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企業(yè)檔案數(shù)字化管理存在的問題
檔案管理的信息化意識不足
實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項簡單的工作,需要大量的時間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上,疏于對檔案的管理,忽視對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗、缺乏服務(wù)意識,使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過對檔案的合理管理能夠為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業(yè)的發(fā)展。
檔案管理信息載體的破損
在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,許多企業(yè)實現(xiàn)了工程設(shè)計、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會因為各種原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用,嚴重的還會導(dǎo)致系統(tǒng)運行出現(xiàn)問題。
標準化建設(shè)不夠完善
檔案信息管理的標準化指的是在檔案實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過程中,必須有相關(guān)的規(guī)范與標準對其進行指導(dǎo)。信息化是一個非常嚴密的信息系統(tǒng),各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現(xiàn),為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計算的標準卻難以滿足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標準、數(shù)據(jù)交換等標準都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便,甚至會嚴重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟效益和社會效益。
檔案數(shù)字化的優(yōu)勢
一、節(jié)省存儲空間,改善辦公環(huán)境
以往的紙質(zhì)檔案管理需要占據(jù)大量的鐵柜,大量的文件夾。當你需求時還得一一進行尋找,不僅費勁,還會污染辦公環(huán)境,特別是對紙質(zhì)盒子敏感的群體,是否患有咳嗽和打噴嚏?
而使用電子檔案,節(jié)省管理人員整理時間、歸檔和存儲紙張所需的空間,對資源有保存價值的電子檔案將逐步做到即時歸檔,這樣將大大提高工作的時效性,并減少檔案信息歸檔過程的工作量。最重要的是,可以通過擺脫所有混亂來釋放急需的辦公空間!
二、隨時查找和檢索任何文件
使用電子檔案管理解決方案,只要有權(quán)限都可以立即查找和檢索任何文件,用戶就可以訪問桌面或移動設(shè)備以及每個不同公司辦公地點的文檔。同時,支持全文搜索,不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關(guān)鍵詞即可,搜索數(shù)百萬個文件,只需幾秒鐘內(nèi)便能檢索出您所需要的檔案。
三、使用權(quán)限將始終可用
電子檔案對企業(yè)來說一大優(yōu)勢就是保持始終可用。相信大家都會經(jīng)歷過,放在員工桌面上的文件,經(jīng)常會因為員工生病或休年假,他們正在處理的文件或者臺面上的文件聯(lián)系不到、找不到等事件發(fā)生。
而利用電子檔案,不管員工如何變動,都可以輕松且立即獲得。盡管他們?nèi)毕?,他們負責的工作流程也可以得到處理,確保電子檔案始終可用。
四、實現(xiàn)信息共享,集中管理
傳統(tǒng)的檔案管理模式中,各單位的文件檔案信息資源都是獨立的,就如信息海洋里的一個個孤島,無法進行統(tǒng)一管理,有時候容易發(fā)生永久保存原本可能錯放或丟失的文檔和信息。
而通過電子檔案,可以把企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案資源整合起來,集中管理,形成一個統(tǒng)一的利用平臺,實現(xiàn)信息共享。
綜上所述,以上就是電子檔案對企業(yè)的幾大作用,相信有使用電子檔案的企業(yè),自然能明白其中的作用及好處。但是,仍然有一些企業(yè)現(xiàn)還依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件系統(tǒng),雖然說“傳統(tǒng)”并不總是意味著“壞”,但是隨著社會的發(fā)展,企業(yè)還是應(yīng)該迎和這個新趨勢才好。
我的回答是,一是人事管理,實現(xiàn)企業(yè)人力資源全模塊管理。建立檔案數(shù)字化平臺后,HR對每名員工都有畫像。同時,檔案數(shù)據(jù)庫也是員工日常工作考核重要來源。人才發(fā)展,企業(yè)文化,都有跡可循,加強員工企業(yè)歸屬感。
二是財務(wù)管理,企業(yè)報銷、入賬、歸檔等內(nèi)部流程電子化,可大幅壓縮保管成本,減少發(fā)票票據(jù)物流費用,節(jié)約財務(wù)和業(yè)務(wù)人員時間成本,電子發(fā)票的應(yīng)用就是如此。同時,方便開展財務(wù)分析,提高企業(yè)運行效率。
三是產(chǎn)品管理,對企業(yè)產(chǎn)品精密智控。它可讓產(chǎn)品從售前進貨環(huán)節(jié)就形成“出生檔案”和制造中的“成長檔案”,再到售后反饋的“終身檔案”,讓客戶全面掌握產(chǎn)品生命周期,從而不斷提高客戶滿意度和產(chǎn)品競爭力。
四是決策管理,幫助企業(yè)戰(zhàn)略布局。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后,所有檔案數(shù)據(jù)可具備實時性、全面性、直觀性,能迅速的幫助領(lǐng)導(dǎo)人布局。比如,疫情期間,許多企業(yè)和政府部門依托大數(shù)據(jù),確保供應(yīng)鏈穩(wěn)定,讓工作流水線不脫節(jié),人們生活有保障,切實為復(fù)工復(fù)產(chǎn)發(fā)揮積極作用。
綜上企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型主要表現(xiàn)為檔案資源數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、服務(wù)產(chǎn)品數(shù)字化和管控模式數(shù)字化。它不及僅局限于傳統(tǒng)意義上的提升檔案管理效率,更重要的是組織、流程和業(yè)務(wù)的重組,從而實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級和價值創(chuàng)造,業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型才是核心內(nèi)容。
檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對策
企業(yè)檔案信息化管理是一項涉及多方面的復(fù)雜工程,為此,我們需要采取相應(yīng)措施加強企業(yè)檔案信息化管理工作。對于實際工程中存在的問題,我們要在認真分析的基礎(chǔ)上,應(yīng)用相應(yīng)的對策措施做好應(yīng)對,以促進檔案管理信息化的發(fā)展。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 企業(yè)對檔案信息化建設(shè)重視度不夠
檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,成本較高,因此,大中型企業(yè)的檔案信息化管理需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、資金的支持、專業(yè)的技術(shù)人才和健全的管理機制。許多企業(yè)將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)中,但檔案信息化建設(shè)卻嚴重滯后。
1.2 落后的檔案管理模式
我國檔案信息化建設(shè)始于20世紀80年代末,目前,紙質(zhì)檔案與電子檔案共存,傳的檔案管理模式已經(jīng)不適用于當前電子檔案的管理,而大中企業(yè)的檔案信息化管理基本還處于起步階段,導(dǎo)致一部分檔案流失、失密。
1.3 電子檔案的安全防護不夠嚴密
網(wǎng)絡(luò)的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅,因此,在搞好檔案信息化建設(shè)的同時,搞好檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全已成為一項重要的課題。
2 企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容
企業(yè)檔案信息化管理的核心內(nèi)容是計算機技術(shù)的應(yīng)用,信息化的主要表現(xiàn)就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理,因此,企業(yè)檔案信息化管理的基本內(nèi)容可以概括以下幾個方面。
2.1 實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化
檔案信息的數(shù)字化是整個檔案信息化管理的基礎(chǔ),其他一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的檔案管理由以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進程為基礎(chǔ),以電子文件的歸檔和管理為重點,加強檔案信息資源建設(shè),即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式,以便通過計算機直接利用;另一方面全面推行電子公文,確保今后形成的檔案以電子文件為主,在檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。
2.2 實現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化
檔案信息利用由以往面對面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主,借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請,檔案管理員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個借閱過程,借閱者無需到檔案室聯(lián)系,這對部門之間相距較遠的企業(yè)來說是極為方便的。由于使用方便,必然會有更多人借閱,從而提高檔案的利用率。
2.3 實現(xiàn)檢索的自動化
傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了很多檢索工具,但當檔案的數(shù)量較大時,使用效率仍然較低。計算機檢索速度快、效率高,可實現(xiàn)多角度檢索,是傳統(tǒng)檢索工具所無法比擬的。另外,這種自動化檢索還可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。
3 加強企業(yè)檔案信息化管理的對策措施
3.1 建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)
在大中型企業(yè)管理中,建立與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)相銜接的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具多種文件存儲格式,支持多種功能,并能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理中各流程的銜接,滿足企業(yè)文檔一體化管理的需要。在此基礎(chǔ)上,才能對各部門的電子檔案進行收集和控制,也有利于各部門對保存檔案進行查閱。
3.2 加強對企業(yè)電子文件和檔案的管理
電子文件歸檔的組織管理要以企業(yè)電子文件形成部門入手,把電子文件歸檔列入有關(guān)人員的崗位工作計劃中,確保電子檔案的真實性。
3.3 重視培養(yǎng)檔案信息化管理人才
檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案信息化進程,檔案部門要開展技能培訓(xùn),努力培養(yǎng)一批復(fù)合型的人才。首先要加強理論知識與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)。檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識,還要不斷提高檔案信息化管理的實踐技能。不同的企業(yè),檔案人員的知識體系側(cè)重也不同。有的企業(yè)科技檔案多,尤其是各項改造工程的圖紙、竣工資料數(shù)量龐大而復(fù)雜,同時,還有會計、聲像實物等檔案,對檔案人員的要求就更高。因此,理論知識與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)方式已成為提高業(yè)務(wù)技能的一個重要手段。因此,企業(yè)要加強檔案人員信息化技術(shù)的培訓(xùn),使其熟練地使用檔案管理系統(tǒng)。檔案人員的計算機數(shù)據(jù)錄入知識雖已普及,但是在運用網(wǎng)絡(luò)、管理軟件的使用操作以及數(shù)據(jù)庫知識的掌握程度上還有待加強,而這些也是檔案管理系統(tǒng)能平穩(wěn)、正常運行的基礎(chǔ)和保證。
3.4 檔案信息網(wǎng)絡(luò)要有足夠的安全防護
大中型企業(yè)的檔案信息化管理應(yīng)使用僅供內(nèi)部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡(luò),建網(wǎng)時就應(yīng)實行物理隔離,保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全。同時,要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度,從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統(tǒng),并針對主機內(nèi)核采取加固防護措施。實行級別控制,對用戶的訪問權(quán)限進行級別確認,按不同的級別進行不同檔案的信息查閱,防止未受權(quán)者違規(guī)操作。此外,要重視和加強員工的安全防護意識教育,嚴格遵守檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的規(guī)章制度。
3.5 信息共享
在現(xiàn)代社會激烈的市場競爭中,企業(yè)要生存、發(fā)展,必須要掌握綜合、有效、及時的各種信息,這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業(yè)內(nèi)部活動的信息,滯后性、局限性比較突出。在世界范圍內(nèi)要求“信息資源共享”的趨勢下,企業(yè)檔案信息化管理要向更高的目標邁進,必須加強與企業(yè)各部門間的互聯(lián)合作,注重檔案信息的整合,優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局,以整體優(yōu)勢實現(xiàn)信息資源共享。這是企業(yè)高效管理的要求,也是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。
在新的歷史時代要求下,企業(yè)檔案部門在推進檔案信息化管理過程中,要有融入企業(yè)全方位管理的檔案思想,將優(yōu)化組合企業(yè)各部門的信息資源,構(gòu)建企業(yè)內(nèi)一體化信息管理作為發(fā)展方向,尤其是檔案、情報、圖書、文書資源的一體化管理的研究,將促進企業(yè)檔案信息化管理的快速發(fā)展,最終實現(xiàn)信息資源共享的建設(shè)目標。這也正符合國家在信息化建設(shè)重要發(fā)展時期提出的“統(tǒng)籌規(guī)劃,國家主導(dǎo);統(tǒng)一標準,聯(lián)合建設(shè);互聯(lián)互通,資源共享”信息政策。
企業(yè)檔案信息化管理既是一項全新的工作,又是一項需要運用多種學科知識、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。為促進企業(yè)檔案信息化管理的健康發(fā)展,各企業(yè)必須充分認識到企業(yè)檔案信息化管理的重要性和作用,改革檔案工作管理體制與運行機制。在實施企業(yè)檔案信息化管理進程中,要科學決策、統(tǒng)籌兼顧、循序漸進、加強協(xié)調(diào),保證資金投入的有效性,并重視檔案人才管理。同時,要發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的效能,為企業(yè)提供有效服務(wù),切實落實企業(yè)檔案的信息化管理。