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檔案整理的原則

時(shí)間:2023-01-26 作者:老師 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

檔案整理的原則

檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則:
1、檔案工作要維護(hù)檔案完整與安全,便于社會(huì)各方面的利用,實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理是我國檔案工作的組織原則和管理體制,也是我國檔案工作的一大特點(diǎn);
2、維護(hù)檔案完整與安全,是檔案工作的基本要求,保證檔案的完整與安全,能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ);
3、便于社會(huì)各方面對檔案的利用,滿足社會(huì)對檔案的需要,是檔案工作的根本目的,是否便于社會(huì)各方面對檔案的利用,是檢驗(yàn)檔案工作效果的重要標(biāo)準(zhǔn);
4、檔案工作的基本原則,影響和決定檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的具體原則和辦法。

法律依據(jù)
《中華人民共和國檔案法》
第六條 國家鼓勵(lì)和支持檔案科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新,促進(jìn)科技成果在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用,推動(dòng)檔案科技進(jìn)步。
國家采取措施,加強(qiáng)檔案宣傳教育,增強(qiáng)全社會(huì)檔案意識。
國家鼓勵(lì)和支持在檔案領(lǐng)域開展國際交流與合作。第八條 國家檔案主管部門主管全國的檔案工作,負(fù)責(zé)全國檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào),建立統(tǒng)一制度,實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
縣級以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作,對本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的檔案,并對所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第二十二條 非國有企業(yè)、社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)等單位和個(gè)人形成的檔案,對國家和社會(huì)具有重要保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的,檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對保管條件不符合要求或者存在其他原因可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的,省級以上檔案主管部門可以給予幫助,或者經(jīng)協(xié)商采取指定檔案館代為保管等確保檔案完整和安全的措施;必要時(shí),可以依法收購或者征購。
前款所列檔案,檔案所有者可以向國家檔案館寄存或者轉(zhuǎn)讓。嚴(yán)禁出賣、贈(zèng)送給外國人或者外國組織。
向國家捐獻(xiàn)重要、珍貴檔案的,國家檔案館應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定給予獎(jiǎng)勵(lì)。

工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么?

1)歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定:

①歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過程

②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理,并應(yīng)組成符合要求的案卷。

2)歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定:

①根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn),歸檔可以分階段分期進(jìn)行,也可以在單位或分部工程通過竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。

②勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí),施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前,將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

3)勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后,

建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

4)工程檔案一般不少于兩套,一套由建設(shè)單位保管,一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。

5)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時(shí),應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。

6)凡設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件,應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨(dú)立卷歸檔。

工程管理文件資料分類:

1)工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料,歸工程部合同專業(yè);

檔案整理的原則

2)圖象、照片、錄象,歸綜合管理部(工程結(jié)束時(shí)歸檔資料管理人員);

3)行政文件,歸綜合管理部;

4)工程施工技術(shù)及管理資料(音像資料等除外),歸工程部。

以上內(nèi)容參考:百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范

歸檔文件整理的整理原則

日常文件歸檔的基本原則是:及時(shí)歸檔,文件齊全、完整,分類準(zhǔn)確。

整理方法:

1、裝訂:

歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí),正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來文在后。

2、分類:

歸檔文件可以采用年度-機(jī)構(gòu)(問題)-保管期限或保管期限-年度-機(jī)構(gòu)(問題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

擴(kuò)展資料:

機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是:

(一)上級機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料,任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料,供工作參考的抄件等;

(二)本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件,無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件,一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿;無特殊保存價(jià)值的信封,不需辦理的一般性人民來信、電話記錄,機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料,有關(guān)工作參考的文件材料;

(三)同級機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料;

檔案整理的原則

(四)下級機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡報(bào)、情況反映,抄報(bào)或越級抄報(bào)的文件材料。

參考資料來源:百度百科-文件歸檔

電子檔案管理的原則什么

電子檔案管理的原則什么

近年來,隨著辦公自動(dòng)化的普 及,電子檔案的數(shù)量不斷增加,這就對電子檔案的管理工作提出了更高的要求。以下我為大家整理了電子檔案管理的原則,希望對大家有所幫助!

電子檔案的管理原則

1、檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的原則。

即分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一,并分門別類按各卷順序編制電子檔案順序號。電子檔案順序號應(yīng)包含盡可能多的信息特征,具有規(guī)范性、通用性和合理性。此外,電子檔案順序號的容量應(yīng)具有超前性,能滿足未來電子檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。

2、嚴(yán)密的監(jiān)察。

會(huì)計(jì)電子檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程應(yīng)要求對操作活動(dòng)進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)察和檢查。其包括定期地對控制臺(tái)記錄、作業(yè)記錄和實(shí)施記錄加以審查和比較。

3、應(yīng)急規(guī)則。

應(yīng)制定適宜的計(jì)劃和規(guī)程來應(yīng)對程序、文件和設(shè)備遭受火災(zāi)、水災(zāi)、斷電、通訊中斷、盜竊等突然事故和緊急情況。典型的應(yīng)急措施包括文件備份、程序備份、備份與原件分開存放等方面的要求。

4、數(shù)據(jù)文件標(biāo)準(zhǔn)控制。

文件的.處置規(guī)則是用來防止數(shù)據(jù)文件被誤用、損毀等情況的,包括文件名、保留日期、文件重建、存放地點(diǎn)等方面的規(guī)則。所有的文件均應(yīng)由保管員在檔案室加以保管,并嚴(yán)格限制別人接觸文件。

電子檔案的用途

虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體,是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng),只有引入正確的軟件,硬件與足夠的背景細(xì)節(jié),這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端,以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。

電子檔案要點(diǎn)

1、應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)公共的,獨(dú)立與應(yīng)用的檔案管理信息化平臺(tái),以支撐各類業(yè)務(wù)所涉及的,實(shí)體和虛擬的檔案信息化管理,從而實(shí)現(xiàn)“實(shí)體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。

2、電子檔案涉及的“檔案源”包括:電子化的實(shí)體檔案(照片、掃描件、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件),檔案化的電子信息(版式數(shù)據(jù)文件),結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(從應(yīng)用中卸載,且能夠加載重用的數(shù)據(jù)庫文件)等。

3、具有保存價(jià)值的歷史記錄和作為法律依據(jù)的電子信息(表證單書),必須能夠具備檔案的屬性:“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息;是直接形成的歷史紀(jì)錄”,且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現(xiàn)性。

4、將作為檔案管理的電子信息必須要經(jīng)過一個(gè)歸檔過程處理后才能稱之為電子檔案,否則,只能稱其為文件,這個(gè)過程主要是將每件電子信息,封裝成為以卷為單位的檔案基本單位,并且每個(gè)卷都有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)(電子封面)。

5、電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息,還要實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化管理,以及電子信息和實(shí)體檔案的關(guān)聯(lián)管理。

檔案工作的基本原則是什么

檔案工作的基本原則是:

實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則,維護(hù)檔案完整與安全,便于社會(huì)各方面的利用。

它的工作具體內(nèi)容是指檔案業(yè)務(wù)工作所包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用等工作,通常稱為八個(gè)環(huán)節(jié)。

前六個(gè)環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作,后兩個(gè)環(huán)節(jié)為編研利用工作。

擴(kuò)展資料

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說,是一項(xiàng)管理性的工作,服務(wù)性的工作,政治性的工作。

檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富,檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用,它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)。

但檔案管理系統(tǒng)不是孤立的,而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù),是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。

在社會(huì)歷史的各個(gè)階段,檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù),否則就不會(huì)存在,也難以發(fā)展。在階級社會(huì)中,檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益,為一定的統(tǒng)治階級所掌握,為一定階級的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù),這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。

由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益,所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求,一部分檔案不對外開放,而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

參考資料來源:深圳市檔案館--4.我國檔案工作的基本原則是什么?

參考資料來源:百度百科--機(jī)關(guān)檔案工作

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