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紙質(zhì)檔案數(shù)字化有哪些基本要求
紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案,如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、電報(bào)、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。以下我為大家整理了紙質(zhì)檔案數(shù)字化有哪些基本要求的詳細(xì)內(nèi)容,希望對大家有所幫助!
紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求
1、基本原則
紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會(huì)對檔案利用的需求。
2、數(shù)字化對像的確定原則
應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。
1)符合國家法律法規(guī)的原則
紙質(zhì)檔案的數(shù)字化,必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。
2)價(jià)值性原則屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的'檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。
3、基本環(huán)節(jié)
紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
檔案掃描
1、掃描方式
1)根據(jù)檔案幅面的大?。ˋ4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái),或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描,也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。
2)紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚的檔案,應(yīng)采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。
2、掃描色彩模式
1)掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。
2)頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。
3)頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,以及頁面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。
4)頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。
3、掃描分辨率
1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。
2)采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時(shí),其分辨率一般均建議選擇≥200dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當(dāng)提高分辨率。
3)需要進(jìn)行OCR漢字識別的檔案,掃描分辨率建議選擇≥300dpi。
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
擴(kuò)展資料:
檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容
1、檔案目錄信息的數(shù)字化,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫;
2、載體檔案的數(shù)字化,如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化,建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫;
3、檔案專題信息的采集與建庫。
參考資料來源:百度百科-檔案數(shù)字化
所謂檔案數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會(huì)或行業(yè)對檔案利用的需求。
1、數(shù)字化加工流程
紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理,建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等),通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通,用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用,實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。
3、數(shù)字化的意義
1)提高工作效率,降低檔案利用成本
數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后,社會(huì)公眾(開放檔案)和單位的各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息,避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象,從而提高工作效率,降低檔案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保護(hù)庫存檔案實(shí)體安全
由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理,不僅占用了大量的庫存空間,而且利用仍需到庫房,管理成本高,檔案易受損,如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印,減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù),降低了庫存檔案的老化速度,解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾,從而可以最大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù),確保檔案實(shí)體安全。
3)陽光政務(wù)提升形象
庫存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理,既是各級檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀,又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要,也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后,不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化,檔案利用效率大大提高,檔案發(fā)揮的作用顯著,還可以大大提升單位形象,符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。
1.檔案數(shù)字化常用的轉(zhuǎn)換方式 紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換一般有三種方式:第一種是通過計(jì)算機(jī)人工錄入的方式實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化;第二種是通過掃描設(shè)備掃描,并由字符識別軟件識別,制成文本文件;
2.檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換方式的具體分析 通過計(jì)算機(jī)人工錄入的方式實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化方式是一種真正意義上的全文數(shù)字化,適用于手寫體檔案和表格、圖表等非文字形式檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。
檔案數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同的基石,檔案數(shù)字化建設(shè)同樣需要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則。
我國 1998 年提出了信息化建設(shè)的二十四字方針(統(tǒng)籌規(guī)劃、國家主導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)合建設(shè)、互聯(lián)互通、資源共享),其中第三條就是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),由此可見標(biāo)準(zhǔn)化對于檔案數(shù)字化建設(shè)的重要作用和意義。
檔案數(shù)字化一般分兩塊,一部分是紙質(zhì)的“老檔案”,這部分檔案是過去計(jì)算機(jī)技術(shù)未大面積普及的情況下,手工書寫、紙質(zhì)化保存、庫房存儲(chǔ)。
采用人工方法進(jìn)行查閱無需計(jì)算機(jī)就可以直接查看的紙質(zhì)檔案形式。
一部分是現(xiàn)在不斷生成的“新檔案”,這部分檔案是在當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)等新技術(shù)日益普及的情況下。
由計(jì)算機(jī)生成、各種存儲(chǔ)介質(zhì)保管存儲(chǔ)、采用數(shù)據(jù)庫+專用檔案管理軟件進(jìn)行日常管理,只有在計(jì)算機(jī)條件下才可以查看的電子檔案形式。
對于“老檔案”而言,我們是通過掃描、拍照等方式,轉(zhuǎn)換成為計(jì)算機(jī)可以識別的圖片文件,再對其建立電子目錄來實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化,故要對其生產(chǎn)的掃描型電子文件進(jìn)行統(tǒng)一。
而對于“新檔案”而言,由于文件的生成階段就是電子文件信息,就要對其文字型電子文件、視頻和多媒體電子文件、音頻電子文件等文件格式進(jìn)行統(tǒng)一。
所以說但不管是紙質(zhì)的“老檔案”還是當(dāng)前的電子文件形的“新檔案”,都應(yīng)該堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,按照統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),使傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,電子文件歸檔,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。
信息化建設(shè)必須有標(biāo)準(zhǔn)化的支持,尤其要發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)化的導(dǎo)向作用,以確保其技術(shù)上的協(xié)調(diào)一致和整體效能的實(shí)現(xiàn)。
檔案數(shù)字化圖片處理用掃描儀復(fù)制圖片格式。數(shù)字化復(fù)制圖像版是利用掃描技術(shù)將檔案以圖像格式存儲(chǔ),有簡單的標(biāo)題和分類,但缺少檢索手段。
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