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收集整理歸檔

時間:2023-01-07 作者:老師 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

收集整理歸檔

法律分析:1、合同應交由企業(yè)檔案管理部門進行歸檔,檔案管理一般為法務部門或行政部門。2、合同登記的項目應由企業(yè)的業(yè)務部門與歸檔部門一同匯總,共同完成登記工作。3、合同歸檔之前進行掃描,留存合同電子版,做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進行匯總,方便日后查詢。5、建立客戶評價系統(tǒng)。6、定期對合同進行匯總、整理,從不同的角度對合同進行分類、分析。

法律依據(jù):《中華人民共和國勞動合同法》 第十一條 用人單位未在用工的同時訂立書面勞動合同,與勞動者約定的勞動報酬不明確的,新招用的勞動者的勞動報酬按照集體合同規(guī)定的標準執(zhí)行;沒有集體合同或者集體合同未規(guī)定的,實行同工同酬。

第十二條 勞動合同分為固定期限勞動合同、無固定期限勞動合同和以完成一定工作任務為期限的勞動合同。

資料歸檔整理怎么做

收集整理歸檔

1、將全部文件收集起來,文件歸檔工作是按一定周期進行的,可能是一年,也可能是一個季度。

2、按照相關章程進行篩選,剔除沒有當前和后期參考、使用或執(zhí)行價值的文件。

3、劃分類別和級別,無法劃分級別的文件,可酌情與本部門文件并列歸檔。

4、確定保管期限,歸檔文件可根據(jù)其價值的影響時長及相關規(guī)章制度來預留足夠的保管期限。

收集整理歸檔

5、修繕文件內(nèi)容,檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事,獲取正確內(nèi)容并對文件進行修補增刪,另外還需要規(guī)范文件紙張大小及裝訂物以便保存。

文件收集歸檔工作有何意義?

收集工作是歸檔文件整理的著要環(huán)節(jié),是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要條件。檔案工作的工作對象是檔案,而檔案又是文件材料轉化而來的,轉化的過程,就是文件材料收集歸檔的過程,沒有文件材料的收集,就沒有檔案,沒有檔案,也就不可能有檔案工作。

檔案數(shù)量多少決定檔案工作規(guī)范的大小,檔案質(zhì)量高低決定檔案工作的水平高低。從這個意義上說,文件材料的收集工作,是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要條件。

歸檔范圍

對與治理工程實施有關的重要活動、記載治理工程實施過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件,均應收集齊全,整理立卷后歸檔。治理工程資料的具體歸檔范圍,應符合本辦法附錄A的要求。

治理工程項目實行總承包的,總包單位負責收集、匯總各分包單位形成的治理工程檔案,并應及時向建設單位移交;各分包單位應將本單位形成的治理工程文件整理、立卷后及時向總包單位移交。工程項目由幾個單位承包的,各承包單位負責收集、整理、立卷其承包項目的治理工程文件,及時向建設單位移交。

以上內(nèi)容參考:百度百科-文件歸檔整理規(guī)定

什么是檔案的收集,整理,歸檔三者的關系?

收集是基礎,整理是剔除無價值的資料,修復破損材料,分門別類,歸檔就是按照分類歸入相應的檔案類別中。

資料如何整理與歸檔

歸檔文件整理操作幾個具體問題的處理

1、輸入微機。由于文件不立卷,因此每一份文件都必須準確無誤地將題名、責任者、文號、日期、頁數(shù)、件號輸入微機,以便日后查找利用。特別是文件題名必須一字不變地輸入,如果文件標題不能概括文件內(nèi)容,請在原標題后自擬或補充標題,并加“[]”加以區(qū)別,如“××市檔案局關于轉發(fā)×檔〔2005〕180號文件的通知”,應重擬標題并抄錄為“××市檔案局關于轉發(fā)〔××省檔案局關于加強汛期檔案安全管理的幾點意見〕的通知”,又如“××市檔案局通報”,應重擬標題并抄錄為“××市檔案局〔關于市直機關達標升級情況的〕通報”。有些歸檔文件的附件獨立性強,如正文公布實施意見,附件則是具體的條文規(guī)定,或者附件是正文的重要補充和說明,在正件與附件作為一件時,如果目錄中只抄錄正文題名,不能反映出附件的內(nèi)容,可能造成漏檢,此時也可在正文題名后抄錄附件題名,附件題名外加“()”,如“關于進一步加強我市精神文明建設的決定(附:市民公約)”。如果文件題名過長,超過軟件所規(guī)定的120個字節(jié)(60個漢字),需進行簡化,并在備注欄注明。如果是會議材料、報表、內(nèi)部信息等成套文件,則每一份文件都要作一件輸入。例如,××工作會議文件之一:×××同志在會議開幕式上的講話;又如,情況反映第三期:×××貪污犯罪情況的內(nèi)部通報。

2、裝訂。根據(jù)實踐,建議各單位統(tǒng)一使用不銹鋼訂書釘裝訂,方便快捷,成本低。裝訂時一定要注意選擇由檔案局推薦使用的不銹鋼訂書釘。禁止使用不符合規(guī)范的訂書釘,這將是今后每年歸檔文件整理檢查的重點內(nèi)容之一。文件采用左側裝訂的方法,左邊、下邊要整齊。如果某份文件內(nèi)容特別多,紙張厚,訂書機無法裝訂,需要用細線裝訂。裝訂的方法:采用五孔裝訂,細線要將文件左邊捆扎起來,以防紙張損壞。

3、文件的歸檔時間如何確定

《規(guī)則》放棄了原有的按針對年度歸檔的做法,統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期(即落款日期)判別文件所屬年度。例如,1995年形成的《1996—2000年工作規(guī)劃》,應歸入1995年度;1997年形成的《1996年機關工作總結》,應歸入1997年;1998年制定,1999年生效的法律法規(guī),應歸入1998年。

機關單位的某些具體職能活動,如召開會議、處理案件等等,可能會形成跨年度文件,這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結年度歸檔。比如,跨1998年、1999年兩個年度的會議形成的文件材料,統(tǒng)一在閉幕年即1999年整理歸檔;跨1998年、1999年兩年度處理的案件形成的文件材料,統(tǒng)一在結案年,即1999年整理歸檔;下級單位1998年12月寫的請示,上級單位1999年1月收到,則該請示應連同辦理過程中形成的其他文件一起歸入1999年。

按照《規(guī)則》的規(guī)定,不只是單份文件可作為一件,正本與定稿、原件與復制件、來文與復文等可作為一件。這時判定“件”的日期,應以裝訂時排在前面的文件的時期為準。具體地說,正本與定稿為一件,以正本日期為準;正文與附件為一件,以正文日期為準;轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件,以轉發(fā)文日期為準;復文與來文為一件以復文日期為準。

有些文件沒有標注日期,應考證清楚,按考證日期歸檔。

4、訂本式的文件材料如何裝訂

報表、名冊、圖冊等一般每冊(本)內(nèi)容都相對完整,具有獨立的檢索價值,因此應按照其原來的裝訂方式,一冊(本)作為一件。去除原有的不符合要求的裝訂物,改用符合規(guī)范的不銹鋼訂書釘或細線裝訂。訂本式的會議記錄,要拆除原來不符合規(guī)范的裝訂物,重新裝訂。

5、裝訂時是否必須去除金屬裝訂物

是否需要去除金屬裝訂物,可以視具體情況靈活掌握。一般來說,永久、30年保存的檔案必須去除不符合規(guī)范的金屬裝訂物,10年保存的檔案可不去除金屬裝訂物。此外,對于裝訂成冊不便拆釘?shù)目?、書籍等,由于金屬裝訂物已經(jīng)嚴密封裝在其中,拆釘會嚴重損害原貌,此時可不再拆釘重裝。

6、幾種特殊類型文件“件”的確定

(1)重要文件(如法律法規(guī)等)除正本外,在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本(包括歷次修改稿)需要歸檔保存,如過厚不易裝訂,其正本與歷次修改稿(包括定稿)各為一件。

(2)一般來說,正文與附件為一件,如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件。

(3)文件在運轉過程中一般都附有文件閱辦單。有的閱辦單有領導的重要批示(或簽批條),它真實地記錄了文件的形成、辦理過程,是歸檔文件不可分割的重要組成部分,應與文件作為一件,歸檔章應加蓋在閱辦單上,編頁號也要從閱辦單(或簽批條)開始。

(4)會議材料一份文件為一件;活頁紙會議記錄,每一次會議為一件,訂本式的一本為一件;整本的介紹信存根為一件;刊物正本為一件,底稿為一件,如果底稿太厚可視情況分為若干件;不同類型的報表各為一件;未裝訂的式樣同一的表格可裝訂為一件;成套文件中的每一份文件各為一件,這樣才有利于日后的查找。

7、傳真件如何歸檔

傳真件字跡耐久性差,須復制后才能歸檔。盡管復制件本身在耐久性方面也存在問題,但強于傳真件字跡的耐久性。復印件應單面復印,以防粘連。

8、超大紙張如何歸檔

實際工作中,某些特殊形式的文件,如報表、圖樣等,紙張幅面大于A4或16開兩種規(guī)格。由于檔案盒是按照A4規(guī)格設計的,因此,超大紙張必須加以折疊。拆疊時應盡量減少拆疊次數(shù),同時拆疊縫應盡量放在字跡外,從上向下折疊。

9、同一事由的歸檔文件排放在一起是否必須體現(xiàn)先后順序

同一事由的歸檔文件只有經(jīng)過進一步的系統(tǒng)排列,才能更好地反映歸檔文件之間的歷史聯(lián)系,體現(xiàn)事情的前因后果,從而滿足利用者的利用需求。如果一項活動所形成的若干份文件材料,既不按事情辦理過程(時間)順序排列,也不按歸檔文件的重要程度排列,只進行一種非常隨意的放置,那么就看不到事情的辦理過程,不利于檔案管理和提供利用等工作。因此,同一事由的文件排列在一起時,最好體現(xiàn)出時間或重要程度等順序。如開一次會議,形成了會議記錄,會后又形成了會議紀要,這兩份文件就屬于同一事由,應排列在一起,會議記錄在前,會議紀要在后。再如檔案局舉辦檔案法宣傳周活動,形成若干份文件,這些文件應按照活動過程或文件的重要程度排列順序。

10、在實行“隨辦隨歸”制度的機關,如何確保同一事由的歸檔文件排列在一起

一般情況下,同一事由的歸檔文件應該在事由辦理完畢后收集齊全,再歸檔保存,以保證排列、編號后同一事由的文件排在一起。但實行“隨辦隨歸”時,如在某次會議結束之后,將需歸檔的文件按隨辦隨歸的要求,進行了排列、編號、編目等工作,從而確定了文件的排列順序和位置,并移交檔案部門。會議結束后間隔一段時間又形成了會議紀要,此時文件歸檔的補救辦法是按自然順序排序進行編號,并在歸檔文件目錄中該文件條目的備注欄中標注與前述文件的聯(lián)系。

11、如何將零散文件排入已整理完畢的歸檔文件中

在歸檔文件整理工作中,文書和檔案人員應該以負責的態(tài)度,盡可能保證收集齊全完整,杜絕零散文件歸檔現(xiàn)象。在難以避免的情況下,將零散文件排列在同一年度相應保管期限歸檔文件的最后,并在該文與前面相關文件備注欄中注明,以便相互參見。

12、機關檔案室要不要編盒號

各單位目前不需要以盒為單位編流水盒號。如要編號的,可用鉛筆臨時編號。

13、歸檔文件目錄如何裝訂

歸檔文件目錄和目錄封面統(tǒng)一采用A4紙豎式打印,并裝訂成冊。歸檔文件目錄可一年裝訂成一本,亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本。歸檔文件目錄除集中裝訂外,無需分別在檔案盒中放置。

14、為什么每個檔案盒都必須放置備考表

備考表是用以對盒內(nèi)歸檔文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行必要的注釋說明的,無論在歸檔文件整理階段,還是在檔案保管階段,都需要有備考表來填寫這些內(nèi)容。此外,備考表還設有整理人、檢查人和日期等項目,這些項目起到了明確整理工作責任,強化監(jiān)督的作用,對每盒歸檔文件來說都必不可少。

15、文件頁號的編寫有何規(guī)定

文件本身的頁碼能反映文件頁數(shù)的,不必重新編寫頁號,否則均應重新編寫頁號。編寫頁號同樣是在文件正面的右上角和有文字反面的左上角。如有文件閱辦單或領導簽批條,也要編寫頁號。頁號可用號碼機、鉛筆、鋼筆編寫。

16、歸檔文件管理軟件

計算機輔助整理歸檔文件,應統(tǒng)一使用由市檔案局推薦的,山東泰安同力軟件公司開發(fā)的通用軟件。各單位在每年的歸檔工作完成后,應將檔案管理數(shù)據(jù)庫備份兩份。

希望我的回答能對您有所幫助。

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