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1、技術文件（也叫技術規(guī)格書，需根據單位流程--編制人、審核人、審定人及主管領導簽字）；2、詢價文件或招標文件（邀請招標文件），以上文件討論會簽單；
3、邀請單位名錄，三家以上，需根據單位流程簽字歸檔；
4、領取詢價文件或招標文件簽收單；
5、接收詢價文件簽收單；
6、開標記錄，根據單位流程，一般需單位監(jiān)審人員簽字及經辦人簽字；
7、評審報告（包含專家打分、評審結果等）；
8、合同流轉簽單；
9、技術協議；
10、合同、
完整的詢價采購過程一般應分為六個階段進行。
1、詢價準備階段，在這個階段，應按以下步驟進行：
1.1進行采購項目分析。集中采購機構在受理采購單位委托的采購項目后，要對采購單位提出的采購項目計劃和采購方案，從資金、技術、生產、市場等幾個方面進行全方位綜合分析，為確定科學的采購方案和完整的采購項目清單做好準備。
1.2制定采購方案，確定采購項目清單。對經分析、論證后的采購方案，集中采購機構要會同采購單位及有關方面的專家對采購項目進行論證和可行性分析，有必要時，要組織有關方面對采購單位進行現場考察，制定最終的采購方案，確定最后的采購項目清單，明確有關技術要求和商務要求。
1.3編寫詢價書。集中采購機構要結合項目特點，根據對項目的分析、論證情況和采購項目清單及有關技術要求編制詢價書。 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 完整的詢價書主要應包括以下內容： ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 1）詢價公告或報價邀請函：包括采購項目簡介和內容、報價單位資格要求、報價單位獲取詢價書的辦法及時間、詢價書售價（如果有的話）、報價時間要求、報價地點、報價方式、聯系人及聯系方式等。 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 2）采購項目要求：包括采購單位的基本情況、采購項目的詳細內容和要求、采購項目清單和相關技術要求、報價單位的資質條件、合同的特殊條款等。 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 3）報價單位須知：包括詢價書的主要內容、項目的實施過程和具體要求、對報價單位的要求、報價書的格式及內容、報價方式和時間要求、對報價書評價的方法和原則、確定成交辦法及原則、授予合同的辦法等。 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 4）合同格式：包括合同的主要條款、工程進度、工期要求、合同價款包含的內容及付款方式、合同雙方的權利和義務、驗收標準和方式、違約責任、糾紛處理方法、生效方法和有效期限及其它商務要求等。 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 5）報價文件格式：主要包括報價書（或報價函）、報價表、主要設備及服務說明、報價單位的資格證明文件和服務承諾以及相關內容等。
1.4詢價書的確認。詢價書編制完成后，須送采購單位審核確認，經采購單位法定代表人或授權委托人簽字并加蓋公章后，方可正式印制。
1.5邀請供應商。按照詢價書確定的供應商資格條件和邀請方式，邀請相關供應商前來參與報價。邀請供應商可采取公開方式和有限邀請方式。 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 1）公開邀請方式，是指在政府采購管理機關（財政部或省、市財政部門）指定的政府采購信息發(fā)布媒體上公開披露采購信息，刊登詢價公告（或報價邀請函），廣泛邀請有興趣參與的供應商前來報價的一種方式。 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?2）有限邀請方式，是指在政府采購供應商信息庫中采取隨機方式公開選擇三家以上相關供應商，以送發(fā)書面邀請函的辦法邀請其前來報價的一種方式。
1.6進行資格預審。對有興趣參與報價的供應商進行資格預審，主要是對其提交的有關資格證明文件進行審查，包括基本資格審查和專業(yè)資格審查等。如采取有限邀請方式，可不需進行資格預審。
1.7發(fā)出詢價書。對經過資格審查、符合項目要求的供應商發(fā)出詢價書。
1.8成立詢價小組。詢價小組主要負責對各供應商提供的報價按照詢價書的規(guī)定進行獨立評價。詢價小組一般由采購單位代表、集中采購機構代表、有關專家等三方面人員組成，成員人數為三人以上的單數，其中專家人數應占三分之二以上。
1.9制作評價辦法和文件。評價辦法和文件是供詢價小組成員在評價過程中和集中采購機構在確定成交過程中使用的有關材料，包括評價標準、評價辦法、確定成交原則等。
2、詢價及評價階段，在這個階段，應按以下步驟進行：
2.1公開報價。各供應商應在規(guī)定的時間內向集中采購機構提交報價文件，報價文件中應一次報出一個不可更改的最終報價，以確保公平競爭。報價文件要求為密封報送，一般不應接受傳真或電話報價。報價文件提交后，供應商不得對報價文件進行修改。集中采購機構應指定專人（二人以上）在報價截止時間前接收的報價文件，并妥善保管，對在截止時間之后遞交的報價應拒絕接收。集中采購機構在報價時間截止后，要舉行公開儀式，對各供應商提供的報價文件中的報價表進行公開報價。公開報價儀式應邀請采購單位代表、供應商代表、監(jiān)督方代表（紀檢監(jiān)察機關或政府采購監(jiān)督管理機構）、有關方面的技術專家參加，詢價小組成員和工作人員一般也應參加公開報價儀式。
2.2詢價小組審閱報價文件。詢價小組全體成員審閱各供應商的報價文件，主要審查各報價文件的完整性、對采購方案的完全響應性，報價單位資格及資質的符合性等，以判定報價文件的有效性等。審閱過程中，應確保公平地對待每一份報價文件。
2.3詢價小組進行綜合評價。詢價小組要對各供應商的報價進行綜合評價，評價的依據主要是詢價書、評價辦法和文件及事先制定的評定成交的標準等，并確保公平地對待每一個報價單位提交的報價。在審閱報價文件及對報價文件進行綜合評價過程中，詢價小組不得同某一個供應商就其報價進行談判。
2.4詢價小組推薦預成交供應商。詢價小組根據綜合評價情況，推選預成交供應商名單。在一般情況下，成交供應商應是符合采購要求、質量和服務相等、且報價最低的供應商。
2.5詢價小組出具詢價結果報告。詢價小組應向集中采購機構出具詢價結果報告。詢價結果報告主要包括：詢價公告（報價邀請函）發(fā)出的日期、方式，響應詢價及獲取詢價書的供應商名單，報價及評價日期和地點，詢價小組成員及工作人員名單，報價記錄，評價方法和標準，報價資格性、符合性審閱情況及報價無效的供應商名單及原因說明，評價記錄，綜合評價情況，詢價小組的確定預成交的建議等。
2.6確定成交供應商。集中采購機構根據詢價小組的詢價結果報告及其推選的預成交單位名單，依照詢價書、評價辦法和文件、事先制定的確定成交的原則，確定最終成交的供應商。
2.7簽發(fā)詢價結果通知書。集中采購機構向成交供應商簽發(fā)詢價結果通知書（成交通知書），并將評價結果通知所有參與報價的供應商。詢價結果通知書（成交通知書）還要同時抄送采購單位，并抄報政府采購監(jiān)督管理機關備案。成交結果應在指定的媒體上公告。
2.8簽訂采購合同。集中采購機構應在詢價書規(guī)定的時間內組織供需雙方（指成交供應商與采購單位，下同）進行技術和商務交流，協商簽訂采購合同。采購合同的協商及簽訂，應在公開、公平、公正和誠實、信用、互利的原則下進行，并應嚴格遵守國家的有關法律、法規(guī)及政府采購制度的相關規(guī)定。采購合同的協商和簽訂應嚴格依照詢價書、供方報價書文件等有關內容進行，不得違背詢價結果和成交價格。采購合同經供需雙方簽訂，集中采購機構作為合同的確認方，對雙方正式簽訂的合同進行審核確認，經公證機關公證后，報政府采購監(jiān)督管理機關備案。
3、項目實施階段。項目實施階段，即合同履行階段。在這個階段，供需雙方按照已生效的采購合同，在集中采購機構的監(jiān)督下，履行各自的責任和義務；合同履行過程中，一般不得變更，如需變更，供需雙方應按合同有關條款協商解決，并按合同簽訂程序報經集中采購機構審核確認；對涉及重大變更事項的協商，由供需雙方提出申請，集中采購機構組織進行；經協商一致的變更事項，應簽定書面補充協議。
4、項目驗收階段。全部項目完工后，為了檢驗采購成果和供應商履約情況，應組織對項目完成情況進行總體驗收。驗收的依據為該項目的合同書及國家有關質量標準（驗收依據和標準應事先在合同中規(guī)定）。完工驗收一般應由采購單位負責組織；對較大的或比較復雜的一些項目，應由集中采購機構組成項目驗收小組，由驗收小組進行驗收；對于一些特殊的項目，應申請具有檢驗資格的省及省級以上有關質檢部門組織驗收。集中采購機構驗收的程序應為：供方（成交供應商）先向需方（采購單位）提交驗收申請報告，供方對需方提交的驗收申請報告進行經審核，并對完工項目進行初檢，確認合格時，應在驗收申請報告上簽字蓋章，再送集中采購機構審查；集中采購機構審查后，認為已具備驗收條件時，應組成驗收小組組織驗收，驗收小組一般由供需雙方代表、集中采購機構代表、相關質檢機構、有關方面的技術專家組成（其中專家人數不少于總人數的三分之二）。項目經驗收合格的，采購單位或驗收小組應出具項目完工驗收報告，驗收報告上應有驗收小組成員的共同簽字，并加蓋供需雙方、集中采購機構、相關質檢機構公章。驗收報告一經形成，即產生效力，對供需雙方均有共同約束力；經驗收不合格的，應由供方限期改正，經改正合格且具備驗收條件后再由驗收小組組織驗收。
5、采購結算和采購文件整理階段
5.1采購結算。項目驗收結束后，由集中采購機構依據驗收報告，按照采購合同規(guī)定的付款條件及付款方式，辦理合同款項支付手續(xù)；政府采購資金管理部門根據集中采購機構的款項支付手續(xù)，向供應商支付采購資金，并進行政府采購資金結算賬務處理。
5.2采購文件的整理。集中采購機構按照《政府采購法》對采購文件管理的有關規(guī)定，整理詢價采購整個過程的文件、資料，歸集采購檔案，定期匯總、上報政府采購信息。
6、售后服務階段。本階段是詢價采購活動的最后一個階段，在這一階段，供需雙方應繼續(xù)按照合同規(guī)定，履行各自責任和義務；集中采購機構應按照政府采購制度規(guī)定和合同條款，及時協調解決合同履行過程中雙方的爭議和糾紛，對雙方履行合同的情況特別是供方的售后服務情況進行監(jiān)督檢查，直至合同有效期滿。在詢價采購的整個實施過程中，集中采購機構和采購單位應自覺接受紀檢監(jiān)察、政府采購監(jiān)督管理部門的監(jiān)督，有必要時，還應進行公證。
擴展資料
采購，是指企業(yè)在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為企業(yè)資源， 以保證企業(yè)生產及經營活動正常開展的一項企業(yè)經營活動。是指個人或單位在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為自己的資源， 為滿足自身需要或保證生產、經營活動正常開展的一項經營活動。
(一)所謂采購，都是從資源市場獲取資源的過程
能夠提供這些資源的供應商，形成了一個資源市場。為了從資源市場獲取這些資源，必須通過采購的方式。也就是說，采購的基本功能，就是幫助人們從資源市場獲取他們所需要的各種資源。
(二)采購，既是一個商流過程，也是一個物流過程
采購的基本作用，就是將資源從資源市場的供應者手中轉移到用戶手中的過程。在這個過程中，一是要實現將資源的物質實體從供應商手中轉移到用戶手中。前者是一個商流過程，主要通過商品交易、等價交換來實現商品所有權的轉移。后者是一個物流過程，主要通過運輸、儲存、包裝、裝卸、流通加工等手段來實現商品空間位置和時間位置的完整結合，缺一不可。只有這兩個方面都完全實現了，采購過程才算完成。因此，采購過程實際上是商流過程與物流過程的統一。
(三)采購是一種經濟活動
在整個采購活動過程中，一方面，通過采購獲取了資源，保證了企業(yè)正常生產的順利進行，這是采購的效益;另一方面，在采購過程中，也會發(fā)生各種費用，這就是采購成本。我們要追求采購經濟效益的最大化，就是不斷降低采購成本，以最少的成本去獲取最大的效益。而要做到這一點，關鍵的關鍵，就是要努力追求科學采購?？茖W采購是實現企業(yè)經濟利益最大化的基本利潤源泉。
采購流程
收集信息，詢價，比價、議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協調與溝通，催交，進貨檢收，整理付款。
采購數量計算:本期應采購數量=本期生產需用量+本期未預定庫存量-前期預估庫存量-前期已購未入庫數量
怎樣合理降低采購成本:事先制定合理的采購計劃，查詢當前市場行情，掌握影響成本的因素和事件。適當尋找多家合格廠商的報價，制作底價或預算，運用議價技巧。事后選擇價格適當的廠商簽訂合約，利用數量或現金折扣。
采購價格構成:供應商成本的高低，規(guī)格與品質，采購物料的供需關系，生產季節(jié)和采購時機，交貨條件，付款條件。
采購商品成本構成:工程或制造的方法，所需的特殊工具、設備，直接及間接材料成本，直接及間接人工成本，制造費用或外包費用，營銷費及稅捐、利潤。
什么是合適的價格:采購價格應以達到適當價格為最高目標，采購員必須以采購要求，根據市場行情，分析物料的質量狀況和價格變動情況，選擇物美價廉的物料進行購買。
怎么樣判斷采購價格是否合理:進行成本分析，價格分析，市場調研，多家廠商報價。
怎樣找供應商:利用有的資料，公開征求的方式，通過同業(yè)介紹，閱讀專業(yè)刊物，協會或采購專業(yè)顧問公司，參加產品展示會。
供應商分類:原材料供應商，小額服務性供應商，臨時性供應商。
合格供應商的標準:優(yōu)秀的企業(yè)領導人，高素質的管理人員，穩(wěn)定的員工群體，良好的機器設備，良好的技術，良好的管理制度。
怎樣對供應商進行分析:價格，品質，服務，位置，存貨政策，柔性。
專業(yè)知識，判斷力，責任感，時間觀，口才。
詢價采購流程一、詢價準備計劃整理。采購代理機構按照政府采購執(zhí)行計劃，結合采購人員的急需程度和采購物品的規(guī)模，編制月度詢價采購計劃。組織詢價小組。詢價小組由采購人的代表和有關專家共三人以上單數組成，其中專家人數不得少于成員總數的三分之二，以隨機方式確定。詢價小組名單在成交結果確定前應當保密。編制詢價文件。詢價小組按照政府采購有關法規(guī)和項目特殊要求，在采購執(zhí)行計劃要求的采購時限內擬定具體采購項目的采購方案、編制詢價文件。詢價文件核對。詢價文件在定稿前需經采購人核對。收集信息。按照采購物品或服務等特點，通過查閱供應商信息庫和市場調查等途徑進一步了解價格信息和其他市場動態(tài)。確定被詢價的供應商名單。詢價小組通過隨機方式從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商，同時向其發(fā)出詢價通知書讓其報價。詢價采購流程二、詢價詢價時間告知市招標辦、資金管理部門等有關部門。遞交報價函。被詢價供應商在詢價文件限定的時限內遞交報價函，工作人員應對供應商的報價函的密封情況進行審查。詢價準備會。在詢價之前召集詢價小組召開詢價預備會，確定詢價組長，宣布詢價步驟，強調詢價工作紀律，介紹總體目標、工作安排、分工、詢價文件、確定成交供應商的方法和標準。詢價。詢價小組所有成員集中開啟供應商的報價函，作報價記錄同時簽名核對，按照符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則，按照詢價文件所列的確定成交供應商的方法和標準，確定一至二名成交候選人同時排列順序。詢價報告。詢價小組必須寫出完整的詢價報告，經所有詢價小組成員及監(jiān)督員簽字后，方為有效。詢價采購流程三、確定成交商采購人按照詢價小組的書面談判報告和推薦的成交候選人的排列順序確定成交人。當確定的成交人放棄成交、因不可抗力提出不能履行合同，采購人可以依序確定其他候選人為成交人。采購人也可以授權詢價小組直接確定成交人。成交通知。成交人確定后，由采購人向成交人發(fā)出《成交通知書》，同時將成交結果通知所有未成交的供應商。編寫采購報告。詢價小組應于詢價活動結束后二十日內，就詢價小組組成、采購過程、采購結果等有關情況，編寫采購報告。
采購流程為：收集信息、詢價、比價、議價、評估、決定、訂購、確認交期、進度驗收、對賬、付款。
詢價3家以上的供應商提供的報價進行比較，以確保價格具有競爭性的采購方式。這種采購方式以其簡便、快捷、效率高的特點而被采購人廣泛采用。
擴展資料：
采用詢價采購的需要注意三個事項：
一、注意貨比三家
1.邀請報價的供應商數量至少三家；
2.供應商一次性報出不得更改的價格，這種方法適用于現成的、標準的貨源豐富且價格變化彈性不大的采購項目，而非按采購人要求的特定規(guī)格提供的產品和服務；
3.實踐中發(fā)現詢價采購方式存在一些不規(guī)范的做法，表現在將一些可以招標或者規(guī)格標準不統一的貨物也實行詢價采購，這就是制度規(guī)定不盡完善的地方，也有鉆政策空子搞舞弊行為的現象；
4.對詢價采購要嚴格規(guī)范，防止詢價效果難以保證(有的憑關系、憑感覺，操作隨意性大，缺乏統一標準等)；
5.詢價時，有通過電話、傳真方式的，也有直接談判的，這就需要對詢價采購方式的程序作出硬性規(guī)定(因為不具備競爭性，必須從法律上給予必要約束)；
6.被詢價的供應商在確定報價時，一定要慎之又慎，因為價格是一次性報價，沒有更改的余地。
二、注意需求標準準確到位
詢價文件中，一定要說明所采購物資在共性標準上的個性差異及特殊要求，確保采購的物資標準明確、規(guī)格統一和型號無誤，更要利于最低價格的選擇。堅持詢價文件中的報價標準，嚴格最終中標、成交供應商的基數價在規(guī)定框架內選擇。
三、注意合同條款執(zhí)行效果
詢價文件要對采購物資的供貨、安裝、調試、驗收、質量保證、售后服務和付款方式等相關要求進行明確，為供應商提供公平的知情權，使供應商合理制定報價。明確采購合同的主要條款，中標后順利簽訂政府采購合同，以減少不必要的質疑投訴。
評估助理是協助評估師工作的?？赡芄ぷ鞣秶?，評估報告的文字編輯、報告裝訂、檔案整理、現場記錄、詢價等
