公文的檔案管理方法

導語：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件。為進一步促進單位科學發(fā)展提供了第一手資料。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關

檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內容進行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細致的審查公文，公文形成的過程要嚴格把關，這是把檔案管理工作做好所需的基礎。

公文的草案擬制是公文形成所需的一個重要環(huán)節(jié)，有了大致的計劃方向才能更好的進行下一步，不同單位的草案擬制部門各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關的部門先立草案然后遞交給辦公室負責印制。

但各個部門公文起草人員的水平和質量有一定差異，對于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會導致擬制的文件質量上不盡人意。主要存在著以下幾個問題：

1、體裁使用不正確，比如請示公文和報告公文沒有明確區(qū)分;一份公文卻請示多個事件;沒有按照規(guī)則運動文種。

2、一些公文的附件標識不明確，一些公文有附件，沒有在規(guī)定的地方作出任何標識，也沒有在公文附件的名稱前標注出詳細的序號，整個公文的行文程序混亂。

3、公文主題標注不明確，不便查閱。

4、公文中沒用規(guī)范的'使用數(shù)字。

以上情況，對于公文轉變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負責公文起草擬制的工作人員，有責任和義務對各個部門的公文進行查看，仔細審核，尤其是一些關鍵的字、句、詞要嚴格把關，在有問題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對方具體情況，將出現(xiàn)錯誤的地方及時協(xié)商解決。

二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

在將公文相關事務處理結束之后，便可以將公文進行保存，并把公文的類別進行整理和分類，將其中內容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內容的公文，例如涉及單位的重大開會、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標注，以備隨時查閱。要做好這項工作，務必要遵守以下幾個條件：

1、對于這項檔案整理工作，需要有清晰的認知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對所負責部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質量，以防檔案重復，使檔案管理更便捷、科學。

2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責任感，對工作也要有較強的學習能力，將檔案記載在大腦中，對每一份檔案都要認真細心，對每一份檔案都做出正確的評價。將檔案工作生活化、日?；?。

3、作為公文文秘要時常學習新的專業(yè)知識，及不斷提高自身的職業(yè)素質。公文工作員的檔案工作是一項比較專業(yè)帶有技術性的工作，在日常中要加強學習檔案方面的知識，隨身攜帶相關的專業(yè)書籍，時常范圍，做到在工作中積累經驗，在工作中加強學習。這樣才能較高的工作效率。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

檔案管理部門在文公分類入檔的時候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關部門或單位催要，過程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個別公文沒有按照規(guī)定時間交還的，要跟蹤回收，堅決不能讓公文檔案長時間的的停留在他人的手中，這不但可能會對檔案造型損壞、遺失，也會因為時間過長而遺忘檔案的收歸，對檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復查過去的歷史進程，對檔案流向掌握清晰，在過程中，需要注意以下幾個方面：

1、檔案整理工作必須從平時做起

對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

2檔案整理工作應注重細節(jié)

對于單位的文件以及領導簽發(fā)后，一定要及時的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過程務必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會給后期的查閱工作帶來誤導，影響整個檔案管理的完整性。

檔案的管理工作的良好運作，不僅對單位管理層對單位情況能夠隨時調查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調整政策帶來依據(jù)，為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會各界證明其單位優(yōu)越成績的證明，和其他的方面的合作的基礎。

做好檔案的管理工作不僅僅是對于單位有益，對于整個社會檔案管理工作也具有進步性。在我國現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對檔案管理手段進行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應單位的整體情況。

四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

一個檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經驗，對于不斷遇到的難題要積極的向上級部門或者同事請教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類，需要結合實際情況對檔案和調查的資料相結合，也可以有創(chuàng)造性的進行歸檔，但切記要根據(jù)相關規(guī)范來處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強化自身的責任意識感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴寬知識面，將知識經驗融入到檔案管理的工作中。

五、結語

檔案管理工作是我國政府、企業(yè)良好長遠發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質，加強檔案管理員對于檔案管理工作的熱情和責任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學規(guī)范化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。

如何做好檔案管理工作

如何做好檔案管理工作

在從事了兩年多的檔案管理工作中，深刻體會到檔案管理的重要性。提高檔案工作的效率與質量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢?我作為一名辦公人員，在實踐中通過不斷總結，尋找其中的規(guī)律，得到了一些粗淺的見解，愿與大家共同分享。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關部門起草然后交由辦公室負責印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

1、文種使用不當。主要有請示、報告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。

3、公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。

4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的.公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關規(guī)定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發(fā)現(xiàn)問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領導定奪，以確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。

二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

公文形成后，經過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：

1、對檔案工作要有高度的認識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。

2、要有高度的職業(yè)責任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態(tài)度，使檔案工作平時化、平?；Ｒ虼?，務必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。

3、要不斷提高自己的專業(yè)素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學》、《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

2、檔案整理工作應注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領導簽發(fā)后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

總之，檔案管理工作具有很強的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結合起來，不斷提高檔案管理質量，提高其利用率。目前我項目部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機檢索過渡，這一項新的工作給我提供了更多的學習機會。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責任感和較強的敬業(yè)精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規(guī)范化、科學化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。

辦公室文秘人員如何做好檔案管理工作

辦公室文秘人員如何做好檔案管理工作

檔案是人類發(fā)展到一定階段的產物，是處理完畢的、具有參考價值的、集中保存的、系統(tǒng)的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復合體，它具有個體意識和群體意識的功能。提高檔案工作的效率與質量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢？一起看看吧！

一 規(guī)范公文處理，把好公文形成關

公文是檔案的前身，當其處在傳遞、運轉、承辦和執(zhí)行過程中，具有現(xiàn)行效用，不能稱其為檔案；檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關職能部門起草然后交由辦公室負責印發(fā)。我區(qū)就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。我們單位在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

1.文種使用不當。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等。

2.附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。

3.公文印制不規(guī)范，用紙有大有小，給后來的檔案裝訂和管理帶來很大不便。

4.公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。

5.數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，一名專門負責公文擬制的你人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關規(guī)定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發(fā)現(xiàn)問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領導定奪，以確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。

二 檔案整理工作，從公文的評估分類做起

公文形成后，經過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處）；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調用。評估工作對文書人員是個嚴峻的'挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：

1.對檔案工作要有高度的認識

要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。

2.要有高度的職業(yè)責任感。

檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態(tài)度，使檔案工作平時化、平?；?。因此，務必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。

3.要不斷提高自己的專業(yè)素質和綜合素質。

文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學》、《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。由于我區(qū)成立較早，在整理檔案過程中，已經形成了一套較科學的歸檔方法，具有較強的規(guī)律性，即年度——組織機構——內容，但在工作中，文秘人員不應該拘泥于傳統(tǒng)的整理歸類思路，但也不應該隨意更改，要結合本單位的具體發(fā)展實際，嚴格依照檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)范和要求，進行科學地創(chuàng)新，不斷提高本單位的檔案管理水平，盡量做到查找簡便、快捷。

三 完善公文材料，做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

1.檔案整理工作必須從平時做起。

對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

2.檔案整理工作應注重細節(jié)。

對于本單位自生文件，領導簽發(fā)后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

四 善于交流，接受新信息，達到資源共享

隨著社會形勢的變化和發(fā)展，對檔案整理工作的規(guī)范性要求也會隨著時代發(fā)展而越來越高，文秘工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

公文歸檔的方法

當然是根據(jù)國家標準好，這都是經過實踐證明且輕質有效，統(tǒng)一使用的方法，不過我先給您一份我寫的，后面附上國家標準，祝成功，

文件、記錄歸檔的有關規(guī)定
1. 目的
規(guī)范公司文件、資料的管理，確保公司資料完整，便于查找。
2. 適用范圍
記錄、證書、證件、技術資料、公司文件及綜合類文件
3. 管理程序
3.1. 保管
3.1.1. 記錄的保管方法
3.1.1.1. 按記錄的編號歸類存放，能成冊的按月整理成冊，按年裝訂成卷，例如:信息反饋單、電話記錄、領料單等。
3.1.1.2. 涉及同一項目的有關記錄按項目成套保管，項目結束時，每個項目單獨裝訂成冊，按年裝訂成卷。例如:ZHHK-JL/04的管理評審系列記錄、ZHHK-JL/06的質量計劃系列記錄及ZHHK-JL/08的項目建議書一直到ZHHK-JL/11的設計和開發(fā)更改通知單等。
3.1.1.3. 除文件控制清單、記錄控制清單在文件換版時組卷外，其余記 錄按月整理，按年裝訂成卷。
3.1.2. 證書、證件類文件的保管
綜合部負責將各類證書、證件登記編號；屬于個人的證書，復印留底后，歸還個人保管；屬于公司的證書由綜合部統(tǒng)一保管。
3.1.3. 技術資料的保管
技術材料，從立項開始，直至成果推廣應用各階段形成的文件材料，使用后交到綜合部保管，待成果推廣后，將所有材料裝訂成卷。
3.1.4. 綜合類文件的保管
將有一定相關性的文件整理在一起，隨時將文件歸到相應的類別，年底按類別裝訂成卷。
3.1.5. 公司文件的保管
公司文件發(fā)布后要在綜合部登記備案，年底按文件編號的順序裝訂成卷。 有保存價值的通知按公司文件處理，附在公司文件后面，按發(fā)布的日期排列裝訂。
3.2. 組卷要求
3.2.1.卷內要有目錄
3.2.2.卷要有編號
編號規(guī)則:xx--xxx

文件類別代號:記錄 —— JL
證書、證件類文件 —— 證
技術資料 —— JS
綜合類文件 —— ZH
公司文件 —— GS
3.2.3. 證書、證件類文件因經常使用，所以不用組卷，但要有目錄。證書、證件 單獨編號。

附上國家標準:

中華人民共和國檔案行業(yè)標準

歸檔文件整理規(guī)則

DA/T22-2000 中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準 2001-01-01實施

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1 范圍

本標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織。

2 定義

本標準采用下列定義。
2.1 歸檔文件
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。

3 整理原則

遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

4 質量要求

4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

5 整理方法

5.1 裝訂
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。
5.2 分類
歸檔文件可以采用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。
5.2.1 按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機構(問題)分類
將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。
5.3 排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中“＊”號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。
5.4.1 全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度:文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如1978。
5.4.3 保管期限:歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號:文件的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為:在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。
5.4.5 機構（問題）:作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。
5.5 編目
歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。
5.5.1.1 件號:填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者:制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。
5.5.1.3 文號:文件的發(fā)文字號。
5.5.1.4 題名:文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加"〔 〕"號。
5.5.1.5 日期:文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如19990909。
5.5.1.6 頁數(shù):每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備注:注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。
5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。
5.6.1.2 檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。
5.6.2 備考表
備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。
5.6.2.1 盒內文件情況說明:填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人:負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人:負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
5.6.2.4 日期:歸檔文件整理完畢的日期。

怎樣做好檔案管理工作

導語：檔案管理的對象是檔案,服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質、專指、廣泛之間的矛盾。檔案管理系統(tǒng)的結構即根據(jù)這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。

分門別類

首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長期使用的類別去分類，不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的，舉例說明：人事肯定是按照人力的六大模塊進行分類，如人力資源規(guī)劃;、招聘與配置、培訓與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關系管理。這是公司級文件分類，人事內部部門會在按照自己負責的模塊進行分類，意思就是按照你經常的需求分類。

巧用檔案袋

檔案袋肯定是必不可少的，因為檔案袋上有明細，有的資料不是一份，根據(jù)時間有很多，有的是同一個事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及基本內容寫出來，這樣你需要的時候直接看檔案袋就可以了，無需全都翻出來一個一個的找

常用資料的歸整

很多時候我們的資料是日常性的文件，經常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標識，每次使用時按照規(guī)定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說讓他按照標識自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節(jié)省雙方的時間

部門資料提報

有的時候我們每隔一段時間都要向上級領導提報資料，這類資料每個月都要，甚至是每個星期，有時候我們可能會忙的忘記時間，為了防止工作沒做好，我們還可以按照處理資料的時間進行排序，這樣就會記得什么資料緊急處理，什么資料可以暫且擱置

電腦資料的存檔

現(xiàn)在不似以前，辦公基本人手一臺電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應該有一份管理清單，這個清單要記錄的內容有時間，用途，標題，份數(shù)，歸檔地以及需求人等相關信息

領導批復資料的回拿

檔案除了保存，肯定還有在工作中，比如有的文檔需要領導簽字批復之類的，而領導不可能隨時隨地能幫你簽字，得等領導有時間才能集中處理，這就需要給領導準備那種抽屜式的文件框，上面標注，待處理，駁回，處理完畢，不論領導在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒有處理，這樣非常能提高工作效率

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關部門起草然后交由辦公室負責印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

1、文種使用不當。主要有請示、報告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。

3、公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。

4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關規(guī)定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發(fā)現(xiàn)問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領導定奪，以確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。

二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

公文形成后，經過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：

1、對檔案工作要有高度的認識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。

2、要有高度的職業(yè)責任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的`頭腦里，要有對歷史負責的態(tài)度，使檔案工作平時化、平常化。因此，務必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。

3、要不斷提高自己的專業(yè)素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學》、《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

2、檔案整理工作應注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領導簽發(fā)后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

一、政治素質要合格

樹立堅定的政治信念，用科學的理論武裝頭腦。要堅定不移地執(zhí)行黨的路線、方針、政策，堅持正確的政治方向。要有良好的職業(yè)道德和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。要堅持實事求是，尊重歷史，在工作中要本著對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想的原則，愛崗敬業(yè)，認真負責地做好本職工作。要具有愛崗敬業(yè)、認真負責的科學態(tài)度。教書育人是一種奉獻，管理育人和服務育人同樣也是一種奉獻。學生檔案管理人員應當?shù)∶?，默默無聞地為莘莘學子服務。具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國家有關檔案工作的法規(guī)、政策，又要熟悉和掌握與檔案工作相關的方針、政策、標準和方法。具有依法治檔的法制意識。用法律和紀律約束自己，牢固樹立以法治檔的思想觀念，與一切違反《檔案法》的行為進行堅決的斗爭。

二、知識素質要全面

掌握檔案專業(yè)知識。檔案工作是專門業(yè)務，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用，有一整套的理論和工作方法，學生檔案工作人員只有學習掌握這些理論與方法，才能保證工作質量，提高工作效能，逐步實現(xiàn)學生檔案工作的科學管理。掌握計算機知識。要適應檔案管理現(xiàn)代化，就必須掌握計算機數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體和網絡管理等方面的技能。掌握一定的外語知識。學生檔案工作者還需具備一定的英語應用能力，這樣才能適應新時期、新形勢對學生檔案工作者的要求。

三、業(yè)務素質要精湛

培養(yǎng)求真務實、精益求精的工作作風。學生檔案工作是一項長期、艱苦、細致的工作，從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉遞到檔案的保管、利用，每一個環(huán)節(jié)都離不開求真務實，每一個過程都要求謹小慎微，任何一個細節(jié)的失誤都會給后面的工作帶來麻煩。

四、身體素質要健康

學生檔案工作是一項艱苦而繁瑣的工作。由于長期伏案工作、庫房空氣不流通以及整理檔案過程中吸入有害菌等原因，導致在學生檔案工作者身上出現(xiàn)了皮膚過敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此，要想做好檔案工作，就必須加強體育鍛煉，增強身體素質。

急求公文歸檔的步驟！

一、公文立卷歸檔的步驟
公文立卷歸檔的步驟分準備、立卷、歸檔三個階段。
(1)準備。
首先，要編制歸卷類目。歸卷類目是為了方便公文的立卷而設置的一種文件分類目錄。歸卷類目是由類目和條款兩部分組成的。類的設置有按問題分類、按機關內部組織機構分類兩種方法。在設立了類目之后，就要設立條款并進行編號，條款是案卷類目的主要組成部分，是案卷要反映的內容。編制歸卷類目應注意類目的設置要適當、靈活，要根據(jù)本機關的文件多少來設置類目，既不能太粗，又不能太細。案卷類目的名稱和概念要清楚準確，不能籠統(tǒng)、含糊。類和類之間、條款和條款之間，不能相互包括、相互交叉、相互重復。類的設置標準要前后一致，不能中途變換。在確定歸卷類目時，應考慮到文件的保管價值，要準確地注明每個條款里文件的保管期限。
其次，收集文件。立卷材料的收集工作是檔案工作的基礎，公文立卷人員要注意平時對文件的收集，將本機關需要立卷的文件材料及時集中到一起，以免散失。本機關的發(fā)文要有專人負責將原稿、印本及附件等收集齊全、完整，以便隨時向立卷部門集中。同時，要建立收文制度，將收文及時、完整地向檔案部門移交。
第三，鑒別與歸卷。在對文件進行了收集之后，就要及時進行整理、鑒別和歸卷，并進行分類。不同保管期限的文件，要按本機關保管期限表的要求將永久、長期、短期保管的文件初步分開。

（2）立卷。
首先，檢查與調整卷內文件。要檢查文件是否齊全、完整；是否符合歸檔范圍的要求；是否保持了文件之間的歷史聯(lián)系，與歸卷類目是否吻合，運用特征是否準確；卷內文件的保存價值是否一致；卷內文件數(shù)量是否過多或過少。
其次，排列卷內文件順序。卷內文件一般按照時間、問題、作者、地區(qū)、名稱、重要程度、程序或階段、文件往來機關順序排列。排列時要注意按問題特征立卷，不能混排。
第三，編排頁碼。排列案卷順序之后，要拆除文件上的金屬裝訂物，以免金屬物日久氧化銹蝕文件。同時要對文件進行修補，凡在裝訂線左側有文字的文件材料，要在左邊加邊取齊，右邊疊起；尺寸不足規(guī)定尺寸的要加紙裱糊襯托；破損的要進行修補。修補完畢要以卷為單位，用阿拉伯數(shù)字編寫張?zhí)枺瑥執(zhí)枒幵谖募牧系挠疑辖?，一張只編一個號，背面不編。
第四，填寫卷內文件目錄及備考表。每個案卷都應填寫卷內文件目錄，用來介紹本卷內文件的內容，便于文件檢索查閱。卷內文件目錄包括順序號、文件作者、文件標題、文號、文件日期、所在張?zhí)?、備注。案卷的備考表是案卷的最后一頁，主要用來記述卷內文件的實有張?shù)、立卷日期、立卷人姓名，并留出空白以備說明本卷文件保管使用的有關情況、卷內文件的變動情況。
第五，擬寫案卷標題。案卷的標題是對案卷內文件名稱的概括，其作用在于準確地揭示案卷的內容，為卷內文件查找提供可資檢索的渠道。案卷標題應簡明、樸實、概括，具有政治上的嚴肅性、結構上的完整性、文字上的準確性、邏輯上的合法性。
第六，填寫案卷封皮并進行裝訂。案卷的封皮是案卷的外表，填寫好案卷封皮，可使立成的案卷美觀整齊，便于編制案卷目錄和查找利用。案卷封皮上應填寫的項目一般包括；機關名稱、機關內部組織機構名稱、案卷名、機密等級、卷內文件的起止日期、文件頁數(shù)、保管期限及全宗號、目錄號、案卷號等。為了便于對案卷的保護，要對案卷進行裝訂或裝盒，在對卷內文件進行檢查后，用白線將案卷封皮和卷內文件訂在一起。
第七，編制案卷目錄。把本年度的案卷經過分類、排列，再進行編號、登記、造冊，就形成了本年度的案卷目錄。案卷目錄包括案卷號、案卷標題、卷內文件的起止日期、卷內文件份數(shù)和張數(shù)、保管期限、備注等。

（3）案卷的歸檔。
案卷的歸檔是把一年中立成的案卷移交檔案室集中保管，以保證機關檔案的完整，便于查找利用。在移交之前，所移交的案卷的質量要經過檔案部門檢查驗收。檢查驗收的內容包括歸檔文件是否齊全完整，有無重復；是否遵循文書立卷的原則進行立卷；文件和電報是否保持內容聯(lián)系，合并整理，統(tǒng)一立卷；絕密文件是否在卷皮上蓋有絕密字樣專用章；保管期限是否準確；永久、長期、短期保管的文件是否分開立卷等。另外，對歸檔文件的數(shù)量和移交目錄也應檢查驗收。歸檔工作一般應在次年的3月份完成，最遲也不能超過6月份。完成了歸檔工作，文件材料就正式轉化為檔案

二,文檔的歸位步驟

（一）區(qū)分歸檔與不歸檔的檔案盒（案卷）

按照歸檔范圍和不歸檔范圍的規(guī)定，把不歸檔的、留存在本機關團體供工作參考的檔案盒（案卷）與應歸檔的檔案盒（案卷）區(qū)別開來，把應歸檔文件的檔案盒（案卷）移交檔案部門。

（二）編制移交目錄

編制移交目錄，就是把歸檔文件目錄或案卷目錄復印成一式三份，移交部門一分，接收部門一份，以便雙方核對、檢查。另一份留存在檔案盒或案卷內。

在移交目錄后還應附有《移交備考表》，內容包括：檔案盒（案卷）總數(shù)、移交人、接收人、交接時間等項目。

（三）查驗收歸檔檔案盒（案卷）

移交時，檔案管理部門要對檔案盒（案卷）進行嚴格檢查。檢查包括兩主面的內容：

1、檢查檔案盒（案卷）質量。

即檢查裝入歸檔文件的檔案盒或立成的案卷是否符合歸檔文件整理、立卷的原則、要求，是否反映了盒（卷）內文件的特征，盒（卷）內文件是否有損壞，裝訂是否整齊等等。對不符合要求的，檔案部門可以要求移交部門重新整理。

2、檢查檔案盒（案卷）內文件的數(shù)量。

即檢查檔案盒內或案卷內文件的總數(shù)是否與移交目錄相符；盒內文件件數(shù)或卷內文件頁數(shù)是否與檔案盒封面或案卷封面所填寫的數(shù)目相符。

為避免返工、浪費時間和增加工作量，檢查檔案盒（案卷）內文件的數(shù)量和質量的工作應盡量提前到編制歸檔文件件號或案卷目錄前進行。這就要求檔案部門加強對歸檔文件整理、立卷工作全過程的指導、監(jiān)督，盡早派人到文書部門和業(yè)務部門檢查、監(jiān)督文件整理、立卷工作，及時發(fā)現(xiàn)、指出和糾正問題。這一步工作做得越好，在移交檢查時出現(xiàn)返工的概率就越小，工作效率就越高。

（四）辦理移交手續(xù)

歸檔文件的檔案盒（案卷）檢查完畢，對符合要求的檔案盒（案卷）就可以辦理具體移交手續(xù)。具體移交時，交接雙方各拿一份移交目錄，按照目錄的內容清點歸檔文件的件號、盒號或頁號、卷號；核對無誤后，雙方均應在三份移交目錄和移交備考表上簽字；將三分清單分別交由交接雙方：一份文書部門或業(yè)務部門留存?zhèn)洳?；兩份存檔案部門。對于文件數(shù)量少的機關團體，可由檔案部門統(tǒng)一編制歸檔文件目錄或案卷目錄，移交時，由檔案部門開據(jù)移交憑據(jù)，各部門可不必再單獨編制移交目錄。對于文件工作和檔案工作“一肩挑”的機關團體，在文件處理與檔案工作之間沒有中間環(huán)節(jié)，歸檔工作在平時都已完成，因此也就沒有必要辦理歸檔手續(xù)。但在文書（檔案）人員發(fā)生變動時，必須依上述程序辦理移交手續(xù)。