館藏數(shù)字化檔案

檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內(nèi)容。
1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。
3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。

檔案館數(shù)字化是什么意思？

數(shù)字化檔案館是以二進制編碼的數(shù)字方式存儲、處理館藏信息，以計算機為管理手段，以網(wǎng)絡傳遞為利用方式的一種新型檔案館。
檔案館數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入信息到計算機數(shù)據(jù)庫中，以計算機存儲檔案信息。

館藏資源數(shù)字化
不光是檔案條目數(shù)字化，檔案的內(nèi)容（實體）同樣要數(shù)字化。

信息傳遞網(wǎng)絡化
通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞館藏信息，不受時間和空間的限制，提高信息利用率。

用戶使用方便化
用戶可以在任何時間任何地點通過計算機方便地使用檔案信息。

館際互連，資源共享
各數(shù)字化檔案館通過互聯(lián)網(wǎng)相連，并通過標準接口來實現(xiàn)資源共享。

館藏地質(zhì)資料檔案數(shù)字化成果備份實踐

蔣洪明 田 爽 王 純

（江蘇省地質(zhì)資料館）

摘 要 館藏電子地質(zhì)資料是江蘇地質(zhì)資料館館藏紙質(zhì)地質(zhì)資料掃描數(shù)字化工作的重要成果，也是解決館藏地質(zhì)資料檔案長期保存、集約保存所依托的重要載體形式。因此，如何確保地質(zhì)資料數(shù)字化成果數(shù)據(jù)真實可靠、完整安全并實現(xiàn)長期可讀，具有十分重要的現(xiàn)實意義。本文重點闡述了館藏地質(zhì)資料數(shù)字化成果數(shù)據(jù)備份流程，以及數(shù)字化成果備份工作的實踐體會。

關鍵詞 地質(zhì)資料 數(shù)據(jù)備份 載體

隨著信息技術的快速發(fā)展，長期以紙質(zhì)為主要載體的館藏地質(zhì)資料，已經(jīng)遠遠不能滿足社會發(fā)展的需求。紙質(zhì)地質(zhì)資料經(jīng)數(shù)字化掃描后所形成的地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)，將是今后為社會提供利用的主要載體形式，也是社會信息化發(fā)展的必然趨勢。館藏地質(zhì)資料數(shù)字化成果數(shù)據(jù)的安全備份，不僅將推進地質(zhì)資料信息化的發(fā)展，保障地質(zhì)資料數(shù)據(jù)的信息安全，而且使地質(zhì)資料為全社會提供更廣泛、更方便、更快捷的服務，奠定了強有力的數(shù)據(jù)保障基礎。

1 地質(zhì)資料數(shù)字化成果數(shù)據(jù)概述

地質(zhì)資料是地質(zhì)工作成果的主要表現(xiàn)形式，是地質(zhì)工作服務社會的主要載體，也是地質(zhì)檔案信息資源的重要組成部分。為了解決館藏地質(zhì)資料檔案長期保存、集約保存問題，我省于 1998 年初開展了館藏地質(zhì)資料檔案數(shù)字化實踐探索工作。通過近十年的持續(xù)努力，江蘇地質(zhì)資料館完成了全部館藏地質(zhì)資料檔案數(shù)字化工作。大部分數(shù)字化成果數(shù)據(jù)已導入館藏地質(zhì)資料檔案電子閱覽室系統(tǒng)，為地質(zhì)資料檔案利用者提供查閱利用，部分公益性、基礎性非涉密地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)已發(fā)布在館網(wǎng)站上，為社會公眾查閱利用。

館藏地質(zhì)資料檔案掃描數(shù)字化成果是館藏檔案資源的重要組成部分，安全保管好這些電子數(shù)據(jù)是踐行“對歷史負責，為現(xiàn)在服務，替未來著想”的舉措之一，有著極其重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

2 館藏地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)備份載體

隨著信息化時代發(fā)展的突飛猛進，地質(zhì)資料成果電子數(shù)據(jù)的備份是一項長期持續(xù)發(fā)展的重要任務工作。地質(zhì)資料成果電子數(shù)據(jù)是館藏無形資產(chǎn)，數(shù)據(jù)備份已深入人心。光盤具有存儲適量，壽命長、價格低、查找方便等特點，因此，它是電子數(shù)據(jù)備份長期安全保存的有效載體。

2.1 建立備份管理體制

根據(jù)地質(zhì)資料館藏的工作實際情況，制定適合的《光盤備份工作規(guī)范》是一項重要工作。因為合理的工作規(guī)范、制度可以對整個項目施行全程的管理與監(jiān)控，它是保證館藏電子資料數(shù)據(jù)備份工作規(guī)范化、確保電子數(shù)據(jù)長期保存的有效途徑。通過明確的管理制度，規(guī)范執(zhí)行方法和技術手段，實現(xiàn)長期保存的長遠規(guī)劃。

2.2 光盤選擇特點

光盤記錄方式有多種，分為只讀光盤、一次寫入光盤、可重寫（多次寫）光盤。備份的數(shù)據(jù)可以劃分為兩類：一類是可恢復性數(shù)據(jù)，一類是憑證性數(shù)據(jù)。用于記錄恢復性數(shù)據(jù)可采用重寫光盤，而我們在地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)備份中，選用憑證性數(shù)據(jù)的記錄方式，一次性寫入光盤。

在數(shù)據(jù)備份中，選用光盤的記錄格式也很重要。通常有 CD、DVD。格式的選用，是與數(shù)據(jù)信息總量有直接關系的。CD 光盤容量為 700MB，DVD 光盤的容量為 4.7GB?？梢愿鶕?jù)本館實際數(shù)據(jù)量，選擇合適的光盤記錄格式。

2.3 數(shù)據(jù)備份制作要求

在進行館藏地質(zhì)資料數(shù)字化成果備份過程中，光盤制作的實質(zhì)就是將數(shù)據(jù)遷移，將原數(shù)字化掃描形成的數(shù)據(jù)完整、準確、有效地遷移到光盤上。在光盤刻錄倍速的選擇上，對 CD/DVD 刻錄最佳倍速選擇應該是該光盤最高倍速的 0.6 倍左右。CD—R 的最高倍速選擇，刻錄應在采用 24 ～ 30 倍速，DV—R 的最高倍速應采用 8 ～ 12 倍速。倍速太低會影響工作效率，倍速太高影響刻錄的質(zhì)量。

2.4 數(shù)據(jù)保存載體管理的必要性

在制作完成數(shù)據(jù)備份后，光盤的規(guī)范保存是數(shù)據(jù)安全性保證的重要環(huán)節(jié)。因此，必須將光盤置于－ 5℃，5% ～ 95%RH（標準：4℃～ 20℃，20% ～ 50%RH）環(huán)境下保存。禁止將光盤裸露在陽光或長時間在強光下照射，避免光盤接觸灰塵，非使用狀態(tài)應置于光盤盒中，禁止交光盤長期平入或疊壓。在刻制完成時，應盒裝豎立碼放，并保存在專用設備中。

3 江蘇館地質(zhì)資料數(shù)字化成果備份工作實踐

為做好館藏地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)的安全保存與備份工作，我館制定了嚴格規(guī)范的管理制度與工作方法。

3.1 建立館藏地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)備份管理制度

參照國家相關規(guī)范、規(guī)定，我們研究制定了適合于本館的《電子地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)備份工作規(guī)定》、《光盤備份工作規(guī)范》。從工作計劃、質(zhì)量監(jiān)督、資料安全管理等方面作出明確要求，為規(guī)范、有序、高效、高質(zhì)量地開展電子地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)安全備份工作，提供了強有力的制度保障。

3.2 館藏地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)備份內(nèi)容

鑒于因快速推進數(shù)字化進展等客觀原因，初期完成的數(shù)字化成果數(shù)據(jù)，未能嚴格按照檔案號由小到大順序進行光盤組盤。為了便于今后成果電子數(shù)據(jù)的檢索與管理，現(xiàn)將已完成的數(shù)字化地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)，按照地質(zhì)資料檔案檔號由小到大的順序，以 1 ～ 100 檔為一組，建立工作文件夾，轉移數(shù)據(jù)至專用服務器內(nèi)，從而為后期開展數(shù)據(jù)備份工作提供數(shù)據(jù)源。同時，在每一組文件夾中建立相應文本文件加以備注說明，以便于數(shù)據(jù)轉存?zhèn)浞葸^程中，可查詢參照利用。

3.2.1 數(shù)據(jù)核查及情況登記

每一檔資料進行光盤瀏覽檢查，是地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)備份的重要內(nèi)容。在對地質(zhì)資料檔案電子文檔檢查過程中，必須嚴格按照《地質(zhì)資料檔案電子文檔光盤原盤轉存情況登記情況表》、《地質(zhì)資料檔案電子文檔光盤重組盤轉存情況登記情況表》的相關要求，做好詳細的工作記錄，完整填寫每一檔地質(zhì)資料檔案的檔號、容量、電子文件個數(shù)。在計算機瀏覽檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)電子文件有損壞現(xiàn)象的，必須從庫房中借出原始紙質(zhì)地質(zhì)資料，進行嚴格核實對照，并按照成果地質(zhì)資料制作的相關要求，用紙質(zhì)資料重新掃描、整飾，從而使發(fā)生損壞的地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)補充完整。

3.2.2 光盤數(shù)據(jù)備份

將完成光盤瀏覽檢查的合格電子文件數(shù)據(jù)，采用 4×（5.540kB/s）的速度進行刻錄備份。每刻錄完成一份光盤內(nèi)容的備份，工作人員必須認真細致地對形成的光盤數(shù)據(jù)信息進行再次檢查及核對，保證數(shù)據(jù)不丟失、不遺漏、不重復。在地質(zhì)資料成果數(shù)據(jù)光盤中，電子文件個數(shù)，電子文件的容量及電子瀏覽復核檢查情況，都必須做好相應的記錄。在光盤的外盒上，要求貼上光盤目錄標簽，光盤目錄標簽內(nèi)容包括光盤號、地質(zhì)資料檔號、資料名稱、電子文件個數(shù)、盤容量大小、刻盤日期等基本信息。

3.3 館藏完成工作情況

我館按照工作部署要求，通過精心組織數(shù)字化項目組工作人員，歷時約 7 個月，完成了館藏地質(zhì)資料檔案數(shù)字化成果轉存?zhèn)浞萑蝿?。累計完成電子?shù)據(jù)備份 5699 檔，形成 7637213 個電子文件，數(shù)據(jù)容量達 569.88GB，制作完成 DVD 光盤三套（計 141×3=432 張）。一套為館中留存，一套提供社會利用，一套實行異地保存。從而實現(xiàn)了館藏地質(zhì)資料檔案數(shù)字化成果提供利用、原地保存和異地保存三同步目標，也奠定了館藏地質(zhì)資料檔案長期保存、集約保存的堅實基礎。

檔案數(shù)字化流程大概是怎樣的？

一、術語和定義1、數(shù)字化用計算機技術將模擬信號轉換為數(shù)字信號的處理過程。2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。3、數(shù)字圖像表示實物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣（或其他）網(wǎng)絡上采樣——連續(xù)函數(shù)，并在采樣點上將值最小化后的陣列。4、黑白二值圖像只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。5、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。6、分辨率單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù)，一般用每英時點數(shù)（dpi)表示。7、失真度對檔案進行數(shù)字化轉換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。8、可懂度數(shù)字圖像向人或機器提供信息的能力。9、圖像壓縮清除圖像冗余或圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求1、基本原則紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。2、數(shù)字化對像的確定原則應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化。1）符合國家法律法規(guī)的原則紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定。2）價值性原則屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。3、基本環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。4、 過程管理1）應加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全.2 ）紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。三、檔案整理在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。1 目錄數(shù)據(jù)準備2 拆除裝訂3 區(qū)分掃描件和非掃描件4 頁面修整5 檔案整理登記6 裝訂四、檔案掃描1、掃描方式1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。2、掃描色彩模式1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。3 、掃描分辨率1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇≥100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。3）需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥200dpi。4、掃描登登記認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理量填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。五、圖像處理1 、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應重新進行圖像的處理。2）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。3）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。4）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調(diào)整。5）認真填寫相關表單，記錄質(zhì)檢結果和處理意見。2、糾偏對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。3、去污對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。4、圖像拼接對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。5、裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。六、圖像存儲1、存儲格式1)采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。2）提供網(wǎng)絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。2、圖像文件的命名1）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。2）多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。七、目錄建庫1、數(shù)據(jù)格式選擇目錄建庫應選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。2、檔案著錄按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3、目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應要求進行修改或重錄。八、數(shù)據(jù)掛接1、匯總掛接檔案數(shù)字化轉換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后，通過網(wǎng)絡及時加載到數(shù)據(jù)服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關聯(lián)的數(shù)字圖象的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接。2、數(shù)據(jù)關聯(lián)以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯(lián)關系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。3、認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉換過程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份文件關聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理、掃描時填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理辦法。九、數(shù)據(jù)驗收1、數(shù)據(jù)抽檢1）以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。2）一個全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不得低于5%。2、驗收指標1）目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤碼，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢標記為“不合格”。2）一個全宗的檔案，數(shù)字化轉換質(zhì)量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。合格率：抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%3、驗收審核驗收“通過”的結論，必須經(jīng)分管領導審核、簽字后方有效。4、驗收登記認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表單。十、數(shù)據(jù)備份1、備份范圍經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應及時進行備份。2、備份方式為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。3、數(shù)據(jù)檢驗備份數(shù)據(jù)也應進行檢驗。備份數(shù)據(jù)的檢驗的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。4、備份標簽數(shù)據(jù)備份后應相應的備份介質(zhì)上做好標簽，以便查找和管理。5、備份登記填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。十一、數(shù)字化成果管理1、應加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。