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檔案數(shù)字化的意義與作用
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
主要負(fù)責(zé)對文件、圖書資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作,工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員,組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等,是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實(shí)際檔案工作中的痛點(diǎn)。首先,數(shù)字檔案可實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化,便于檢索和借閱,有效的提高工作效率。其次,數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島,進(jìn)行整合,實(shí)現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者,數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢,系統(tǒng)可為檔案的完整、準(zhǔn)確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平,有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平,有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管,有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。
為什么要檔案數(shù)字化
檔案是在人們社會生活中形成的,具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄,它在人們的日常工作生活中也有著極為重要的作用,檔案管理的重要性毋庸置疑。
傳統(tǒng)的檔案信息一般還是以紙質(zhì)文檔為主,放置在檔案室里面,查找調(diào)用起來非常費(fèi)時。而數(shù)字檔案在對原檔案文件進(jìn)行掃描以后,可以迅速方便地把信息錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中,用網(wǎng)絡(luò)存儲檔案信息,檢索快捷方便,實(shí)時同步備份,存儲空間小,維護(hù)方便安全,還能借助計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)從而更為便利地為全單位、區(qū)域、全國甚至全世界所利用。處在網(wǎng)絡(luò)信息化社會的檔案事業(yè),也將朝著多元化、先進(jìn)化、開放化的方向發(fā)展,檔案數(shù)字化建設(shè)乃是大勢所趨。
1、您好,很高興回答你的這個問題;
2、檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享;
3、檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)*基礎(chǔ)的工作,傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式,通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案,為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn),提高管理水平、提高效率,增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平,為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù);
4、檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源,其重要性正日益凸顯出來,逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù),為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。
檔案數(shù)字化的優(yōu)勢
一、節(jié)省存儲空間,改善辦公環(huán)境
以往的紙質(zhì)檔案管理需要占據(jù)大量的鐵柜,大量的文件夾。當(dāng)你需求時還得一一進(jìn)行尋找,不僅費(fèi)勁,還會污染辦公環(huán)境,特別是對紙質(zhì)盒子敏感的群體,是否患有咳嗽和打噴嚏?
而使用電子檔案,節(jié)省管理人員整理時間、歸檔和存儲紙張所需的空間,對資源有保存價(jià)值的電子檔案將逐步做到即時歸檔,這樣將大大提高工作的時效性,并減少檔案信息歸檔過程的工作量。最重要的是,可以通過擺脫所有混亂來釋放急需的辦公空間!
二、隨時查找和檢索任何文件
使用電子檔案管理解決方案,只要有權(quán)限都可以立即查找和檢索任何文件,用戶就可以訪問桌面或移動設(shè)備以及每個不同公司辦公地點(diǎn)的文檔。同時,支持全文搜索,不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關(guān)鍵詞即可,搜索數(shù)百萬個文件,只需幾秒鐘內(nèi)便能檢索出您所需要的檔案。
三、使用權(quán)限將始終可用
電子檔案對企業(yè)來說一大優(yōu)勢就是保持始終可用。相信大家都會經(jīng)歷過,放在員工桌面上的文件,經(jīng)常會因?yàn)閱T工生病或休年假,他們正在處理的文件或者臺面上的文件聯(lián)系不到、找不到等事件發(fā)生。
而利用電子檔案,不管員工如何變動,都可以輕松且立即獲得。盡管他們?nèi)毕?,他們?fù)責(zé)的工作流程也可以得到處理,確保電子檔案始終可用。
四、實(shí)現(xiàn)信息共享,集中管理
傳統(tǒng)的檔案管理模式中,各單位的文件檔案信息資源都是獨(dú)立的,就如信息海洋里的一個個孤島,無法進(jìn)行統(tǒng)一管理,有時候容易發(fā)生永久保存原本可能錯放或丟失的文檔和信息。
而通過電子檔案,可以把企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案資源整合起來,集中管理,形成一個統(tǒng)一的利用平臺,實(shí)現(xiàn)信息共享。
綜上所述,以上就是電子檔案對企業(yè)的幾大作用,相信有使用電子檔案的企業(yè),自然能明白其中的作用及好處。但是,仍然有一些企業(yè)現(xiàn)還依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件系統(tǒng),雖然說“傳統(tǒng)”并不總是意味著“壞”,但是隨著社會的發(fā)展,企業(yè)還是應(yīng)該迎和這個新趨勢才好。