項(xiàng)目檔案數(shù)字化

所謂檔案數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)或行業(yè)對檔案利用的需求。
1、數(shù)字化加工流程
　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
　　數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等)，通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。
3、數(shù)字化的意義
1)提高工作效率，降低檔案利用成本
　　數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會(huì)公眾(開放檔案)和單位的各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保護(hù)庫存檔案實(shí)體安全
　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。
3)陽光政務(wù)提升形象
　　庫存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

檔案數(shù)字化流程大概是怎樣的？

一、術(shù)語和定義1、數(shù)字化用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程。2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。3、數(shù)字圖像表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列。一個(gè)二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣（或其他）網(wǎng)絡(luò)上采樣——連續(xù)函數(shù)，并在采樣點(diǎn)上將值最小化后的陣列。4、黑白二值圖像只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應(yīng)于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。5、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。6、分辨率單位長度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英時(shí)點(diǎn)數(shù)（dpi)表示。7、失真度對檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。8、可懂度數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。9、圖像壓縮清除圖像冗余或圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求1、基本原則紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)對檔案利用的需求。2、數(shù)字化對像的確定原則應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。1）符合國家法律法規(guī)的原則紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。2）價(jià)值性原則屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。3、基本環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。4、 過程管理1）應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全.2 ）紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。三、檔案整理在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。1 目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備2 拆除裝訂3 區(qū)分掃描件和非掃描件4 頁面修整5 檔案整理登記6 裝訂四、檔案掃描1、掃描方式1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。2、掃描色彩模式1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。3 、掃描分辨率1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇≥100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。3）需要進(jìn)行OCR漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥200dpi。4、掃描登登記認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理量填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。五、圖像處理1 、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。2）由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。3）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。4）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。5）認(rèn)真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。2、糾偏對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。3、去污對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。4、圖像拼接對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。5、裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。六、圖像存儲(chǔ)1、存儲(chǔ)格式1)采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲(chǔ)。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。2）提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為CEB、PDF或其他格式。2、圖像文件的命名1）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。2）多頁文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。七、目錄建庫1、數(shù)據(jù)格式選擇目錄建庫應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。2、檔案著錄按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3、目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對或軟件自動(dòng)校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。八、數(shù)據(jù)掛接1、匯總掛接檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖象的自動(dòng)搜索、加入對應(yīng)的電子地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。2、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)，要認(rèn)真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。3、認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理、掃描時(shí)填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理辦法。九、數(shù)據(jù)驗(yàn)收1、數(shù)據(jù)抽檢1）以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。2）一個(gè)全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不得低于5%。2、驗(yàn)收指標(biāo)1）目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯(cuò)誤碼，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題時(shí)，抽檢標(biāo)記為“不合格”。2）一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上（含95%）時(shí)，給予以驗(yàn)收“通過”。合格率：抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%3、驗(yàn)收審核驗(yàn)收“通過”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。4、驗(yàn)收登記認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表單。十、數(shù)據(jù)備份1、備份范圍經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。2、備份方式為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。3、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)。備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。4、備份標(biāo)簽數(shù)據(jù)備份后應(yīng)相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。5、備份登記填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。十一、數(shù)字化成果管理1、應(yīng)加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí)，應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識(shí)，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。

檔案數(shù)字化的內(nèi)容

檔案數(shù)字化管理：數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)干部檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。按照干部檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱干部檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。系統(tǒng)全面運(yùn)行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)干部檔案由管理向干部信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化采集：從檔案實(shí)體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個(gè)過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。檔案數(shù)字化查閱：以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了方考慮:可按日期、時(shí)間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)；閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

1.總則1.1 為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實(shí)體與信息安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，制定本《規(guī)范》。1.2 各級各類檔案館、室等檔案部門（以下簡稱“檔案部門”）開展檔案數(shù)字化外包工作，具有獨(dú)立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡稱“數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)”）承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)，應(yīng)遵循本《規(guī)范》開展安全管理工作。檔案部門自行開展檔案數(shù)字化時(shí)，可參照本《規(guī)范》實(shí)施安全管理。

1.3 本《規(guī)范》所稱數(shù)字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數(shù)字化按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。1.4 檔案數(shù)字化外包安全管理應(yīng)按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責(zé)任制，對檔案數(shù)字化全過程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。2.檔案部門的安全管理2.1 成立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責(zé)。2.2 根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)。2.3 提出檔案數(shù)字化外包招標(biāo)文件中有關(guān)安全管理的要求，協(xié)助制定招標(biāo)文件，審定合同。2.4 對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)。2.5 建立檔案數(shù)字化安全保密制度，與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并對檔案數(shù)字化加工人員進(jìn)行安全保密教育。2.6 制訂檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)程或規(guī)章制度。2.7 建立檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目管理檔案，記錄檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目的全過程。2.8 建立監(jiān)管機(jī)制，對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密、安全措施落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，防止檔案實(shí)體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。

3.數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理

3.1 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須具有工商管理部門核發(fā)的有效營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項(xiàng)目。3.2 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的法人必須是中華人民共和國境內(nèi)注冊的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國境內(nèi)公民,國家另有規(guī)定的除外。3.3 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明，必要時(shí)提供政審材料。3.4 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須與其工作人員簽訂符合國家勞動(dòng)法律法規(guī)要求的勞動(dòng)合同。3.5 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的人員數(shù)量與素質(zhì)、技術(shù)與管理水平、設(shè)施與設(shè)備狀況能夠滿足擬承擔(dān)項(xiàng)目的要求。3.6 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須制訂并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度，制訂并執(zhí)行檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)范和管理制度。3.7 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立安全崗位責(zé)任制，配備專人負(fù)責(zé)安全保密工作。3.8 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報(bào)送檔案部門備案。3.9 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。4.數(shù)字化場所的安全管理4.1 數(shù)字化加工場所一般設(shè)在檔案部門獨(dú)立、可封閉的建筑內(nèi)。4.2 數(shù)字化加工場所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。4.3 數(shù)字化加工場所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門專人負(fù)責(zé)，數(shù)字化加工場所設(shè)于檔案部門之外的，檔案部門應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個(gè)月；檔案部門應(yīng)定期對視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。4.4 數(shù)字化加工場所應(yīng)配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。4.5 數(shù)字化加工場所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無線網(wǎng)絡(luò)功能，并定期進(jìn)行相關(guān)檢測。4.6 數(shù)字化工作人員存放隨身物品要有專用儲(chǔ)物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置；數(shù)字化加工場所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)；嚴(yán)禁擅自將數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。4.7 工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入數(shù)字化加工場所。4.8 工作人員不得在數(shù)字化加工場所內(nèi)從事與數(shù)字化無關(guān)的活動(dòng)，嚴(yán)禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等，嚴(yán)禁攜帶火種進(jìn)入數(shù)字化加工場所。4.9 檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員經(jīng)常對數(shù)字化加工場所進(jìn)行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實(shí)貫徹和執(zhí)行。5.數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

5.1 檔案數(shù)字化加工過程中建議使用檔案部門提供的相關(guān)設(shè)備，使用數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)備的，檔案部門應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行必要的安全檢查。5.2 檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。5.3 檔案數(shù)字化加工過程中推薦使用國產(chǎn)設(shè)備并使用正版軟件。數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件必須使用通過國家安全認(rèn)證的國產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計(jì)算機(jī)不允許安裝任何與加工無關(guān)的軟件。5.4 檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等設(shè)備。5.5 檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計(jì)等功能的數(shù)字化加工安全保護(hù)系統(tǒng)，準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。5.6 檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測、成品制作、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計(jì)員，實(shí)行“三員分離”。5.7 檔案數(shù)字化加工過程中建議由檔案部門提供計(jì)算機(jī)等設(shè)備的硬盤、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)以及無法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設(shè)備，并逐一進(jìn)行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后，這些設(shè)備必須交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀，嚴(yán)禁擅自帶走。5.8 用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場所。5.9 檔案數(shù)字化過程中使用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)和刻錄設(shè)備應(yīng)由檔案部門指定專人保管，并對使用情況進(jìn)行記錄。檔案數(shù)字化成果的拷貝和刻錄應(yīng)相對集中。檔案部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)數(shù)量的清點(diǎn)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)完成拷貝或刻錄的數(shù)據(jù)介質(zhì)（包括損壞的數(shù)據(jù)介質(zhì)）應(yīng)及時(shí)交接給檔案部門指定的人員，并辦理交接手續(xù)。5.10 檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)不得擅自送外維修，必須送外維修的應(yīng)辦理書面審批手續(xù)，并由檔案部門人員現(xiàn)場監(jiān)督。5.11 處理尚未開放檔案的信息設(shè)備的管理和使用應(yīng)符合國家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。

6.檔案實(shí)體的安全管理6.1 檔案部門要對擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理，檔案實(shí)體與文件目錄不對應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。6.2 檔案部門人員應(yīng)按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案接收人員進(jìn)行清點(diǎn)、核對，雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時(shí)間和經(jīng)辦人等。6.3 檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，并進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時(shí)，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。6.4 檔案數(shù)字化過程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號(hào)、加工工序、設(shè)備編號(hào)、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時(shí)間等，數(shù)字化加工過程中檔案流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。6.5 檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識(shí)且無解密標(biāo)識(shí)的檔案，數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。6.6 正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。6.7 數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時(shí)歸還入庫。對于離庫時(shí)間較長或有蟲霉隱患的檔案，應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲處理。7.檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

7.1 檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門應(yīng)組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求，對向檔案部門移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲(chǔ)介質(zhì)、移動(dòng)介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實(shí)體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收；凡未開展安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的，不得對項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收。7.2 檔案數(shù)字化成果必須通過完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。7.3 檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)會(huì)同檔案部門拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)一起移交給檔案部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。7.4 檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。7.5 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案數(shù)字化過程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門，作為項(xiàng)目檔案內(nèi)容進(jìn)行管理。

檔案數(shù)字化加工服務(wù)，需要哪些資格證書？

需要考取檔案管理師。

申報(bào)條件

（具備下列條件之一）

一、助理檔案管理師：

1、本科以上或同等學(xué)歷學(xué)生；

2、大專以上或同等學(xué)歷應(yīng)屆畢業(yè)生并有相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)者；

二、檔案管理師：

1、已通過助理檔案管理師資格認(rèn)證者；

2、研究生以上或同等學(xué)力應(yīng)屆畢業(yè)生；

3、本科以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作一年以上者；

4、大專以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作兩年以上者。

三、高級檔案管理師：

1、已通過檔案管理師資格認(rèn)證者；

2、研究生以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作一年以上者；

3、本科以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作兩年以上者；

4、大專以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作三年以上者。

檔案管理員的崗位要求

1、具有高中以上的文化程度；

2、具有檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)；

3、工作心細(xì)，品行端正，原則性強(qiáng)；

4 、熟悉最新的檔案管理相關(guān)法規(guī)，流程，認(rèn)真負(fù)責(zé)，細(xì)致耐心，

5 、熟悉電腦操作以及各種檔案管理軟件文字表達(dá)以及邏輯能力優(yōu)秀。

參考資料來源：百度百科-檔案管理師