檔案整理規(guī)則

歸檔文件整理規(guī)則如下：

1　范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照?qǐng)?zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。

2　規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范

DA/T1-2000檔案工作基本術(shù)語(yǔ)

DA/T13-1994檔號(hào)編制規(guī)則

DA/T25-2000檔案修裱技術(shù)規(guī)范

DA/T38-2008電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

3　術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1

歸檔文件archivaldocument(s)

立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。

3.2

整理arrangement

將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過程。

3.3

件item

歸檔文件的整理單位。

3.4

檔號(hào)archivalcode

在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。

4　整理原則

4.1歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

4.2歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

4.3歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。

4.4歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

5　一般要求

5.1組件（件的組織）

5.1.1件的構(gòu)成

歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

5.1.2件內(nèi)文件排序

歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

5.2分類

5.2.1立檔單位應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

5.2.2歸檔文件一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類。

a）按年度分類

將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅?huì)議文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無(wú)法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說(shuō)明。

b）按機(jī)構(gòu)(問題)分類

將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類。機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時(shí)采用。采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。

c）按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。

5.2.3規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進(jìn)行兩級(jí)分類。

5.3排列

5.3.1歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。

5.3.2同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。

5.3.3會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

5.4編號(hào)

5.4.1歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。

5.4.2檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號(hào)。

上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

5.4.3檔號(hào)按照以下要求編制：

a）全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，按照DA/T13-1994編制。

b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語(yǔ)拼音首字母“WS”標(biāo)識(shí)。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。

c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。

d）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。

e）件號(hào)：件號(hào)是單件歸檔文件在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。

5.4.4歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

5.4.5歸檔章應(yīng)將檔號(hào)的組成部分，即全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)，以及頁(yè)數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）可以作為選擇項(xiàng)（見附錄A圖A1）。歸檔章中全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問題）按照5.4.3編制，頁(yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)（見附錄A圖A2）。為便于識(shí)記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)，機(jī)構(gòu)（問題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)（見附錄A圖A3）。

5.5編目

5.5.1歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。

5.5.2歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，對(duì)復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來(lái)文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。

a）序號(hào)：填寫歸檔文件順序號(hào)。

b）檔號(hào)：檔號(hào)按照5.4.2-5.4.3編制。

c）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。沒有文號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)。

d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

e）題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[]”。

f）日期：文件的形成時(shí)間，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。

g)密級(jí)：文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。

h）頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)面總數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。

i）備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。

5.5.3歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁(yè)面宜橫向設(shè)置（見附錄B圖B1）。

5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面（見附錄B圖B2）。

封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊(cè)，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊(cè)。

6　紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒和排架

6.1修整

6.1.1歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。

6.1.2歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T25-2000予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。

6.1.3歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

6.1.4對(duì)于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

6.2裝訂

6.2.1歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

6.2.2應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。

6.2.3用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。

6.2.4永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的，使用直角裝訂（見附錄C圖C1、圖C2）或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長(zhǎng)期保存的需要。

6.2.5永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.2.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.3編頁(yè)

6.3.1紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。

6.3.2頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

6.3.3文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的；擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變。6.4裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。

6.4.1檔案盒

6.4.1.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄D圖D1）。

6.4.1.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)（見附錄D圖D2、圖D3）。

其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫在上格，止件號(hào)填寫在下格；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

6.4.1.3檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。

6.4.2備考表

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄E）。

a）盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

b）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。

d）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。

e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

6.5排架

6.5.1歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。

6.5.2歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限分類的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。

6.5.3歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）分類的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。

7　歸檔電子文件的整理要求

7.1歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號(hào)、編目，應(yīng)符合本《規(guī)則》“5一般要求”的規(guī)定。

7.2歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

7.3歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T18894等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)。

歸檔文件整理規(guī)則

歸檔文件整理規(guī)則如下：

1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)。2012年印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)連同長(zhǎng)期以來(lái)各機(jī)關(guān)在文件處理過程中形成的習(xí)慣做法，以及辦公自動(dòng)化條件下電子文件形成的特殊要求，構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理，實(shí)際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個(gè)人對(duì)文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量。

文件之間的有機(jī)聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中，在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動(dòng)的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。

2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。文件的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對(duì)本機(jī)關(guān)工作的作用、對(duì)未來(lái)研究歷史的作用決定的。就一個(gè)機(jī)關(guān)文件的價(jià)值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。

《規(guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來(lái)，為針對(duì)性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。

便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)。便于保管，就是通過區(qū)別文件材料的不同價(jià)值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以提高歸檔文件的查全率和查準(zhǔn)率。

因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值的基礎(chǔ)之上的，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。

檔案怎樣整理分類規(guī)則

檔案整理分類規(guī)則：

在整理檔案分類的時(shí)候，我們應(yīng)根據(jù)資料中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)目錄 的編制提高檔案管理中的查詢及搜索功能.另外在檔案管理中分類、轉(zhuǎn)定等工作有著不同的原則管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理的準(zhǔn) 則進(jìn)行檔案的管理、儲(chǔ)存及銷毀工作以此提高檔案管理工作的規(guī)范性。

在管理工作中相關(guān)人員應(yīng)明確檔案具有很多種類型不同類型的檔案基本資料不同. 雖然其種類與機(jī)密程度之間存在著些許的差異但是相對(duì)于檔案管理人員而言檔案管理是 對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行提取與整理。以此為相關(guān)人員查詢企業(yè)發(fā)展資料提供一定的便捷性，為提高檔案管理人員的專業(yè)性確保管理人員可以按照相關(guān)的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行分類、儲(chǔ)存、管理及銷毀, 企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)使其具有一定的管理技巧進(jìn)而提高管理質(zhì)量。

檔案管理人員應(yīng)該在檔案管理工作中應(yīng)應(yīng)該通過自主學(xué)習(xí)及參與培訓(xùn)的方式及時(shí)的更新自身的管理方法，根據(jù)本單位的實(shí)際情況來(lái)選擇整理分類。

如何整理檔案

如何整理檔案

機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長(zhǎng)期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會(huì)產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價(jià)值，有些卻意義不大，但都無(wú)一例外地耗費(fèi)著我們的空間、時(shí)間和精力。對(duì)檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來(lái)；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說(shuō)明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品，是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實(shí)物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重，從而使實(shí)物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強(qiáng)單位實(shí)物檔案整理工作，鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

一、實(shí)物檔案的分類

分類是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實(shí)物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實(shí)物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實(shí)物按其屬性內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實(shí)物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實(shí)物檔案問題分類一般分為獎(jiǎng)品類、贈(zèng)品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎(jiǎng)品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等實(shí)物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機(jī)構(gòu)編碼、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、國(guó)有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機(jī)構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實(shí)物；贈(zèng)品類主要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動(dòng)中有紀(jì)念意義的物品，本單位對(duì)外交際交往戶收受的禮品等實(shí)物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物，如微標(biāo)（章）、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實(shí)物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來(lái)定位實(shí)物先后次序的過程。通過排列，進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實(shí)物應(yīng)當(dāng)排列在一起。“載體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作，同一載體的實(shí)物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實(shí)物上架、陳列，顯得整齊美觀。實(shí)物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實(shí)物的制發(fā)時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類目?jī)?nèi)，同一載體的實(shí)物，按照制發(fā)時(shí)間的先后順序排列，不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，比如獎(jiǎng)品類可按照獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈(zèng)品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實(shí)物檔案的貼簽

貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的'形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來(lái)查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。

標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來(lái)記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的位置，表格的項(xiàng)目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時(shí)間、檔號(hào)、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實(shí)物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

四、實(shí)物檔案的編目

編目是指編制實(shí)物檔案目錄。編制實(shí)物檔案目錄，可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開展提供基本條件。

實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行，每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目。實(shí)物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實(shí)物的全貌。實(shí)物沒有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時(shí)間的，編目時(shí)，要擬出名稱并考證制發(fā)時(shí)間。同時(shí)，要在備注欄中進(jìn)行說(shuō)明。

實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時(shí)間、載體、存放地點(diǎn)、參見號(hào)、備注等項(xiàng)目，概括了實(shí)物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實(shí)物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實(shí)物按件號(hào)順序裝入檔案盒，購(gòu)置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實(shí)物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)狀（可卷成簡(jiǎn)狀）、獎(jiǎng)旗（可折疊平裝）、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫盒內(nèi)實(shí)物的情況說(shuō)明。對(duì)于獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)?wù)?，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實(shí)物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號(hào)，以方便利用。

六、結(jié)論

實(shí)物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級(jí)檔案部門有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報(bào)道頻頻見諸報(bào)刊。本文所述實(shí)物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實(shí)物檔案外，還可以給每件歸檔實(shí)物拍照，既可以用來(lái)展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

文件歸檔整理規(guī)定

法律分析：各省、自治區(qū)、直轄市檔案局，各計(jì)劃單列市檔案局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局，中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部委檔案部門，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊(duì)司令部辦公室，各人民團(tuán)體檔案部門，各中央企業(yè)檔案部門，中國(guó)照片檔案館，中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院：檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）（代替DA/T22—2000）經(jīng)全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)審查通過，并經(jīng)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)為推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)予以發(fā)布，自2016年6月1日起實(shí)施。國(guó)家檔案局網(wǎng)站政策法規(guī)欄目的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)目錄中可查到該標(biāo)準(zhǔn)全文內(nèi)容。

法律依據(jù)：《歸檔文件整理規(guī)則》 4 整理原則

4.1 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

4.2 歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

4.3 歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。

4.4 歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。