公文整理歸檔的程序

一、公文立卷歸檔的步驟
公文立卷歸檔的步驟分準備、立卷、歸檔三個階段。
(1)準備。
首先，要編制歸卷類目。歸卷類目是為了方便公文的立卷而設置的一種文件分類目錄。歸卷類目是由類目和條款兩部分組成的。類的設置有按問題分類、按機關內部組織機構分類兩種方法。在設立了類目之后，就要設立條款并進行編號，條款是案卷類目的主要組成部分，是案卷要反映的內容。編制歸卷類目應注意類目的設置要適當、靈活，要根據(jù)本機關的文件多少來設置類目，既不能太粗，又不能太細。案卷類目的名稱和概念要清楚準確，不能籠統(tǒng)、含糊。類和類之間、條款和條款之間，不能相互包括、相互交叉、相互重復。類的設置標準要前后一致，不能中途變換。在確定歸卷類目時，應考慮到文件的保管價值，要準確地注明每個條款里文件的保管期限。
其次，收集文件。立卷材料的收集工作是檔案工作的基礎，公文立卷人員要注意平時對文件的收集，將本機關需要立卷的文件材料及時集中到一起，以免散失。本機關的發(fā)文要有專人負責將原稿、印本及附件等收集齊全、完整，以便隨時向立卷部門集中。同時，要建立收文制度，將收文及時、完整地向檔案部門移交。
第三，鑒別與歸卷。在對文件進行了收集之后，就要及時進行整理、鑒別和歸卷，并進行分類。不同保管期限的文件，要按本機關保管期限表的要求將永久、長期、短期保管的文件初步分開。

（2）立卷。
首先，檢查與調整卷內文件。要檢查文件是否齊全、完整；是否符合歸檔范圍的要求；是否保持了文件之間的歷史聯(lián)系，與歸卷類目是否吻合，運用特征是否準確；卷內文件的保存價值是否一致；卷內文件數(shù)量是否過多或過少。
其次，排列卷內文件順序。卷內文件一般按照時間、問題、作者、地區(qū)、名稱、重要程度、程序或階段、文件往來機關順序排列。排列時要注意按問題特征立卷，不能混排。
第三，編排頁碼。排列案卷順序之后，要拆除文件上的金屬裝訂物，以免金屬物日久氧化銹蝕文件。同時要對文件進行修補，凡在裝訂線左側有文字的文件材料，要在左邊加邊取齊，右邊疊起；尺寸不足規(guī)定尺寸的要加紙裱糊襯托；破損的要進行修補。修補完畢要以卷為單位，用阿拉伯數(shù)字編寫張?zhí)?，張?zhí)枒幵谖募牧系挠疑辖牵粡堉痪幰粋€號，背面不編。
第四，填寫卷內文件目錄及備考表。每個案卷都應填寫卷內文件目錄，用來介紹本卷內文件的內容，便于文件檢索查閱。卷內文件目錄包括順序號、文件作者、文件標題、文號、文件日期、所在張?zhí)?、備注。案卷的備考表是案卷的最后一頁，主要用來記述卷內文件的實有張?shù)、立卷日期、立卷人姓名，并留出空白以備說明本卷文件保管使用的有關情況、卷內文件的變動情況。
第五，擬寫案卷標題。案卷的標題是對案卷內文件名稱的概括，其作用在于準確地揭示案卷的內容，為卷內文件查找提供可資檢索的渠道。案卷標題應簡明、樸實、概括，具有政治上的嚴肅性、結構上的完整性、文字上的準確性、邏輯上的合法性。
第六，填寫案卷封皮并進行裝訂。案卷的封皮是案卷的外表，填寫好案卷封皮，可使立成的案卷美觀整齊，便于編制案卷目錄和查找利用。案卷封皮上應填寫的項目一般包括；機關名稱、機關內部組織機構名稱、案卷名、機密等級、卷內文件的起止日期、文件頁數(shù)、保管期限及全宗號、目錄號、案卷號等。為了便于對案卷的保護，要對案卷進行裝訂或裝盒，在對卷內文件進行檢查后，用白線將案卷封皮和卷內文件訂在一起。
第七，編制案卷目錄。把本年度的案卷經過分類、排列，再進行編號、登記、造冊，就形成了本年度的案卷目錄。案卷目錄包括案卷號、案卷標題、卷內文件的起止日期、卷內文件份數(shù)和張數(shù)、保管期限、備注等。

（3）案卷的歸檔。
案卷的歸檔是把一年中立成的案卷移交檔案室集中保管，以保證機關檔案的完整，便于查找利用。在移交之前，所移交的案卷的質量要經過檔案部門檢查驗收。檢查驗收的內容包括歸檔文件是否齊全完整，有無重復；是否遵循文書立卷的原則進行立卷；文件和電報是否保持內容聯(lián)系，合并整理，統(tǒng)一立卷；絕密文件是否在卷皮上蓋有絕密字樣專用章；保管期限是否準確；永久、長期、短期保管的文件是否分開立卷等。另外，對歸檔文件的數(shù)量和移交目錄也應檢查驗收。歸檔工作一般應在次年的3月份完成，最遲也不能超過6月份。完成了歸檔工作，文件材料就正式轉化為檔案

二,文檔的歸位步驟

（一）區(qū)分歸檔與不歸檔的檔案盒（案卷）

按照歸檔范圍和不歸檔范圍的規(guī)定，把不歸檔的、留存在本機關團體供工作參考的檔案盒（案卷）與應歸檔的檔案盒（案卷）區(qū)別開來，把應歸檔文件的檔案盒（案卷）移交檔案部門。

（二）編制移交目錄

編制移交目錄，就是把歸檔文件目錄或案卷目錄復印成一式三份，移交部門一分，接收部門一份，以便雙方核對、檢查。另一份留存在檔案盒或案卷內。

在移交目錄后還應附有《移交備考表》，內容包括：檔案盒（案卷）總數(shù)、移交人、接收人、交接時間等項目。

（三）查驗收歸檔檔案盒（案卷）

移交時，檔案管理部門要對檔案盒（案卷）進行嚴格檢查。檢查包括兩主面的內容：

1、檢查檔案盒（案卷）質量。

即檢查裝入歸檔文件的檔案盒或立成的案卷是否符合歸檔文件整理、立卷的原則、要求，是否反映了盒（卷）內文件的特征，盒（卷）內文件是否有損壞，裝訂是否整齊等等。對不符合要求的，檔案部門可以要求移交部門重新整理。

2、檢查檔案盒（案卷）內文件的數(shù)量。

即檢查檔案盒內或案卷內文件的總數(shù)是否與移交目錄相符；盒內文件件數(shù)或卷內文件頁數(shù)是否與檔案盒封面或案卷封面所填寫的數(shù)目相符。

為避免返工、浪費時間和增加工作量，檢查檔案盒（案卷）內文件的數(shù)量和質量的工作應盡量提前到編制歸檔文件件號或案卷目錄前進行。這就要求檔案部門加強對歸檔文件整理、立卷工作全過程的指導、監(jiān)督，盡早派人到文書部門和業(yè)務部門檢查、監(jiān)督文件整理、立卷工作，及時發(fā)現(xiàn)、指出和糾正問題。這一步工作做得越好，在移交檢查時出現(xiàn)返工的概率就越小，工作效率就越高。

（四）辦理移交手續(xù)

歸檔文件的檔案盒（案卷）檢查完畢，對符合要求的檔案盒（案卷）就可以辦理具體移交手續(xù)。具體移交時，交接雙方各拿一份移交目錄，按照目錄的內容清點歸檔文件的件號、盒號或頁號、卷號；核對無誤后，雙方均應在三份移交目錄和移交備考表上簽字；將三分清單分別交由交接雙方：一份文書部門或業(yè)務部門留存?zhèn)洳?；兩份存檔案部門。對于文件數(shù)量少的機關團體，可由檔案部門統(tǒng)一編制歸檔文件目錄或案卷目錄，移交時，由檔案部門開據(jù)移交憑據(jù)，各部門可不必再單獨編制移交目錄。對于文件工作和檔案工作“一肩挑”的機關團體，在文件處理與檔案工作之間沒有中間環(huán)節(jié)，歸檔工作在平時都已完成，因此也就沒有必要辦理歸檔手續(xù)。但在文書（檔案）人員發(fā)生變動時，必須依上述程序辦理移交手續(xù)。

公文處理程序包括哪三個程序

在整個大環(huán)節(jié)中，公文處理包括公文擬制、公文辦理、公文管理三大內容。

細分下來則是：

一、辦理收文

（1）擬辦。由部門負責人或有關具體工作人員經過對公文進行認真的閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關領導者審核定奪。

（2）批辦。即機關領導者或部門負責人對公文提出處置意見。

（3）承辦。即有關工作人員按批辦意見具體處置公文所針對的事務和問題。

（4）注辦。即由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。

二、組織傳閱與催辦查辦

（1）組織傳閱。指獨份或份數(shù)很少的公文需經多部門或多位工作人員閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。

（2）催辦。由公文處理管理機構根據(jù)承辦時限和其他有關要求對公文承辦過程實施的催促檢查。

（3）查辦。由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執(zhí)行情況所進行的核查協(xié)辦工作。

三、處置辦畢公文

（1）立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等。

擴展資料：

《黨政機關公文處理工作條例》：

第二十四條　收文辦理主要程序是：

（一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

（三）初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內的事項是否已經協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。

經初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

（四）承辦。閱知性公文應當根據(jù)公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；

需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內辦理完畢。

（五）傳閱。根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

（七）答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。

參考資料：百度百科-公文處理

參考資料：百度百科-公文處理程序

公文處理具體操作流程是什么

公文處理具體操作流程：

1．第一階段：公文的收受與分流

（1）簽收。指履行規(guī)定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)后，機關設置的外收發(fā)人員、通訊人員從發(fā)文機關、郵政部門、機要通信部門、文件交換站，或通過自備通信設備收取公文。

（2）外收文登記。即由外發(fā)人員在完成簽收工作后，對收文情況做出簡要記載。

（3）啟封。即外收文登記完成后，公文送至機關統(tǒng)一或分別按內部機構設置的內收發(fā)部門 （或人員），由其簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關領導者親啟。

（4）內收文登記。即由內收發(fā)人員對收文情況做出較詳細記載。

（5）分辦。即經對收文進行分類篩選后，由指定的有關人員根據(jù)公文的重要程度、各部門職責分工及有關程序規(guī)定將公文分送有關領導、有關部門工作人員閱知辦理。

（6）摘編。由文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件進行的加工活動，主要是針對這些文件寫文摘、提要、綜述，匯集有關數(shù)據(jù)資料等。

2．第二階段：辦理收文

（1）擬辦。由部門負責人或有關具體工作人員經過對公文進行認真的閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關領導者審核定奪。

（2）批辦。即機關領導者或部門負責人對公文提出處置意見。

（3）承辦。即有關工作人員按批辦意見具體處置公文所針對的事務和問題。

（4）注辦。即由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。

3．第三階段：組織傳閱與催辦查辦

（1）組織傳閱。指獨份或份數(shù)很少的公文需經多部門或多位工作人員閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。

（2）催辦。由公文處理管理機構根據(jù)承辦時限和其他有關要求對公文承辦過程實施的催促檢查。

（3）查辦。由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執(zhí)行情況所進行的核查協(xié)辦工作。

4．第四階段：處置辦畢公文

包括：立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等。

擴展資料

一、公文特點：

1、內容和程序的合法性：公文的具體內容和制定程序必須， 符合法律和有關規(guī)章的規(guī)定，否則無效。

2、形式和格式上的規(guī)范性。

3、公文語體的簡明性，觀點嚴謹、鮮明，文字樸實、莊重。

4、對機關工作的依賴性。機關工作是公文形成的基礎，公文是機關工作的專用工具。

二、草擬公文，從構思到脫稿都要一絲不茍。動筆前應當做到：

1. 了解領導意圖，弄清本文件的性質、行文目的、任務和范圍；

2. 認真閱讀有關文件，明確政策界限；

3. 熟悉業(yè)務，必要時進行調查研究，了解實際情況，掌握工作規(guī)律。

文件起草時，應當注意以下事項：

1. 要符合黨和國家的方針、政策、法律、法令和上級機關的有關規(guī)定。

2. 簡明扼要。請示應當一文一事。

3. 謙虛謹慎，勤勉及時。

4. 貴在得“體”。合乎體式，合乎身份。

參考資料：百度百科-公文

公文處理程序包括哪三個程序

公文擬制包括起草、審核、簽發(fā)三個程序。
公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔三個程序。

公文制發(fā)的基本程序

公文制發(fā)的基本程序

公文制發(fā)的基本程序：一般包括擬搞、核搞、簽發(fā)、校對、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。下面是我整理的公文制發(fā)的基本程序 相關知識，希望對你有幫助!

1、擬稿。擬搞一般應本著“誰主辦、誰擬搞”的原則進行。草擬文稿應按照《國家行政機關公文處理辦法》的有關要求辦理。行文關系、公文種類和公文格式要準確、規(guī)范，要按公文的內容、性質，恰當?shù)卮_定密級和緊急程度。公文用語應力求準確、規(guī)范、精煉，切忌大話、空話、套話。擬稿應注意以下事項：

草擬公文，須按檔案管理的要求，使用統(tǒng)一格式的擬稿紙，并一律用鋼筆或毛筆書寫(不得使用紅墨水)，字跡要工整。修改較多、不容易認的文稿，應清稿謄正。

符合法律、法規(guī)、規(guī)章和政策。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定，應與有關部門協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說明。

情況屬實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短，涉及秘密事項或緊急的文件應準確標定密級或緊急程度。

人名、地名、數(shù)字、引文應準確無誤。日期應寫具體年月日。

除成文日期、部分結構層次序數(shù)和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語名中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它數(shù)字用阿拉伯數(shù)字書寫。公文一律使用法定計量單位。

引用公文要先引標題，后引發(fā)文字號。

公文使用規(guī)范簡化字，不得使用異體字、不規(guī)范簡化字和已經簡化了的'繁體字。使用簡稱應先使用全稱，并注明簡稱。

2、核稿。公文的核稿，作為公文制作中的重要環(huán)節(jié)，要求公文核稿人員以高度負責的態(tài)度，對文稿從內容、文種、格式到會簽手續(xù)等方面嚴格衡量，逐字逐句審核，嚴格把關，杜絕不準確、不規(guī)范的文件印發(fā)。

3、簽發(fā)。文稿送批前，涉及其它部門或地區(qū)的問題，應嚴格執(zhí)行會簽制度。會簽的文稿，必須由每一會簽單位的負責人簽署意見并加蓋公章。凡需會簽的文稿，一般應由主辦部門與有關單位聯(lián)系，送請會簽。如會簽、協(xié)調中不能取得一致意見，應將分歧意見如實匯報，并由具體承辦處(室)在擬辦中提出建議和意見，一并報請上級部門領導同志審定。

4、校對。文件打印后需由專職校對人員進行校對。一般需經過三人共同校稿，通過看稿、讀稿、核稿三道程序，每個程序都應簽字，落實責任，保證校對質量。經校對后的清樣，交核稿人核對后，在終稿清樣上簽字后付櫻校對符號嚴格按國家標準標注。

5、印刷。一般文件，應按規(guī)定時間及時印出;急件應在要求的時間內印出，不得延誤。

6、文件的分發(fā)。正式文件應由專門的發(fā)文科(室)統(tǒng)一發(fā)送。

7、立卷、歸檔。公文辦結后，應按《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同文件一并立卷。公文立卷應以本機關形成的公文為主，根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本機關的主要工作情況，以便于查找和利用。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷歸檔，其它單位保存復制件。作為正式文件使用的公文復制件，應加蓋復制機關的證明章，并視同正式文件管理。整理完備的案卷，應按有關規(guī)定，定期向檔案部門移交，個人不得保存應歸檔公文、文稿等材料。

拓展：公文制發(fā)有關規(guī)定

一、用紙

1、國家機關公文用紙規(guī)格：16開型（260mmx184mm）。

現(xiàn)行國家機關公文用紙規(guī)格為：a4型（297mmx210mm）。

2、山東省規(guī)定公文用紙為：16開型（260mmx190mm），正式文件一般使用52克凸版紙。

二、公文套頭制版的規(guī)定

行政機關正式文件應套紅印刷，文頭用字規(guī)格不超過24mmx14mm；同級辦公部門的文頭用字不超過22mmx12mm；天頭一般為45mm，文頭下沿與紅線間隔30mm，正式文件的文頭部分不超過公文用紙的五分之二，函件、信簽套紅文頭部分不超過公文用紙的四分之一。

三、頁邊與文字區(qū)的規(guī)定

公文的正文一般用3號仿宋字體，每頁19行，每行25字。

文字區(qū)為204mmx140mm。頁邊上、下、左、右與文字區(qū)的距離一般是：3.0mm、2.6mm、2.5mm、2.5mm。

四、印刷字體的規(guī)定

1、大標題一般使用2號宋體；（鄄城縣）

2、二級標題一般使用3號黑體或宋體；（鄄城縣、鄄城縣）

3、正文（主體、主送單位、附件、發(fā)文時間、印發(fā)說明等）一般使用3號仿宋體，16開19行、每行25字。正式公文文區(qū)相對較小一些，字距行距較其他材料較大一些，以示莊重。（鄄城縣）

4、“主題詞”一般使用3號黑體（主題詞），主題詞內容使用3號楷體或仿宋體（文化年鑒通知、文化年鑒通知）；“抄送”、“發(fā)送”一般使用4號黑體（抄送發(fā)送），發(fā)送單位則使用4號仿宋體（縣委人大）。

五、講話材料印刷字體規(guī)定

1、大標題一般使用2號宋體；

2、副標題、講話人職務姓名一般使用3號楷體；

3、正文印刷排版參照正式公文；

4、篇幅較長的講話材料，16開每頁可21行、27字排版；

5、印發(fā)說明、標注等一般使用黑體，如“機密”。