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四川檔案數(shù)字化

時(shí)間:2023-01-22 作者:老師 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

四川檔案數(shù)字化

在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理,并視需要作出標(biāo)識(shí),確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。
①目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備:按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。
②拆除裝訂:在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
③區(qū)分掃描件和非掃描件:按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)的重份的文件要剔除,有正或件的文件可以不掃描原稿。
紙制品
④頁面修整:破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理<壓平或燙平等后再進(jìn)行掃描。
⑤檔案整理登記:制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號(hào)和頁數(shù)。
⑥裝訂:掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?;謴?fù)裝訂時(shí),應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

四川檔案數(shù)字化

任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu),都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案,將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化,有利于管理與利用。
下面,將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例,對(duì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理,分類架構(gòu)一般為:
文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類,訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級(jí)檢察院可根據(jù)自身管理需要,進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷,取卷時(shí)注意:
準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義,是3Hmis的專用術(shù)語,實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性,或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案,如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息,此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作,前面已詳細(xì)介紹,這里不再重復(fù)。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中,還應(yīng)執(zhí)行取消注冊(cè)功能,相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項(xiàng):
保證案卷的完整,檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯(cuò)誤,正、副卷標(biāo)注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁頁分開,對(duì)單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注,以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。
注明每卷(包括正、副卷)的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問,應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通,不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷,一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成,即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄,不必在錄入,若無,則采用新建文件的方法,錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描,并將掃描結(jié)果文件引入(上傳)檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序,可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描(支持高速掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便),然后,再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng),3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專門用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下:
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率,3Hmis可對(duì)各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。
對(duì)于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料,需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名(采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí),將自動(dòng)上傳,股不需要存放在客戶端)。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對(duì),確保不重掃、漏掃、多掃,同時(shí)保證案卷的清晰度,對(duì)掃描結(jié)果不佳的頁面進(jìn)行專門處理。

檔案數(shù)字化加工具體怎么做?

四川檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化加工具體過程
前期檔案整理檔案借出
  從檔案室接件,填寫檔案移交清冊(cè),一式兩份。拿到檔案后,開始核對(duì)檔案數(shù)量,數(shù)量核對(duì)無誤后簽字確認(rèn),將檔案拿回加工現(xiàn)場。
  目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
  按照各類檔案整理規(guī)定的要求,在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、日期、起止頁號(hào)等,應(yīng)進(jìn)行修改。
  拆除裝訂
  在不去除裝訂物情況下,會(huì)影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
  頁面修整
  破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。
  檔案掃描
  掃描方式
  (1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái),或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描。
 ?。?)紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚的檔案,應(yīng)采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案,可采用高速掃描方式以提高工作效率。
  掃描色彩模式
  (1)掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
 ?。?)頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。
 ?。?)頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,以及頁面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。
 ?。?)頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可采用彩色模式進(jìn)行掃描。
  掃描分辨率
 ?。?)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。
  (2)采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí),其分辨率一般應(yīng)設(shè)為200-300dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當(dāng)提高分辨率。
  圖像處理
  圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
 ?。?)對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí),應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。
  (2)由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí),應(yīng)重新掃描。
  (3)發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí),應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。
 ?。?)發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí),應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
  糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理
 ?。?)對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理,以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習(xí)慣。
 ?。?)對(duì)圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì),如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
 ?。?)對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進(jìn)行拼接處理,合并為一個(gè)完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
  (4)采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲(chǔ)空間。
  圖像存儲(chǔ)
  存儲(chǔ)格式
 ?。?)采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用PDF格式存儲(chǔ)。
  (2)采用灰度模式和彩色模式掃描的文件,一般采用PDF格式存儲(chǔ)。
  圖像文件命名
 ?。?)紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件,都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的檔號(hào),以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大,不便于網(wǎng)絡(luò)瀏覽,可拆分為多個(gè)圖像文件,文件名后增加A、B、C等區(qū)別。
  (2)分別建立文件夾,以文件檔號(hào)命名,并存儲(chǔ)對(duì)應(yīng)圖像文件。
  數(shù)據(jù)掛接
  將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲(chǔ)到相應(yīng)檔號(hào)的文件夾后,認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(hào)是否相同,圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總頁數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(hào)的一致性,建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

如何建設(shè)基層數(shù)字檔案室建設(shè)

近年來,隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和數(shù)字檔案館建設(shè)的蓬勃開展,基層數(shù)字檔案室建設(shè)這個(gè)問題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程。基層數(shù)字檔案室建設(shè)就是指機(jī)關(guān)企事業(yè)單位和社會(huì)組織綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)等技術(shù),對(duì)室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工、信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的工作工程?;鶎訖n案是同級(jí)國家檔案館的“基石”,基層檔案的數(shù)字化又是同級(jí)國家檔案館數(shù)字化的“基礎(chǔ)”。通過基層數(shù)字檔案室的建設(shè)實(shí)踐證明 ,這項(xiàng)工作既能有效保護(hù)紙質(zhì)檔案原件,又能為利用者提供快速準(zhǔn)確便捷的查檔服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的最大化。
  一、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的硬件、軟件要求
 ?。ㄒ唬┯布蟆V饕ǎ河糜趯?duì)室藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的專門辦公場地;用于信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理和應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行的服務(wù)器;用于各類用戶訪問的終端設(shè)備、身份證讀取器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等輸入、輸出設(shè)備;用于紙質(zhì)、照片等傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工的掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等;用于數(shù)據(jù)備份和歸檔移交的光盤刻錄機(jī)、磁帶機(jī)等,確保數(shù)字檔案的大量儲(chǔ)存、查詢、利用。
 ?。ǘ┸浖?。選購或根據(jù)自身情況開發(fā)與硬件配套的安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統(tǒng);選擇與單位檔案信息管理實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)相符的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng);選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等,實(shí)現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無縫銜接。
  (三)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)要求。依據(jù)國家檔案局DA/T 46 -2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、DA/T47 -2009 《版式電子文件長期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)化的整理加工和管理。
  二、基層數(shù)字檔案室建設(shè)過程中存在的問題
  根據(jù)筆者所在部門的做法和對(duì)同級(jí)單位的了解,目前基層數(shù)字檔案室建設(shè),主要是采取業(yè)務(wù)外包的形式來進(jìn)行的,還存在一些問題。
 ?。ㄒ唬┱J(rèn)識(shí)不到位。基層單位建設(shè)數(shù)字檔案室,畢竟不是一件小事情,它涉及到方方面面的問題,比如內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的協(xié)作、經(jīng)費(fèi)的保障、數(shù)字信息技術(shù)的采用、相關(guān)專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問題。因而,基層單位在建設(shè)數(shù)字檔案室這個(gè)問題上,多數(shù)單位尤其是領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為建設(shè)數(shù)字檔案室不重要,是多此一舉,只要保管保護(hù)好紙質(zhì)檔案就行了,沒有必要浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力;同時(shí)相當(dāng)多的基層檔案工作人員,因?yàn)樽陨砟挲g較大、對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)不甚了解等原因,積極性不高,認(rèn)為是多余的,滿足于傳統(tǒng)的做法。
 ?。ǘ┙?jīng)費(fèi)成為攔路虎?;鶎訂挝辉诮ㄔO(shè)數(shù)字檔案室的過程中面臨最大的問題是經(jīng)費(fèi)有限,更愿意把有限的財(cái)力資源投向更重要的方面,導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)硬件投入的資金不足,致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難。
  (三)相關(guān)人才缺乏。在基層檔案部門, 面對(duì)相對(duì)有限的檔案室藏、相對(duì)固定的服務(wù)對(duì)象,傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用,這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不愿主動(dòng)放棄傳統(tǒng)的工作模式去探索數(shù)字化的工作方式,知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新速度也遠(yuǎn)趕不上數(shù)字檔案室的建設(shè)速度。已開展數(shù)字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段,掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統(tǒng)計(jì)等技能,檔案數(shù)字化的作用還沒有充分發(fā)揮出來。
  (四)安全、質(zhì)量有隱患。目前,基層數(shù)字檔案室建設(shè)的普遍做法是業(yè)務(wù)委托外包,這種方式簡便省事。在實(shí)際工作中,卻存在著較大的安全和質(zhì)量隱患,尤其是安全隱患應(yīng)引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例,基層單位通過政府購買或招標(biāo)形式與數(shù)字化加工企業(yè)簽訂檔案數(shù)字化加工合同,雖然在委托加工的過程中會(huì)簽訂嚴(yán)格的安全、保密、質(zhì)量協(xié)議,但在具體實(shí)際操作過程中,隱患并未就此消失,主要表現(xiàn)在一是數(shù)字化加工企業(yè)從業(yè)人員素質(zhì)高低不同、流動(dòng)性大帶來的隱憂;二是基層業(yè)主單位對(duì)數(shù)字化加工監(jiān)管不到位的隱憂;三是數(shù)字化工作企業(yè)和從業(yè)人員首先考慮的是經(jīng)濟(jì)利益,存在著重?cái)?shù)量,數(shù)字化質(zhì)量不高的隱憂。
  (五)軟件配套不完善。目前,在數(shù)字化加工工作中,基層部門感到比較困惑的是沒有一套統(tǒng)一的軟件,存在著選擇性的糾結(jié),擔(dān)心將來數(shù)字化成果無法和同級(jí)國家檔案館對(duì)接的問題。希望檔案行政管理部門能及時(shí)提供統(tǒng)一可行的軟件。
  三、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的對(duì)策
  (一)從管理體制入手,建立協(xié)同機(jī)制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度,提高基層單位對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作重要性的認(rèn)識(shí)。二是基層單位要建立檔案機(jī)構(gòu)、信息技術(shù)中心、業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)作機(jī)制,以部門協(xié)作來彌補(bǔ)檔案機(jī)構(gòu)人才的不足。三是加大人才建設(shè)力度,對(duì)相應(yīng)人員進(jìn)行定期培訓(xùn),鼓勵(lì)他們更新知識(shí)結(jié)構(gòu),與新形勢下的數(shù)字化檔案工作相適應(yīng),或引進(jìn)人才為數(shù)字檔案室建設(shè)提供人才保障。
 ?。ǘ┟鞔_職責(zé),規(guī)范制度,加強(qiáng)外包過程的監(jiān)督和控制。建立并完善檔案出入庫、檔案交接、外包人員出入等數(shù)字化加工現(xiàn)場管理制度,建立檔案出入庫表單、工作量表單等,強(qiáng)化工作職責(zé),優(yōu)化工作環(huán)境。在與委托外包單位簽訂保密協(xié)議之外還應(yīng)建立嚴(yán)格的監(jiān)督制度,采取有效措施,如在數(shù)字化加工場所安裝攝像頭、不定期進(jìn)行安全巡查等,排除可能的安全隱患。
 ?。ㄈ┓e極爭取加大經(jīng)費(fèi)投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對(duì)民生、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要作用,爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視、政策的傾斜和經(jīng)費(fèi)的投入。同時(shí)優(yōu)先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數(shù)字化,從小規(guī)模到大規(guī)模,有計(jì)劃有重點(diǎn)地推進(jìn)數(shù)字化檔案室建設(shè)。
 ?。ㄋ模┘訌?qiáng)檔案數(shù)字化加工安全和質(zhì)量的監(jiān)控。一是做好案卷質(zhì)量的檢查工作,如案卷題名的擬寫是否規(guī)范,記錄案卷詳細(xì)信息的檔號(hào)、起止日期、頁碼、卷內(nèi)文件的件數(shù)是否準(zhǔn)確,發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要及時(shí)修正,為后期的錄入做好周密細(xì)致的準(zhǔn)備工作。二是把好檔案信息著錄的質(zhì)量關(guān),一方面要保證標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè),避免錄入的隨意性,另一方面要落實(shí)專人對(duì)照原始文件對(duì)錄入的檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和不定期抽查,保證錄入數(shù)據(jù)與原始檔案的一致性和準(zhǔn)確性。(作者單位 朱妍霖:四川省武都水利集團(tuán)有限責(zé)任公司 王琳:綿陽市檔案局)

成都國衛(wèi)信安信息技術(shù)有限公司怎么樣?

成都國衛(wèi)信安信息技術(shù)有限公司是2011-11-17在四川省成都市武侯區(qū)注冊(cè)成立的有限責(zé)任公司(自然人投資或控股),注冊(cè)地址位于成都市武侯區(qū)錦繡路1號(hào)1棟13層1312號(hào)。

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