檔案整理編制檔號

檔號編制規(guī)則

1 主題內(nèi)容與適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔號的結(jié)構(gòu)、編制原則和編制方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于檔案館（室）編制檔號。

2 術(shù)語

2.1 檔號

檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。

2.2 全宗號

檔案館（室）給定每個(gè)全宗的代碼。

2.3 案卷目錄號

全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。

2.4 類別號

館（室）藏檔案類別的代碼。

2.5 項(xiàng)目號

產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字和代號。

2.6 案卷號

案卷排列的順序號。

2.7 件號

案卷內(nèi)文件的順序號。

2.8頁（張）號

案卷內(nèi)文件每頁（張）的順序號。

2.9 代碼

一個(gè)或一組有序的、易于計(jì)算機(jī)和人識別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其它符號。

3 檔號編制原則

3.1 唯一性原則

檔案館（室）內(nèi)檔號應(yīng)指代單一。不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號對象。

3.2 合理性原則

檔號結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。

3.3 穩(wěn)定性原則

檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。

3.4 擴(kuò)充性原則

檔號必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。

3.5 簡單性原則

檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯(cuò)，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

4 檔號的結(jié)構(gòu)

檔號結(jié)構(gòu)分為三種：

4.1 第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號——案卷目錄號——案卷號——件、頁（張）號。

即：××××—×××—×××—×××
全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號

4.2 第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號——類別號——案卷號——件、頁（張）號。

即：××××-×××……n-×××-×××
全宗號- 類別號 - 案卷號- 件、頁（張）號

4.3 第三種結(jié)構(gòu)為：類別號——項(xiàng)目號——案卷號——件、頁（張）號。

即：×××……n-×××……n-×××-×××
類別號 - 項(xiàng)目號 -案卷號 -件、頁（張）號

4.4 檔號中左邊為上位代碼，右邊下位代碼，連寫時(shí)上、下位代碼之間用“-”（短橫）相隔。

4.5 件號、頁（張）號可根據(jù)檔案保管和使用的需要，選擇一項(xiàng)編號。

5 檔號的編制方法

5.1 全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標(biāo)識。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一屬類全宗的順序號。

全宗號的格式是：× ×××
全宗屬類代碼 全宗順序號

5.1.1 全宗屬類代碼的編制方法

5.1.1.1 在一個(gè)檔案館內(nèi)，全宗屬類代碼不應(yīng)重復(fù)。

5.1.1.2 全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類代碼。

例一：某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號全宗，標(biāo)識為“X013”。

例二：某市檔案館藏舊政權(quán)檔案第4號全宗教，標(biāo)識為“J004”。

例三：某縣檔案館藏建國后檔案第127號全宗，標(biāo)識為“0127”。

例四：河北省檔案館藏原熱河省第123號全宗，可標(biāo)識為“R123”。

例五：四川省檔案館藏已撤銷的川東行署003號全宗，可標(biāo)識為“D003”。

例六：中國第一歷史檔案館藏明清檔案第74號全宗，標(biāo)識為“0074”。

5.1.2 全宗順序號的編制方法

5.1.2.1 全宗屬類內(nèi)的各個(gè)全宗按排列次序流水編號。

5.1.2.2 在一個(gè)屬類內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的全宗順序號。

5.2 案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

5.2.1 案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置。可按不同時(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。

5.2.2 每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足100時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數(shù)量超過1000時(shí)，一 般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。

5.2.3 在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。

5.3 類別號的編制方法

5.3.1 類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識。

5.3.2 不同級位的類別之間可用間隔符“.”分開。不產(chǎn)生誤解時(shí)，可省略間隔符。類別號一般不應(yīng)超過三級。

5.3.3 在一個(gè)檔案館（室）內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號，

5.4 項(xiàng)目號的編制方法

項(xiàng)目號引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號。

5.5 案卷號的編制方法。

5.5.1 案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

5.5.2 目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

5.5.3 每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上（含兩個(gè)）案卷流水順序號時(shí)應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄；如一個(gè)案卷流水順序號 分登兩個(gè)以上（含兩個(gè)）案卷目錄時(shí)應(yīng)合并為一個(gè)目錄號或按目錄分編相應(yīng)數(shù)目的案卷流水號。

5.6 件號的編制方法

5.6.1 不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號。

5.6.2 件號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

5.6.3 卷內(nèi)文件按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

5.6.4 件號前必須同時(shí)列寫案卷及其以前各號。

5.7 頁（張）號的編制方法

5.7.1 頁（張）號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

5.7.2 卷內(nèi)文件各頁（張）按排列次序流水編號。不應(yīng)有空號。

檔案歸檔 目錄號 怎么編制?

應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置；可按不同時(shí)間，不同組織機(jī)構(gòu)等進(jìn)行設(shè)置。

案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r(shí)間，不同組織機(jī)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。

第一案卷目錄所含案卷數(shù)量以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數(shù)量超過1000時(shí)，應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。

擴(kuò)展資料：

檔案歸檔的相關(guān)要求規(guī)定：

1、歸檔時(shí)交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點(diǎn)核對，并履行交接手續(xù)。機(jī)關(guān)檔案實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸的，還應(yīng)當(dāng)按規(guī)定履行登記手續(xù)，記錄電子文件歸檔過程元數(shù)據(jù)。任何部門和人員不得將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

2、歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)為原件。電子文件需要轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規(guī)定轉(zhuǎn)換為印章圖形的，紙質(zhì)文件不需再行實(shí)體簽名、實(shí)體蓋章。

參考資料來源：百度百科-檔號編制規(guī)則

工程檔案中的檔號怎么編？

檔號編制原則：1 唯一性原則、2、 合理性原則、3 穩(wěn)定性原則、4 擴(kuò)充性原則、5 簡單性原則。
檔號結(jié)構(gòu)分為三種：
第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號——案卷目錄號——案卷號——件、頁（張）號。 即：××××—×××—×××—××× 全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號
第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號——類別號——案卷號——件、頁（張）號。 即：××××-×××……n-×××-×××全宗號- 類別號 - 案卷號- 件、頁（張）號
第三種結(jié)構(gòu)為：類別號——項(xiàng)目號——案卷號——件、頁（張）號。 即：×××……n-×××……n-×××-××× 類別號 - 項(xiàng)目號 -案卷號 -件、頁（張）號
檔號中左邊為上位代碼，右邊下位代碼，連寫時(shí)上、下位代碼之間用“-”（短橫）相隔。
件號、頁（張）號可根據(jù)檔案保管和使用的需要，選擇一項(xiàng)編號。

檔案管理編號怎么編

檔案管理編號？一般都說歸檔文件編號的。
歸檔文件編號是指將每份歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號，并以檔號章的形式在歸檔文件上注明。歸檔文件應(yīng)依分類方法和排列順序逐件編號，即在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目。
1）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。有些新組建單位或暫未列入檔案館接收計(jì)劃的單位，此項(xiàng)可空置，留待檔案館給定全宗號后再行填寫。
2）年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如一九九八年應(yīng)表示為“1998”，不能簡化為“98”。
3）保管期限：歸檔文件保管期限的全稱或簡稱。如“永久”或“永”。
4）件號：文件的排列順序號。它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。用阿拉伯?dāng)?shù)字直接標(biāo)注。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號由檔案室采用與分類方法相對應(yīng)的編號方法進(jìn)行逐件編號。即如按年度——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限進(jìn)行分類的，其編號在分類的最低一級類目中進(jìn)行編流水順序號。如：2000年——辦公室——永久1…2…3…4…，2000年——辦公室——長期1…2…3…4…。如按年度——保管期限進(jìn)行分類的，其編號即：2000年——永久1…2…3…4…，2000年——長期1…2…3…4…。館編件號按進(jìn)館要求編制。未進(jìn)館檔案不用編制。
5）機(jī)構(gòu)（問題），作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。

檔案整理中的記錄編號怎么編寫？

檔號編寫

1．新檔案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，為此來編列檔號。
2．檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。
3．檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號。
4．檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。