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如何推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化
一、簡化
簡化,就是在一定范圍內(nèi)縮減對象的類型數(shù)目,使之在既定的時空范圍內(nèi)足以滿足一般需要的標(biāo)準(zhǔn)化形式。一般來說,簡化是在檔案管理實踐中應(yīng)用較廣的一種標(biāo)準(zhǔn)化的初級形式。它不是主觀任意地縮減,而是只去掉檔案管理中已經(jīng)成為多余的、重復(fù)的、低功能的環(huán)節(jié),如實行文檔一體化管理之后,過去的某些編目環(huán)節(jié)、登記環(huán)節(jié)便成為多余、重復(fù)、低效能的環(huán)節(jié)。通過標(biāo)準(zhǔn)化的簡化處理,便可以實現(xiàn)文檔一體化管理體系的整體優(yōu)化。標(biāo)準(zhǔn)化的簡化應(yīng)具有必要性和合理性的特征,這也是確定合理簡化的兩個界限。只有當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化的工作對象的多樣性發(fā)展規(guī)模超出了必要的范圍時,才會使簡化成為可能。簡化的目的是使標(biāo)準(zhǔn)化的對象實現(xiàn)總體功能的最佳化。為此,在實際的檔案管理實踐中,應(yīng)當(dāng)注意發(fā)現(xiàn)在檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程中不斷出現(xiàn)的多樣性情況,并在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)出臺一定的標(biāo)準(zhǔn),對其實行必要的簡化控制。
二、統(tǒng)一化
統(tǒng)一化是把同一事物的兩種以上的表現(xiàn)形態(tài)歸并為一種或限定在一個范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)化形式。它雖然也是一種標(biāo)準(zhǔn)化的初級形式,但卻是標(biāo)準(zhǔn)化的主導(dǎo)形式與手段。檔案管理活動中有許多對象需要在方法、操作規(guī)程、術(shù)語符號、參數(shù)標(biāo)志等方面實現(xiàn)統(tǒng)一化,以提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。值得注意的是,強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一化的同時,一定不能“統(tǒng)死”,必須注重標(biāo)準(zhǔn)化對象的選擇,對于那些不具有重復(fù)性、反復(fù)性特征的事物與對象,不能通過制定所謂的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或地方性標(biāo)準(zhǔn)等方式,硬性實行削足適履式的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定必須建立在調(diào)查研究和注意借鑒國內(nèi)外成功經(jīng)驗的基礎(chǔ)之上,合理地確定統(tǒng)一化的對象及其程度。
統(tǒng)一化的主要內(nèi)容與范圍包括:
(1)一定范圍的統(tǒng)一。如檔案的著錄和標(biāo)引工作直接關(guān)系到檔案信息資源的共享,只有實現(xiàn)全國乃至國際范圍內(nèi)的統(tǒng)一化,才能有效地滿足現(xiàn)代化社會人們對檔案信息檢索的需要;再如,某些檔案管理程序由于目前沒有可能實現(xiàn)全國或全行業(yè)的統(tǒng)一化,可以首先實現(xiàn)一個地區(qū)、一個部門的統(tǒng)一化。
(2)一定程度的統(tǒng)一。即明確規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)中哪些方面的內(nèi)容、指標(biāo)要統(tǒng)一,哪些不宜在較大的范圍內(nèi)統(tǒng)一而只能在較小的范圍內(nèi)實現(xiàn)統(tǒng)一。如對檔案實體的分類,由于各個單位、各個部門、各個行業(yè)的文件和檔案的自然形成規(guī)律不盡相同,所以,就不宜在大的范圍內(nèi)統(tǒng)一。但是在一個單位之中,在文件標(biāo)準(zhǔn)化水平較高的一些部門,也可以在一定程度上對分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇要求、分類方案的編制體例與技術(shù)性要求以及分類工作程序等,做出統(tǒng)一化的規(guī)定。
(3)一定級別的統(tǒng)一。應(yīng)該在全國各個行業(yè)統(tǒng)一的檔案工作對象或概念,就 P176 必須制定國家性的檔案工作標(biāo)準(zhǔn);應(yīng)該在一個行業(yè)或?qū)I(yè)范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對象或概念,就必須制定行業(yè)性或?qū)I(yè)性的檔案工作標(biāo)準(zhǔn);應(yīng)當(dāng)在一個地區(qū)范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對象或概念,而不宜在一個行業(yè)或全國范圍內(nèi)統(tǒng)一者,就必須制定地區(qū)性或地域性的檔案工作標(biāo)準(zhǔn);應(yīng)當(dāng)在一個企事業(yè)單位范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對象,就只能制定企事業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。如果檔案工作統(tǒng)一化的對象級別選擇不當(dāng),輕者會造成一些行業(yè)或部門的檔案管理水平停滯不前,重者將會造成檔案工作混亂無序,以及國家人、財、物力的浪費。
(4)一定水平的統(tǒng)一。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的確立,應(yīng)當(dāng)考慮到先進(jìn)性與合理性的雙重要求。所謂先進(jìn)性,是檔案工作統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化追求的主要目標(biāo)之一,但是,不能不顧國情提出一些在經(jīng)濟(jì)上、技術(shù)上都難以保證的標(biāo)準(zhǔn)要求;所謂合理性,就是從國情出發(fā),從最大限度地提高檔案工作現(xiàn)代化水平和管理效益出發(fā),實事求是地確定檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容。
(5)一定時間內(nèi)的統(tǒng)一。這是指檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的穩(wěn)定期的長短。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)所約束的對象已經(jīng)發(fā)展、標(biāo)準(zhǔn)已落后于檔案工作發(fā)展的需要時,如果不及時修訂或更新原來的某些規(guī)定,標(biāo)準(zhǔn)就會在功能上走向反面,阻礙檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
(6)一定合理多數(shù)的統(tǒng)一。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)中的統(tǒng)一不一定就指統(tǒng)一為一種,而是可以統(tǒng)一于一個理想的多數(shù),可以規(guī)定出若干等級,以適應(yīng)各種不同管理層次的需要。
三、系列化
所謂標(biāo)準(zhǔn)的系列化,是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的高級形式,它是根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的需要,通過對某些標(biāo)準(zhǔn)化對象的發(fā)展規(guī)律的深入、全面的分析研究以及對國內(nèi)外同一對象的發(fā)展趨勢的合理預(yù)測,結(jié)合我國的檔案工作的不同發(fā)展條件,將有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)加以適當(dāng)歸并簡化,并按照一定的規(guī)律排列起來,作為指導(dǎo)我國檔案事業(yè)發(fā)展的依據(jù)。目前,我國的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化工作尚無這種高級形式的檔案工作標(biāo)準(zhǔn),這說明我國的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化還有很長的路要走。
四、通用化
通用化是指在不同的標(biāo)準(zhǔn)化對象之間可以互相通用的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。如檔案工作基本術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、檔案著錄用符號標(biāo)準(zhǔn)等。注重檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的通用化程度,也是提高我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化工作質(zhì)量的一項基本要求。
五、典型化
典型化就是以最先進(jìn)、最合理的工作方式、工作程序、技術(shù)指標(biāo)、技術(shù)參數(shù)、技術(shù)手段或管理規(guī)定等為樣板,要求或倡導(dǎo)以后的有關(guān)方面的檔案工作均參照此執(zhí)行、取得統(tǒng)一的過程。它可以逐步實現(xiàn)檔案管理水平的整體優(yōu)化。 P177
六、格式化
目前,各企事業(yè)單位正在大力建設(shè)文檔一體化信息管理系統(tǒng),此項工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是建立一套標(biāo)準(zhǔn)的、覆蓋整個組織的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu),而在這一結(jié)構(gòu)之中,合理地規(guī)定文檔信息的格式和信息鏈接的邏輯關(guān)系又是至關(guān)重要的內(nèi)容。建立這一標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)構(gòu)有兩個目的:一是保證各個部門聯(lián)機(jī)處理數(shù)據(jù)的過程的統(tǒng)一性;二是滿足各種聯(lián)機(jī)分析處理信息的需要。
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的涵義,主要包括下述幾點: ,
第一,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一個工作活動過程,就其整體意義來說,它是一項智力性的系統(tǒng)工程。
第二,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是通過實行簡化、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、選優(yōu)等管理控制活動,節(jié)約經(jīng)費、提高效率、獲得效益。
第三,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化追求檔案管理活動的最佳效果。
第四,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一種需要不斷補(bǔ)充、完善所制定標(biāo)準(zhǔn)的工作活動過程。
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化有微觀和宏觀兩層涵義。就其微觀涵義而言,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化就是通過制定標(biāo)準(zhǔn)和實施標(biāo)準(zhǔn),對檔案和檔案管理實行統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)和優(yōu)選等有序化管理控制,以便獲得最佳檔案管理效益的活動。就其宏觀涵義而言,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一項系統(tǒng)工程,它不僅包括檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定、實施等項工作內(nèi)容,還包括標(biāo)準(zhǔn)制定前的調(diào)查研究工作,標(biāo)準(zhǔn)的補(bǔ)充、完善、修訂、廢除等項管理與維護(hù)工作,還包括標(biāo)準(zhǔn)化體系的設(shè)計,標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況反饋信息的搜集與處理等項具體工作活動。
一、做好檔案管理工作的重要性
檔案管理也稱檔案工作,是文件在實際使用價值消失后的僅有憑證和參考價值,是資料的終端。檔案管理系統(tǒng)在整個社會科學(xué)能力的構(gòu)成中占有較大地位,是社會信息系統(tǒng)的奠基。而檔案管理工作的涉及范圍較廣,不僅存在于局部單位的工作生產(chǎn),還存在于整個社會。檔案管理工作是推進(jìn)社會發(fā)展的重要因素,是單位尋求進(jìn)步和發(fā)展的需要,是單位或部門日常工作的一部分,是衡量工作人員的職業(yè)素質(zhì),是企業(yè)或個人發(fā)展歷程的記錄,也是評價個人素養(yǎng)的依據(jù)。檔案管理工作的規(guī)范化,既可以滿足檔案工作在現(xiàn)代社會發(fā)展的需要,也可以為決策者在制定工作規(guī)劃時提供詳實的資料,幫助決策者做出科學(xué)合理的適合單位長期使用的發(fā)展規(guī)劃。同時,檔案也是決策者了解單位現(xiàn)階段發(fā)展?fàn)顩r,總結(jié)以往的經(jīng)驗教訓(xùn),了解各人員的綜合素質(zhì),改進(jìn)發(fā)展規(guī)劃,調(diào)整工作結(jié)構(gòu)的重要依據(jù)。
目前,規(guī)范檔案管理工作,可以起到促進(jìn)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展,提升單位形象以及增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力的作用。因此,在我國經(jīng)濟(jì)市場的經(jīng)營形式面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的條件下,如何有效地發(fā)揮檔案管理工作的作用,提升其社會功能和價值,完善檔案管理的工作方式,真實地反映單位的具體情況尤為重要。
二、檔案管理工作存在的不足
(一)整體意識不足
由于在工作崗位中一些工作人員心里沒有大局意識,對檔案管理工作的認(rèn)識過于片面性,缺乏整體意識,無法把檔案管理與各項建設(shè)相互結(jié)合,導(dǎo)致業(yè)務(wù)及自身發(fā)展拘泥于單一的形式中。
(二)創(chuàng)新意識需增強(qiáng)
檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)就是創(chuàng)新意識。深化檔案管理改革對于思想發(fā)展的局部性、管理體制過于單一以及工作方式過于傳統(tǒng)老舊,致使現(xiàn)期的發(fā)展模式嚴(yán)重缺乏創(chuàng)新性。
(三)全面性較低
對于新形勢下的檔案管理工作,從本質(zhì)上缺乏全面認(rèn)識,致使一些工作檔案不到位,一些可再生的資源白白浪費,而那些不健全的檔案資料以及不合格的工作結(jié)構(gòu),無法向社會及時提供準(zhǔn)確的服務(wù),影響了檔案管理工作職能的正常發(fā)揮。
三、加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化的措施
(一)完善檔案管理工作的規(guī)章制度
要想更好地規(guī)范檔案管理工作,首先應(yīng)該使檔案管理的基礎(chǔ)工作穩(wěn)定可靠,這不但是檔案管理工作法制化的要求,也是提升其科學(xué)化、合理化、規(guī)范化的保證。雖然我國政府針對檔案管理工作頒布了一系列的法律,保證了檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)不動搖,也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。但隨著社會的不斷發(fā)展、檔案管理工作的進(jìn)步、管理設(shè)施的不斷優(yōu)化以及檔案種類的不斷增多,檔案管理的方法也需要改革創(chuàng)新、與時俱進(jìn)。要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識,工作上有緊迫感,不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識以提高自身的職業(yè)素養(yǎng),加強(qiáng)法制教育,幫助管理人員明確相關(guān)法律法規(guī),保證其工作行為的合法化。單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該不斷完善制度建設(shè),從單位檔案管理工作的實際出發(fā),因地制宜,制定出一套行之有效的管理辦法,最大化地發(fā)揮檔案管理在社會發(fā)展中的作用。
(二)制定出符合時代發(fā)展要求的檔案管理方案
現(xiàn)階段屬于信息技術(shù)高速發(fā)展的信息時代,隨著計算機(jī)技術(shù)的普及,網(wǎng)絡(luò)被廣泛地應(yīng)用于人們的生產(chǎn)生活中,這就為檔案管理工作在新時代的繼續(xù)發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn),如何做好新時期的檔案管理工作以及如何推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展是管理人員現(xiàn)階段的首要達(dá)成目標(biāo)。這就要求管理人員要結(jié)合以往的工作經(jīng)驗,分析并歸總出工作的特點,提高管理者的服務(wù)質(zhì)量和知識儲備量,加強(qiáng)管理人員的專業(yè)技能和管理能力的培訓(xùn),以現(xiàn)代化的管理方法取代傳統(tǒng)的管理方案,以機(jī)器歸整取代手工操作,提高檔案利用率,實現(xiàn)其價值。但是,網(wǎng)絡(luò)信息也具有一定的不安全性,這就需要管理人員要加強(qiáng)日常的管理、鑒定和保管等相關(guān)工作,保證檔案的完整性和真實性。
(三)采用科學(xué)的管理方法,提升檔案管理職能
檔案管理工作是為了國家和社會服務(wù)的一項工作,加強(qiáng)檔案管理工作,可以推進(jìn)國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的進(jìn)步,并且對于企業(yè)來講,優(yōu)秀的企業(yè)管理者可以通過檔案來把握市場經(jīng)濟(jì)的基本活動規(guī)律和發(fā)展方向。檔案管理工作的管理內(nèi)容就是檔案,而檔案具有被利用的價值,這同時也是檔案管理工作存在的價值,作為檔案管理工作者,只有做好合理開發(fā),有效利用檔案的價值,才能夠更好地完成本職工作。因此,檔案管理者應(yīng)該掌握科學(xué)的管理方法,學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù),以科學(xué)的方法和先進(jìn)的管理手段來完成對于檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作,平時在工作中,要明確工作條理,掌握工作重點。例如,檔案管理中最基本的編目、檢索等工作,雖然只是檔案管理的前奏,但如果完成的良好,則可以讓后續(xù)工作進(jìn)行得更加順利;對于一些利用價值比較高的檔案,應(yīng)該復(fù)制、備份,且原件不得外借,保證檔案的安全性。同時,檔案管理人員也應(yīng)該結(jié)合本單位實際的工作情況,對于檔案管理工作中不完善的地方及時地改進(jìn),更正管理錯處。
隨著社會的不斷發(fā)展,只有創(chuàng)新、高效、規(guī)范的檔案管理工作才能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需求,檔案管理為各個企業(yè)單位、機(jī)關(guān)單位提供著重要的理論依據(jù),加速其合理性、先進(jìn)性的建設(shè)。因此,檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)該積極抓住發(fā)展機(jī)遇,迎接挑戰(zhàn),不斷創(chuàng)新,與時俱進(jìn),從而實現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化的目標(biāo),開拓檔案管理的新局面,以便更好的促進(jìn)社會的和諧發(fā)展。
為了使檔案工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,應(yīng)該采取以下措施:
一、建立健全切合實際的檔案管理制度。
檔案種類繁多,形式各異,有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案,要實行規(guī)范的管理,就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《檔案法》為指導(dǎo)原則,首先,要加強(qiáng)硬件的建設(shè);其次,建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項管理制度;最后,要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù),杜絕檔案亂借亂發(fā),防止分散流失。
二、嚴(yán)格公文的制發(fā)。
公文是檔案的前身,檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的。可以說公文制發(fā)的怎樣,不僅僅決定公文本身的質(zhì)量,同時,也決定了日后檔案的質(zhì)量,決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此,我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題,以提高檔案實體質(zhì)量,為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。
三、做好文書以及電子文件的處理工作。
工作實踐表明,文書是檔案的來源,檔案是文書的歸宿。因此,要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識,樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想。
電子文件也屬于檔案的一部分,在選擇軟磁盤時一定要把住它的質(zhì)量關(guān),軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命。在保存方面,要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里。
四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則。