實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理

檔案管理數(shù)字化如何實(shí)現(xiàn)
一、文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理
檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書工作，而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此，為了滿足新時(shí)期檔案管理工作的需要，應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱，并提前設(shè)定好催辦時(shí)間。如果不能按時(shí)返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發(fā)出相關(guān)信息，提醒其要及時(shí)進(jìn)行文件閱讀，在完成對文件的處理后進(jìn)行預(yù)立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。 　　
二、 加快系統(tǒng)工程建設(shè)
檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項(xiàng)內(nèi)容，這是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。為了實(shí)現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會利用磁盤陣列存儲、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實(shí)行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對文字資料等進(jìn)行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問題。
三、 構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)
1. 系統(tǒng)要具備平滑升級能力
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過擴(kuò)展模塊應(yīng)用，可以大大擴(kuò)充系統(tǒng)存儲容量。存儲系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實(shí)現(xiàn)在線擴(kuò)容的同時(shí)具備保護(hù)功能。
2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計(jì)，避免存在單點(diǎn)故障，從而保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運(yùn)用各類PAID保護(hù)級別，滿足不同用戶的實(shí)際需要。系統(tǒng)對硬件要求非常嚴(yán)格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。
四、 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實(shí)施者，其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，有必要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時(shí)期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作貢獻(xiàn)自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
五、 加大設(shè)備引進(jìn)與更新投入
設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，要加大設(shè)備投入，積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設(shè)備的更新工作，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強(qiáng)對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，注重資源轉(zhuǎn)換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。

檔案管理數(shù)字化的如何實(shí)現(xiàn)

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，最關(guān)鍵的動(dòng)作就在于需要將紙質(zhì)的檔案，例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，而要實(shí)現(xiàn)這個(gè)動(dòng)作，一是需要有關(guān)硬件，二是需要電腦軟件。有關(guān)硬件即電腦設(shè)備、掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等，電腦軟件即專門針對檔案管理進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)的檔案管理軟件，例如“萬能檔案-收發(fā)文及檔案管理軟件”。

檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的？

所謂檔案數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。
1、數(shù)字化加工流程
　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
　　數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等)，通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。
3、數(shù)字化的意義
1)提高工作效率，降低檔案利用成本
　　數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保護(hù)庫存檔案實(shí)體安全
　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。
3)陽光政務(wù)提升形象
　　庫存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

檔案數(shù)字化管理有什么好方法？

檔案管理怎么做到數(shù)字化管理？

離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少，而同時(shí)，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，加大設(shè)備投入、積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備、及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進(jìn)程中的首要方向。

除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化，順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù)，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強(qiáng)對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運(yùn)用于各大檔案整理行業(yè)的。

此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機(jī)，其自動(dòng)化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點(diǎn)，可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的管理會遇到哪些問題

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理會有哪些問題
檔案管理人員的素質(zhì)有待提升
我國檔案管理人員隊(duì)伍主要存在的問題是檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)有待提升，且檔案管理人員隊(duì)伍老齡化問題嚴(yán)重。由于檔案管理工作對年輕人缺乏一定的吸引力，許多年輕人都不愿從事該類工作，在擇業(yè)中通常會選擇具有挑戰(zhàn)性與發(fā)展前途的工作，加劇了檔案管理人員隊(duì)伍的老齡化問題;年事已高的檔案管理人員通常思維守舊，不能很好地適應(yīng)數(shù)字化管理，在開展數(shù)字化檔案管理工作中經(jīng)常不能熟練操作計(jì)算機(jī)。此外，受傳統(tǒng)思想觀念的束縛較深，檔案管理人員在新時(shí)代背景下缺乏創(chuàng)新意識，忽視對檔案資源的發(fā)掘工作，制約了檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。
缺乏先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備
軟件資源、硬件資源以及網(wǎng)絡(luò)資源等是檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，然而，受到資金限制，企業(yè)無法配齊各種數(shù)字化設(shè)備，尤其是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序過于陳舊，阻礙檔案管理的工作質(zhì)量與效率提升。在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中，計(jì)算機(jī)設(shè)備是不可缺少的重要內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。因此，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，企業(yè)要積極引進(jìn)各種先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，及時(shí)更新陳舊的設(shè)備程序與系統(tǒng)等，從而滿足新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的需要，為檔案資料的可靠性與真實(shí)性提供重要保障，實(shí)現(xiàn)對各種檔案資料的長久保存，充分挖掘檔案資料的價(jià)值。
檔案數(shù)字化管理存在風(fēng)險(xiǎn)
隨著信息時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會各個(gè)領(lǐng)域之中應(yīng)用廣泛，在給人們帶來許多便利的同時(shí)引發(fā)了信息安全問題，特別是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檔案信息極易受到病毒與黑客攻擊，加大了檔案管理工作的難度。此外，在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化電子檔案的過程中，檔案編輯多采用電子編碼技術(shù)，但該技術(shù)在應(yīng)用中存在一定的不足，具體表現(xiàn)為原始憑證在被修改后不存在遺留痕跡，導(dǎo)致管理人員無法在第一時(shí)間被發(fā)現(xiàn)。因此，要高度警惕各種違反檔案法律法規(guī)的行為。

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化有哪些好處？

什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
1.代替原件使用，有效延長原件的保存時(shí)間。
2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴(kuò)散或褪變的檔案，可經(jīng)過計(jì)算機(jī)掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。
4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。
5.提高經(jīng)濟(jì)效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。