文書(shū)檔案整理原則

　　文書(shū)檔案的管理是對(duì)具有保存價(jià)值的文書(shū)檔案進(jìn)行集中管理的工作,這一工作的開(kāi)展對(duì)文書(shū)檔案使用單位的工作有著重要的意義。下文是文書(shū)檔案管理細(xì)則，歡迎閱讀!
　　文書(shū)檔案管理細(xì)則一
　　第一條　為加強(qiáng)水行政執(zhí)法文書(shū)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮執(zhí)法文書(shū)檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法。

　　第二條　執(zhí)法文書(shū)是水行政執(zhí)法人員成果的結(jié)晶和執(zhí)法行為的真實(shí)記錄。建立健全執(zhí)法文書(shū)管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成部分，水提高執(zhí)法工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。

　　第三條　各級(jí)水行政主管部門(mén)在執(zhí)法工作中形成的全部文書(shū)檔案均由本部門(mén)執(zhí)法機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。

　　第四條　水行政執(zhí)法文書(shū)檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書(shū)資料(包括文字、圖表、音像等資料)。

　　第五條　各級(jí)水行政主管部門(mén)的執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)配備一名專(zhuān)職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)執(zhí)法文書(shū)檔案的日常管理工作。

　　第六條　執(zhí)法文書(shū)檔案的收集與歸檔

　　(一)在每次執(zhí)法活動(dòng)進(jìn)行完畢后，具體承辦人員應(yīng)及時(shí)將執(zhí)法活動(dòng)中形成的文書(shū)資料交檔案管理人員立檔;

　　(二)歸檔的文書(shū)材料應(yīng)完整、齊全，具有保存價(jià)值;

　　(三)應(yīng)歸檔的執(zhí)法文書(shū)材料范圍及分類(lèi);

　　1. 水事案件類(lèi)：水事違法案件的受理、立案呈報(bào)表，現(xiàn)場(chǎng)勘察筆錄，調(diào)查筆錄，音像材料，證言證詞，責(zé)令停止水事違法行為通知書(shū)，調(diào)查報(bào)告，違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書(shū)，送達(dá)回執(zhí)，行政處罰強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書(shū)，結(jié)案報(bào)告等;

　　2. 行政復(fù)議類(lèi)(區(qū)縣(市)不適用)：行政復(fù)議申請(qǐng)書(shū)，行政復(fù)議受理、不予受理、限期補(bǔ)正通知書(shū)，行政復(fù)議申請(qǐng)人、被申請(qǐng)人提供的有關(guān)材料、證據(jù)、答辯書(shū)等，申請(qǐng)人撤回復(fù)議申請(qǐng)書(shū)，行政復(fù)議裁定書(shū)、決定書(shū)，送達(dá)回證等;

　　3. 行政訴訟類(lèi)：起訴書(shū)副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門(mén)提交給法院的與案件有關(guān)的材料、證據(jù)、委托代理書(shū)，判決書(shū)以及與案件有關(guān)的司法文書(shū)等;

　　4. 統(tǒng)計(jì)報(bào)表類(lèi)：各種水行政執(zhí)法統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及其他各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表;

　　5. 法規(guī)文件類(lèi)：上級(jí)頒發(fā)的有關(guān)水行政執(zhí)法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復(fù)、通知等以及相應(yīng)的解釋、說(shuō)明、實(shí)施細(xì)則等，本部門(mén)制定發(fā)布的有關(guān)水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;

　　6. 其他類(lèi)：人民來(lái)信、來(lái)訪記錄及處理意見(jiàn)，水行政執(zhí)法活動(dòng)中拍攝、收集的具有保存價(jià)值的照片、音像資料等。

　　(四) 檔案管理人員在接收文書(shū)檔案時(shí)，必須逐件查點(diǎn)清楚，對(duì)已接收的材料應(yīng)根據(jù)類(lèi)別、保存期限分別在檔案目錄冊(cè)上登記。登記要準(zhǔn)確，字體要工整。

　　第七條　執(zhí)法文書(shū)檔案的整理與保管

　　(一)按照類(lèi)別和時(shí)間的順序?qū)n案裝訂成冊(cè)，填寫(xiě)案卷目錄，以便檢索和管理;

　　(二)根據(jù)檔案的數(shù)量和類(lèi)別，配置相應(yīng)的保管設(shè)備;

　　(三)檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)前應(yīng)辦好移交手續(xù)。

　　第八條　執(zhí)法文書(shū)檔案的利用

　　(一)為便于查找，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)編制檔案總目錄，并根據(jù)實(shí)際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;

　　(二)因工作需要，可以查閱和調(diào)借歸檔的執(zhí)法文書(shū)檔案。其他部門(mén)需調(diào)借檔案，應(yīng)經(jīng)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調(diào)借期限。

　　第九條　各區(qū)縣水行政主管部門(mén)，可根據(jù)本管理制度的要求，結(jié)合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，并報(bào)市水利局備案。
　　文書(shū)檔案管理細(xì)則二
　　1、文書(shū)立卷

　　每年年初機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類(lèi)目，根據(jù)案卷類(lèi)目做好平時(shí)的文件收集、分類(lèi)工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按以下特征逐項(xiàng)分開(kāi)。

　?、俜帜甓?。將文件按其形成的年度分開(kāi)。

　?、诜旨?jí)別。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)。對(duì)互相聯(lián)系緊密的文件，如上級(jí)的批復(fù)、下級(jí)的請(qǐng)示應(yīng)放在一起。

　?、鄯謾C(jī)構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門(mén)分開(kāi)。

　　④分問(wèn)題。將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。

　　⑤分期限。根據(jù)《文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開(kāi)。

　　在文書(shū)分類(lèi)的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際情況，靈活運(yùn)用文件各特征(問(wèn)題、作者、時(shí)間、地區(qū)、文件名稱(chēng)、文件往來(lái)機(jī)關(guān))，分別組合成若干個(gè)案卷。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來(lái)后，根據(jù)卷內(nèi)文件時(shí)間、重要程序、問(wèn)題、作者、地區(qū)、文件名稱(chēng)、文書(shū)往來(lái)機(jī)關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫(xiě)卷內(nèi)文件的頁(yè)號(hào);填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷;填寫(xiě)案卷封面，包括案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁(yè)數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號(hào)等。

　　2、檔案管理

　　將檔案庫(kù)房的檔案柜、架科學(xué)排列編號(hào)。保持庫(kù)房?jī)?nèi)外清潔衛(wèi)生。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護(hù)技術(shù)。庫(kù)房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲(chóng)、鼠等對(duì)檔案的危害。

　　3、檔案利用

　　準(zhǔn)備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專(zhuān)題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等，并積極開(kāi)展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件，需經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn);對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案資料進(jìn)行審核、登記，然后在摘抄、復(fù)印件上注明出外、時(shí)間。借閱檔案，應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對(duì)借出的檔案資料要按時(shí)收回入庫(kù)。

　　4、檔案統(tǒng)計(jì)

　　建立檔案收進(jìn)、移出登記簿。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門(mén)。

　　5、檔案鑒定

　　根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員組成鑒定小組，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件，對(duì)歸檔文件確定其保管期限。對(duì)保管期限已經(jīng)滿(mǎn)10年的檔案，移交市檔案館保存。對(duì)會(huì)議形成的資料、市政協(xié)大事記、會(huì)議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
　　文書(shū)檔案管理細(xì)則三
　　為了貫徹落實(shí)國(guó)家《檔案法》、中國(guó)科學(xué)院《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)》及文書(shū)檔案建檔規(guī)范的有關(guān)規(guī)定,提高歸檔質(zhì)量和檔案管理水平,促進(jìn)歸檔文件整理更加規(guī)范,有效地為我所各項(xiàng)工作服務(wù),為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),為國(guó)家積累檔案史料.現(xiàn)結(jié)合我所實(shí)際情況,制定如下實(shí)施細(xì)則.

　　一、文書(shū)檔案管理體制

　　1.建立以綜合檔案室為核心,以各職能部門(mén)兼職檔案員為基礎(chǔ)的檔案管理體系,并根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定,實(shí)行文書(shū)處理部門(mén)(即各處、室職能部門(mén))整理歸檔制度.

　　2.由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人(以下稱(chēng)為文書(shū)兼職檔案員)管理本部門(mén)形成的文件材料,并完成整理歸檔工作.

　　二、文書(shū)檔案管理職責(zé)

　　1.文書(shū)檔案管理人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》,遵守各項(xiàng)檔案規(guī)章制度,忠于職守,維護(hù)黨和國(guó)家的機(jī)密,保證本所檔案的完整與安全.

　　2.收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)本所文書(shū)檔案.

　　3.指導(dǎo)、組織完成本所文件材料的整理歸檔工作.

　　4.積極開(kāi)展檔案的利用服務(wù),提供檔案信息資料,為科研、管理及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù).

　　5.負(fù)責(zé)本所文書(shū)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作,定期向上級(jí)檔案館移交具有永久保存價(jià)值的檔案.

　　三、文書(shū)檔案兼職檔案員職責(zé)

　　1.了解本部門(mén)工作業(yè)務(wù),掌握文書(shū)歸檔文件整理的基本方法.

　　2.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、積累,對(duì)具有保存價(jià)值的文件材料,統(tǒng)一集中保管.

　　3.主動(dòng)做好預(yù)立卷工作,按歸檔范圍類(lèi)目及時(shí)"對(duì)號(hào)入座",專(zhuān)柜存放文件并遵守保密制度.

　　4.認(rèn)真做好本部門(mén)文件材料的整理、歸檔工作,做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),按時(shí)移交檔案室.

　　四、文件材料的收集和歸檔

　　1.各部門(mén)在其職能活動(dòng)中形成的、并已辦理完畢、具有保存價(jià)值的的、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種文件材料,必須收集齊全,分類(lèi)整理.

　　2.各職能部門(mén)平時(shí)建立預(yù)立卷,按年度歸檔.

　　3.每年6月底前將上一年度形成的文書(shū)檔案移交綜合檔案室.

　　五、文書(shū)檔案的歸檔范圍和保管期限

　　1.文書(shū)材料的歸檔范圍原則:凡是反映本所工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(包括所有應(yīng)歸檔文件的電子版文件材料)和照片、錄音、錄像(以下簡(jiǎn)稱(chēng)聲像材料)均屬歸檔范圍.

　　2.文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種.永久為50年以上,長(zhǎng)期為16年至50年,短期為15年以下.

　　3.確定檔案保管期限的原則:

　　3.1 凡是反映本所主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本所、對(duì)社會(huì)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保存.它主要包括:本所制定的屬于法規(guī)政策性的文件,處理重要問(wèn)題形成的文件材料,召開(kāi)重要會(huì)議的主要文件材料,重要問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、批復(fù),計(jì)劃、規(guī)劃,綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表,機(jī)構(gòu)設(shè)置及演變、本所干部任免、人員編制等文件材料;直屬上級(jí)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹實(shí)施的重要文件材料.

　　3.2 凡是反映本所一般工作活動(dòng),在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本所工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管.它主要包括:本所科研、管理活動(dòng)中形成的一般工作問(wèn)題的文件材料,一般會(huì)議的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直屬上級(jí)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料,下級(jí)單位報(bào)送的重要總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料.

　　3.3 凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本所有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管.主要包括:本所各職能部門(mén)一般事務(wù)性的文件材料,上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本所主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料,下級(jí)單位報(bào)送的總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料.

　　3.4 根據(jù)本所各職能部門(mén)管理工作實(shí)際,文書(shū)檔案按問(wèn)題歸納為六大類(lèi):⑴綜合管理類(lèi), ⑵黨群工作類(lèi), ⑶人事教育類(lèi), ⑷科研管理類(lèi), ⑸基建資財(cái)類(lèi), ⑹后勤企業(yè)類(lèi).

　　六、文書(shū)檔案整理要求

　　1.整理原則

　　歸檔文件整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用.

　　2.質(zhì)量要求

　　2.1 歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確.已破損的文件應(yīng)予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制.

　　2.2 歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求.

　　3.整理方法

　　3.1 本所文書(shū)檔案分類(lèi)方案采用"年度m問(wèn)題m保管期限"方法;保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期.

　　3.2 歸檔文件以"件"為單位進(jìn)行整理,一般以每份文件為一件.文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復(fù)制件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;報(bào)表、名冊(cè)、圖紙等一冊(cè)(本)為一件;來(lái)文與復(fù)文各為一件;重要文件(如法律法規(guī))須留歷次修改稿的,其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件.

　　3.3 歸檔文件按"件"裝訂.裝訂時(shí),正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后.

　　3.4 歸檔文件按所屬年度區(qū)分,一般以文件簽發(fā)日期(落款日期)為準(zhǔn).跨年度會(huì)議形成的文件材料放在會(huì)議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年整理歸檔.

　　3.5 歸檔文件的排列方法,在分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi),按事由結(jié)合文件形成時(shí)間順序排列.

　　3.6 歸檔文件依分類(lèi)方案和排列順序逐件編制室編件號(hào).根據(jù)分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目,按文件排列順序從"1"開(kāi)始標(biāo)注.

　　3.7 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄.

　　3.8 歸檔文件應(yīng)逐件編目.針對(duì)同一問(wèn)題的來(lái)文與復(fù)文,應(yīng)在備注欄內(nèi),互作備注.

　　3.9 責(zé)任者:填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者.

　　3.10 文號(hào):體系文件的發(fā)文字號(hào).填寫(xiě)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄,不能省略.

　　3.11 題名:填寫(xiě)文件標(biāo)題.文件沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫(xiě)或補(bǔ)充,并外加" [ ] ".會(huì)議記錄須重?cái)M題名時(shí),應(yīng)寫(xiě)明會(huì)議的時(shí)間和重要內(nèi)容.

　　3.12 日期:填寫(xiě)文件形的成時(shí)間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,中間以短杠隔開(kāi),如2006-01-09.

　　3.13 頁(yè)數(shù):填寫(xiě)每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù).計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁(yè)面位一頁(yè),空白頁(yè)不計(jì).

　　3.15 備注:注釋文件需要說(shuō)明的情況.

　　3.16 備考表:備考表置于盒內(nèi)文件之后.填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況,并填寫(xiě)歸檔文件的整理人、檢查人和日期.

　　3.17 不同歸檔年度、不同類(lèi)別、不同保管期限的歸檔文件,不應(yīng)放入同一檔案盒.

　　3.18 檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)全稱(chēng).填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)目.

　　3.19 歸檔文件整理完畢,應(yīng)按年度填寫(xiě)"年度歸檔文件整理說(shuō)明".

　　七、文書(shū)檔案的歸檔

　　1.文書(shū)檔案由各部門(mén)兼職檔案員按規(guī)范整理后,才能向綜合檔案室移交歸檔.

　　2.歸檔時(shí)間:歸檔部門(mén)應(yīng)在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔.

　　3.歸檔時(shí),應(yīng)編制好歸檔文件移交目錄,一式二份,由歸檔部門(mén)和綜合檔案室履行簽字手續(xù)后,各存一份.移交檔案時(shí),雙方應(yīng)認(rèn)真辦理交接手續(xù),仔細(xì)查點(diǎn)和驗(yàn)收.

　　4.文書(shū)檔案歸檔后,綜合檔案室要進(jìn)行再整理,按有關(guān)工作程序進(jìn)行分類(lèi)與編目,使之便于查找和利用.

　　八、文書(shū)檔案的保管和利用

　　1.本所各類(lèi)文書(shū)檔案由所綜合檔案室集中統(tǒng)一管理.

　　2.檔案部門(mén)要配置適宜檔案安全保存的專(zhuān)用庫(kù)房,落實(shí)"八防"措施,保持庫(kù)房整潔,保證檔案存放安全.

　　3.定期檢查清點(diǎn)庫(kù)存檔案,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理解決.

　　4.建立必要的文書(shū)檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務(wù).

　　5.自覺(jué)遵守檔案借閱及保密制度,嚴(yán)格履行查、借閱手續(xù).

　　6.每一位工作人員都必須愛(ài)護(hù)檔案,自覺(jué)維護(hù)檔案本來(lái)面目,任何人都不得涂改、損毀檔案.違者將追究其有關(guān)責(zé)任.

　　7.檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作或退休時(shí),必須認(rèn)真辦理交接手續(xù).

　　九、文書(shū)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀

　　1.根據(jù)文書(shū)檔案保管期限,定期進(jìn)行檔案鑒定.

　　2.文書(shū)檔案必須經(jīng)文書(shū)檔案鑒定小組鑒定,報(bào)所分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方能銷(xiāo)毀,并辦理相關(guān)備案手續(xù).

　　3.檔案銷(xiāo)毀,須編制銷(xiāo)毀清冊(cè);銷(xiāo)毀時(shí),應(yīng)指定兩名以上人員監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人須在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字.

　　十、獎(jiǎng)勵(lì)和處罰

　　1.把檔案歸檔工作納入所年度考核工作之中,半年檢查一次部門(mén)預(yù)立卷情況,每二年進(jìn)行一次檢查評(píng)比.對(duì)能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和及時(shí)完成文書(shū)整理歸檔工作的部門(mén)和兼職檔案員,予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì).

　　2.凡沒(méi)有完成年度歸檔任務(wù)或歸檔不符合要求的部門(mén)及個(gè)人,取消年終評(píng)先資格.由檔案室提供歸檔證明,通報(bào)人事處和所綜合辦公室,由人事處負(fù)責(zé)把關(guān)執(zhí)行.

　　十一、本細(xì)則適用于本所文書(shū)檔案工作,由綜合檔案室解釋.

　　十二、本細(xì)則與上級(jí)檔案管理有關(guān)規(guī)定不符時(shí),按上級(jí)規(guī)定執(zhí)行.

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4. 檔案室管理實(shí)施細(xì)則

5. 干部檔案管理規(guī)定

6. 檔案管理規(guī)定

文書(shū)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)要求是

項(xiàng)目文件的整理原則，建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進(jìn)行整理。建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別整理，勘察、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理，施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專(zhuān)業(yè)、階段整理；檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理，歸檔項(xiàng)目文件質(zhì)量要求，需要長(zhǎng)期保存的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，歸檔文件材料的載體和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合耐久性要求，不能用熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)的字跡，工程項(xiàng)目文件資料必須使用原件歸檔，并應(yīng)加蓋單位公章，如有特殊原因不能使用原件的應(yīng)在備考表中注明原件存放處，工程竣工報(bào)告、驗(yàn)收證書(shū)、交接書(shū)、合同、協(xié)議等要履行雙方簽字手續(xù)，合同、協(xié)議等應(yīng)為正本歸檔，不應(yīng)是復(fù)印件歸檔，歸檔的文件材料是傳真件（熱敏紙）、復(fù)寫(xiě)紙的必須復(fù)印，與原件一同歸檔，設(shè)計(jì)變更通知單要求齊全、完整，與竣工圖上注釋內(nèi)容相符，編制的竣工圖應(yīng)圖面整潔，線(xiàn)條字跡清晰，圖紙色度反差良好，并能滿(mǎn)足計(jì)算機(jī)掃描要求，圖紙折疊前均要按藍(lán)圖線(xiàn)裁切整齊。

怎樣整理檔案

1、系統(tǒng)排列和編目

在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

2、局部調(diào)整

對(duì)于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過(guò)管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT(mén)質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量;另一方面，某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長(zhǎng)，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對(duì)其進(jìn)行整理。

3、全過(guò)程整理

檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件，這就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過(guò)程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類(lèi)、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

整理過(guò)程

1、折疊整理“”按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。

2、折疊來(lái)源原則：把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理的原則。

3、折疊檔案實(shí)體分類(lèi)：根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類(lèi)。

4、折疊立檔單位：構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。

5、折疊聯(lián)合全宗：由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。

6、折疊匯集全宗：由若干個(gè)文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。

7、折疊全宗群：由若干個(gè)具有時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體.

8、折疊案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。

9、折疊立卷：將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過(guò)程。

10、折疊卷內(nèi)備考表：卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。

11、折疊檔號(hào)：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

檔案怎樣整理分類(lèi)規(guī)則

檔案整理分類(lèi)規(guī)則：

在整理檔案分類(lèi)的時(shí)候，我們應(yīng)根據(jù)資料中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)目錄 的編制提高檔案管理中的查詢(xún)及搜索功能.另外在檔案管理中分類(lèi)、轉(zhuǎn)定等工作有著不同的原則管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理的準(zhǔn) 則進(jìn)行檔案的管理、儲(chǔ)存及銷(xiāo)毀工作以此提高檔案管理工作的規(guī)范性。

在管理工作中相關(guān)人員應(yīng)明確檔案具有很多種類(lèi)型不同類(lèi)型的檔案基本資料不同. 雖然其種類(lèi)與機(jī)密程度之間存在著些許的差異但是相對(duì)于檔案管理人員而言檔案管理是 對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行提取與整理。以此為相關(guān)人員查詢(xún)企業(yè)發(fā)展資料提供一定的便捷性，為提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性確保管理人員可以按照相關(guān)的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、儲(chǔ)存、管理及銷(xiāo)毀, 企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)使其具有一定的管理技巧進(jìn)而提高管理質(zhì)量。

檔案管理人員應(yīng)該在檔案管理工作中應(yīng)應(yīng)該通過(guò)自主學(xué)習(xí)及參與培訓(xùn)的方式及時(shí)的更新自身的管理方法，根據(jù)本單位的實(shí)際情況來(lái)選擇整理分類(lèi)。