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題主是否想詢問(wèn)“智慧檔案室和數(shù)字化檔案庫(kù)室的區(qū)別”?
1、智慧檔案庫(kù)房在概念上總結(jié)為融合各種新技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行智慧化管理的集成系統(tǒng)。
2、數(shù)字檔案庫(kù)房的核心特征是數(shù)字化,智慧檔案庫(kù)房核心的特征是智慧化。
不是。
數(shù)字檔案館有三個(gè)要素組成。這三個(gè)要素分別是數(shù)字資源、自動(dòng)化功能、網(wǎng)絡(luò)化距離。
傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化,即將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。
一般來(lái)說(shuō)數(shù)字化是指把現(xiàn)有的將許多復(fù)雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù),再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型,把它們轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M(jìn)制代碼,引入計(jì)算機(jī)內(nèi)部,進(jìn)行統(tǒng)一處理,這就是數(shù)字化的基本過(guò)程。
檔案館數(shù)字化:就是把現(xiàn)有的檔案資料以電腦的為媒體存儲(chǔ)起來(lái),以便管理,利用
數(shù)字檔案室的建設(shè)
數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù),開(kāi)發(fā)了對(duì)檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能,實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)和智慧監(jiān)督,為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動(dòng)提供了基礎(chǔ)條件。
基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫(kù),結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息,實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理,可以進(jìn)行全文檢索,并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫(kù),突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念,對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。
基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù),采用多樣化、組合式信息資源收集方式,實(shí)現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一?——?專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館,通過(guò)云計(jì)算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù),做到實(shí)時(shí)互通,跨館出證。
采用模型控制技術(shù),實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進(jìn)館電子檔案質(zhì)量檢查、開(kāi)放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標(biāo)督查等工作的輔助管理,有效地推進(jìn)了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。
應(yīng)用RFID?技術(shù),實(shí)現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺(tái)對(duì)實(shí)體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置,拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)庫(kù)區(qū)RFID?標(biāo)簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫(kù)信息,將自動(dòng)發(fā)送短信提示庫(kù)房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。
基于編研人員的檔案利用,通過(guò)對(duì)檔案信息資源的深入挖掘,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的智能檢索,提高了檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率;同時(shí)基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù),支持對(duì)檢索結(jié)果的知識(shí)圖譜展示以及檔案信息的自動(dòng)聚類,為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要,智能形成編研材料。
感知檔案,通過(guò)標(biāo)簽可以知道檔案的狀態(tài),可以對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理,幫助檔案管理人員實(shí)時(shí)掌握每一份檔案的狀態(tài),實(shí)現(xiàn)管理者與檔案實(shí)體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問(wèn)題。
建設(shè)數(shù)字檔案館主要工作是紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描,這句話是對(duì)的。
數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。
數(shù)字檔案館是一個(gè)內(nèi)容管理系統(tǒng)、集成系統(tǒng)和數(shù)字信息長(zhǎng)期保存系統(tǒng)的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要管理對(duì)象的數(shù)字檔案館,它不僅僅起到一個(gè)數(shù)據(jù)中心的作用,也不僅僅起到發(fā)布利用的作用,而是具有有序處理和集成管理的功能。
建設(shè)數(shù)字檔案館的意義
1、數(shù)字檔案館是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代基礎(chǔ)信息資源不可替代的組成部分。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,知識(shí)產(chǎn)生的收益在社會(huì)總產(chǎn)值中所占比重很大,而知識(shí)經(jīng)濟(jì)的運(yùn)作條件就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)支持的基礎(chǔ)信息資源,數(shù)字檔案館所提供的信息極其豐富、重要,而其中的檔案信息更是不可代替的。
2、數(shù)字檔案館將用翔實(shí)的檔案信息支持決策和管理。決策的及時(shí)正確、管理措施的得當(dāng),要靠信息的完整、可靠和快速的綜合分析能力來(lái)保證,數(shù)字檔案館恰好能在一定程度上滿足這些要求。特別是數(shù)字檔案館與政府辦公系統(tǒng)有著密不可分的聯(lián)系,所以對(duì)于支持決策有著天然的優(yōu)勢(shì),可以發(fā)揮更為重要的作用。
檔案數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同的基石,檔案數(shù)字化建設(shè)同樣需要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則。
我國(guó) 1998 年提出了信息化建設(shè)的二十四字方針(統(tǒng)籌規(guī)劃、國(guó)家主導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)合建設(shè)、互聯(lián)互通、資源共享),其中第三條就是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),由此可見(jiàn)標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)的重要作用和意義。
檔案數(shù)字化一般分兩塊,一部分是紙質(zhì)的“老檔案”,這部分檔案是過(guò)去計(jì)算機(jī)技術(shù)未大面積普及的情況下,手工書(shū)寫、紙質(zhì)化保存、庫(kù)房存儲(chǔ)。
采用人工方法進(jìn)行查閱無(wú)需計(jì)算機(jī)就可以直接查看的紙質(zhì)檔案形式。
一部分是現(xiàn)在不斷生成的“新檔案”,這部分檔案是在當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等新技術(shù)日益普及的情況下。
由計(jì)算機(jī)生成、各種存儲(chǔ)介質(zhì)保管存儲(chǔ)、采用數(shù)據(jù)庫(kù)+專用檔案管理軟件進(jìn)行日常管理,只有在計(jì)算機(jī)條件下才可以查看的電子檔案形式。
對(duì)于“老檔案”而言,我們是通過(guò)掃描、拍照等方式,轉(zhuǎn)換成為計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的圖片文件,再對(duì)其建立電子目錄來(lái)實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化,故要對(duì)其生產(chǎn)的掃描型電子文件進(jìn)行統(tǒng)一。
而對(duì)于“新檔案”而言,由于文件的生成階段就是電子文件信息,就要對(duì)其文字型電子文件、視頻和多媒體電子文件、音頻電子文件等文件格式進(jìn)行統(tǒng)一。
所以說(shuō)但不管是紙質(zhì)的“老檔案”還是當(dāng)前的電子文件形的“新檔案”,都應(yīng)該堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,按照統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),使傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,電子文件歸檔,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。
信息化建設(shè)必須有標(biāo)準(zhǔn)化的支持,尤其要發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)化的導(dǎo)向作用,以確保其技術(shù)上的協(xié)調(diào)一致和整體效能的實(shí)現(xiàn)。
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