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檔案管理,是檔案館(室)直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱,也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。
檔案管理方法分類:一、分類方法:(1)按文件的產(chǎn)生時(shí)間分類,具體包括年度分類法、時(shí)期分類法兩種;(2)按文件來源分類,包括組織機(jī)構(gòu)分類法、作者分類法、通訊者分類法三利;(3)按文件的內(nèi)容分類,包括問題分類法、實(shí)物分類法、地理分類法三種;(4)按文件的形式分類,包括按文件的種類來分類、按文件的制成材料分類、按文件的形狀分類三種。
二、常用的分類方法:(1)年度分類法:也稱年代分類法,就是根據(jù)形成和處理文件的所屬年度將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。(2)組織機(jī)構(gòu)分類法,就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類,即按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。(3)問題分類法,就是按照檔案內(nèi)容所說明的總是將全宗內(nèi)檔案分為各個(gè)類別。
三、分類法的選擇:(1)組合分法:年度-組織機(jī)構(gòu)分類法;組織機(jī)構(gòu)-年度分類法;年度-問題分類法;問題-年度分類法。(2)分類方案:為了便于對(duì)全宗內(nèi)檔案具體地進(jìn)行分類,在選定某種分類方法之后,就應(yīng)編制一份“分類方案”。
另外: 一、機(jī)關(guān)內(nèi)黨、政、工團(tuán)檔案分類:(1)在一個(gè)全宗內(nèi),首先將檔案分成黨政工團(tuán)等若干部分,在每一部分中再行分類整理;(2)在全宗內(nèi),先將機(jī)關(guān)內(nèi)最高機(jī)構(gòu)和各單位的檔案分別分成黨政工團(tuán)若干部分,再在每一部分中繼續(xù)分類整理;(3)全宗之內(nèi)的檔案首先按年度分類,每年度分成黨政工團(tuán)若干部分,再繼續(xù)分類整理;(4)在全宗內(nèi),只分黨政兩大部分,或在每一年分兩部分。
二、人物全宗內(nèi)。檔案的分類:(1)生平傳記材料;(2)創(chuàng)作材料;(3)公務(wù)活動(dòng)材料;(4)個(gè)人書信;(5)經(jīng)濟(jì)材料;(6)親屬材料;(7)評(píng)價(jià)材料;(8)音像材料;(9)其他材料。是檔案管理方法分類的一些細(xì)節(jié)。僅供參參。
檔案如何分類
檔案為什么要分類,主要原因是為了便于查找,在沒有利用計(jì)算機(jī)管理的時(shí)候,我們通常做法是不斷的分類,分到最小的類,這樣通過登記的目錄及庫位號(hào)的方式進(jìn)行查找。以下我為大家整理了檔案分類的相關(guān)內(nèi)容,希望對(duì)大家有所幫助!
檔案分類
(一)文書檔案:是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在管理事務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的,由通用文書轉(zhuǎn)化而來的檔案的習(xí)慣稱謂。這里是指政治工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理四類管理性文件材料。
(二)財(cái)會(huì)類:報(bào)表,賬簿,憑證,清冊(cè)等。
(三)人事檔案:包括員工履歷材料;自傳材料;鑒定、考核、考察材料;評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評(píng)定技能的考績、審批等材料);政審材料;參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料;獎(jiǎng)勵(lì)材料;處分材料;招用、勞動(dòng)合同,調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國、退休、退職等材料;其他可供組織參考的材料。
(四)工程類:建設(shè)項(xiàng)目的綜合文件、監(jiān)理文件、施工文件及竣工圖。
(五)特殊載體類:包括照片、錄音錄像等。
檔案分為哪幾類
1、以檔案的.形成者為依據(jù)可分為:
國家機(jī)關(guān)檔案、社會(huì)組織檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、家庭檔案、個(gè)人檔案。
2、以檔案的內(nèi)容范圍為根據(jù)可分為:
綜合性檔案和專門性檔案。
3、以檔案內(nèi)容性質(zhì)為根據(jù)可分為:文書檔案、人事檔案、訴訟檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、軍事檔案、外交檔案、司法檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、工商企業(yè)登記檔案、教學(xué)檔案、藝術(shù)檔案、書稿檔案、病例檔案、人口普查檔案、地名檔案、城建檔案、商標(biāo)檔案、專利檔案、產(chǎn)地產(chǎn)檔案、金融檔案、涉外項(xiàng)目檔案、宗教檔案等。
4、以檔案的制成材料為根據(jù):
除紙質(zhì)檔案外,還有甲骨、竹簡、縑帛、膠片、磁帶、光盤和其它實(shí)物形式的非紙質(zhì)檔案;按信息表達(dá)方式又可分為文字檔案、音像檔案等;按記錄方式還可分為普通檔案(機(jī)械和模擬記錄)、電子檔案(數(shù)字)等。
5、按檔案所屬時(shí)期可分為:
有建國前檔案(包括革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案)、建國后檔案(包括建國以來黨和國家和各個(gè)機(jī)關(guān)、部隊(duì)、團(tuán)體、企業(yè)和事業(yè)單位的檔案)。前者通常稱為歷史檔案,后者通常稱為現(xiàn)實(shí)檔案。
6、以檔案所有權(quán)形式為根據(jù)可分為:
國家所有檔案、集體所有檔案和個(gè)人所有檔案。
7、以檔案的語種為根據(jù)可分為:
中文檔案、外文檔案。中文檔案還可細(xì)分為漢文檔案、滿文檔案、滿漢對(duì)照檔案等;外文檔案也可細(xì)分為英文檔案、日文檔案、俄文檔案等。
8、以檔案的產(chǎn)生領(lǐng)域?yàn)楦鶕?jù)可分為:
社會(huì)管理領(lǐng)域檔案,科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域檔案,醫(yī)療衛(wèi)生、文化教育領(lǐng)域檔案,軍事領(lǐng)域檔案,外交領(lǐng)域檔案,文學(xué)藝術(shù)領(lǐng)域檔案等。被人們普遍認(rèn)可的現(xiàn)實(shí)種類(非嚴(yán)格邏輯種類)有文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案。
檔案整理分類規(guī)則:
在整理檔案分類的時(shí)候,我們應(yīng)根據(jù)資料中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)目錄 的編制提高檔案管理中的查詢及搜索功能.另外在檔案管理中分類、轉(zhuǎn)定等工作有著不同的原則管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理的準(zhǔn) 則進(jìn)行檔案的管理、儲(chǔ)存及銷毀工作以此提高檔案管理工作的規(guī)范性。
在管理工作中相關(guān)人員應(yīng)明確檔案具有很多種類型不同類型的檔案基本資料不同. 雖然其種類與機(jī)密程度之間存在著些許的差異但是相對(duì)于檔案管理人員而言檔案管理是 對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行提取與整理。以此為相關(guān)人員查詢企業(yè)發(fā)展資料提供一定的便捷性,為提高檔案管理人員的專業(yè)性確保管理人員可以按照相關(guān)的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行分類、儲(chǔ)存、管理及銷毀, 企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)使其具有一定的管理技巧進(jìn)而提高管理質(zhì)量。
檔案管理人員應(yīng)該在檔案管理工作中應(yīng)應(yīng)該通過自主學(xué)習(xí)及參與培訓(xùn)的方式及時(shí)的更新自身的管理方法,根據(jù)本單位的實(shí)際情況來選擇整理分類。
1)歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定:
①歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過程
②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理,并應(yīng)組成符合要求的案卷。
2)歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定:
①根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn),歸檔可以分階段分期進(jìn)行,也可以在單位或分部工程通過竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。
②勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí),施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前,將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。
3)勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后,
建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。
4)工程檔案一般不少于兩套,一套由建設(shè)單位保管,一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。
5)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時(shí),應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。
6)凡設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件,應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨(dú)立卷歸檔。
工程管理文件資料分類:
1)工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料,歸工程部合同專業(yè);
2)圖象、照片、錄象,歸綜合管理部(工程結(jié)束時(shí)歸檔資料管理人員);
3)行政文件,歸綜合管理部;
4)工程施工技術(shù)及管理資料(音像資料等除外),歸工程部。
以上內(nèi)容參考:百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范
文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容
檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。接下來有我為大家整理出文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容,希望大家喜歡!
文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容
文書檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。
(1) 分類。分類的一般方法是按照文件材料產(chǎn)生的 時(shí)間或來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類。
(2) 立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問題特 征、時(shí)間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū) 特征。
(3) 排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反 映的工作上的聯(lián)系或問題進(jìn)行排列。
(4) 編目。編目的類型基本有兩種,一種是綜合目 錄,一種是分冊(cè)目錄。分冊(cè)目錄又可按類別或保管期限 來編制。
文書檔案
文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的,由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。
由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性,使用這一稱謂對(duì)研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。
也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類檔案的統(tǒng)稱,還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用,有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。
拓展延續(xù)
如何做好文書檔案管理工作
一、優(yōu)化文書檔案管理制度
傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題,在下一發(fā)展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時(shí)間為分界線來進(jìn)行大量檔案的管理存放,這種方式雖然簡單易行,但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過多,這樣進(jìn)行分類太過于籠統(tǒng)化,使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類,先以時(shí)間為大的分界線將檔案大致的分出,再根據(jù)事件的類型進(jìn)一步分類,最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的'工作內(nèi)容與注意事項(xiàng),沒有對(duì)所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行人員數(shù)量的分配,導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中所用的工作人員過多,造成人才資源的浪費(fèi)。在對(duì)文書管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時(shí),就要合理的裁減與增添各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員,使每一項(xiàng)工作都能高效地進(jìn)行,每名文書檔案管理工作者都各司其職。
二、培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力
在新時(shí)代的引領(lǐng)下,對(duì)所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求,所以文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過去對(duì)文書檔案管理人員的要求,只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類的文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類就可以,所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會(huì)中想要更好的發(fā)展,就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí),只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對(duì)事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者,在工作過程中要對(duì)新事物不斷的學(xué)習(xí),所有的文書檔案管理工作者要對(duì)文書檔案有相當(dāng)?shù)牧私?,這種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視,所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù),這些技術(shù)將在日后的工作過程中得到應(yīng)用。
三、利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作
所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對(duì)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用,網(wǎng)絡(luò)是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù),它的應(yīng)用使我們?cè)谏詈凸ぷ髦卸嫉玫搅撕艽蠓奖?。將網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書檔案管理工作中,將使文書檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化,減少了對(duì)人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是一個(gè)共享的平臺(tái),一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到,使我國文書檔案工作更加順利的進(jìn)行。
分類方法:
1)保管期限——年度分類法,即先將歸檔文件按保管期限分類,每個(gè)保管期限下按年度分類。
2)保管期限——年度——問題分類法,即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類,每個(gè)保管期限下按年度分類,再在年度下按按問題分類。
3)問題——年度——保管期限分類法,即先將歸檔文件按問題分類,每個(gè)問題下按年度分類,再在年度下按保管期限分類。
4)年度——保管期限分類法,即先將歸檔文件按年度分類,每個(gè)年度下按保管期限分類。
5)年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法,此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類,其次按照各個(gè)部門分類,最后按保管期限分類。
保管
我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
銷毀
1)制定保管期限表;
2)制定銷毀檔案的審批制度;
3)制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。
編制
按照各個(gè)全宗分別編制。每一清冊(cè)一式兩份,一份報(bào)批,一份留存。
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