

7、打印會計(jì)檔案目錄

將目錄打印出來，一式三份。

8、會計(jì)檔案歸檔

檔案整理完畢，裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和背脊。

擴(kuò)展資料：

會計(jì)檔案的歸檔范圍包括：

一是會計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

二是會計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

三是財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告；

四是其他會計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料。