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檔案整理員主要工作內(nèi)容如下:
1、認(rèn)真貫徹黨和國(guó)家及上級(jí)主管部門(mén)關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)及有關(guān)政策。制定檔案的工作計(jì)劃,進(jìn)行工作總結(jié)、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。
2、按照《檔案管理工作規(guī)范條例》,負(fù)責(zé)對(duì)各類檔案的接收、分類、編目、編制,檢索工具進(jìn)行科學(xué)的系統(tǒng)管理。借出的檔案要進(jìn)行登記,并負(fù)責(zé)定期追還歸檔,確保檔案齊全、完整。
3、按照《檔案庫(kù)房管理制度》要求,做好“八防”工作,定期檢查舊檔案,確保檔案材料安全。
4、積極開(kāi)展檔案知識(shí)宣傳工作,增強(qiáng)全體干部職工的檔案意識(shí)。對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定并負(fù)責(zé)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)處理。
5、積極做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作,不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。
6、樹(shù)立和加強(qiáng)保密觀念,做好文件、資料、檔案的保密、保管工作。
檔案管理員應(yīng)具有的條件和能力
1、具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力。
2、熟悉檔案管理的具體流程和方法。
3、具備保密意識(shí)和能力,具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力。
4、工作認(rèn)真,具有條理性。
檔案整理工作的主要內(nèi)容是什么
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。
這8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié);檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。
區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、案卷封面編目、案卷目錄編制。檔案整理工作,就是按照各單位檔案形成的規(guī)律以及特點(diǎn),根據(jù)科學(xué)的理論和方法,將各種檔案整理成方便管理人員管理和利用的有序整體的一項(xiàng)工作。
對(duì)于檔案整理工作而言,它的主要內(nèi)容分為:區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、檔案立卷、檔案排列以及編制檔案目錄等等。這些內(nèi)容后續(xù)我都會(huì)詳細(xì)講解,感興趣可以在評(píng)論區(qū)告訴我,會(huì)及時(shí)更新的。
對(duì)于現(xiàn)在的社會(huì)單位,行業(yè)是五花八門(mén)的,那么單位形成的檔案一樣也是各種各樣的,不僅類別不同,有時(shí)載體也會(huì)不一樣,所以根據(jù)檔案的狀況不同,整理工作的內(nèi)容也會(huì)出現(xiàn)差異。
整理過(guò)程
整理:
按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目,使之有序化的過(guò)程。
來(lái)源原則:
把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理的原則。
檔案實(shí)體分類:
根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。
立檔單位:
構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。
文書(shū)檔案整理工作包括哪些內(nèi)容
檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。接下來(lái)有我為大家整理出文書(shū)檔案整理工作包括哪些內(nèi)容,希望大家喜歡!
文書(shū)檔案整理工作包括哪些內(nèi)容
文書(shū)檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。
(1) 分類。分類的一般方法是按照文件材料產(chǎn)生的 時(shí)間或來(lái)源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類。
(2) 立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問(wèn)題特 征、時(shí)間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū) 特征。
(3) 排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反 映的工作上的聯(lián)系或問(wèn)題進(jìn)行排列。
(4) 編目。編目的類型基本有兩種,一種是綜合目 錄,一種是分冊(cè)目錄。分冊(cè)目錄又可按類別或保管期限 來(lái)編制。
文書(shū)檔案
文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的,由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。
由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性,使用這一稱謂對(duì)研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。
也有人把文書(shū)檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類檔案的統(tǒng)稱,還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門(mén)檔案和私人檔案。這一概念主要在中國(guó)使用,有的國(guó)家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。
拓展延續(xù)
如何做好文書(shū)檔案管理工作
一、優(yōu)化文書(shū)檔案管理制度
傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理制度存在著一定問(wèn)題,在下一發(fā)展階段都有待提高。文書(shū)檔案的管理僅僅利用以時(shí)間為分界線來(lái)進(jìn)行大量檔案的管理存放,這種方式雖然簡(jiǎn)單易行,但由于所需整理存放的文書(shū)檔案數(shù)量過(guò)多,這樣進(jìn)行分類太過(guò)于籠統(tǒng)化,使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書(shū)檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類,先以時(shí)間為大的分界線將檔案大致的分出,再根據(jù)事件的類型進(jìn)一步分類,最終使所有的文書(shū)檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的'工作內(nèi)容與注意事項(xiàng),沒(méi)有對(duì)所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行人員數(shù)量的分配,導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中所用的工作人員過(guò)多,造成人才資源的浪費(fèi)。在對(duì)文書(shū)管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時(shí),就要合理的裁減與增添各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員,使每一項(xiàng)工作都能高效地進(jìn)行,每名文書(shū)檔案管理工作者都各司其職。
二、培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力
在新時(shí)代的引領(lǐng)下,對(duì)所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求,所以文書(shū)檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過(guò)去對(duì)文書(shū)檔案管理人員的要求,只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類的文書(shū)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類就可以,所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會(huì)中想要更好的發(fā)展,就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí),只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對(duì)事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書(shū)檔案管理工作者,在工作過(guò)程中要對(duì)新事物不斷的學(xué)習(xí),所有的文書(shū)檔案管理工作者要對(duì)文書(shū)檔案有相當(dāng)?shù)牧私?,這種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視,所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù),這些技術(shù)將在日后的工作過(guò)程中得到應(yīng)用。
三、利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作
所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對(duì)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用,網(wǎng)絡(luò)是近些年來(lái)發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù),它的應(yīng)用使我們?cè)谏詈凸ぷ髦卸嫉玫搅撕艽蠓奖恪⒕W(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書(shū)檔案管理工作中,將使文書(shū)檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化,減少了對(duì)人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是一個(gè)共享的平臺(tái),一些缺少的文書(shū)檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到,使我國(guó)文書(shū)檔案工作更加順利的進(jìn)行。
分類方法:
1)保管期限——年度分類法,即先將歸檔文件按保管期限分類,每個(gè)保管期限下按年度分類。
2)保管期限——年度——問(wèn)題分類法,即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類,每個(gè)保管期限下按年度分類,再在年度下按按問(wèn)題分類。
3)問(wèn)題——年度——保管期限分類法,即先將歸檔文件按問(wèn)題分類,每個(gè)問(wèn)題下按年度分類,再在年度下按保管期限分類。
4)年度——保管期限分類法,即先將歸檔文件按年度分類,每個(gè)年度下按保管期限分類。
5)年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法,此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類,其次按照各個(gè)部門(mén)分類,最后按保管期限分類。
保管
我國(guó)檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
銷(xiāo)毀
1)制定保管期限表;
2)制定銷(xiāo)毀檔案的審批制度;
3)制定銷(xiāo)毀檔案的監(jiān)銷(xiāo)制度。
編制
按照各個(gè)全宗分別編制。每一清冊(cè)一式兩份,一份報(bào)批,一份留存。
檔案整理工作的基本內(nèi)容包括什么
1 檔案整理工作的內(nèi)容
1.1 系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下,檔案室接收的是文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷;檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下,檔案室和檔案館的檔案整理工作,主要是對(duì)所接收的檔案,根據(jù)整個(gè)檔案室和檔案館存放和管理的需要,進(jìn)一步系統(tǒng)地整理,如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列,檢索工具的某些加工等等。
1.2 局部調(diào)整
已經(jīng)整理人館、室保存的檔案,經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)或?qū)iT(mén)的質(zhì)量檢查,對(duì)其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分,檔案館和檔案室需要進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量;另外,隨著時(shí)間的推移,檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化,也須進(jìn)行必要的調(diào)整。
1.3 全過(guò)程整理
由于一些特殊原因,檔案館、室有時(shí)也接收和征集一些零散文件,或者當(dāng)館藏的體系遭受?chē)?yán)重破壞時(shí),就必須進(jìn)行全過(guò)程的整理工作。
2 檔案整理工作的意義
2.1 檔案整理工作是進(jìn)一步發(fā)揮檔案作用的前提條件
檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心,僅以檔案室保管的檔案來(lái)說(shuō),就形成于不同的年代、不同的組織機(jī)構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動(dòng)中,因此有著不同的內(nèi)容、來(lái)源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復(fù)雜,就必須加以系統(tǒng)的整理,從而使其井然有序,方便管理,容易檢索利用。否則,眾多的檔案雜亂堆放在一起,查找利用如大海撈針,不僅浪費(fèi)時(shí)間,也會(huì)影響工作。因此,檔案只有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理,才能體現(xiàn)檔案的特點(diǎn),反映出各項(xiàng)活動(dòng)的歷史聯(lián)系和本來(lái)面貌,更好地發(fā)揮檔案的作用。
2.2 檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
在檔案業(yè)務(wù)工作請(qǐng)環(huán)節(jié)中,收集]:作是起點(diǎn),利用工作是白的,而檔案整理上作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)行。通過(guò)檔案整理工作,可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集丁作的質(zhì)量,有力地促進(jìn)收集工作。
檔案只有經(jīng)過(guò)整理以后,才可以科學(xué)地鑒定其價(jià)值,確定其保管期限;只有把檔案分類整理好,用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來(lái),才有條件實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)保管;只有把檔案加以分類和整理,才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。
總之,檔案整理工作是檔案館(室)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作,它對(duì)于搞好檔案實(shí)體管理.特別是檔案信息開(kāi)發(fā)工作,充分發(fā)揮檔案的作用,實(shí)現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。
3 檔案整理工作的原則
檔案整理工作的基本原則是:按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律,充分利用原有基礎(chǔ),保持文件之間的歷史聯(lián)系,便于保管和利用。
3.1 按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行整理
檔案是在一定歷史時(shí)期,由一定政權(quán)機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人形成的。各個(gè)歷史時(shí)期內(nèi)形成的檔案就反映了各個(gè)時(shí)期的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育等各方面的歷史活動(dòng)情況,它們既有密切的聯(lián)系,又有各自的特點(diǎn)。所以,整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時(shí)期,再分不同的政權(quán),把同一歷史時(shí)期、同一政權(quán)、同一組織形成的檔案集中在一起,以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。同樣,一個(gè)機(jī)關(guān)形成的全部檔案,反映了這個(gè)機(jī)關(guān)的全部歷史,是一個(gè)不可分割的整體,不同機(jī)關(guān)的檔案絕不能混同。只有認(rèn)識(shí)檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律,才能實(shí)事求是地整理檔案,最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系,使整理好的檔案,客觀地反映檔案形成時(shí)期、形成機(jī)關(guān)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌,從而便于查找利用。
3.2 充分利用原有基礎(chǔ)
在不同的時(shí)空條件下,對(duì)不同狀況的檔案整理從何著手,確定何種類型的整理力式和要求,成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物,它不僅記錄了當(dāng)時(shí)的實(shí)踐活動(dòng),而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時(shí)候,要尊重歷史和繼承前人的勞動(dòng),充分地利用先前的整理基礎(chǔ)。這樣有利于提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率,以適應(yīng)提供利用的需要。
我國(guó)檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎(chǔ)”整理檔案,是已經(jīng)被實(shí)踐所證明的一種比較切實(shí)可行的辦法,也是科學(xué)地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面:
第一,充分重視和利用先前的整理基礎(chǔ),以確定檔案整理的任務(wù)和要求,不要輕易打亂重整。一般地說(shuō),只要不是零散文件,已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有日可查,即應(yīng)力求保持其原有的整理體系。或者不冉重新整理,而通過(guò)完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進(jìn)行彌補(bǔ);或者只作必要的部分加工整理。
第二,在檔案整理過(guò)程中,應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說(shuō),對(duì)必須進(jìn)行一定整理的檔案,也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的,哪些是不合理的。對(duì)其中可取的方法應(yīng)該適當(dāng)?shù)匚栈虮A簟<词鼓承┖?jiǎn)單的保存和清理工作的痕跡,如原有的捆、包,簡(jiǎn)單的綱目,隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等有關(guān)標(biāo)識(shí),也往往是值得參考的線索而應(yīng)予以重視。
3.3 保持文件之間的歷史聯(lián)系
所謂文件之間的歷史聯(lián)系,就是文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件一般是以單件的個(gè)體形式陸續(xù)地產(chǎn)生,而以組合的群體形式持久地存在和運(yùn)動(dòng)的。因此,整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合,必須按照檔案形成的規(guī)律,保持文件在其形成者實(shí)踐活動(dòng)中固有的聯(lián)系進(jìn)行整理,才能把文件組成科學(xué)的有機(jī)體系.如實(shí)地反映山歷史活動(dòng)的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。這是檔案整理區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)資料等其他文獻(xiàn)整理的一個(gè)重要特點(diǎn)。文件群體的這種聯(lián)系,在某些書(shū)籍和法規(guī)文件中有時(shí)也被稱為文件之間的?!皟?nèi)在聯(lián)系”、“有機(jī)聯(lián)系”,其含義都是相同的。近年來(lái)在國(guó)外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法,對(duì)我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點(diǎn),我們對(duì)其內(nèi)在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”,它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。
總之,保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案,便于保管和利用。但是,保持文件的聯(lián)系和便于保管利用,有時(shí)也不盡一致。比如,一次重要的調(diào)查活動(dòng)形成的座談?dòng)涗浳母搴弯浺舸艓?,以及關(guān)于調(diào)查日程和經(jīng)費(fèi)問(wèn)題的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)銷(xiāo)的記賬憑證,就其內(nèi)容而言,無(wú)疑互有密切聯(lián)系,而且是重要的聯(lián)系。但把這些形式不同的材料全部混同起來(lái)進(jìn)行整理,則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作,同樣是在保持聯(lián)系的情況下,往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時(shí),特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時(shí)候,不能機(jī)械地運(yùn)用保持文件聯(lián)系的原則,要充分考慮檔案保管和利用的方便。
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