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利用檔案的形式具體可以分為以下幾種:
(1)閱覽。指利用者在檔案館(室)內(nèi)專(zhuān)設(shè)的閱覽室、接待室等場(chǎng)所查閱其所需要的檔案原件或檔案縮微品、復(fù)制件;
(2)復(fù)制。指對(duì)利用者所需要利用的檔案內(nèi)容,由檔案館(室)通過(guò)攝影、復(fù)印、拓印、打字等方法為其復(fù)制檔案原件,供利用者帶回利用;
(3)摘錄。指利用者在檔案館(室)利用檔案過(guò)程中,將其中所需要的部分謄抄下來(lái)以供自己今后查證、研究之需。
檔案密級(jí)
商業(yè)秘密不被公眾所知悉的、能為公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益,具有實(shí)用性并經(jīng)公司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息。為區(qū)分不同的利用權(quán)限,集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)將檔案分為內(nèi)部公開(kāi)、普通商密和高級(jí)商密三種密級(jí)。
內(nèi)部公開(kāi):適宜本單位內(nèi)部員工知曉,不適宜外傳的文件資料;
普通商密:文件標(biāo)題不含敏感信息,內(nèi)容含有敏感信息的商業(yè)秘密;
高級(jí)商密:文件標(biāo)題和內(nèi)容均含有敏感信息的商業(yè)秘密。
檔案利用 直接提供檔案為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)的環(huán)節(jié)。主要是以館(室)藏檔案信息資源為基礎(chǔ),通過(guò)一定方式、方法直接提供檔案為利用者服務(wù)的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。具體有:①檔案原件提供利用,在檔案館(室)內(nèi)設(shè)置閱覽室,供利用者在室內(nèi)閱覽一般文件原件,或在某些特殊情況下將檔案原件暫時(shí)借出室外使用。②將檔案復(fù)制件提供利用。如檔案原件復(fù)制本,代替原件在室內(nèi)閱覽或提供室外使用,或提供縮微膠卷(片)、靜電復(fù)印件、出版或印發(fā)檔案匯編。也可根據(jù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和個(gè)人的咨詢和要求,編寫(xiě)檔案證明等。各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)編制檢索工具、目錄、專(zhuān)題卡片和資料等,以方便利用,提高效率。凡利用檔案的單位和個(gè)人,必須愛(ài)護(hù)檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫(huà)、批注和轉(zhuǎn)借。
檔案提供利用的基本途徑有以下幾種:
1、閱覽室閱覽:最普遍、最主要、最常規(guī)的服務(wù)方式。
2、檔案外借:檔案一般不允許借出檔案室,特殊珍貴和易損的檔案,禁止借出。照片、影片、錄音帶、錄像帶等原件不提供外借服務(wù)。外借應(yīng)有嚴(yán)格的制度。借用單位和個(gè)人要對(duì)所借檔案的完整和保密負(fù)完全責(zé)任。
3、制發(fā)檔案證明
4、制作檔案復(fù)制件
5、舉辦檔案展覽
6、提供檔案咨詢服務(wù):信函、電話、網(wǎng)絡(luò)查詢。
7、綜合檔案內(nèi)容,編寫(xiě)參考資料
提供利用服務(wù)的方式:
1、以檔案原件提供利用。如在檔案館室(內(nèi))開(kāi)辟閱覽室,利用者在室內(nèi)閱覽一般文件原件;在某些情況下,將檔案原件暫時(shí)借出館(室)外使用等。
2、以檔案復(fù)制品提供利用。如制作各種形式的檔案原件復(fù)制本,代替原件在館(室)內(nèi)閱覽(如珍本)或提供館外使用,編輯出版文件匯編和在報(bào)刊上公布檔案,舉辦檔案展覽等。
3、綜合檔案內(nèi)容編寫(xiě)書(shū)面資料提供利用。如編寫(xiě)各種參考資料,制發(fā)檔案證明,函復(fù)查詢外調(diào)。依據(jù)檔案材料撰寫(xiě)專(zhuān)門(mén)文章和著作、向社會(huì)提供加工的檔案信息。
對(duì)于檔案的利用,主要包括5種方式:
查閱:利用人可以使用《檔案目錄》查詢需要的檔案,在檔案部門(mén)查看,不帶走原件或副本。
借閱:如果利用人需要使用檔案的原件或副本,需要通過(guò)“借閱申請(qǐng)”進(jìn)行審批,相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后,可以從檔案部門(mén)借走相關(guān)檔案。此類(lèi)借閱需要按期歸還,逾期未還的,檔案部門(mén)需要進(jìn)行催還。
訂閱:利用人提出查閱或借閱需求,檔案部門(mén)查找符合要求的檔案,提供其使用。
統(tǒng)計(jì):檔案員、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)使用;對(duì)當(dāng)前管理的檔案類(lèi)型、數(shù)量、狀態(tài)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
編研:利用已有的檔案進(jìn)行整理和編輯,編寫(xiě)新的研究成果。
法律分析:各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃,保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。
法律依據(jù):《中華人民共和國(guó)檔案法》第三十五條 各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃,保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),并采取措施保障檔案信息安全。
因檔案室和檔案館在性質(zhì)、任務(wù)等方面的區(qū)別,在提供利用服務(wù)的讀者對(duì)象、范圍和形式上有所不同。檔案室是機(jī)關(guān)、單位的組成部分,檔案主要是為本機(jī)關(guān)、單位工作服務(wù),一般以查閱方式為主。各級(jí)國(guó)家檔案館屬于科學(xué)文化事業(yè)單位,面向社會(huì)服務(wù)。提供利用的主要方式有:閱覽室閱覽、摘錄,復(fù)制,咨詢,提供憑證,檔案陳列、展覽,發(fā)行檔案縮微膠卷,編輯出版檔案史料,創(chuàng)辦檔案刊物并通過(guò)報(bào)紙、雜志、廣播、電視等大眾傳播媒介公布檔案(見(jiàn)檔案宣傳出版),根據(jù)檔案內(nèi)容加工整理參考性資料,以及與國(guó)外交換檔案或檔案復(fù)制品等。檔
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