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根據(jù)公司文件檔案管理的原則:
首先查閱公司對(duì)于文件管理的制度——該標(biāo)書(shū)是否屬于機(jī)密文件?存檔時(shí)間為多長(zhǎng)?如果沒(méi)有相關(guān)制度,可以參考以下做法:
一般來(lái)說(shuō),公司招標(biāo)或是投標(biāo)的相關(guān)文件即便是招標(biāo)已經(jīng)結(jié)束,也應(yīng)存檔在相關(guān)部門(mén)(負(fù)責(zé)招標(biāo)的部門(mén)或統(tǒng)一在行政部),多余文檔應(yīng)統(tǒng)一銷(xiāo)毀,不應(yīng)將該范本外部流傳。
1、保存一份完整標(biāo)書(shū)的紙質(zhì)文檔、及電子文檔——建立招標(biāo)項(xiàng)目的檔案盒。
2、如果公司已經(jīng)存檔相關(guān)文件后,仍富余大量,可考慮由指定部門(mén)的專人集中銷(xiāo)毀(用碎紙機(jī)等,不建議拿這個(gè)賣(mài)廢紙,涉及泄密問(wèn)題)
以上為一般公司對(duì)于較機(jī)密文件(含標(biāo)書(shū))的處理方式,請(qǐng)根據(jù)自己公司的需要進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。如確實(shí)上面不涉及什么公司信息,僅僅是一個(gè)招標(biāo)初步的意向文書(shū)的話,可以賣(mài)廢紙,也是從另一角度的節(jié)約嘛。
分為紙質(zhì)和電子版兩種,文件包括:
1、招標(biāo)邀請(qǐng)(如果有)
2、招標(biāo)文件
3、招標(biāo)文件澄清問(wèn)題
4、招標(biāo)文件澄清答復(fù)
5、投標(biāo)文件
6、投標(biāo)文件澄清問(wèn)題
7、投標(biāo)文件澄清答復(fù)
8、中標(biāo)通知書(shū)(如果有)
我不認(rèn)為招投標(biāo)材料要?dú)w入文書(shū)檔案,如果需要招投標(biāo)那一定是比較大的基建項(xiàng)目、設(shè)備、科研等,這些資料應(yīng)該與這些項(xiàng)目歸在一起呀,應(yīng)該是放入基建、設(shè)備或科研中。
設(shè)備檔案要?dú)w的內(nèi)容,你可以根據(jù)設(shè)備購(gòu)置的整個(gè)過(guò)程,能產(chǎn)生哪些資料,哪些資料是較重要的,再篩選,留下那些重要的。大型設(shè)備需要批復(fù)的,那是一定要?dú)w檔的,那些招投標(biāo)書(shū)、合同等是必須的。
投標(biāo)書(shū)包括:投標(biāo)函,投標(biāo)函附錄,授權(quán)委托書(shū),投標(biāo)報(bào)價(jià),公司資質(zhì)證書(shū)、安全生產(chǎn)合格證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)程式碼證,銀行資信證明,擬任專案經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、五大員證書(shū)(法人、專案經(jīng)理、安全員一般還要安全生產(chǎn)考核合格證),公司近三年工程業(yè)績(jī),類(lèi)似工程經(jīng)驗(yàn),近三年財(cái)務(wù)報(bào)表,公司機(jī)械裝置情況及擬用于本工程機(jī)械裝置情況,投標(biāo)保證金收據(jù)影印件(原件帶在身上備查)。 投標(biāo)書(shū)必須要按招標(biāo)檔案格式編制,不能改變順序,要你提供的資料必須提供,對(duì)提問(wèn)必須做肯定回答,不能做否定回答,也不能采用模棱兩可的中性回答。 對(duì)招標(biāo)書(shū)中的合同條款的響應(yīng)一般包含在投標(biāo)函或投標(biāo)函附錄里面,如果包含在投標(biāo)函里面,你把投標(biāo)函照樣打印出來(lái),蓋公章和法人私章(或者委托人私章)裝進(jìn)投標(biāo)書(shū)里就可以了,需要填空的一定要做肯定回答。如果包含在投標(biāo)函附錄里面,你把投標(biāo)函附錄表格填好,一定做肯定回答,蓋好公章和私章裝進(jìn)投標(biāo)書(shū)里就可以了。 如果招標(biāo)書(shū)中投標(biāo)檔案格式?jīng)]有對(duì)合同條款的響應(yīng)檔案格式,你就不要刻意列印什么檔案(承諾書(shū))表示本公司對(duì)合同條款積極響應(yīng),因?yàn)檎袠?biāo)書(shū)中有合同條款格式。你參加投標(biāo)了就是對(duì)招標(biāo)檔案的認(rèn)同、對(duì)招標(biāo)檔案的響應(yīng),對(duì)招標(biāo)檔案的響應(yīng)也就是對(duì)合同條款的響應(yīng)。招標(biāo)檔案同樣具有法律約束力。 投標(biāo)書(shū)一定要按招標(biāo)書(shū)中投標(biāo)檔案格式填寫(xiě)、編制、裝訂。
不需要 招標(biāo)書(shū)中附帶的采購(gòu)合同是指導(dǎo)簽訂合同使用的
投標(biāo)檔案必須對(duì)招標(biāo)檔案做完全響應(yīng),合同是招標(biāo)檔案的一部分,你的招標(biāo)檔案必須同意合同的所有條款,不能增加或者減少合同條款。 意思就是這樣,具體的文字靠自己組織語(yǔ)言了。建議你找出公司以前的做的投標(biāo)檔案和招標(biāo)檔案來(lái)對(duì)照著看,學(xué)學(xué)前輩是怎么做的。
可以把招標(biāo)書(shū)中要求響應(yīng)的那部分復(fù)制下來(lái),在每個(gè)需要響應(yīng)的話下面注明:響應(yīng)招標(biāo)檔案要求,完全滿足招標(biāo)人要求等字句。如果可以擴(kuò)充套件地說(shuō)說(shuō)怎樣滿足,或有什么超過(guò)招標(biāo)人要求的話答出來(lái)更好。
一般不需要單獨(dú)填寫(xiě)宣告,在商務(wù)、技術(shù)偏離表中注明偏離即可,除非招標(biāo)檔案中有明確規(guī)定。 如有規(guī)定,則按商務(wù)、技術(shù)逐條列明并標(biāo)注偏離后的內(nèi)容即可。但偏離可能會(huì)導(dǎo)致投標(biāo)被拒絕。
根據(jù)招標(biāo)檔案的格式及詳細(xì)要求 填寫(xiě)固定的表格 按照表格要求在指定位置放指定的證件的掃描件 根據(jù)詳細(xì)章節(jié)要求完成各個(gè)部分的檔案資料 最終組成投標(biāo)檔案
先看標(biāo)書(shū)有沒(méi)有要求商務(wù)條款逐條響應(yīng)的,如果沒(méi)有要求,你可以挑一些 招標(biāo) 檔案中重要的商務(wù)條款填進(jìn)去,再用第一人稱響應(yīng)一下。 比如:專案名稱、編號(hào)、有效期、保證金、 付款方式 等重要條款列進(jìn)去。 商務(wù)偏離表的填寫(xiě)方法 商務(wù)偏離表中所稱商務(wù)條款是指對(duì)本招標(biāo)檔案中的交貨時(shí)間及地點(diǎn)、履約驗(yàn)收、資金結(jié)算、合同主要條款等的響應(yīng)。 主要填寫(xiě)以下幾條: 1. 交貨時(shí)間、地點(diǎn)(對(duì)應(yīng)于合同第三條,填寫(xiě)在“投標(biāo)響應(yīng)”欄); 2. 交貨方式(對(duì)應(yīng)于合同第三條,在“招標(biāo)檔案的商務(wù)條款”欄填寫(xiě)“甲方指定地點(diǎn)”,“投標(biāo)響應(yīng)”欄填寫(xiě)響應(yīng)情況); 3. 故障響應(yīng)時(shí)間(對(duì)應(yīng)于合同第五條,在“投標(biāo)響應(yīng)”欄填寫(xiě)“在接到故障電話后XX 小時(shí)內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)提供現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)”,XX 為投標(biāo)人的承諾時(shí)間); 4. 裝置質(zhì)保期(對(duì)應(yīng)于合同第五條,填寫(xiě)在“投標(biāo)響應(yīng)”欄); 5. 培訓(xùn)計(jì)劃(對(duì)應(yīng)于合同第五條,在“招標(biāo)檔案的商務(wù)條款”欄填寫(xiě)“提供完整的培訓(xùn)計(jì)劃,為甲方培訓(xùn)1至2名系統(tǒng)維護(hù)、操作人員,直至能獨(dú)立操作裝置”,在“投標(biāo)響應(yīng)”欄填寫(xiě)響應(yīng)情況); 6. 升級(jí)服務(wù)(對(duì)應(yīng)于第六部分評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)中服務(wù)承諾部分,在“招標(biāo)檔案的商務(wù)條款”欄填寫(xiě)“承諾裝置系統(tǒng)軟體和特征庫(kù)等提供終身免費(fèi)升級(jí)服務(wù)”。 檔案要求 商務(wù)部 分可以寫(xiě) 招標(biāo) 檔案中所有的商務(wù)條款,差異寫(xiě) 投標(biāo)檔案與招標(biāo)檔案的商務(wù)條款無(wú)差異,原因說(shuō)明就寫(xiě)無(wú)檔案要求技術(shù)部分可以把 招標(biāo) 檔案里面的技術(shù)條款逐一寫(xiě)進(jìn)去,差異寫(xiě)無(wú) 投標(biāo)檔案與招標(biāo)檔案的技術(shù)條款無(wú)差異(如果有的話,可以標(biāo)明,寫(xiě)正偏離)原因說(shuō)明可以寫(xiě)無(wú),(如果你有正偏離,可以說(shuō)明一下優(yōu)于 招標(biāo) 檔案等等)。 《商務(wù)應(yīng)答表》序號(hào) : 自行編寫(xiě)或者按照招標(biāo)檔案中關(guān)于這一條的序號(hào)填寫(xiě) 。 招標(biāo)要求 : 照抄招標(biāo)檔案中的要求。
潛在投標(biāo)人購(gòu)買(mǎi)招標(biāo)檔案后,參加投標(biāo)成為投標(biāo)人,既表示愿意接受招標(biāo)檔案的要求,也視作接受了招標(biāo)檔案中的合同條款,該部分合同條款將作為中標(biāo)后簽訂合同的內(nèi)容。為了謹(jǐn)慎期間,或招標(biāo)人有要求,可在投標(biāo)檔案中再次重申,以承諾書(shū)格式或招標(biāo)人要求的格式接受招標(biāo)檔案中的合同條款。
招標(biāo)書(shū)是招標(biāo)檔案的俗稱,投標(biāo)書(shū)類(lèi)似。 正式的用法是: 招標(biāo)檔案:Invitation for Bidding Documents/Proposal 投標(biāo)檔案:Bidding Documents/Proposal 希望對(duì)你有幫助
很簡(jiǎn)單的,在招投標(biāo)網(wǎng)站上下載一份招標(biāo)檔案,然后改成你需要招標(biāo)的工程所需要的內(nèi)容就可以了
以下是投標(biāo)文件怎么制作的方法:
1、根據(jù)招標(biāo)文件,統(tǒng)計(jì)投標(biāo)需要的材料,列出清單。
2、電腦打開(kāi)利用Word制作投標(biāo)書(shū),先制作封面投標(biāo)書(shū),進(jìn)行排版標(biāo)書(shū)字體選擇大號(hào)黑色加粗字體,投標(biāo)項(xiàng)目、投標(biāo)單位、投標(biāo)法定代表人列在封面。
3、封面文檔做好以后,開(kāi)始制作投標(biāo)文書(shū)總目錄一共分為幾章每章幾小節(jié)分別在哪一頁(yè),招標(biāo)單位通過(guò)目錄可以清晰的了解內(nèi)容,比如第一章投標(biāo)書(shū)第一節(jié)公司簡(jiǎn)介、第二節(jié)公司報(bào)價(jià)、第三節(jié)報(bào)價(jià)說(shuō)明,第二章施工組織設(shè)計(jì)第一節(jié)公司概況、第二節(jié)施工方案,最后標(biāo)書(shū)附施工圖紙、公司制度、公司資質(zhì)及證書(shū)照片等。
4、根據(jù)總目錄,分別對(duì)每章每節(jié)內(nèi)容進(jìn)行Word打字編輯。
5、所有內(nèi)容編輯完成以后進(jìn)行確認(rèn)檢查數(shù)據(jù)是否完整,圖片是否清晰,字體有無(wú)錯(cuò)別字。
6、標(biāo)書(shū)檢查完成以后,進(jìn)行打印機(jī)打印,然后裝訂成冊(cè),找投標(biāo)法人簽字蓋章郵寄或送達(dá)招標(biāo)單位指點(diǎn)地點(diǎn),等待開(kāi)標(biāo)結(jié)果。
(全國(guó)總部)河南省鄭州市金水區(qū)博雅廣場(chǎng)4號(hào)樓1104
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