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檔案歸檔的條件要求
?。?)文件材料運轉(zhuǎn)、承辦完畢的;
?。?)對生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營管理等各項工作有查考、憑證、依據(jù)作用的;
?。?)經(jīng)過分類、組合排列、編號、基本編目等系統(tǒng)整理的。
檔案整理的基本要求
歸檔材料應當齊全、完整、優(yōu)化
齊全是指門類齊全,不論是內(nèi)容還是載體
完整是指歸檔的材料要完整、不缺損
優(yōu)化是指僅在數(shù)量充分的基礎(chǔ)上要求質(zhì)量優(yōu)化,具有特色
加強檔案調(diào)查和指導
各機關(guān)、團體和企業(yè)事業(yè)單位的檔案機構(gòu)依法統(tǒng)一管理本單位的檔案,一方面負責對本單位各部門文件材料收集、整理、歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導,對所屬機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督、指導;另一方面,檔案管理部門要采取多種措施,通過各種途徑大力加強調(diào)查,強化征集民間特色檔案,促進檔案資源建設(shè),以豐富館藏內(nèi)容,改善館藏結(jié)構(gòu),將應接收的檔案及時接收進館。
保持全宗不可分散性
全宗就是一個立黨單位形成的全部檔案,一個單位的各項活動是密切聯(lián)系的,因此在活動中形成的各種文件材料也必然存在著固有的聯(lián)系。為了確保文件的完整,在收集檔案時必須堅持全宗不可分散的原則,一個單位所形成的檔案應集中到一個檔案室,不能人為地分散處理。
加強檔案工作的標準化
檔案載體和書寫材料應當符合檔案保護和裝訂的要求。應當使用符合耐久性要求的書寫材料,嚴禁使用純藍墨水、紅墨水、鉛筆、圓珠筆等非耐久性書寫材料。歸檔材料中有電子文件的,應當與相應的紙質(zhì)文件一并存檔。
檔案歸檔標準
1、文書檔案應完整齊全符合案卷歸檔要求2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準確、完整、齊全,與工程實際相符合。
法律依據(jù):
《中華人民共和國檔案法》
第八條國家檔案主管部門主管全國的檔案工作,負責全國檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào),建立統(tǒng)一制度,實行監(jiān)督和指導。
縣級以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作,對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應當指定人員負責管理本機關(guān)的檔案,并對所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實行監(jiān)督和指導。
第九條機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當確定檔案機構(gòu)或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案,并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。
中央國家機關(guān)根據(jù)檔案管理需要,在職責范圍內(nèi)指導本系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作。
第十條中央和縣級以上地方各級各類檔案館,是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu),負責收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內(nèi)的檔案。
工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么?
1)歸檔應符合下列規(guī)定:
?、贇w檔文件必須完整、準確、系統(tǒng),能夠反映工程建設(shè)活動的全過程
?、跉w檔的文件必須經(jīng)過分類整理,并應組成符合要求的案卷。
2)歸檔時間應符合下列規(guī)定:
?、俑鶕?jù)建設(shè)程序和工程特點,歸檔可以分階段分期進行,也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。
?、诳辈?、設(shè)計單位應當在任務(wù)完成時,施工、監(jiān)理單位應當在工程竣工驗收前,將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。
3)勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后,
建設(shè)單位、監(jiān)理單位應根據(jù)城建檔案管理機構(gòu)的要求對檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。
4)工程檔案一般不少于兩套,一套由建設(shè)單位保管,一套(原件)移交當?shù)爻墙n案館(室)。
5)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時,應編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。
6)凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件,應按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。
工程管理文件資料分類:
1)工程合同、協(xié)議、招投標文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料,歸工程部合同專業(yè);
2)圖象、照片、錄象,歸綜合管理部(工程結(jié)束時歸檔資料管理人員);
3)行政文件,歸綜合管理部;
4)工程施工技術(shù)及管理資料(音像資料等除外),歸工程部。
以上內(nèi)容參考:百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范
會計檔案的歸檔和保管的基本要求有哪些?
(1)每年形成的會計檔案,都應由會計機構(gòu)按照歸檔的要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
(2)當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由本單位會計機構(gòu)保管1年。期滿之后,應由會計機構(gòu)編制移交清冊,移交本單位的檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的,應當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
(3)移交本單位檔案機構(gòu)接收保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝,個別需要拆封重新整理的,檔案機構(gòu)應當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責任。
(4)對會計檔案應當科學管理,做到妥善保管.存放有序.查找方便。同時,嚴格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損.散失和泄密