檔案收集整理存在的問(wèn)題

有關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

管理檔案的有關(guān)問(wèn)題你解了嗎?下面是挑選較好的有關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策范文，供大家參考閱讀。

一、當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題

目前我國(guó)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問(wèn)題如下：

(一)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

(二)檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

(三)檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的`工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

(四)在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問(wèn)題。一些檔案部門為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查隨便選幾個(gè)題人人都來(lái)編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實(shí)用性不大利用價(jià)值更小。有的選題雖好緊跟形勢(shì)但因編研時(shí)間過(guò)長(zhǎng)失去了時(shí)效性影響了作用的發(fā)揮。

二、提高檔案管理效率的對(duì)策

改觀目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標(biāo)，我們還有很長(zhǎng)的路要走，首先我們要注意的問(wèn)題解決的問(wèn)題主要有：

(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

(二)調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性檔案界長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案工作理念。

1.增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

2.更新觀念，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。有時(shí)搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因?yàn)樗麄円郧凹兇鉃榱斯ぷ鞫ぷ?，忽視了總結(jié)自己對(duì)社會(huì)的影響。這要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對(duì)工作有積極的認(rèn)識(shí)。使檔案人員積極進(jìn)取，對(duì)自己的各方面都做出相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，一改過(guò)去收攤看點(diǎn)，倉(cāng)庫(kù)保管員的現(xiàn)象，在埋頭苦干的同時(shí)，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

(三)檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步企業(yè)檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來(lái)。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對(duì)檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問(wèn)題。當(dāng)前，在企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理的過(guò)程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識(shí)，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機(jī)結(jié)合，同步發(fā)展。

企業(yè)在制定信息建設(shè)規(guī)劃當(dāng)中將檔案工作納入進(jìn)去，檔案部門要參與到企業(yè)信息化當(dāng)中去。首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對(duì)稱問(wèn)題;其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問(wèn)題，電子文件看不見，就一張光盤，對(duì)于它的完整性、版本等從外觀上看不出來(lái)，所以檔案部門要用專門的設(shè)備、專門的部門負(fù)責(zé)檢驗(yàn)電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來(lái)在工作中可能要造成失誤。檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應(yīng)檔案自身的發(fā)展，另外也要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應(yīng)用起來(lái)可以很瀟灑，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，財(cái)務(wù)、科研、外事等許多部門都進(jìn)行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個(gè)觀念問(wèn)題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。這是一種高層次的認(rèn)識(shí)，要求我們不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識(shí)，努力使檔案管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

檔案工作的問(wèn)題與不足

檔案管理工作是十分重要的，但是，目前很多基層單位由于管理分散、人員不穩(wěn)定、保管條件欠缺等因素的存在，嚴(yán)重影響并阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。結(jié)合基層檔案工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)行有效的分析，制定合理的對(duì)策，有利于促進(jìn)基層檔案管理工作的順利開展。

基層檔案工作中的問(wèn)題，由于檔案工作內(nèi)外因素的影響，工作中可能會(huì)出現(xiàn)以下問(wèn)題。

檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

檔案學(xué)是一門綜合性學(xué)科，這就要求檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。而現(xiàn)階段的基層檔案管理人員在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、思想觀念等方面參差不齊，無(wú)論是業(yè)務(wù)熟練程度，還是工作方法和態(tài)度都有待提高。很多基層單位沒有專職檔案管理人員，大多是兼職，因此對(duì)檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒有足夠的時(shí)間去管理或整理大量的檔案資料，更加缺乏信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，這就極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱。基層單位領(lǐng)導(dǎo)主要精力都放在抓經(jīng)濟(jì)上，對(duì)與檔案相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)甚少，一些領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作簡(jiǎn)單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下，許多基層干部檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱。有的領(lǐng)導(dǎo)干部甚至認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對(duì)檔案工作不聞不問(wèn)，自已不想管也不愿管。有些部門對(duì)檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作列入年度工作計(jì)劃，檔案工作不研究不安排，檔案問(wèn)題得不到解決，場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員更是沒有保障，檔案工作自然就做不好。

檔案工作缺乏制度化的管理程序。在實(shí)際工作中，一些單位制度不完善，或者雖然建立制度但沒有認(rèn)真落實(shí)，管理松懈，檔案工作沒有形成制度化。

主要有以下四點(diǎn)問(wèn)題：一是檔案收集不規(guī)范，在收集過(guò)程中，制度不健全；二是檔案整理不規(guī)范，在立卷過(guò)程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍，不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠；四是檔案利用不規(guī)范，檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還，等等因素。

求檔案管理工作遇到的常見問(wèn)題

檔案管理工作遇到的問(wèn)題
1、企業(yè)檔案歸檔困難：
工程建設(shè)的文件材料收集不全，歸檔困難
我們都知道沒有哪個(gè)企業(yè)的工程建設(shè)是一蹴而就的，一些大型的工程建設(shè)往往需要持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間，半年、一年甚至幾年都是非常常見的。在此期間。由于產(chǎn)生的文件材料很多，經(jīng)手人員也很復(fù)雜，而且有許多工程建設(shè)的圖紙、圖樣是要被帶到施工現(xiàn)場(chǎng)去的。如果沒有專門的人員負(fù)責(zé)跟蹤和監(jiān)督，很容易出現(xiàn)文件收集不全的情況，更別提完整歸檔了。
下屬單位和派出機(jī)構(gòu)的文件歸檔困難
許多企業(yè)紛紛改制，摒棄了原有的單一管理模式，集團(tuán)公司下面可能設(shè)有多個(gè)股份有限公司或分公司。產(chǎn)權(quán)關(guān)系的錯(cuò)綜復(fù)雜和企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的分散布局給企業(yè)文件材料歸檔工作帶來(lái)了不少困難。目前，企業(yè)檔案部門對(duì)下屬企業(yè)、外派機(jī)構(gòu)的檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)檢查的力度普遍偏弱。對(duì)全資、控股、參股企業(yè)的檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)幾乎是空白。放任狀下。有的企業(yè)外派機(jī)構(gòu)多年也不見有文件材料歸檔：全資、控股、參股企業(yè)成立多時(shí)也未見有文件材料移交?？梢哉f(shuō)，復(fù)雜的企業(yè)管理模式帶來(lái)的文件材料歸檔難的問(wèn)題是企業(yè)檔案管理部門近年來(lái)新添的又一道難題。
非正常收發(fā)渠道的文件材料歸檔難
隨著經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的頻繁和對(duì)外交往的日益增多。文件材料載體和內(nèi)容都發(fā)生了較大變化。諸如合同、協(xié)議、聯(lián)絡(luò)書、備忘錄。企業(yè)間互贈(zèng)的紀(jì)念品、名人題詞、書畫等。這些文件材料文書處理部門很難控制。檔案部門又無(wú)從知曉，加之有的部門或個(gè)人會(huì)有獨(dú)居奇貨的欲望，它們的歸檔要比紅頭文件難得多。
2、企業(yè)檔案保管方面的問(wèn)題——企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程加快，實(shí)體檔案保管模式難以為繼。
隨著信息化的到來(lái)和深入，企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成越來(lái)越多的數(shù)字化信息，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案實(shí)體保管模式已無(wú)法滿足企業(yè)檔案保管的需要。電子環(huán)境下的企業(yè)檔案信息的保管問(wèn)題日益凸現(xiàn)，亟待解決。在很多企業(yè)中，由于沒有實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化(OA)、管理信息系統(tǒng)(MIS)、客戶關(guān)系管理(CRM)等應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和利用，也沒有實(shí)施管理或管理不當(dāng)，導(dǎo)致電子文件、檔案處于“游離”狀況，企業(yè)“記憶”面臨丟失的危險(xiǎn)。
3、檔案提供利用方面的問(wèn)題——檔案信息資源封閉分散，提供利用水平低。無(wú)法提供系統(tǒng)服務(wù)。
傳統(tǒng)意義上的檔案往往帶有私密性的色彩，按照有關(guān)規(guī)定，相當(dāng)一部分的檔案是不允許個(gè)人或部門隨意查看的。比如干部人事檔案、科技檔案、數(shù)據(jù)報(bào)表等。當(dāng)確實(shí)有查找利用檔案的需要時(shí)。利用者必須出具相關(guān)的證明，履行特定的手續(xù)。并且絕大多數(shù)的檔案是不允許帶出去的，只能在檔案館室內(nèi)由專門人員協(xié)助查閱，時(shí)間和空間上有很大的限制。由此導(dǎo)致檔案的查找利用率很低，檔案信息價(jià)值難以實(shí)現(xiàn)。是一種資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。
近年，信息管理的不斷深入，越來(lái)越多的企業(yè)建立了局域網(wǎng)，推行了OA系統(tǒng)、開發(fā)了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以往查找檔案、檢索檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力的狀況明顯改善。但由于企業(yè)建立的多是文件級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，其在方便利用方面也存在著很大的局限性。也就是說(shuō)，利用者在網(wǎng)上只能查到檔案的目錄，仍需到檔案室才能查閱到檔案原文。因此。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)還不完備，仍需進(jìn)一步完善，才能不斷滿足利用者的需要(續(xù)致信網(wǎng)上一頁(yè)內(nèi)容)，提高檔案利用的效率和水平。實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。
4、企業(yè)檔案開發(fā)方面的問(wèn)題
目前企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)工作，其內(nèi)容尚停留在簡(jiǎn)單的介紹或匯編上。形式上也只局限于編制索引。這些對(duì)企業(yè)預(yù)測(cè)、分析和決策的依據(jù)作用十分有限。
5、企業(yè)檔案編研方面的問(wèn)題
企業(yè)檔案編研，是以特定的題目為線索。通過(guò)對(duì)相關(guān)企業(yè)檔案信息的分析、研究、整編和重組，形成各種二次、三次企業(yè)文獻(xiàn)，從而滿足企業(yè)各項(xiàng)實(shí)際需要的工作。企業(yè)檔案編研是企業(yè)檔案工作中相對(duì)獨(dú)立的一項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容。對(duì)企業(yè)信息的循環(huán)、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的改善和企業(yè)文化的建設(shè)都有十分重要的意義。但目前企業(yè)檔案編研工作的力度不夠。在企業(yè)檔案編研成品的傳播過(guò)程中，由于信息轉(zhuǎn)換的技術(shù)過(guò)程和技術(shù)手段等原因造成企業(yè)檔案信息失實(shí)、失準(zhǔn)。再有就是一些企業(yè)不注意收集有關(guān)企業(yè)特色和企業(yè)文化的材料，也不曾對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的編研。導(dǎo)致企業(yè)“記憶”丟失，文化失傳。

檔案管理工作中存在的問(wèn)題與建議

在檔案整理過(guò)程中，雖然整理方案明確了，但是在實(shí)際整理結(jié)果仍然與事先的方案相差很多，甚至背道而馳，通過(guò)近幾年的檔案整理經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了如下幾點(diǎn)，以便控制整理過(guò)程質(zhì)量。

一、需要有明確的組織架構(gòu)和職責(zé)分工

整理項(xiàng)目整體工程量有大有小，但是無(wú)論是大下，所需要職能職責(zé)需要明確，項(xiàng)目經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理、整理組長(zhǎng)等，人員配備不一定齊全，但是職能必須清晰，落實(shí)到崗，到人。健全的組織是開展檔案工作的前提。

二、制定明確的整理方案

在檔案整理方案確定中，有兩個(gè)工作是非常重要的，第一，檔案整理的原則的確定。因?yàn)樵跈n案整理過(guò)程中，會(huì)有很多突發(fā)的問(wèn)題，而且這些問(wèn)題很可能在檔案整理進(jìn)程中才能暴露出來(lái)的，所以，在整理方案確定過(guò)程中，制定對(duì)一些相同問(wèn)題的處理原則是必要的，避免在后期針對(duì)有些問(wèn)題重復(fù)、反復(fù)溝通，導(dǎo)致方案被拆解。有了必要的原則提出，便于對(duì)相同類似問(wèn)題的在實(shí)際過(guò)程中的快速解決。第二，重要的檔案整理細(xì)節(jié)的預(yù)測(cè)和判定。檔案整理項(xiàng)目小組可以根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于一些在檔案整理過(guò)程中的細(xì)節(jié)做事先的規(guī)劃，并拿出整理流程和控制方法，這樣，在檔案整理實(shí)際過(guò)程中，整理人員才有明確的整理依據(jù)，從而使檔案整理方案自始自終，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

三、集中的人員培訓(xùn)和上崗

在很多小的檔案整理項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理可能比較忽視人員的集中培訓(xùn)，總認(rèn)為集中培訓(xùn)耽誤時(shí)間，影響產(chǎn)值，其實(shí)結(jié)果未必。我個(gè)人人為，檔案整理培訓(xùn)工作應(yīng)遵循集中培訓(xùn)和師傅帶徒弟培訓(xùn)的有效結(jié)合。對(duì)于一些原則和重要的整理辦法，應(yīng)利用早會(huì)等時(shí)機(jī)有效宣貫，同時(shí)，在一對(duì)一培訓(xùn)過(guò)程中，在實(shí)體講解。不要放過(guò)任何機(jī)會(huì)對(duì)檔案整理過(guò)程中的一些共同問(wèn)題點(diǎn)做講解，并及時(shí)找到規(guī)避和解決的辦法。避免批量事故的發(fā)生。

最后，在檔案整理過(guò)程中，需要重視過(guò)程的質(zhì)量控制，重視質(zhì)量理念的培訓(xùn)，在項(xiàng)目考核體系中，應(yīng)明確的提出質(zhì)量項(xiàng)目的考核內(nèi)容，形成有質(zhì)量目標(biāo)、有質(zhì)量管理辦法、有質(zhì)量組織保障、有質(zhì)量培訓(xùn)手段、有質(zhì)量目標(biāo)考核稽核的一體化質(zhì)量管理。