檔案整理收納

學(xué)籍檔案如何存放

學(xué)籍檔案即一名學(xué)生在校就讀所錄入的個人信息，包括姓名，家庭住址，身份證號等基本個人信息，以及學(xué)號，入學(xué)時間，學(xué)籍情況等學(xué)校相關(guān)信息。以下是我為大家整理學(xué)籍檔案如何存放相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

學(xué)籍檔案如何存放

1、我們畢業(yè)后，會有兩年的就業(yè)期。如果就業(yè)期間不知道合適的工作，可以申請把檔案存到學(xué)校，這樣等我們到了新的學(xué)?；蛘邌挝?，就可以把檔案存到其他地方。這個方法的好處是在學(xué)校保存檔案是安全的，老師也會指導(dǎo)我們?nèi)绾伪４鏅n案。

2、以上方法比較好，但不是很多同學(xué)選擇的方式。大部分同學(xué)還是會把檔案存放在戶籍所在地的人才交流中心。這個方法最大的`好處是，如果以后決定在戶籍地工作，以后檢索檔案會很方便，缺點是如果不在戶籍地工作，檢索檔案就要來回折騰。

3、如果我們畢業(yè)后找到工作，我們的組織可以接受我們的檔案，我們可以選擇把檔案存放在人才市場，這樣以后我們工作后，組織辦理集體手續(xù)會很方便。這樣的收納方式是最好的，也是最省心的。但是能存檔案的單位很少，門檻一般都很高，比如知名機構(gòu)、國企、機關(guān)等。這些單位就是我們所說的鐵飯碗。

4、如果我們找的工作不能存放檔案，我們會把檔案存到人才市場，這樣也方便了我們工齡的計算，以后需要辦理什么手續(xù)的時候會更方便。

畢業(yè)生學(xué)籍檔案存放處

1、畢業(yè)生在畢業(yè)后有兩年（或三年）的擇業(yè)期，在這段期間內(nèi)，學(xué)校會免費幫你保存學(xué)籍檔案，并提供相應(yīng)的就業(yè)指導(dǎo)，這是畢業(yè)生在剛畢業(yè)時學(xué)籍檔案最常見的保管方式，私塾再現(xiàn)輔導(dǎo)國學(xué)教育：彌補不足vs復(fù)古落后但如果你過了擇業(yè)期還沒有找到合適的工作，將學(xué)籍轉(zhuǎn)移，校方會自動將你的學(xué)籍檔案發(fā)回到你戶口所在地的人才市場（往往這一步會令很多畢業(yè)生找不到自己的學(xué)籍檔案）。

2、找到了合適的工作，并且工作單位愿意接受你的戶口，那么可以將自己的學(xué)籍檔案保存在工作單位，這種檔案保存方式被認(rèn)為是最正規(guī)的保存方式，但由于具有保存學(xué)籍檔案資格的工作單位較少，門檻較高，應(yīng)屆生很難進入這類單位工作，所以根據(jù)調(diào)查統(tǒng)計，這種最正規(guī)的檔案保存方式僅有一成。

3、過了擇業(yè)期還沒找到合適的工作，或是自己工作的單位不具備保管學(xué)籍檔案的資格，那么可以將學(xué)籍檔案保管在自己想要工作、或是正在工作城市的人才市場，只需每年繳納保管費即可，非常方便，也是目前保管檔案最多的一種方式。

檔案管理的注意事項包括那些？

檔案管理應(yīng)注意這幾方面：文件分類、文件整理、標(biāo)簽標(biāo)明、特殊文件、鑰匙的保管。

1、文件分類

公司檔案的文件管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某個文件時，需要從所有的文件中一個一個的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是進行文件分類。

2、文件整理

分好類別的文件，不要一堆堆的散著，日子久了又會成為一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋，或者文件夾，按照文件的類別，進行逐一裝盒收納。

3、標(biāo)簽標(biāo)明

把文件逐一裝好之后， 記得一定要在各個檔案盒或文件夾上標(biāo)明，注明此文件盒里裝的是哪類的文件，包括共有幾份，都要做個簡單說明。

4、特殊文件

每個公司都會有特殊的一些文件，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對于這些文件，一定要做到單獨保管，并做好單獨的標(biāo)記，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，這一類文件，最好多加一把鎖。

5、鑰匙的保管

一般公司的檔案卷柜，都是由專門的人員進行保管的，平日里的鑰匙要做到不離身，下班后的鑰匙，根據(jù)公司規(guī)定進行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之后的責(zé)任不在自己身上，而隨身佩戴就表明自己一直承擔(dān)著責(zé)任，所以，對于鑰匙的保管，一定要謹(jǐn)慎， 不要隨意交給他人。

怎樣做好檔案管理工作

導(dǎo)語：檔案管理的對象是檔案,服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。

分門別類

首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長期使用的類別去分類，不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的，舉例說明：人事肯定是按照人力的六大模塊進行分類，如人力資源規(guī)劃;、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關(guān)系管理。這是公司級文件分類，人事內(nèi)部部門會在按照自己負(fù)責(zé)的模塊進行分類，意思就是按照你經(jīng)常的需求分類。

巧用檔案袋

檔案袋肯定是必不可少的，因為檔案袋上有明細(xì)，有的資料不是一份，根據(jù)時間有很多，有的是同一個事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及基本內(nèi)容寫出來，這樣你需要的時候直接看檔案袋就可以了，無需全都翻出來一個一個的找

常用資料的歸整

很多時候我們的資料是日常性的文件，經(jīng)常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標(biāo)識，每次使用時按照規(guī)定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說讓他按照標(biāo)識自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節(jié)省雙方的時間

部門資料提報

有的時候我們每隔一段時間都要向上級領(lǐng)導(dǎo)提報資料，這類資料每個月都要，甚至是每個星期，有時候我們可能會忙的忘記時間，為了防止工作沒做好，我們還可以按照處理資料的時間進行排序，這樣就會記得什么資料緊急處理，什么資料可以暫且擱置

電腦資料的存檔

現(xiàn)在不似以前，辦公基本人手一臺電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應(yīng)該有一份管理清單，這個清單要記錄的內(nèi)容有時間，用途，標(biāo)題，份數(shù)，歸檔地以及需求人等相關(guān)信息

領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)資料的回拿

檔案除了保存，肯定還有在工作中，比如有的文檔需要領(lǐng)導(dǎo)簽字批復(fù)之類的，而領(lǐng)導(dǎo)不可能隨時隨地能幫你簽字，得等領(lǐng)導(dǎo)有時間才能集中處理，這就需要給領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備那種抽屜式的文件框，上面標(biāo)注，待處理，駁回，處理完畢，不論領(lǐng)導(dǎo)在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經(jīng)簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒有處理，這樣非常能提高工作效率

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

1、文種使用不當(dāng)。主要有請示、報告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

2、附件標(biāo)識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識，也不在附件名稱前標(biāo)識出具體的序號，行文程序很混亂。

3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員，平時有責(zé)任也有義務(wù)對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：

1、對檔案工作要有高度的認(rèn)識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的`頭腦里，要有對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時化、平?；?。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。

3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí)，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學(xué)地評估歸類。。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準(zhǔn)備工作。

四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責(zé)任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

一、政治素質(zhì)要合格

樹立堅定的政治信念，用科學(xué)的理論武裝頭腦。要堅定不移地執(zhí)行黨的路線、方針、政策，堅持正確的政治方向。要有良好的職業(yè)道德和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。要堅持實事求是，尊重歷史，在工作中要本著對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想的原則，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好本職工作。要具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的科學(xué)態(tài)度。教書育人是一種奉獻，管理育人和服務(wù)育人同樣也是一種奉獻。學(xué)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)∶?，默默無聞地為莘莘學(xué)子服務(wù)。具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策，又要熟悉和掌握與檔案工作相關(guān)的方針、政策、標(biāo)準(zhǔn)和方法。具有依法治檔的法制意識。用法律和紀(jì)律約束自己，牢固樹立以法治檔的思想觀念，與一切違反《檔案法》的行為進行堅決的斗爭。

二、知識素質(zhì)要全面

掌握檔案專業(yè)知識。檔案工作是專門業(yè)務(wù)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用，有一整套的理論和工作方法，學(xué)生檔案工作人員只有學(xué)習(xí)掌握這些理論與方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效能，逐步實現(xiàn)學(xué)生檔案工作的科學(xué)管理。掌握計算機知識。要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化，就必須掌握計算機數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理等方面的技能。掌握一定的外語知識。學(xué)生檔案工作者還需具備一定的英語應(yīng)用能力，這樣才能適應(yīng)新時期、新形勢對學(xué)生檔案工作者的要求。

三、業(yè)務(wù)素質(zhì)要精湛

培養(yǎng)求真務(wù)實、精益求精的工作作風(fēng)。學(xué)生檔案工作是一項長期、艱苦、細(xì)致的工作，從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用，每一個環(huán)節(jié)都離不開求真務(wù)實，每一個過程都要求謹(jǐn)小慎微，任何一個細(xì)節(jié)的失誤都會給后面的工作帶來麻煩。

四、身體素質(zhì)要健康

學(xué)生檔案工作是一項艱苦而繁瑣的工作。由于長期伏案工作、庫房空氣不流通以及整理檔案過程中吸入有害菌等原因，導(dǎo)致在學(xué)生檔案工作者身上出現(xiàn)了皮膚過敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此，要想做好檔案工作，就必須加強體育鍛煉，增強身體素質(zhì)。

怎樣做好檔案管理？

一、檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計工作, 按要求填報檔案統(tǒng)計報表, 并做到迅速、真實、準(zhǔn)確無誤。

二、對企業(yè)的各項工作資料應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。

三、 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)， 實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

四、保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密， 必須按照企業(yè)有關(guān)保密的制度和企業(yè)流程來進行管理。

五、鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計

六、各種檔案按組卷要求，由各部門立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

七、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

八、、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。

九、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。

十、查閱公司高層辦公會議記錄等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時，需經(jīng)辦公室主任或企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，方可查閱。

十一、凡查閱檔案者，一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續(xù)。

十四、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。

十五、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。

十六、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

十七、擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向企業(yè)檔案室移交。

拓展資料：

檔案管理包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。

由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。

檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結(jié)合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。

參考資料：檔案管理-百度百科

有什么整理，收納A4紙一類資料的小技巧

通常辦公室都有專門的檔案盒，整理A4紙資料的時候通常要夾起來放到檔案盒里。但是遇到張數(shù)多了就不好整理了，A4紙立起來放到桌子上對齊卻有東倒西歪的。
這時候可以把他們放到檔案盒里，稍微立起來晃一晃就整齊了，（不推薦比較厚的檔案盒，除非數(shù)百張），可以用手稍微固定一下整理更迅速。最后找個夾子夾起來就行了。注意放的時候的方向要合適，不然夾反了

家庭檔案管理

以下是我整理的家庭檔案管理的論文，對正在寫這一論文的寫作者有一定的借鑒作用!

摘 要： 家庭檔案是一個家庭中的各個成員在家庭生活和社會活動中形成的具有保存價值的各種文字、照片、證件、音像、憑證等各種形式的歷史資料。隨著時間的遷移，將越來越體現(xiàn)出其價值。本文就家庭檔案的歸檔意義、收集范圍、整理保管、數(shù)字化等問題進行了討論。

關(guān)鍵詞： 家庭檔案;歸檔意義;收集范圍;整理保管;數(shù)字化

家庭檔案是一個家庭中的各個成員在家庭生活和社會活動中形成的具有保存價值的各種文字、照片、證件、音像、憑證等各種形式的歷史資料。其內(nèi)容豐富、形式多元、分類自由、收集廣泛。家庭檔案承載著家庭的歷史，反映了社會的發(fā)展，是現(xiàn)代社會家庭文明的重要體現(xiàn)。

1 家庭檔案的歸檔意義

家庭檔案是家庭活動和家庭歷史事件客觀、真實的反映，是家庭歷史發(fā)展的史料和證明。建立家庭檔案是家庭管理的需要，也是建設(shè)家庭文化的需要，對促進家庭和社會和諧發(fā)展具有重要意義。

家庭檔案的內(nèi)容比較瑣碎，收集范圍廣，各類檔案資料通常分散放在家里的各個角落，若不進行規(guī)范的整理，既不便于家庭檔案的查找利用，更體現(xiàn)不出它們的價值。建立家庭檔案應(yīng)以方便查找利用和安全保存為目的。建立家庭檔案，對家庭檔案進行分類整理，合理保管，可以使家庭生活更為科學(xué)有序，為家庭生活中的工作、投資、消費、健康等各個領(lǐng)域提供參考和資料，有利于家庭成員的成長、發(fā)展和進步，是家庭日常管理的得力助手。

2 家庭檔案的收集范圍

根據(jù)家庭情況和家庭成員興趣愛好及價值取向的不同，家庭檔案的收集范圍也不盡相同。對一些人沒價值的材料在另一些人眼中就具有收藏價值。

家庭檔案如何分類，是家庭檔案整理的一個重要環(huán)節(jié)?？茖W(xué)的分類，不僅能提高家庭檔案整理的質(zhì)量，而且還能使家庭檔案管理變得有條不紊，有律可循。一般來說，普通家庭的家庭檔案可能包含如下資料：

1.證件檔案：包括家庭成員的身份證、戶口簿、出生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、職稱資格證書、聘書、借書證、技術(shù)資格等級證書等;

2.財產(chǎn)檔案：包括家庭收支的賬目、各類有價證券、存折、保險憑據(jù)、房產(chǎn)證、土地證、水電費支出記錄、借據(jù)、合同契約、貴重物品及其發(fā)票等;

3.健康檔案：包括家庭成員的體檢表、健康檢查單、醫(yī)保本獻血證、病歷本、醫(yī)院處方、診斷書、住院記錄、醫(yī)療保健卡、各類化驗單和檢查報告、疫苗接種和藥物過敏記錄、家庭成員意外傷害記錄等;

4.履歷檔案：包括家庭成員的生日、結(jié)婚紀(jì)念日及入學(xué)、入團、入黨、應(yīng)聘、升職、喬遷等各種重要日期，家庭成員獲得的各類榮譽證書、獎狀、獎牌、獎?wù)隆ⅹ勂芳氨碚梦募?復(fù)印件)等;

5.作品檔案：包括家庭成員個人特長愛好的作品，如發(fā)表或得獎的書法、繪畫作品，在報紙、期刊、雜志上發(fā)表的文章、出版的專著等，也可包括家庭成員愛好的`收藏，如名家字畫、古董、郵品等。

6.音像檔案：包括家庭成員各個時期的照片和影像資料，及在重大活動如壽慶、結(jié)婚、旅游、聚會等活動中形成的照片、錄像帶、錄音帶、光盤等資料;

7.社交檔案：包括親朋好友、同學(xué)老師、同事的聯(lián)系方式(包括電話、住址等)，來往的信件、賀卡等。

3 家庭檔案的整理保管

家庭檔案的整理是把相對零亂的家庭檔案材料，經(jīng)過分類整理后變得系統(tǒng)化，以便于日常保管和利用。

家庭檔案在整理過程中可根據(jù)家庭的實際情況，將檔案資料分類后，按照檔案產(chǎn)生的時間、或者按照檔案的重要程度排列順序，整理后形成若干個保管單位。其中的紙質(zhì)部分可以按序折疊好，排列整齊。照片檔案可以相冊的方式進行保管，有些也可以刻成光盤或掃描成數(shù)字文件存放。對整理好的家庭檔案需進行編號、排序、登記目錄，并裝盒(袋)，讓每種檔案均處于有序狀態(tài)，便于查找和利用。一般來說，家庭檔案的裝具有檔案袋、檔案盒、相冊等，也可以就地取材，用家庭生活中積攢的禮品盒、鞋盒等。家庭檔案應(yīng)大方整潔，便于收納和取用。

家庭檔案在保管時需選擇適當(dāng)?shù)牡胤酱娣牛詈檬悄馨葱蛱柤袛[放在專門的柜子里，涉及家庭保密和隱私的重要文件可以單獨存放(如放到保險箱里面)，每次使用過后要放回原處。同時要注意家庭檔案的防火、防盜、防霉、防潮、防消磁、防蟲、防光、防塵、防鼠等工作，做到妥善保管。

值得注意的是，家庭檔案也需要確定保管的期限。一般來說家庭檔案可以根據(jù)自己的需要分成“短期”、“定期”、“長期”、“永久”等期限進行保管。大部分的家庭檔案如證書、照片、作品、收藏品等都可以長期或永久保管，但其中有一部分也可以根據(jù)家庭的實際情況和需要，定期作處理或銷毀。尤其是一些發(fā)票類的檔案，如購物發(fā)票、家電發(fā)票等，這些發(fā)票可保存至所購物品過期或被自然淘汰或處理為止。

4 家庭檔案的數(shù)字化

1.可以將家庭檔案編目后存入計算機，并建立一個家庭檔案清單，以便隨時進行檢索。

2.對于一些非常重要的家庭檔案資料，可以轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)文件以進行備份加以保存，以防遺失或被盜。

3.隨著社會現(xiàn)代化程度的不斷提高和計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和應(yīng)用，可以將很多家庭檔案用數(shù)字化的方式進行管理。而掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備的不斷普及正為家庭檔案數(shù)字化提供了可能。將家庭成員的軼事、相片、錄像等資料通過掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸并存儲到互聯(lián)網(wǎng)站龐大可靠的檔案存儲庫中，可以使這一部分家庭檔案的保存和讀取更為方便快捷。家人即使相隔千里，也能通過互聯(lián)網(wǎng)及時得到彼此的訊息。利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢與資源，建立家庭數(shù)字化檔案并給予管理，為家庭檔案的管理提供了無限的想象空間。

家庭檔案反映出每個家庭的生活面貌，折射出社會和時代的變遷，既承載著家庭的歷史，也體現(xiàn)出社會的進步，能促進家庭及社會的和諧發(fā)展，是家庭和社會共同的財富。對家庭檔案進行科學(xué)分類、規(guī)范管理，一定會使我們的生活更加充實，會使我們的家庭受益無窮。隨著時間的遷移，家庭檔案作為留給子孫后代的精神財富，將越來越體現(xiàn)出它在記錄時代變遷、家庭發(fā)展方面的價值。

參考文獻

[1]《檔案管理理論與實踐――浙江省基層檔案工作者論文集(2013)》，主編：王茂法，副主編：鄭金月、金向軍。2013年10月出版。