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檔案數(shù)字化文件

時間:2023-01-17 作者:老師 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

檔案數(shù)字化文件

什么叫檔案數(shù)字化,檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式,它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用,有效延長原件的保存時間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案,用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴(kuò)散或褪變的檔案,可經(jīng)過計算機(jī)掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率,數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔,并盡快提供利用,從而提高辦公效率。
5.提高經(jīng)濟(jì)效益,數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,不僅節(jié)約了保管費(fèi)用,節(jié)省了占地空間,而且查閱方便迅速,避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有哪些區(qū)別

數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有哪些區(qū)別

對于檔案數(shù)字化管理好還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理好的爭論由來已久,相信對于這個問題,每個人心中都有自己的答案。 以下是我為大家整理數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有哪些區(qū)別相關(guān)內(nèi)容,文章希望大家喜歡!

一、整理的方法不同

檔案數(shù)字化文件

數(shù)字化檔案無須檔案人員進(jìn)行整理。紙質(zhì)檔案的整理非常復(fù)雜,分類方案涵蓋本單位各種門類、載體的檔案,要求類目錄設(shè)置合理、編號科學(xué),整理規(guī)范,符合國家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。整理上架,各門類、載體檔案分別排列存放,便于查找,無積存零散文件。

二、收集的方法不同

數(shù)字化檔案的收集,對紙質(zhì)文件生成階段的管理,檔案人員很少直接參與,一般只要把好歸檔接收環(huán)節(jié)就行。數(shù)字化檔案的'收集工作體系采用文檔一體化的管理方式,保證數(shù)字化文件的內(nèi)容等信息的完整性,它不因時間推移、環(huán)境變化對文件形成的背景等信息被丟失或被破壞。而紙質(zhì)檔案的收集,它要求制定文件材料歸檔范圍和保管期限表,文件字跡材料符合國家規(guī)定的質(zhì)量要求,文件形成程序規(guī)范,簽署完備,內(nèi)容準(zhǔn)確,分門別類等。

三、使用的方法不同

檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為審判工作服務(wù)、為社會利用服務(wù)是檔案部門的職責(zé)。數(shù)字化檔案為開展檔案信息服務(wù)工作提供了良好的條件,通過數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)可以開展電子檢索服務(wù),資源共享,在各級法院之間檔案互傳、交換信息,查找、調(diào)閱、復(fù)制非常便捷。紙質(zhì)檔案的使用相對繁瑣,檔案部門有一整套查借、閱檔案的管理規(guī)定。

四、保管的方法不同

檔案數(shù)字化文件

數(shù)字化檔案載體具有特殊性,它不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管條件,其主要是數(shù)字化檔案設(shè)備安全和信息安全。設(shè)備安全是抵御自然災(zāi)害、突發(fā)事件等。信息安全則由一系列措施給予保障,保證數(shù)字檔案的可讀性和使用性,及時更新,防止信息丟失、被非法修改等。紙質(zhì)檔案的保管對庫房的設(shè)置,庫房內(nèi)的溫、濕度要求很高,檔案人員每天要進(jìn)行測記,溫、濕度偏高或偏低應(yīng)及時采取相應(yīng)措施。定期檢查檔案,看有無破損、霉變、塵污、蟲蛀、褪色等,如有破損、霉變、塵污、蟲蛀、褪色,要進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制處理等。

檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)是什么

  檔案數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同的基石,檔案數(shù)字化建設(shè)同樣需要堅持標(biāo)準(zhǔn)化原則。

  我國 1998 年提出了信息化建設(shè)的二十四字方針(統(tǒng)籌規(guī)劃、國家主導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)合建設(shè)、互聯(lián)互通、資源共享),其中第三條就是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),由此可見標(biāo)準(zhǔn)化對于檔案數(shù)字化建設(shè)的重要作用和意義。

  檔案數(shù)字化一般分兩塊,一部分是紙質(zhì)的“老檔案”,這部分檔案是過去計算機(jī)技術(shù)未大面積普及的情況下,手工書寫、紙質(zhì)化保存、庫房存儲。

  采用人工方法進(jìn)行查閱無需計算機(jī)就可以直接查看的紙質(zhì)檔案形式。

  一部分是現(xiàn)在不斷生成的“新檔案”,這部分檔案是在當(dāng)前計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)等新技術(shù)日益普及的情況下。

  由計算機(jī)生成、各種存儲介質(zhì)保管存儲、采用數(shù)據(jù)庫+專用檔案管理軟件進(jìn)行日常管理,只有在計算機(jī)條件下才可以查看的電子檔案形式。

  對于“老檔案”而言,我們是通過掃描、拍照等方式,轉(zhuǎn)換成為計算機(jī)可以識別的圖片文件,再對其建立電子目錄來實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化,故要對其生產(chǎn)的掃描型電子文件進(jìn)行統(tǒng)一。

  而對于“新檔案”而言,由于文件的生成階段就是電子文件信息,就要對其文字型電子文件、視頻和多媒體電子文件、音頻電子文件等文件格式進(jìn)行統(tǒng)一。

  所以說但不管是紙質(zhì)的“老檔案”還是當(dāng)前的電子文件形的“新檔案”,都應(yīng)該堅持標(biāo)準(zhǔn)化原則,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,按照統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),使傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,電子文件歸檔,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。

  信息化建設(shè)必須有標(biāo)準(zhǔn)化的支持,尤其要發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)化的導(dǎo)向作用,以確保其技術(shù)上的協(xié)調(diào)一致和整體效能的實(shí)現(xiàn)。

什么是檔案數(shù)字化?

什么是檔案數(shù)字化?
檔案數(shù)字化是隨著計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
主要負(fù)責(zé)對文件、圖書資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作,工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員,組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等,是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實(shí)際檔案工作中的痛點(diǎn)。首先,數(shù)字檔案可實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化,便于檢索和借閱,有效的提高工作效率。其次,數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島,進(jìn)行整合,實(shí)現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者,數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢,系統(tǒng)可為檔案的完整、準(zhǔn)確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平,有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平,有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管,有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換后得到的數(shù)字副本,具有替代原件的全部作用

傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的數(shù)字副本,具有代替原件的全部作用,其全部作用如下:

1、為檔案信息化建設(shè)打下堅實(shí)基礎(chǔ)檔案信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展規(guī)劃的重要任務(wù),其核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大任務(wù):一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化;二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

2、利于長遠(yuǎn)發(fā)展,保護(hù)檔案原件。用數(shù)字化的檔案代替原件使用,可以保護(hù)檔案原件。數(shù)字化副本異地保存,輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)自然災(zāi)害的情況下不會遭到毀滅性的破壞,有利于檔案的長遠(yuǎn)發(fā)展?;謴?fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復(fù)。

3、改善檔案的利用方式,提高利用率。一份文件可以以數(shù)字化形式同時提供給多個利用者,實(shí)現(xiàn)資源共享。數(shù)字化文件可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸,能異地調(diào)閱利用,擴(kuò)大了檔案的利用空間。檔案數(shù)字化以后,將已開放的檔案上傳系統(tǒng),利用者可以隨時使用開放的檔案文件,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享??s短檢索時間,利用效率有很大的提高。節(jié)約成本,提高檔案人員工作效率。

檔案數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)

檔案管理系統(tǒng)企業(yè)版支持集中式、分布式部署和存儲,集中或分級管理模式。對于網(wǎng)絡(luò)條件比較好的集團(tuán)企業(yè),推薦使用集中式部署模式,即采用總部集中建設(shè)模式,基于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò),將檔案信息資源集中存放在總部。

通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)下屬分支機(jī)構(gòu)之間、總部與各下屬分機(jī)構(gòu)之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過通用的WEB查詢平臺和統(tǒng)一的權(quán)限管理,在任何分支機(jī)構(gòu)都可以進(jìn)行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用,形成總部和下屬分支機(jī)構(gòu)之間的虛擬檔案信息中心。

檔案數(shù)字化包括哪些方面的內(nèi)容

檔案數(shù)字化包括哪些方面的內(nèi)容
檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動的重要工具和憑證性信息記錄,是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團(tuán)企業(yè)具有機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復(fù)雜,各下屬單位分散等特點(diǎn)。對于集團(tuán)企業(yè),實(shí)現(xiàn)集中部署應(yīng)用、分級管理,構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館,是集團(tuán)企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。
檔案數(shù)字化是隨著計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性:
一、提高經(jīng)濟(jì)效益
過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段,致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,不僅節(jié)約了保管費(fèi)用,節(jié)省了占地空間,而且查閱起來極為方便迅速,從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
二、提高辦公效率
數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔,并盡快提供利用。以組織部門為例,干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時的數(shù)據(jù)信息,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時,數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單,真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動,數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”,檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)
將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后,檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料,數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù),另外,通過檔案的數(shù)字化處理后,防止了部分檔案篡改的行為。

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