戶籍檔案的歸檔和整理

公安派出所的戶籍檔案分為兩大類，分別是常住戶口卷和居民身份證卷。其中常住戶口卷包括派出所在日常管理工作中積累的居民家庭狀況，包括新生兒出生登記、準(zhǔn)予遷入證明、戶口遷移證、分戶、姓名更改、年齡更正的材料；出國出境和回國、應(yīng)征入伍和復(fù)員轉(zhuǎn)業(yè)以及居民死亡注銷、恢復(fù)戶口、重戶注銷等材料，并按類組卷，并在戶籍表內(nèi)注明。身份證卷是派出所在管理居民身份證工作中形成的有關(guān)材料建立的卷宗。

每十年更新一次！明朝的戶籍檔案是如何管理和修改的？

對于古代中國各朝代來說，想要國家穩(wěn)定最重要的是對土地和人口的控制，而古代對人口的控制主要手段是戶籍制度。對于歷朝歷代來說，編制戶籍檔案是政府最重要的一項工作，其中明代的是中國古代歷史上戶籍檔案的典范。

明代檔案制度系統(tǒng)較為完善，管理嚴(yán)格，促進戶籍制度發(fā)展

1、從收集整理到保存管理，明代檔案系統(tǒng)十分規(guī)范和嚴(yán)格

明太祖朱元璋在制定黃冊制度時就想著要制度化、系統(tǒng)化它，希望它能夠延續(xù)許久，所以在戶籍檔案工作的收集和整理工作上做了嚴(yán)格的規(guī)范、保護和限制。作為檔案管理工作的工作之始，收集和整理工作所規(guī)定的條例及其明確且兼具可行性和明確分工。

當(dāng)然，最開始的工作是制作黃冊，做成表格，成為空白的“清冊供單”后發(fā)給里甲中居住的百姓，待百姓按要求和規(guī)格填好相應(yīng)的信息就開始收集工作。

首先是里甲制下里長將10甲的“清冊供單”裝訂成冊送交縣衙，縣衙再對其中的人口數(shù)量、人戶田地、生產(chǎn)總數(shù)的增減進行校對，核對無誤后上交府衙。

府衙再核對一遍收集的黃冊后送至布政司，布政司檢查完畢、標(biāo)明日期、簽字畫押蓋上官印、裝訂成冊后再送至戶部，戶部匯總最終呈上給皇帝。收集整理工作就是在嚴(yán)格遵守這樣一層層政府機關(guān)的篩選和檢查的程序后，得到全國人口、財產(chǎn)信息的。

步驟有序，分工嚴(yán)謹(jǐn)，責(zé)任分明。

除了收集當(dāng)年的人口檔案信息，明代政府還十分注重收集歷史檔案，鼓勵百姓將舊檔案上交。

在《皇明詔令》中這樣記載：“其或迷失散在軍民之間者，許赴官司送納?！?/p>

進呈之后便將黃冊入后湖黃冊庫進行下一步的保存整理工作。

戶籍檔案的整理依照既定的規(guī)章制度對其進行進一步詳細的統(tǒng)計、分類、造冊和駁冊，讓檔案整理工作井然有序同時準(zhǔn)確無誤。

每次大造黃冊入庫后，專門的檔案管理官員對收集上來的全國檔案數(shù)目加以統(tǒng)計，同時再做最后的檢查工作。

若是發(fā)現(xiàn)黃冊有誤，會在該本黃冊冊面上印上“駁”字，也就是所謂的“駁冊”，該冊也將成為廢冊，不入黃冊庫，廢冊發(fā)還原地經(jīng)過修改入庫保存成為正冊。

入庫的正冊則會分門別類，按照規(guī)定的排序和要求放置和保存。

明代黃冊十年一造，先按時間分類入庫，然后按全國區(qū)域劃分，同時結(jié)合年代性和區(qū)域性。

保存貯藏工作并非意味工作的結(jié)束，明代檔案保存中特別注重防潮、防蟲、防火和防盜，《后湖志》記載：““庫匠，先年俱行應(yīng)天府所屬八縣編簽看守曬晾歷年黃冊”、“敢有將火過橋者，治以重罪”，這些都不難看出明代保存管理工作的嚴(yán)肅認真。

2、專業(yè)性的檔案庫房成立，促進了檔案制度的科學(xué)管理和發(fā)展

戶籍檔案中記錄了全國人口、財產(chǎn)重要信息，對于它的保存保衛(wèi)工作必須做到滴水不漏，明代檔案庫房定址于后湖，后湖作為永久保存明代戶籍的國家檔案庫房，其選址和建庫都是經(jīng)過深思熟慮和百般挑選。

黃冊戶籍檔案屬于國家的機密檔案，

其存放地點自然是要隱秘、安全、穩(wěn)定，而明代將戶籍檔案庫房最終定位于南京后湖（現(xiàn)今玄武湖），充分利用了天然地理優(yōu)勢和人力資源結(jié)合。

根據(jù)《后湖志》記載：“后湖之廣周遭四十里，中突數(shù)州，斷岸千尺”，相當(dāng)于湖中島與外部隔絕，湖水為檔案庫提供天然的屏障，不僅保衛(wèi)庫房還能防火。

此外，明初朱元璋定都南京，后湖離京城南京城近，方便皇帝和戶部隨時利用、查驗黃冊，即便后來遷都北京，還是沒有改變后湖檔案庫的地位和重要性。

黃冊庫庫房的建造也同樣大有玄機，由于是在湖中島上建造庫房，四周環(huán)水，島上濕氣大本來是不利于紙質(zhì)的資料保存的。

于是黃冊庫在設(shè)計建造時改為東西走向前后開窗，以便通風(fēng)和日曬，除濕氣和防止發(fā)霉。

此外，根據(jù)島上地勢和位置，分設(shè)東南西北前后六庫房，每次十年大造黃冊，都需要上報皇帝和工部，經(jīng)過審批方可開工。

除了庫房的建造和設(shè)計保障，庫房的安全還有專門的庫房管理和守衛(wèi)人員，主要分為三類：管冊人員、大查人員和巡湖人員。

管冊人員由正式官職的官員、監(jiān)生、辦事吏、醫(yī)生和匠役組成，主要是在庫房進行管理工作，大查人員顧名思義，就是專門檢查黃冊的官員，巡湖人員則是由兵馬指揮司將兵和戶部官員組成，共同保證黃冊庫房安全的人員。

除了上述安全保證，明代政府還為檔案庫存提供充足的財政經(jīng)費支持和法律保障。

《后湖志》寫到：“弘治四年至弘治九年，為清查冊籍，僅伙食費和物品費用達一萬兩白銀”、“歲月必須七八年，費資必得萬余兩”。

同時為了保證戶籍檔案工作的順利展開，明代制定一系列法律，比如《大浩》、《大明律·戶律》，其中《大明律·戶律》7卷95條，全是涉及人口、戶籍、土地、徭役等一系列社會經(jīng)濟的法律條文，可以說是古代歷史上最全面的戶籍立法了。

戶籍檔案管理普查性和震懾性色彩，保證各部門工作的正常進行

1、嚴(yán)格細致的戶籍檔案制度，起到了很強的人口管理和普查作業(yè)

戶籍制度產(chǎn)生的根本原因在于管理人口，它將人口、土地、財產(chǎn)等重要信息以書面落實下來，非常直觀地以文字和數(shù)字組合的形式呈現(xiàn)給統(tǒng)治者。

戶籍制度最早起源商朝，經(jīng)過多個朝代的歷練仍被統(tǒng)治者所重視。歷代統(tǒng)治者在新舊政權(quán)更替時，為了鞏固自己政權(quán)的穩(wěn)定，首要事務(wù)就是整頓和制定國家新的戶籍制度，同時輔以戶籍檔案管理制度。

大明王朝也不例外，普查國家人口信息仍是明代戶籍檔案制度的最根本作用，且普查功能強大，兼具普查國家土地、稅收糧食信息的作用。

上文就有提到，地方政府發(fā)給百姓空白的表格，讓百姓將需要填寫的信息填好再上交，其中就包括家庭人口信息、糧食收成、土地狀況等等，在經(jīng)過層級政府機關(guān)的查驗。

最終到達后湖黃冊戶籍檔案庫時，就包括有全國人戶、人丁總數(shù)量、田畝總數(shù)目、夏秋稅糧總數(shù)，完全實現(xiàn)人口、田畝、稅糧普查功能。洪武十四年后，黃冊制度逐漸完善，也就同時意味著一套完整、有序、系統(tǒng)的戶籍檔案制度和信息普查系統(tǒng)的形成。

2、清晰明了的制度具有強烈的震懾性，起到維護政權(quán)的作用

雖然明代與前朝差不多，對于戶籍檔案管理是“重保藏輕利用”，但是清楚明了的利用制度還是對當(dāng)時的社會具有較強的震懾作用，起到維護王朝統(tǒng)治的作用。對于戶籍檔案管理明代設(shè)有嚴(yán)苛的法律條文加以保障，無論是收集整理還是保存管理，各個環(huán)節(jié)都嚴(yán)格要求。

但凡出差錯便是處罰，無論軍民不論貴賤，所以就是完善、系統(tǒng)的戶籍檔案管理制度和嚴(yán)明的法律大大威懾了大明的軍民，使之在戶籍檔案管理過程中做到對明王朝、對朝廷、對皇帝應(yīng)有的敬畏。

何謂歸檔?如何做好檔案歸檔工作?

歸檔，是指文書部門將辦理完畢且有保存價值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國家規(guī)定的一項制度，又叫“歸檔制度”。

1、 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

2、 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。

歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。

歸檔案卷的質(zhì)量要求：

1、原件歸檔；

2、應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；

3、文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；

4、對歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。

檔案整理的步驟