檔案整理遇到的問(wèn)題

有關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

管理檔案的有關(guān)問(wèn)題你解了嗎?下面是挑選較好的有關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策范文，供大家參考閱讀。

一、當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題

目前我國(guó)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問(wèn)題如下：

(一)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)人才十分匱乏。

(二)檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專(zhuān)業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

(三)檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門(mén)在手工檢索的途徑上做了大量的`工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

(四)在信息開(kāi)發(fā)和編研工作上也存在一些問(wèn)題。一些檔案部門(mén)為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查隨便選幾個(gè)題人人都來(lái)編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實(shí)用性不大利用價(jià)值更小。有的選題雖好緊跟形勢(shì)但因編研時(shí)間過(guò)長(zhǎng)失去了時(shí)效性影響了作用的發(fā)揮。

二、提高檔案管理效率的對(duì)策

改觀(guān)目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標(biāo)，我們還有很長(zhǎng)的路要走，首先我們要注意的問(wèn)題解決的問(wèn)題主要有：

(一)提高檔案工作人員專(zhuān)業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專(zhuān)業(yè)繼續(xù)教育。

(二)調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性檔案界長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此，應(yīng)努力使檔案部門(mén)從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案工作理念。

1.增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門(mén)實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿(mǎn)競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。

2.更新觀(guān)念，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。有時(shí)搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因?yàn)樗麄円郧凹兇鉃榱斯ぷ鞫ぷ?，忽視了總結(jié)自己對(duì)社會(huì)的影響。這要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對(duì)工作有積極的認(rèn)識(shí)。使檔案人員積極進(jìn)取，對(duì)自己的各方面都做出相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，一改過(guò)去收攤看點(diǎn)，倉(cāng)庫(kù)保管員的現(xiàn)象，在埋頭苦干的同時(shí)，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

(三)檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步企業(yè)檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來(lái)。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對(duì)檔案部門(mén)提出了更高的要求和一些亟待解決的問(wèn)題。當(dāng)前，在企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中，也有檔案部門(mén)不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門(mén)要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理的過(guò)程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識(shí)，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機(jī)結(jié)合，同步發(fā)展。

企業(yè)在制定信息建設(shè)規(guī)劃當(dāng)中將檔案工作納入進(jìn)去，檔案部門(mén)要參與到企業(yè)信息化當(dāng)中去。首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對(duì)稱(chēng)問(wèn)題;其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問(wèn)題，電子文件看不見(jiàn)，就一張光盤(pán)，對(duì)于它的完整性、版本等從外觀(guān)上看不出來(lái)，所以檔案部門(mén)要用專(zhuān)門(mén)的設(shè)備、專(zhuān)門(mén)的部門(mén)負(fù)責(zé)檢驗(yàn)電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來(lái)在工作中可能要造成失誤。檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應(yīng)檔案自身的發(fā)展，另外也要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應(yīng)用起來(lái)可以很瀟灑，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，財(cái)務(wù)、科研、外事等許多部門(mén)都進(jìn)行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒(méi)留下。檔案部門(mén)搞信息化要解決的一個(gè)觀(guān)念問(wèn)題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。這是一種高層次的認(rèn)識(shí)，要求我們不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識(shí)，努力使檔案管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

檔案管理工作中存在的問(wèn)題與建議

在檔案整理過(guò)程中，雖然整理方案明確了，但是在實(shí)際整理結(jié)果仍然與事先的方案相差很多，甚至背道而馳，通過(guò)近幾年的檔案整理經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了如下幾點(diǎn)，以便控制整理過(guò)程質(zhì)量。

一、需要有明確的組織架構(gòu)和職責(zé)分工

整理項(xiàng)目整體工程量有大有小，但是無(wú)論是大下，所需要職能職責(zé)需要明確，項(xiàng)目經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理、整理組長(zhǎng)等，人員配備不一定齊全，但是職能必須清晰，落實(shí)到崗，到人。健全的組織是開(kāi)展檔案工作的前提。

二、制定明確的整理方案

在檔案整理方案確定中，有兩個(gè)工作是非常重要的，第一，檔案整理的原則的確定。因?yàn)樵跈n案整理過(guò)程中，會(huì)有很多突發(fā)的問(wèn)題，而且這些問(wèn)題很可能在檔案整理進(jìn)程中才能暴露出來(lái)的，所以，在整理方案確定過(guò)程中，制定對(duì)一些相同問(wèn)題的處理原則是必要的，避免在后期針對(duì)有些問(wèn)題重復(fù)、反復(fù)溝通，導(dǎo)致方案被拆解。有了必要的原則提出，便于對(duì)相同類(lèi)似問(wèn)題的在實(shí)際過(guò)程中的快速解決。第二，重要的檔案整理細(xì)節(jié)的預(yù)測(cè)和判定。檔案整理項(xiàng)目小組可以根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于一些在檔案整理過(guò)程中的細(xì)節(jié)做事先的規(guī)劃，并拿出整理流程和控制方法，這樣，在檔案整理實(shí)際過(guò)程中，整理人員才有明確的整理依據(jù)，從而使檔案整理方案自始自終，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

三、集中的人員培訓(xùn)和上崗

在很多小的檔案整理項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理可能比較忽視人員的集中培訓(xùn)，總認(rèn)為集中培訓(xùn)耽誤時(shí)間，影響產(chǎn)值，其實(shí)結(jié)果未必。我個(gè)人人為，檔案整理培訓(xùn)工作應(yīng)遵循集中培訓(xùn)和師傅帶徒弟培訓(xùn)的有效結(jié)合。對(duì)于一些原則和重要的整理辦法，應(yīng)利用早會(huì)等時(shí)機(jī)有效宣貫，同時(shí)，在一對(duì)一培訓(xùn)過(guò)程中，在實(shí)體講解。不要放過(guò)任何機(jī)會(huì)對(duì)檔案整理過(guò)程中的一些共同問(wèn)題點(diǎn)做講解，并及時(shí)找到規(guī)避和解決的辦法。避免批量事故的發(fā)生。

最后，在檔案整理過(guò)程中，需要重視過(guò)程的質(zhì)量控制，重視質(zhì)量理念的培訓(xùn)，在項(xiàng)目考核體系中，應(yīng)明確的提出質(zhì)量項(xiàng)目的考核內(nèi)容，形成有質(zhì)量目標(biāo)、有質(zhì)量管理辦法、有質(zhì)量組織保障、有質(zhì)量培訓(xùn)手段、有質(zhì)量目標(biāo)考核稽核的一體化質(zhì)量管理。

檔案工作的問(wèn)題與不足

檔案管理工作是十分重要的，但是，目前很多基層單位由于管理分散、人員不穩(wěn)定、保管條件欠缺等因素的存在，嚴(yán)重影響并阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。結(jié)合基層檔案工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)行有效的分析，制定合理的對(duì)策，有利于促進(jìn)基層檔案管理工作的順利開(kāi)展。

基層檔案工作中的問(wèn)題，由于檔案工作內(nèi)外因素的影響，工作中可能會(huì)出現(xiàn)以下問(wèn)題。

檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

檔案學(xué)是一門(mén)綜合性學(xué)科，這就要求檔案管理人員必須具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。而現(xiàn)階段的基層檔案管理人員在文化程度、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、思想觀(guān)念等方面參差不齊，無(wú)論是業(yè)務(wù)熟練程度，還是工作方法和態(tài)度都有待提高。很多基層單位沒(méi)有專(zhuān)職檔案管理人員，大多是兼職，因此對(duì)檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒(méi)有足夠的時(shí)間去管理或整理大量的檔案資料，更加缺乏信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，這就極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱。基層單位領(lǐng)導(dǎo)主要精力都放在抓經(jīng)濟(jì)上，對(duì)與檔案相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)甚少，一些領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作簡(jiǎn)單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下，許多基層干部檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱。有的領(lǐng)導(dǎo)干部甚至認(rèn)為檔案工作只是檔案部門(mén)的事，對(duì)檔案工作不聞不問(wèn)，自已不想管也不愿管。有些部門(mén)對(duì)檔案工作重視不夠，沒(méi)有把檔案工作列入年度工作計(jì)劃，檔案工作不研究不安排，檔案問(wèn)題得不到解決，場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員更是沒(méi)有保障，檔案工作自然就做不好。

檔案工作缺乏制度化的管理程序。在實(shí)際工作中，一些單位制度不完善，或者雖然建立制度但沒(méi)有認(rèn)真落實(shí)，管理松懈，檔案工作沒(méi)有形成制度化。

主要有以下四點(diǎn)問(wèn)題：一是檔案收集不規(guī)范，在收集過(guò)程中，制度不健全；二是檔案整理不規(guī)范，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍，不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠；四是檔案利用不規(guī)范，檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還，等等因素。

求檔案管理工作遇到的常見(jiàn)問(wèn)題

檔案管理工作遇到的問(wèn)題
1、企業(yè)檔案歸檔困難：
工程建設(shè)的文件材料收集不全，歸檔困難
我們都知道沒(méi)有哪個(gè)企業(yè)的工程建設(shè)是一蹴而就的，一些大型的工程建設(shè)往往需要持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間，半年、一年甚至幾年都是非常常見(jiàn)的。在此期間。由于產(chǎn)生的文件材料很多，經(jīng)手人員也很復(fù)雜，而且有許多工程建設(shè)的圖紙、圖樣是要被帶到施工現(xiàn)場(chǎng)去的。如果沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)跟蹤和監(jiān)督，很容易出現(xiàn)文件收集不全的情況，更別提完整歸檔了。
下屬單位和派出機(jī)構(gòu)的文件歸檔困難
許多企業(yè)紛紛改制，摒棄了原有的單一管理模式，集團(tuán)公司下面可能設(shè)有多個(gè)股份有限公司或分公司。產(chǎn)權(quán)關(guān)系的錯(cuò)綜復(fù)雜和企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的分散布局給企業(yè)文件材料歸檔工作帶來(lái)了不少困難。目前，企業(yè)檔案部門(mén)對(duì)下屬企業(yè)、外派機(jī)構(gòu)的檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)檢查的力度普遍偏弱。對(duì)全資、控股、參股企業(yè)的檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)幾乎是空白。放任狀下。有的企業(yè)外派機(jī)構(gòu)多年也不見(jiàn)有文件材料歸檔：全資、控股、參股企業(yè)成立多時(shí)也未見(jiàn)有文件材料移交。可以說(shuō)，復(fù)雜的企業(yè)管理模式帶來(lái)的文件材料歸檔難的問(wèn)題是企業(yè)檔案管理部門(mén)近年來(lái)新添的又一道難題。
非正常收發(fā)渠道的文件材料歸檔難
隨著經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的頻繁和對(duì)外交往的日益增多。文件材料載體和內(nèi)容都發(fā)生了較大變化。諸如合同、協(xié)議、聯(lián)絡(luò)書(shū)、備忘錄。企業(yè)間互贈(zèng)的紀(jì)念品、名人題詞、書(shū)畫(huà)等。這些文件材料文書(shū)處理部門(mén)很難控制。檔案部門(mén)又無(wú)從知曉，加之有的部門(mén)或個(gè)人會(huì)有獨(dú)居奇貨的欲望，它們的歸檔要比紅頭文件難得多。
2、企業(yè)檔案保管方面的問(wèn)題——企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程加快，實(shí)體檔案保管模式難以為繼。
隨著信息化的到來(lái)和深入，企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成越來(lái)越多的數(shù)字化信息，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案實(shí)體保管模式已無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)檔案保管的需要。電子環(huán)境下的企業(yè)檔案信息的保管問(wèn)題日益凸現(xiàn)，亟待解決。在很多企業(yè)中，由于沒(méi)有實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化(OA)、管理信息系統(tǒng)(MIS)、客戶(hù)關(guān)系管理(CRM)等應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和利用，也沒(méi)有實(shí)施管理或管理不當(dāng)，導(dǎo)致電子文件、檔案處于“游離”狀況，企業(yè)“記憶”面臨丟失的危險(xiǎn)。
3、檔案提供利用方面的問(wèn)題——檔案信息資源封閉分散，提供利用水平低。無(wú)法提供系統(tǒng)服務(wù)。
傳統(tǒng)意義上的檔案往往帶有私密性的色彩，按照有關(guān)規(guī)定，相當(dāng)一部分的檔案是不允許個(gè)人或部門(mén)隨意查看的。比如干部人事檔案、科技檔案、數(shù)據(jù)報(bào)表等。當(dāng)確實(shí)有查找利用檔案的需要時(shí)。利用者必須出具相關(guān)的證明，履行特定的手續(xù)。并且絕大多數(shù)的檔案是不允許帶出去的，只能在檔案館室內(nèi)由專(zhuān)門(mén)人員協(xié)助查閱，時(shí)間和空間上有很大的限制。由此導(dǎo)致檔案的查找利用率很低，檔案信息價(jià)值難以實(shí)現(xiàn)。是一種資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。
近年，信息管理的不斷深入，越來(lái)越多的企業(yè)建立了局域網(wǎng)，推行了OA系統(tǒng)、開(kāi)發(fā)了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以往查找檔案、檢索檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力的狀況明顯改善。但由于企業(yè)建立的多是文件級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，其在方便利用方面也存在著很大的局限性。也就是說(shuō)，利用者在網(wǎng)上只能查到檔案的目錄，仍需到檔案室才能查閱到檔案原文。因此。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)還不完備，仍需進(jìn)一步完善，才能不斷滿(mǎn)足利用者的需要(續(xù)致信網(wǎng)上一頁(yè)內(nèi)容)，提高檔案利用的效率和水平。實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。
4、企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)方面的問(wèn)題
目前企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作，其內(nèi)容尚停留在簡(jiǎn)單的介紹或匯編上。形式上也只局限于編制索引。這些對(duì)企業(yè)預(yù)測(cè)、分析和決策的依據(jù)作用十分有限。
5、企業(yè)檔案編研方面的問(wèn)題
企業(yè)檔案編研，是以特定的題目為線(xiàn)索。通過(guò)對(duì)相關(guān)企業(yè)檔案信息的分析、研究、整編和重組，形成各種二次、三次企業(yè)文獻(xiàn)，從而滿(mǎn)足企業(yè)各項(xiàng)實(shí)際需要的工作。企業(yè)檔案編研是企業(yè)檔案工作中相對(duì)獨(dú)立的一項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容。對(duì)企業(yè)信息的循環(huán)、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的改善和企業(yè)文化的建設(shè)都有十分重要的意義。但目前企業(yè)檔案編研工作的力度不夠。在企業(yè)檔案編研成品的傳播過(guò)程中，由于信息轉(zhuǎn)換的技術(shù)過(guò)程和技術(shù)手段等原因造成企業(yè)檔案信息失實(shí)、失準(zhǔn)。再有就是一些企業(yè)不注意收集有關(guān)企業(yè)特色和企業(yè)文化的材料，也不曾對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的編研。導(dǎo)致企業(yè)“記憶”丟失，文化失傳。

檔案管理存在的問(wèn)題和改進(jìn)方法

導(dǎo)語(yǔ)：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在隨之一同發(fā)展，在不斷更新著管理概念及管理方法，能夠全面、真實(shí)地反映各單位的整體發(fā)展?fàn)顩r和工作成果。做好檔案管理工作，不僅可以為單位管理人員提供及時(shí)了解內(nèi)部情況的整體資料，適時(shí)調(diào)整策略及決策;而且，還可以為社會(huì)和有關(guān)各方對(duì)其準(zhǔn)確認(rèn)定提供有效依。

一、檔案管理及其價(jià)值

檔案管理是指 ： 檔案館 ( 室 ) 及其工作人員直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)、利用并進(jìn)行管理服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用等各項(xiàng)工作。

對(duì)于形成的檔案進(jìn)行管理大致可分為檔案的編纂工作，以及檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，從而使檔案的規(guī)制更加有序，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值大有裨益，也方便檔案的查找和利用。檔案的編纂工作流程大致為選題、查找、選材、考訂、加工、編排、評(píng)介、出版。檔案編纂工作是檔案管理的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、系統(tǒng)性的重要工作。

檔案的開(kāi)發(fā)利用是發(fā)掘檔案潛在價(jià)值，并加以充分利用以為社會(huì)大眾服務(wù)，從而使檔案走出瓶頸，服務(wù)于社會(huì)，使其大眾化、科學(xué)化、經(jīng)濟(jì)化，讓檔案的價(jià)值擺脫檔案館的束縛，走上社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的道路，增強(qiáng)其發(fā)展前景。檔案的開(kāi)發(fā)是現(xiàn)代化檔案管理工作的前瞻要求，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值具有重要意義。所以，要時(shí)代化、信息化、用現(xiàn)代的眼光將檔案資源充分發(fā)掘出來(lái)，使用現(xiàn)代化檔案軟件實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，將檔案財(cái)富轉(zhuǎn)化成社會(huì)財(cái)富，這也是對(duì)社會(huì)資源負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。

二、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

(一)忽視對(duì)檔案的管理工作

在日常工作中大部分人對(duì)檔案管理工作都不夠重視，甚至包括一些領(lǐng)導(dǎo)干部，認(rèn)為此項(xiàng)工作既不能給單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，又不是主要工作，更不能帶來(lái)政績(jī)，只要不泄密，不遺失、保存好，可以應(yīng)付查檔即可。這些現(xiàn)象反映了人們?nèi)鄙賹?duì)檔案工作的了解與正確認(rèn)識(shí)，從而忽視了檔案管理工作的重要性。

(二)忽視檔案管理工作的環(huán)境設(shè)施設(shè)備

在現(xiàn)實(shí)工作中，部分單位不重視檔案管理工作所應(yīng)具備的硬件設(shè)施，個(gè)別單位甚至沒(méi)有檔案室。有的單位歷史長(zhǎng)、人員多、檔案多，檔案材料沒(méi)有按照要求分門(mén)別類(lèi)的區(qū)分存放，而是混亂擺放，導(dǎo)致在查檔、調(diào)檔時(shí)無(wú)從下手、毫無(wú)頭緒。還有的單位雖設(shè)有檔案室，但情況不容樂(lè)觀(guān)，多是潮濕、狹窄、昏暗、通風(fēng)條件不好的地方，導(dǎo)致檔案材料的發(fā)霉、霉變、蟲(chóng)蛀現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案材料的完整性、良好性、嚴(yán)謹(jǐn)性。使得檔案材料得不到很好地保存。

(三)檔案管理水平較

。一些單位的檔案管理人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，而且還有部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)、專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，缺乏對(duì)檔案的收集工作意識(shí)，對(duì)檔案材料的歸檔、整理、裝訂等業(yè)務(wù)工作較為生疏;還有些單位沒(méi)有專(zhuān)職的檔案管理人員，對(duì)檔案材料僅限于存放，沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)分類(lèi)歸檔，甚至缺乏對(duì)歸檔材料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，導(dǎo)致檔案管理工作水平的滯后。

三、做好檔案管理工作的措施方法

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會(huì)中的重要作用不斷提高，這就對(duì)檔案管理工作提出新要求，要不斷提高管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化，為社會(huì)提供更有價(jià)值的檔案信息資源。

(一)重視支持檔案管理工作

各單位領(lǐng)導(dǎo)要重視并支持檔案管理工作，檔案管理人員要提高檔案管理工作水平，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。要樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，擬定工作目標(biāo)，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，端正工作態(tài)度，明確服務(wù)方向，提高服務(wù)質(zhì)量，充分利用檔案信息資源，為建設(shè)和諧社會(huì)服務(wù)。

(二)提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)繼續(xù)教育

檔案管理人員的.業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。

由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類(lèi)和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以必須對(duì)檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

(三)逐步完善檔案工作管理制度

首先要切合實(shí)際、科學(xué)合理的建立檔案管理制度，要簡(jiǎn)明扼要、簡(jiǎn)便易行，充分發(fā)揮規(guī)章制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。其次要發(fā)揮制度的雙向約束力，既要約束領(lǐng)導(dǎo)又要約束職工，不要搞特殊化。然后更要堅(jiān)持執(zhí)行規(guī)章制度的嚴(yán)肅性，制度面前人人平等，有獎(jiǎng)有罰，獎(jiǎng)懲分明，使規(guī)章制度的權(quán)威性得以充分發(fā)揮。

(四)逐步改進(jìn)并完善檔案功能

在檔案管理工作中，檔案工作人員要使記錄內(nèi)容更客觀(guān)、更真實(shí)、更全面、更準(zhǔn)確、更動(dòng)態(tài)。對(duì)檔案材料原有的重要內(nèi)容應(yīng)該予以完整保留;同時(shí)要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大檔案資料的內(nèi)涵，以便使檔案資料更適合各單位對(duì)信息材料的需求，從而更好地為單位服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能的作用及重要性。

(五)采用信息化、數(shù)字化管理手段，為檔案管理工作服務(wù)。隨著信息化建設(shè)的不斷加深，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)信息時(shí)代檔案資料管理工作的需要，檔案管理信息化已成必然趨勢(shì)。信息化檔案管理在內(nèi)容、服務(wù)方式、創(chuàng)意方面都較過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理工作有著天差地別。信息化檔案管理將給檔案管理工作提供巨大的發(fā)展空間和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)的低門(mén)檻和便捷，使得用戶(hù)群越來(lái)越多，相對(duì)的信息服務(wù)的要求也越廣。

隨著檔案管理的信息化，在信息服務(wù)方式上也應(yīng)不斷創(chuàng)新，充分考慮用戶(hù)對(duì)信息利用的需求，從而在信息服務(wù)上增加新的理念和要求，為用戶(hù)提供一個(gè)全面的滿(mǎn)足其需求的信息利用平臺(tái)，不僅能更好的滿(mǎn)足用戶(hù)的需求，突出用戶(hù)的權(quán)益，提供信息服務(wù)效率，更能充分體現(xiàn)出信息服務(wù)的人性化、主動(dòng)性及重要性。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是保持和維護(hù)歷史事實(shí)真實(shí)性的必要工作，檔案資料記載著本單位的發(fā)展歷史，記載著準(zhǔn)確豐富的信息，匯集著大量的資源，對(duì)研究單位今后的發(fā)展及管理工作都提供了有效、寶貴的材料。

在新的歷史時(shí)期下，與其他工作相同，檔案管理工作也要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，采取科學(xué)、有效的措施，積極研究、探索新的檔案管理模式，規(guī)范科學(xué)的進(jìn)行檔案管理，提高工作質(zhì)量、提高工作效率，促進(jìn)單位今后的良好發(fā)展，促進(jìn)和諧社會(huì)的發(fā)展。

人事檔案整理時(shí)要注意哪些問(wèn)題

人事檔案管理要注意的事項(xiàng)有哪些？

1、人事檔案管理范圍：專(zhuān)業(yè)技術(shù)干部、正科及以下管理干部、工人等各類(lèi)人員（包括出國(guó)不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工）的人事檔案。

2、干部、工人退職、時(shí)必須獎(jiǎng)其檔案交給省人才交流中心管理。

3、干部、工人在受刑事處分或勞動(dòng)教養(yǎng)期間，其檔案由本院人事檔案室保管，刑滿(mǎn)釋放或解除勞教后，重新安置的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)主管單位保管或移交人才交流中心管理。

4、除人事檔案管理人員外，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)。

5、檔案的管理

(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

(2)對(duì)所管理的人事檔案必須逐人登記注冊(cè)。

(3)每季度核對(duì)一次檔案的分類(lèi)、編目、序號(hào)，發(fā)現(xiàn)編錯(cuò)或放錯(cuò)位置糾正；每裝卸要按登記冊(cè)全面檢查一次檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案朣查找。

(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對(duì)私自保存他人檔案材料拒不交出者，應(yīng)追究其責(zé)任。

(5)要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

6、管理干部、工人必須建立檔案正本。

1、檔案正本是全面反應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實(shí)情況的實(shí)物材料，構(gòu)成包括下列十項(xiàng)內(nèi)容。

(1)履歷表及其他簡(jiǎn)歷材料等。

(2)自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

(3)各種鑒定。

(4)各類(lèi)考核、評(píng)價(jià)材料及畢業(yè)成績(jī)單、學(xué)歷證明等。

(5)政治歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，工齡更改材料等。

(6)參加中國(guó)共產(chǎn)黨和共青團(tuán)的材料。

(7)各種獎(jiǎng)勵(lì)及縣團(tuán)級(jí)以上機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的英雄模范先進(jìn)事跡材料。

(8)處分、撤銷(xiāo)處分和甄別復(fù)查材料。

(9)任免呈報(bào)表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國(guó)人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級(jí)別登記表，離休、退休、退職審批表等。

(10)其他可供組織參考材料，如本人的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)檢查，死者生平介紹，更改民族材料等。

2、查閱和借用人事檔案，應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)一般不得查閱人事檔案，如必須有關(guān)人員的情況，由檔案管理人員提供。

(2)必須查閱檔案時(shí)，只限于組織、人事部門(mén)派出的賞干部到檔案室查閱所需情況；各黨支部發(fā)展黨員必須查閱檔案時(shí)，支部書(shū)記和組織委員查閱。

(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

(4)查閱檔案者，必須填寫(xiě)查閱什么問(wèn)題，查閱日期逐項(xiàng)進(jìn)行登記。

(5)查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無(wú)關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應(yīng)追究責(zé)任。

(6)查閱檔案時(shí)，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事辦主任允許后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)近期送回檔案室處理。

(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時(shí)，必須持縣級(jí)以上組織、人事部門(mén)介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。

(8)檔案一般不是，在特殊情況下，經(jīng)批準(zhǔn)可以借出，但借出時(shí)要及時(shí)登記，按期歸還，如不按時(shí)歸還，要及時(shí)催收，以免遺失。

3、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)檔案要通過(guò)機(jī)要交通仁慈，不能公開(kāi)郵寄或本人自帶。

(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時(shí)追收回執(zhí)，以防檔案丟失。

(3)收到外單位的檔案，要及時(shí)核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

4、凡歸檔的材料，均應(yīng)　經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別；屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無(wú)缺；需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。

5、凡歸入檔案的材料，均應(yīng)按照中央組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應(yīng)歸入干部檔案的材料，不得入檔；凡歸入工人檔案的材料，要參照省勞動(dòng)局（1981）63號(hào)文件的準(zhǔn)則歸檔；歸檔材料應(yīng)做到分類(lèi)準(zhǔn)確，編目清楚，目錄排列合理，標(biāo)題完整，裝訂整齊，字跡清楚。

6、保管檔案工作人員守則如下：

(1)認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小理論，嚴(yán)格執(zhí)行黨的方針政策，初中“三個(gè)代表”，努力提高政治思想覺(jué)悟和政策水平。

(2)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。

(3)嚴(yán)禁在檔案庫(kù)吸煙，保護(hù)檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。

(4)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷(xiāo)毀檔案材料。

(5)熱愛(ài)本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

(6)堅(jiān)持黨的原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。