第三條本辦法所稱會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。

　　【解讀】本條闡述了會計(jì)檔案的定義。

　　對會計(jì)檔案定義的理解需要注意以下幾點(diǎn)。

　　1.會計(jì)檔案是由會計(jì)資料有條件地轉(zhuǎn)化而來。

　　這里的會計(jì)資料是指一切由文字、圖表等形式形成的各種會計(jì)核算資料，來源包括單位從外部獲得的和單位在核算過程中產(chǎn)生的，形式包括紙質(zhì)和電子兩種形式。會計(jì)檔案和會計(jì)資料是同一事物在不同階段的不同形態(tài)。首先，會計(jì)檔案是辦理完畢的會計(jì)資料。這里的辦理完畢一般是指核算行為已經(jīng)完成，如會計(jì)憑證已經(jīng)正式生成等，而處于審批流程中的會計(jì)憑證則屬于會計(jì)資料，不屬于會計(jì)檔案。其次，會計(jì)檔案是具有保存價(jià)值的會計(jì)資料。單位在日常會計(jì)核算過程中會產(chǎn)生大量的會計(jì)資料，但不是所有的會計(jì)資料都要作為會計(jì)檔案，如在會計(jì)核算中間環(huán)節(jié)進(jìn)行試算平衡所形成的草稿，由于試算平衡的結(jié)果將最終反映到會計(jì)憑證上，所以，試算平衡的草稿可不作為會計(jì)檔案保存。最后，會計(jì)檔案是按一定邏輯規(guī)律整理的會計(jì)資料。即會計(jì)檔案是將會計(jì)資料按照檔案管理的相關(guān)要求進(jìn)行整理而形成的，而不是將會計(jì)資料無邏輯、無序地堆砌。

　　2.會計(jì)檔案既可以是外部接收取得的會計(jì)資料，也可以是內(nèi)部直接形成的各種形式的會計(jì)資料。

　　外部接收取得的會計(jì)資料是指所記載內(nèi)容需要從單位外部取得的、能夠證明經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)實(shí)際發(fā)生的會計(jì)資料，主要是外部取得的各類原始憑證，如發(fā)票、銀行回單、銀行對賬單、購銷合同、收據(jù)、消費(fèi)清單等。當(dāng)前國家正在推進(jìn)電子發(fā)票工作，符合相關(guān)要求的電子發(fā)票可以作為外部接收的會計(jì)資料予以歸檔。內(nèi)部直接形成的會計(jì)資料是指單位在會計(jì)核算過程中產(chǎn)生的會計(jì)資料，主要是記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿，月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等，以及單位內(nèi)部相關(guān)管理系統(tǒng)生成的據(jù)以進(jìn)行會計(jì)核算的憑據(jù)，如固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的計(jì)提折舊的資料、稅務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的計(jì)算所得稅的資料等。

　　3.電子會計(jì)檔案屬于會計(jì)檔案。

　　電子檔案是指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。電子文件是指企業(yè)在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。因此，電子會計(jì)檔案具有如下特征：第一，電子會計(jì)檔案的來源是計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，即電子會計(jì)檔案是以計(jì)算機(jī)等電子信息設(shè)備為載體形成和處理的電子會計(jì)信息；第二，電子會計(jì)檔案的形成、辦理、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)是通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為載體進(jìn)行的；第三，電子會計(jì)檔案最終可以存儲、保管在本地計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備、設(shè)施上，也可以存儲在第三方提供的云存儲空間中。

　　【案例】關(guān)于對會計(jì)檔案的理解

　　某企業(yè)由于檔案庫房已滿等原因，其檔案部門連續(xù)兩年沒有從財(cái)務(wù)部門接收會計(jì)檔案。對此，企業(yè)會計(jì)人員張某向財(cái)務(wù)部主任李某請示如何處理。財(cái)務(wù)部主任李某指出，這些會計(jì)資料沒有歸檔到檔案部門，嚴(yán)格意義上還不屬于會計(jì)檔案，而仍屬于會計(jì)資料，可以不執(zhí)行會計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定。

　　顯然，該企業(yè)財(cái)務(wù)部主任李某的說法是錯(cuò)誤的。會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料。因此，只要滿足以上條件，即使這些會計(jì)資料沒有歸檔移交給檔案部門，也屬于會計(jì)檔案的范疇，也需要按照《會計(jì)檔案管理辦法》的要求進(jìn)行管理。