監(jiān)獄檔案整理規(guī)范

第一章　總則第一條　為了加強對罪犯、勞教人員檔案的管理，準確地執(zhí)行刑罰和法規(guī)，做好監(jiān)管改造和思想教育工作，根據(jù)《中華人民共和國勞動改造條例》和《勞動教養(yǎng)試行辦法》，制定本規(guī)定。第二條　罪犯、勞教人員檔案是監(jiān)獄、勞教所執(zhí)行刑罰和執(zhí)行勞動教養(yǎng)的法律文書，是罪犯在監(jiān)管改造期間和勞教人員在勞動教養(yǎng)期間形成的考核、獎懲、年終鑒定、出監(jiān)（所）鑒定等具有保存價值的執(zhí)法文書。
　　罪犯、勞教人員檔案是國家檔案的組成部分，做好罪犯、勞教人員檔案管理工作是監(jiān)獄、勞教所和主管部門的重要任務(wù)。第三條　罪犯、勞教人員檔案管理工作受省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）、勞改局、勞教局（處）領(lǐng)導和上級司法行政機關(guān)檔案機構(gòu)的監(jiān)督、指導，并接受同級檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導。第四條　各省、自治區(qū)、直轄市勞改局、勞教局（處）和監(jiān)獄、勞教所均應設(shè)立檔案管理部門，配備相應的檔案管理人員。檔案管理人員應堅持四項基本原則，認真執(zhí)行黨和國家的方針、政策，熱愛檔案工作，忠于職守，具有高中以上文化程度和檔案專業(yè)知識，并保持相對穩(wěn)定。檔案管理人員參加檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘。第二章　立卷歸檔第五條　罪犯和勞教人員在服刑和勞動教養(yǎng)期間應建立單人檔案；分正、副卷。
　?。ㄒ唬┳锓福ê倌攴福n案分別是：
　　正卷：罪犯的刑事判決書、執(zhí)行通知書、結(jié)案登記表、加減刑判決書裁定書、入監(jiān)登記表、照片（含底片）、監(jiān)內(nèi)鑒定等材料。
　　副卷：罪犯的有關(guān)刑事判決等法律文書的原件或復印件，獎懲考核材料，年終鑒定及不歸入正卷的經(jīng)過查實的材料和正在承辦過程中的有關(guān)材料。
　　（二）在所勞教人員（含少年教養(yǎng)）檔案分別是：
　　正卷：勞動教養(yǎng)決定書、執(zhí)行通知書、減期延期和撤銷勞動教養(yǎng)決定書等法律文書，入所登記表（含照片、底片、指紋），死亡和出所鑒定等材料。
　　副卷：勞動教養(yǎng)所外執(zhí)行和所外就醫(yī)呈批表，獎懲、考核、評比、總結(jié)、鑒定、坦白檢舉等材料。第六條　罪犯、勞教人員釋放、解教、死亡和撤銷勞動教養(yǎng)之后，其檔案應進行整理，正副卷合并，每個人的檔案組成一卷或數(shù)卷。其檔案材料排列順序如下：
　?。ㄒ唬┳锓福ê倌攴福n案：
　　1、刑事判決書、執(zhí)行通知書、結(jié)案登記表；
　　2、入監(jiān)登記表、健康檢查表；
　　3、罪犯的歷史、自傳材料和本人重要的反省材料；
　　4、對罪犯改造表現(xiàn)的考核、獎懲材料，他人對罪犯的檢舉揭發(fā)并經(jīng)過查證屬實的材料，罪犯年終鑒定表，文化程度技術(shù)等級證明材料；
　　5、罪犯逃跑、行兇、破壞情況及處理結(jié)果等材料；
　　6、罪犯正常死亡、工傷情況材料和醫(yī)院醫(yī)療鑒定結(jié)論等，罪犯非正常死亡的勘驗材料；
　　7、對罪犯提出加減刑的呈批材料；
　　8、法院的加刑判決書，減刑、假釋裁定書；
　　9、罪犯刑滿釋放、假釋、保外就醫(yī)、監(jiān)外執(zhí)行材料；
　　10、罪犯出監(jiān)鑒定表，罪犯釋放證明書存根；
　　11、罪犯的照片、底片、指紋；
　　12、有保存價值的其他材料
　　（二）勞教人員（含少年教養(yǎng)）檔案：
　　1、勞動教養(yǎng)決定書、勞動教養(yǎng)通知書、呈批表及勞動教養(yǎng)綜合結(jié)案材料；
　　2、勞教人員登記表，健康檢查表；
　　3、勞教人員照片、底片、指紋；
　　4、勞教人員考核、獎懲材料，年終鑒定表，文化程度、技術(shù)等級證明材料；
　　5、勞教人員工傷事故處理情況、傷殘證明材料；
　　6、重要問題的反省檢查及坦白檢舉材料；
　　7、勞教人員逃跑、行兇、破壞、犯罪情況及處理結(jié)果材料；
　　8、延長、減少勞教期限的審批材料；
　　9、人民法院行政訴訟裁定、判決書；
　　10、勞教人員所外執(zhí)行、所外就醫(yī)、試工、試農(nóng)、試學的審批材料；
　　11、勞教人員死亡情況及鑒定結(jié)論；
　　12、解除勞教審批表、證明書、出所鑒定表；
　　13、其他有保存價值的材料。第七條　罪犯和勞教人員釋放、解教、死亡后，其檔案應由獄政處（科）或管理科整理立卷，于次年第二季度前向檔案部門歸檔。第八條　罪犯、勞教人員檔案卷內(nèi)有文字的材料右上角（背面左上角）編頁號，案卷左側(cè)三孔一線裝訂。第三章　檔案保管期限

如何整理檔案

如何整理檔案

機關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務(wù)之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內(nèi)容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機構(gòu)名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎?wù)?、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領(lǐng)導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內(nèi)，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎?wù)隆s譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。

實物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎?wù)隆s譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內(nèi)實物的情況說明。對于獎品類的獎?wù)?，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結(jié)論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關(guān)實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

湖南省監(jiān)獄管理局的管理制度

監(jiān)獄內(nèi)務(wù)管理制度（湘監(jiān)管發(fā)[2002]51號）一、 監(jiān)舍內(nèi)務(wù)衛(wèi)生管理制度（一）罪犯居住的監(jiān)舍應當堅固、通風、透光、清潔、保暖，無漏雨現(xiàn)象。（二）監(jiān)舍裝飾要和諧適度，內(nèi)務(wù)衛(wèi)生要劃片包干、責任到人、經(jīng)常打掃，做到墻面無蜘蛛網(wǎng)，無污跡和亂涂亂畫現(xiàn)象，地上無垃圾、無痰跡、無煙頭，門窗無灰塵、室內(nèi)無異味，保持內(nèi)務(wù)整潔、衛(wèi)生。（三）罪犯的床上用品（被褥、床單、墊單、枕巾等）要按省局指定的顏色、式樣、標準統(tǒng)—；罪犯的生活日用品(洗漱用具、凳子等)要基本統(tǒng)一。罪犯的生活用品及床上用品要統(tǒng)一編號、規(guī)范管理。（四）監(jiān)舍物品實行定置管理。床卡固定在統(tǒng)一的位置。被褥疊放要棱角分明。被褥、床單、毛巾、凳子、衣物、鞋子等物品要擺放成線，整齊劃一。（五）監(jiān)舍內(nèi)不準存放生產(chǎn)工具、產(chǎn)品及其它與生活無關(guān)的物品，監(jiān)舍不得作為生產(chǎn)場所，監(jiān)舍內(nèi)無違禁物品，除少數(shù)生活必需品外，罪犯其它生活用品，應放在儲藏室統(tǒng)一保管。（六）分監(jiān)區(qū)（含無分監(jiān)區(qū)的獨立監(jiān)區(qū)）每天至少檢查一次監(jiān)舍內(nèi)務(wù)衛(wèi)生，監(jiān)區(qū)每周檢查一次，監(jiān)獄每月進行檢查評比，并將檢查評比結(jié)果詳細記載，予以公布。（七）監(jiān)舍內(nèi)夏季必須配有電扇等防暑降溫設(shè)備，罪犯個人有蚊帳、涼席，無蚊帳的監(jiān)舍必須有紗門、紗窗，無破損門、窗。冬季符合保暖要求。（八）監(jiān)舍使用面積人平1.5—2平方米，每間監(jiān)舍居住不超過20人，嚴禁兩人睡一床，嚴禁個人住單間。（九）監(jiān)舍內(nèi)要保證罪犯有開水喝，監(jiān)內(nèi)有洗澡的基本設(shè)施。（十）監(jiān)舍要根據(jù)季節(jié)變化，經(jīng)常消毒，殺滅蚊、蠅、蟑螂、老鼠。二、罪犯個人生活衛(wèi)生管理制度（一）聽到起床號令，迅速起床，按要求整理內(nèi)務(wù)。（二）按秩序分批到洗漱間洗漱，不得擁擠搶位。（三）按規(guī)定時間、地點、有秩序地就餐。不準敲擊餐具，嬉鬧。（四）不準伙吃伙喝、互相串換食品。不準浪費糧食和亂倒殘湯剩飯。保持餐具完好、衛(wèi)生。（五）不準開小鍋小灶，不準喝酒和違反規(guī)定吸煙。（六）注意飲食衛(wèi)生，不暴飲暴食，不喝生冷臟水，不吃霉爛變質(zhì)食物。（七）要勤洗澡、勤剪指甲、勤換衣服、勤洗曬衣被。每月至少理發(fā)二次，不準留胡須、長指甲。（八）罪犯必須著囚服，佩戴胸牌，不準私自改變囚服、胸牌的式樣和顏色。囚服不準當工作服使用。（九）除一個月內(nèi)出監(jiān)的罪犯外，男犯一律理光頭；女犯理齊耳短發(fā)，不得過頸，不準燙發(fā)、染發(fā)、戴假發(fā)、涂指甲、抹口紅、戴手飾等。（十）聽到就寢預令，迅速到指定位置聽候點名，不得喧嘩、耳語、走動。就寢前抓緊時間上廁所、洗漱、鋪放被褥，脫下的衣服整齊的放在枕頭一邊，鞋放在床下擺成一線。（十一）聽到就寢號令，立即按指定方向躺下。監(jiān)區(qū)統(tǒng)一拉閘熄燈。罪犯不準擅自串換鋪位，不準蒙頭睡覺，不準使用其它照明用具，不準看書寫字，不準影響他人睡覺。（十二）以監(jiān)區(qū)為單位，統(tǒng)一配備必要的衛(wèi)生潔具，教育罪犯要養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習慣，不隨地吐痰、便溺，不亂扔臟物、果皮、紙屑，不準損壞、踐踏花草樹木。三、洗漱間及衛(wèi)生間管理制度（一）洗漱間及衛(wèi)生間（含監(jiān)舍外公共廁所）應由專人管理，定時打掃，定期消毒。保持室內(nèi)設(shè)施完好、清潔衛(wèi)生。（二）要合理安排罪犯洗漱時間，并在指定的地點洗漱，不準擁擠搶位，不準嬉鬧、打斗。（三）洗漱間及衛(wèi)生間內(nèi)不準堆放雜物，不準亂倒垃圾，不準亂寫亂畫，不準亂倒殘菜剩飯。不準隨地大小便。（四）要講究公共道德，愛護公共財物，保持公共衛(wèi)生。便溺后要及時沖洗干凈。（五）注意節(jié)約水電，用完隨手關(guān)閥，最后離開者隨手關(guān)燈。杜絕常流水、常明燈等浪費現(xiàn)象。（六）洗漱間及衛(wèi)生間內(nèi)設(shè)施安全、完好、簡潔、實用。洗漱間及衛(wèi)生間內(nèi)無裸露低矮的電線，無可攀登的物體，無阻檔視線的障礙物。（七）監(jiān)舍外公共廁所要有專人管理，定期消毒，廁所化糞池要加蓋，對糞便進行無害化處理，防止池內(nèi)糞便漫溢。四、儲藏室管理制度（一）各監(jiān)獄要以分監(jiān)區(qū)為單位建立儲藏室。儲藏室應由干警直接管理，儲藏柜鑰匙應由干警親自掌握。（二）儲藏室要定期打掃，保持室內(nèi)干燥、通風，并做好防鼠、防蟲蛀、防霉變、防火、防盜工作。（三）儲藏室按規(guī)定時間開放，未經(jīng)允許不得隨便進入，特殊情況須經(jīng)分管干警批準。（四）儲藏室內(nèi)不準存放易燃、易爆、有毒和生產(chǎn)工具等違禁物品，不準存放食品，嚴禁私藏現(xiàn)金。（五）罪犯儲藏物品要進行逐項登記，填寫物品清單貼在柜門背面，便于檢查。（六）罪犯儲藏物品必須按指定位置存放，物品要擺放整齊，不準亂堆亂放。取物用的梯子必須加鎖，固定在指定的位置。（七）儲藏室內(nèi)不準吸煙。存取物品時要愛護公物，損壞公物要照價賠償。（八）直接設(shè)在監(jiān)合內(nèi)的儲藏柜，也要按上述要求，實行嚴格管理。（九）儲藏室內(nèi)不得人儲混用，不準容留他犯在室內(nèi)逗留和閑談。五、曬衣場管理制度（一）各監(jiān)獄應建立室內(nèi)或者室外曬衣場，有專人負責管理，看管衣物，定期打掃衛(wèi)生，對室內(nèi)曬衣場要定期消毒。（二）曬衣場應建在向陽、通風安全的地方，保持環(huán)境整潔、干凈。（三）曬衣場周圍應建防護隔離網(wǎng)，防止無關(guān)人員進入，防止大風吹失衣物。（四）不論室內(nèi)或室外曬衣場，都要以分監(jiān)區(qū)或作業(yè)組為單位，在規(guī)定的時間、地點集中晾曬。衣物晾曬要搭晾整齊，不準亂搭亂曬。（五）曬晾和收取衣物要集中進行，獨自或未經(jīng)許可不得進入曬衣場。六、理發(fā)室管理制度（一）理發(fā)室要保持整潔、衛(wèi)生、通風，物品擺放整齊有序。（二）理發(fā)用具有專柜，由干警直接管理，使用時由理發(fā)員簽字領(lǐng)用，用完后及時歸還。（三）理發(fā)用具不得外借，不準讓無關(guān)人員接觸。理發(fā)用具要定期消毒，保持清潔、完好，防止傳播疾病。（四）理發(fā)員必須由表現(xiàn)好、守紀律、懂技術(shù)且刑期過半的罪犯擔任，持健康證上崗。（五）理發(fā)員操作時要著潔凈的工作服、工作帽，在崗不準吸煙、閑談，注意操作安全。要按規(guī)定操作，不準私自改變罪犯發(fā)式。（六）罪犯理發(fā)要按規(guī)定的時間依次進行，保持良好秩序，不得擁擠搶位，不得要理發(fā)員改變發(fā)式。（七）不準利用罪犯理發(fā)員為干警、職工及家屬按摩、洗頭、理發(fā)。（八）對患有皮膚病、頭癬等傳染性疾病的罪犯，要使用專用理發(fā)用具，用后及時消毒，不得亂放、混用。七、生活區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理制度（一）在監(jiān)區(qū)建設(shè)時，要注重生活區(qū)環(huán)境建設(shè)，綠化、美化、凈化監(jiān)區(qū)，要以優(yōu)美和諧的環(huán)境陶冶罪犯的情操。（二）監(jiān)區(qū)內(nèi)要種植花卉、草坪、綠籬等植物，監(jiān)區(qū)內(nèi)空地綠化覆蓋率達90%以上，實現(xiàn)三季有花，四季常青。（三）監(jiān)區(qū)內(nèi)要修建籃球場、黑板報、閱報欄等文體活動設(shè)施，并保證設(shè)施完好，內(nèi)容常新。（四）監(jiān)區(qū)的花草樹木和文體設(shè)施有專人管理，不得隨意踐踏、攀摘、損毀。（五）監(jiān)區(qū)有專人定期打掃衛(wèi)生，保持排水溝暢通，監(jiān)區(qū)內(nèi)無雜物、無垃圾、無污水、無異味。（六）監(jiān)區(qū)內(nèi)做到場地平整，道路暢通，監(jiān)區(qū)地下管道要繪制示意圖，通往獄外的下水道要加防護設(shè)施。（七）監(jiān)區(qū)內(nèi)外除監(jiān)管改造警示警語及專項教育的活動內(nèi)容外，不得在監(jiān)區(qū)范圍內(nèi)亂畫、亂涂、亂貼紙張標語。八、罪犯就醫(yī)管理制度（一）罪犯生病應向管教人員報告，由管教人員或指定人員帶領(lǐng)去醫(yī)院(或衛(wèi)生所)就診。病犯診治完畢后，由管教人員負責帶回。（二）罪犯門診要有門診病歷和門診登記，醫(yī)生應根據(jù)病情認真書寫門診病歷。（三）罪犯看病過程中，要遵守紀律，如實陳述病情，聽候醫(yī)生處置，不得無理取鬧，不準指名要藥，不準索要休息診斷書。（四）病犯要積極配合治療，遵從醫(yī)囑，按時用藥，隔離治療的，不許到規(guī)定范圍外活動；批準休息的，按指定地點休息。（五）罪犯如病情較重需要住院治療的，由監(jiān)獄醫(yī)院主治醫(yī)生出具住院證，經(jīng)獄政部門審核，報監(jiān)獄主管改造的領(lǐng)導批準后方可住院治療。疾病治愈后，醫(yī)院應及時通知分監(jiān)區(qū)將病犯接回。（六）罪犯在監(jiān)獄醫(yī)院住院期間的監(jiān)管改造安全工作，由醫(yī)院具體負責，入院時，應由病犯所在單位向醫(yī)院介紹罪犯基本情況及改造表現(xiàn)，出院時，由醫(yī)院對罪犯作出改造表現(xiàn)鑒定，交罪犯所在單位作為考核依據(jù)。（七）有傳染性疾病的罪犯要采取隔離措施，并積極給予治療。監(jiān)舍要定期消毒，監(jiān)獄內(nèi)傳染病發(fā)病率不超過1%。（八）罪犯要定期體檢，體檢登記表應存入罪犯健康檔案備查。（九）根據(jù)工作需要設(shè)置的病犯監(jiān)區(qū)或衛(wèi)生所，必須要達到省定標準，病犯監(jiān)區(qū)或衛(wèi)生所要確保罪犯有病能得到及時有效地治療，并經(jīng)常組織衛(wèi)生宣傳和監(jiān)區(qū)監(jiān)舍的消毒工作，及時掌握和報告疫情。

檔案怎樣整理分類規(guī)則

檔案整理分類規(guī)則：

在整理檔案分類的時候，我們應根據(jù)資料中的相關(guān)內(nèi)容進行相關(guān)目錄 的編制提高檔案管理中的查詢及搜索功能.另外在檔案管理中分類、轉(zhuǎn)定等工作有著不同的原則管理人員應根據(jù)檔案管理的準 則進行檔案的管理、儲存及銷毀工作以此提高檔案管理工作的規(guī)范性。

在管理工作中相關(guān)人員應明確檔案具有很多種類型不同類型的檔案基本資料不同. 雖然其種類與機密程度之間存在著些許的差異但是相對于檔案管理人員而言檔案管理是 對檔案中的數(shù)據(jù)進行提取與整理。以此為相關(guān)人員查詢企業(yè)發(fā)展資料提供一定的便捷性，為提高檔案管理人員的專業(yè)性確保管理人員可以按照相關(guān)的規(guī)定對檔案進行分類、儲存、管理及銷毀, 企業(yè)應對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓使其具有一定的管理技巧進而提高管理質(zhì)量。

檔案管理人員應該在檔案管理工作中應應該通過自主學習及參與培訓的方式及時的更新自身的管理方法，根據(jù)本單位的實際情況來選擇整理分類。

檔案整理的基本要求

檔案整理的基本要求

歸檔材料應當齊全、完整、優(yōu)化
齊全是指門類齊全，不論是內(nèi)容還是載體
完整是指歸檔的材料要完整、不缺損
優(yōu)化是指僅在數(shù)量充分的基礎(chǔ)上要求質(zhì)量優(yōu)化，具有特色
加強檔案調(diào)查和指導
各機關(guān)、團體和企業(yè)事業(yè)單位的檔案機構(gòu)依法統(tǒng)一管理本單位的檔案，一方面負責對本單位各部門文件材料收集、整理、歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導，對所屬機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督、指導；另一方面，檔案管理部門要采取多種措施，通過各種途徑大力加強調(diào)查，強化征集民間特色檔案，促進檔案資源建設(shè)，以豐富館藏內(nèi)容，改善館藏結(jié)構(gòu)，將應接收的檔案及時接收進館。
保持全宗不可分散性
全宗就是一個立黨單位形成的全部檔案，一個單位的各項活動是密切聯(lián)系的，因此在活動中形成的各種文件材料也必然存在著固有的聯(lián)系。為了確保文件的完整，在收集檔案時必須堅持全宗不可分散的原則，一個單位所形成的檔案應集中到一個檔案室，不能人為地分散處理。
加強檔案工作的標準化
檔案載體和書寫材料應當符合檔案保護和裝訂的要求。應當使用符合耐久性要求的書寫材料，嚴禁使用純藍墨水、紅墨水、鉛筆、圓珠筆等非耐久性書寫材料。歸檔材料中有電子文件的，應當與相應的紙質(zhì)文件一并存檔。

如何規(guī)范檔案日常管理

　　檔案管理制度

　　一、檔案人員崗位責任制

　　1、努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)務(wù)培訓，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。

　　2、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領(lǐng)導報告，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當事人和直接領(lǐng)導人的行政責任或刑事責任。

　　3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

　　4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達到標準化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領(lǐng)導批準后，和有關(guān)人員一起進行認真負責地銷毀。

　　6、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

　　7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。

　　8、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務(wù)工作的需要。

　　9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，并整理歸檔。

　　10、做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關(guān)檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查統(tǒng)計表。

　　11、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時，還要對單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。

　　二、檔案保管制度

　　1、收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續(xù)。

　　2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

　　3、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。

　　4、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

　　5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。

　　6、庫房專管人員進出庫房，應隨手關(guān)門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。

　　7、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴肅處理。

　　8、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

　　三、檔案復制制度

　　1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復制。

　　2、復制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導同意，由檔案管理人員進行復制。

　　3、破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。

　　4、對利用較多的檔案，可復制數(shù)份，以利用使用，并保護原檔案，減少檔案的磨損。

　　四、檔案查借閱制度

　　1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。

　　2、本處有關(guān)科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實要借出的檔案,必須經(jīng)分管處長簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時間一般不超過一周。

　　3、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本處領(lǐng)導簽字同意，有關(guān)部門派人陪同，方可查閱。

　　4、借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準涂改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內(nèi)容外泄。

　　5、查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。

　　6、借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責任。

　　五、檔案庫房管理制度

　　為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。

　　1、保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查庫，并認真做好記載。

　　2、注意庫房安全。庫內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。進出庫房隨時關(guān)門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內(nèi)。

　　3、定時測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機和去濕機的定時開關(guān)工作。

　　4、搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。

　　5、遇有特殊情況，及時向分管領(lǐng)導和職能部門報告，保護現(xiàn)場不受破壞。

　　六、檔案立卷歸檔制度

　　1、歸檔范圍

　　凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實物以及上級印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

　　2、歸檔時間

　?。?）各項管理工作形成的文件材料，各科室應在工作完成后及時向綜合檔案室移交。

　?。?）堤防建設(shè)工程在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。

　?。?）財務(wù)會計檔案，由財務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。

　　3、歸檔要求

　?。?）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項目檔案一式貳份，堤防建設(shè)項目檔案按上級要求制定份數(shù)。

　　（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護要求。

　?。?）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。

　?。?）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。

　?。?）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確的反映各職能部門在各項活動中真實內(nèi)容的歷史過程。

　　4、歸檔手續(xù)

　　移交檔案時要認真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負責。

　　七、“三納入”、“四參加”制度

　　1、將檔案工作納入到堤防處工作計劃，領(lǐng)導工作議事日程、崗位責任制中。

　　2、堤防處有關(guān)會議要有檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員參加。

　　3、工程項目建設(shè)、科研、設(shè)備安裝、調(diào)試等業(yè)務(wù)活動要有專（兼）職檔案人員參加。

　　4、科技項目的鑒定，有檔案專職人員參加。

　　5、基建、設(shè)備、科研成果驗收活動有檔案專職人員參加。

　　檔案人員參加以上活動中帶回的圖片資料，必須及時登記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴處罰。

　　八、檔案史料編研制度

　　1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發(fā)、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一項重要工作職責。檔案人員應根據(jù)堤防處歲修、防汛、堤防管理過程中形成的檔案史料，堅持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。

　　2、根據(jù)堤防處各項業(yè)務(wù)工作需要，檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。

　　3、深層次的編研工作，可根據(jù)堤防處的特點，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進行編寫。

　　4、編研的檔案史料，只限堤防處內(nèi)部使用，不得對外借閱和向社會公布。如確因工作需要，外借或向社會公布檔案資料時，必須經(jīng)處分管檔案工作的領(lǐng)導批準后，方可辦理手續(xù)。

　　九、文書材料歸檔制度

　　1、本單位形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機關(guān)綜合檔案室歸檔。

　　（1）文書檔案，應于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。

　?。?）會計檔案，應于形成年度為單位，于決算批準后，繼續(xù)在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。

　　（3）科技檔案，應分別在一個科研課題、一個試制產(chǎn)品、一項工程或其他技術(shù)項目完成或告一段落后及時歸檔。

　?。?）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級檔案部門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時歸檔。

　　2、凡屬本處職能工作所應當負責貫徹執(zhí)行及憑借指導本機關(guān)職能工作的，凡記述本處實際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。

　　3、歸檔工作，務(wù)須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。

　　4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。

　　5、歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。

　　6、按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復一并歸入復文件，沒有復文的請示歸入請示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結(jié)案年。

　　7、卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。

　　8、卷內(nèi)文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：
　　裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號；
　　不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內(nèi)填上順序件號；
　　圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。

　　9、凡歸檔案卷,不論永久、長期和短期保存價值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。

　　（1）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）；
　　（2）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質(zhì)內(nèi)容的文件，應根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制；
　?。?）對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊后填入有關(guān)項內(nèi)；
　　（4）會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容；
　?。?）填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；

　?。?）填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應逐項填寫在備考表內(nèi)。無需說明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上；

　　（7）卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。

　　10、聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務(wù)）及其活動時間、地點、中心內(nèi)容和攝錄者。

　　11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復制件與原件一并歸檔。

　　12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預先后排列的順序理齊，做到右、下側(cè)齊整；采直徑1-1.5毫米粗細的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線和縫紉機裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。

　　13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規(guī)定的標準和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。

　　14、歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應由卷內(nèi)文件的負責者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。

　　十、檔案移交制度

　　1、國家規(guī)定應向當?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上注明。

　　2、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。

　　3、對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統(tǒng)計和移交工作作好準備。

　　4、移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。

　　十一、會計檔案管理制度

　　為加強會計檔案的管理與利用，根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》，結(jié)合本單位實際，制定本制度。

　　1、每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計核算專業(yè)材料，均應由財務(wù)科按歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊。在會計年度終了后，暫由財務(wù)科保管一年，期滿后，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。

　　2、檔案室接收保管的會計檔案，原則上應保持原卷、冊的封裝，個別需要拆裝、整理的，應會同財務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責。

　　3、嚴格執(zhí)行安全保管制度，謹防損毀，不得失密和泄密。

　　4、調(diào)閱會計檔案，須由財務(wù)科長陪同借閱。

　　5、對保管期已滿的會計檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經(jīng)處檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會計檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字蓋章。

　　十二、聲像檔案管理制度

　　為了加強聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開發(fā)和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度。

　　1、對聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理使用。

　　2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴格按照國家標準規(guī)范管理。

　　3、聲像檔案管理員應隨時收集、征集零散的具有保存價值的照片、錄相帶。

　　4、借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時按規(guī)定進行質(zhì)量檢查、驗收。

　　5、對收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。

　　6、嚴格做好聲像檔案的保密工作。

　　十三、實物檔案管理制度

　　為了加強對實物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用實物檔案，按照《中華人民共和國檔案法》，特制定本制度。

　　1、對實物檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準確、系統(tǒng)、安全，以備開發(fā)和利用。

　　2、實物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽證書、獎杯。

　　3、實物檔案的歸檔，要求保證實物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。

　　4、實物檔案的歸檔時間要求處屬各科室應及時將實物檔案移交檔案室歸檔。

　　5、實物檔案的借出，必須經(jīng)處領(lǐng)導批準，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，如果展出，要對展出實物檔案定期進行檢查。

　　6、實物檔案如有破損，必須進行認真修復和技術(shù)加工，以延長實物檔案壽命。

　　7、建立實物檔案登記和統(tǒng)計制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

　　十四、檔案保密制度

　　1、檔案工作人員應嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全的完整。

　　2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。

　　3、檔案庫房設(shè)施應符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應提前對庫房的安全保密設(shè)施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。

　　5、不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。

　　6、不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。

　　7、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準，同時指定專人保管。

　　8、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談?wù)搰颐孛堋?br>
　　9、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。

　　10、不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責任。

　　十五、檔案鑒定銷毀制度

　　1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導任組長，成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。

　　2、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時組織對到期檔案進行鑒定。

　　3、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管領(lǐng)導批準，并報送有關(guān)檔案部門備案，然后方可銷毀。

　　4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。

　　5、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領(lǐng)導匯報，責成有關(guān)科室或責任人負責修改、補充。

　　6、銷毀檔案時，監(jiān)銷人員不得少于2人，應由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領(lǐng)導。

　　7、銷毀檔案時，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現(xiàn)場。

　　8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　十六、檔案利用制度

　　1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。

　　2、外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后方可查閱。

　　3、查閱檔案人員應在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。

　　4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴格遵守保密規(guī)定。

　　5、借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。

　　6、借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復制、拆換、涂改及污損，違者必究。

　　7、借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。

　　8、凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。

　　9、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴肅處理。

　　10、復制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導批準，抄錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。

　　11、檔案人員應根據(jù)本單位工作的特點按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu)，編制科學的檢索工具和有參考價值的檔案資料，以提高檔案的查全率。

　　十七、檔案統(tǒng)計制度

　　1、檔案統(tǒng)計要符合《中華人民共和國統(tǒng)計法》及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求。

　　2、檔案統(tǒng)計包括登記和統(tǒng)計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計臺帳，檔案人吶喊要認真細致地做好檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計。

　　3、檔案統(tǒng)計內(nèi)容與指標要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性,不得隨意更改。

　　4、統(tǒng)計數(shù)字要準確無誤，情況要真實，結(jié)論要正確，各項數(shù)字一律用阿拉伯數(shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。

　　5、及時、準確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統(tǒng)計年報及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計表，統(tǒng)計表要由領(lǐng)導簽字蓋章后方能上報或歸檔。

　　6、堅持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究，采取科學的降溫去濕措施，使庫內(nèi)溫濕度控制達到國家和本省規(guī)定的標準。

　　7、檔案室要定期對檔案統(tǒng)計資料進行歸納整理，定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行必要的綜合、分析和研究，從而及時發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯誤，更好地認識和了解機關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢，提高管理水平。