業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)則

審計業(yè)務(wù)檔案的整理方法

檔案管理工作看似簡單，其實有許多學(xué)問在里面。下面就為大家整理了一些審計業(yè)務(wù)檔案的整理方法，希望對大家有所幫助!

一、分類排序

審計項目檔案材料的整理，應(yīng)遵循審計成文規(guī)律和特點，并保持文件材料之間的有機聯(lián)系，按照結(jié)論類、證明類、立項類、備查類四個單元進行排列，并按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原則排序。實踐中按以下單元分類歸檔排序比較合理：

第一單元：結(jié)論類文件材料(凡帶★號的條目為必備文件材料)

1.上級機關(guān)(領(lǐng)導(dǎo))對審計項目形成的審計報告、審計決定、審計移送及《審計要情》、《專題報告》等審計信息的.批示、簽報

2.審計情況報告及審計情況報告代擬稿

審計結(jié)果報告及審計結(jié)果報告代擬稿

審計綜合報告及審計綜合報告代擬稿

3.審計報告★

審計報告代擬稿

審計報告送達回證★

業(yè)務(wù)部門復(fù)核意見書★

審計組對被審計對象反饋意見的說明

被審計單位對審計報告(征求意見稿)的答復(fù)

審計報告征求意見書、審計報告征求意見稿及送達回證★

審計組審計報告

4.審計決定書★

審計決定書代擬稿

審計決定書送達回證★

5.審計移送處理書

審計移送處理書代擬稿

審計移送處理書送達回證

6.審計移送處理書審理意見書

審計項目審理意見書★

審理意見采納情況說明書

7.審計業(yè)務(wù)會議紀要★

8.審計組會議記錄★

9.重要管理事項記錄

第二單元 證明類文件材料

10.被審計單位承諾書★

11.匯總工作底稿★

12.審計工作底稿及審計證據(jù)★

13.審計移送處理書附件原始取證單

14.《審計要情》、《專題報告》涉及問題的證據(jù)材料

15.舉報問題情況核實材料或取證材料

16.查詢被審計單位銀行存款、賬戶有關(guān)資料

第三單元 立項類文件資料

17.上級審計機關(guān)或本級政府的指令性文件

舉報材料及領(lǐng)導(dǎo)批示

審計工作方案

審計工作方案調(diào)整及相關(guān)材料

審計報告模板

18.調(diào)查了解記錄★

調(diào)查了解記錄及相關(guān)的審計取證

19.審計實施方案★

審計實施方案調(diào)整說明及相關(guān)材料

20.審計通知書及送達回證★

審計通知書代擬稿

授權(quán)審計通知書

第四單元 備查類文件資料

21.審計結(jié)果公告

22.審計整改情況報告

審計整改檢查取證資料

被審單位整改情況報告

23.審計宣傳信息

24.審計工作報告

25.相關(guān)部門出臺的管理制度、辦法

26.審計移送案件受理、立案、起訴及判決、處理處分材料

27.審計評估表、測算表

28.被審計單位自查報告或自查表

二、加工整理

首先應(yīng)檢查每一份檔案資料，察看是否留有充分的裝訂線;其次應(yīng)對紙張破損、幅面不規(guī)則或字跡模糊的檔案材料進行加工處理。具體應(yīng)注意做好以下幾項工作：

1. 確定每份審計工作底稿及附件審計取證材料的順序，避免把資料放錯位置，同時撤出冗余資料。

2.對紙張破損或字跡模糊不清的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)附在原件后并注明復(fù)制原因。

3.幅面過大的檔案材料應(yīng)進行折疊或剪裁，保證每頁最終都為A4紙大小。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。

4.幅面過小的材料應(yīng)進行托舉。有些材料幅面太小，無法裝訂，應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。

5.裝訂邊線過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊。

6. 拆除檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物。

三、編寫目錄

編寫目錄包括分卷、編頁、編目三個過程：

1.分卷。在所有資料都已經(jīng)齊全并且符合歸檔要求時，就可以分卷了。同類檔案如果太厚，應(yīng)該分成多卷裝訂(并于編目時在文件標題或備注中注明分卷順序)。分卷裝訂時，必須保證同一份材料分在同一卷中。每卷厚薄以恰好能裝進檔案卷夾為宜，卷夾背脊等整體應(yīng)做到不凹不凸。

2.編頁。每卷材料應(yīng)獨立編頁以便于查閱，編寫頁碼要用鉛筆以便于修改;頁碼標記應(yīng)在材料的正面右上角、背面左上角，字體不能過大或者過小，過大影響美觀，過小則可能在掃描后的電子檔案中顯示不清晰。

3.編目。檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項編寫目錄，做到目錄清楚，填寫準確。目錄包括順序號、文件作者、收發(fā)文號、頁碼、文件標題、文件日期、備注等。填寫“順序號”用阿拉伯?dāng)?shù)字;“文件作者”填寫單位、處科股室或?qū)徲嫿M名稱;“收發(fā)文號”有文號的填寫，沒有的不填;“頁碼”按照編好的頁數(shù)如實填寫;“文件標題”根據(jù)材料題目或主要內(nèi)容填寫，標題必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點;“文件時間”填寫材料落款的具體年月日時間;“備注”填寫需要說明的情況。

四、裝訂成冊

裝訂時將檔案目錄置于卷首，卷內(nèi)材料按目錄順序排列，左邊、下邊對齊，置于檔案卷夾在左側(cè)打孔裝訂。裝訂應(yīng)嚴格按照“牢固、整齊、美觀，不丟頁、不錯頁、不倒頁、不壓字、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用”的要求進行

律師業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔辦法

第一章　總則第一條　律師業(yè)務(wù)檔案，是律師進行業(yè)務(wù)活動的真實記錄，反映律師維護國家法律正確實施，維護委托人合法權(quán)益的情況，體現(xiàn)律師的基本職能和社會作用。為加強對律師業(yè)務(wù)檔案的管理，制定本辦法。第二條　律師承辦業(yè)務(wù)形成的文件材料，必須嚴格按照本辦法規(guī)定的要求立卷歸檔。
　　立卷歸檔工作由承辦律師或助理律師負責(zé)。第三條　律師業(yè)務(wù)檔案分訴訟、非訴訟和涉外三類。訴訟類包括刑事（含刑事辯護和刑事代理）、民事代理、經(jīng)濟訴訟代理、行政訴訟代理四種；非訴訟類包括法律顧問、仲裁代理、咨詢代書、其他非訴訟業(yè)務(wù)四種；涉外類根據(jù)具體情況按前二類確定。第四條　律師業(yè)務(wù)檔案按年度和一案一卷、一卷一號原則立卷。
　　兩個以上律師共同承辦同一案件或同一法律事務(wù)一般應(yīng)合并立卷，但不同律師事務(wù)所（法律顧問處）律師合辦的法律事務(wù)除外。
　　律師承辦跨年度的業(yè)務(wù)，應(yīng)在辦結(jié)年立卷。
　　律師擔(dān)任常年法律顧問，應(yīng)做到一單位一卷。第五條　律師承辦業(yè)務(wù)中使用的各種證明材料、往來公文、談話筆錄、調(diào)查記錄等，都必須用鋼筆或毛筆書寫、簽發(fā)，要求字體整齊、清晰。第二章　案卷材料的收集、整理和排列順序第六條　律師接受委托并開始承辦法律事務(wù)時，即應(yīng)同時注意收集保存有關(guān)材料，著手立卷的準備工作。第七條　律師應(yīng)在法律事務(wù)辦理完畢后，即全面整理、檢查辦理該項法律事務(wù)的全部文書材料，要補齊遺漏的材料，去掉不必立卷歸檔的材料。第八條　律師立卷歸檔過程中，內(nèi)容相同的文字材料一般只存一份，但有領(lǐng)導(dǎo)同志批示的材料除外。第九條　下列文書材料，不必立卷歸檔：
一、委托律師辦理法律事務(wù)前有關(guān)詢問如何辦理委托手續(xù)的信件、電文、電話記錄、談話記錄以及復(fù)函等；
二、沒有參考價值的信封；
三、其他律師事務(wù)所（法律顧問處）委托代查的有關(guān)證明材料的草稿；
四、未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿，歷次修改草稿（定稿除外）。第十條　對已提交給人民法院、仲裁機構(gòu)或有關(guān)部門的證據(jù)材料，承辦律師應(yīng)將其副本或復(fù)印件入卷歸檔。第十一條　對不能附卷歸檔的實物證據(jù)，承辦律師可將其照片及證物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、特征、保管處所、質(zhì)量檢查證明等記載或留存附卷后，分別保管。第十二條　律師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照案卷封面、卷內(nèi)目錄、案卷材料、備考表、卷底的順序排列。案卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按照訴訟程序的客觀進程或時間順序排列。具體順序為：
一、刑事卷
　　1．律師事務(wù)所（法律顧問處）批辦單；
　　2．收費憑證；
　　3．委托書或指定書；
　　4．閱卷筆錄；
　　5．會見被告人、委托人、證人筆錄；
　　6．調(diào)查材料；
　　7．承辦人提出的辯護或代理意見；
　　8．集體討論記錄；
　　9．起訴書、上訴書；
　　10．辯護詞或代理詞、
　　11．出庭通知書；
　　12．裁定書、判決書；
　　13．上訴書、抗訴書；
　　14．辦案小結(jié)。
二、民事代理卷
　　1．律師事務(wù)所（法律顧問處）批辦單；
　　2．收費憑證；
　　3．委托書（委托代理協(xié)議、授權(quán)委托書）；
　　4．起訴書、上訴書或答辯書；
　　5．閱卷筆錄；
　　6．會見當(dāng)事人談話筆錄；
　　7．調(diào)查材料（證人證言、書證）；
　　8．訴訟保全申請書、證據(jù)保全申請書、先行給付申請書和法院裁定書；
　　9．承辦律師代理意見；
　　10．集體討論記錄；
　　11．代理詞；
　　12．出庭通知書；
　　13．庭審筆錄；
　　14．判決書、裁定書、調(diào)解書、上訴書；
　　15．辦案小結(jié)。
三、法律顧問卷
　　1．聘方的申請書、聘書或續(xù)聘書；
　　2．聘請法律顧問協(xié)議；
　　3．聘方基本情況介紹材料；
　　4．收費憑證；
　　5．辦理各類法律事務(wù)（如起草規(guī)章、審查合同、參與談判、代理解決糾紛、提供法律建議或法律意見、咨詢或代書等）的記錄和有關(guān)材料；
　　6．協(xié)議存續(xù)、中止、終止的情況；
　　7．工作小結(jié)。
四、其他非訴訟法律事務(wù)
　　1．委托書；
　　2．收費憑證；
　　3．與委托人談話筆錄；
　　4．委托人提供的證據(jù)材料；
　　5．調(diào)查材料；
　　6．律師出具的法律意見，或草擬的法律文書、辦理具體法律事務(wù)活動的記錄等；
　　7．工作小結(jié)。

企業(yè)檔案管理規(guī)定

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱,下面是我為你整理的企業(yè)檔案管理規(guī)定，希望對你有用!

企業(yè)檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務(wù)。

第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管、分級查閱的原則，進行網(wǎng)絡(luò)化管理。

第二章 檔案機構(gòu)及其職責(zé)

第五條 公司各部門指定專人負責(zé)檔案管理工作(即資料員)。

第六條 檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。

第七條 辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

第三章 檔案的管理

第八條 整理辦法：

1. 方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。

2. 步驟：

A. 收集

文書檔案：當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。企業(yè)科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。

B. 整理 根據(jù)分類和成立時間整理。

C. 分類 根據(jù)下述分類方法分類

D. 立卷 區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。

第九條 過程管理：

1. 屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。

2. 屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。

第十條 監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。

第十一條 銷毀：須報總經(jīng)理批準，銷毀時應(yīng)有兩人以上負責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。

第十二條 公司檔案的分類及編號：指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號要求操作。

第十三條 在業(yè)務(wù)中對外簽署的各種經(jīng)濟合同按《合同管理規(guī)定》處理。

第十四條 借閱：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

第十五條 分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權(quán)。

第四章 檔案備份制度

第十六條 公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。

第十七條 各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。

第十八條 備份盤與源盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。

第五章 處理條例

第十九條 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案

2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案

3. 涂改、偽造檔案

4. 未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者

5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)

第六章 責(zé)任

第二十一條 本制度適用于偉凡公司各員工各部門。

第二十二條 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司辦公室

第一責(zé)任人為各部門指定的資料員;

第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。

業(yè)務(wù)資料管理規(guī)定

為提高公司檔案管理水平，進一步加強業(yè)務(wù)資料歸檔的標準化和規(guī)范化建設(shè)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規(guī)定。

一、 業(yè)務(wù)資料歸檔責(zé)任主體

綜合業(yè)務(wù)部負責(zé)制定業(yè)務(wù)資料管理標準，對各業(yè)務(wù)部門資料歸檔工作進行指導(dǎo)、檢查和培訓(xùn)，各業(yè)務(wù)部門負責(zé)各類專業(yè)性和具體性業(yè)務(wù)資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。已經(jīng)辦結(jié)的項目，由業(yè)務(wù)部門歸檔完畢后按照規(guī)定時間上交辦公室統(tǒng)一保存。卷盒(夾)等耗材，統(tǒng)一由辦公室調(diào)配，業(yè)務(wù)部門申領(lǐng)。

二、 歸檔文件要求

1、 歸檔文件材料內(nèi)容必須真實、準確。

2、 歸檔文件材料要符合文件制作要求，標題、落款、時間(年、月、日)、印章、正文與附件、正式發(fā)文的定稿和簽發(fā)單、上級來文和承辦單、請示與批復(fù)以及專項成套材料等必須齊全完整。

3、 歸檔文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、書寫工整、字跡清晰。

4、 歸檔的文件字跡要符合長期保管需要，應(yīng)使用藍黑或碳素墨水、優(yōu)質(zhì)油墨書寫或制作，嚴禁使用易褪色的書寫材料。如：圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙、純藍(紅)墨水等書寫材料。

5、 歸檔文件材料紙張幅面應(yīng)符合要求，一般文件材料應(yīng)為A4紙，必要時可使用 A3紙，但歸檔應(yīng)折疊為A4紙大小。

三、 整理要求

1、 案卷題名

案卷題名要求簡練、準確，能夠概括揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容與成分。

案卷題名構(gòu)成形式：

(1)符合規(guī)范的名稱+業(yè)務(wù)類型

(2)出讓宗地編號+業(yè)務(wù)類型

(3)時間+業(yè)務(wù)類型

2、 卷內(nèi)文件排序

(1)歸檔文件目錄

歸檔文件目錄是包含卷內(nèi)文件題名及其他特征，并固定文件排列次序的表格。

(2)歸檔文件

卷內(nèi)歸檔文件一般按重要程度或時間順序排列。

密不可分的文件應(yīng)依序排列，即正件在前，附件在后;批復(fù)、批示在前，請示、報告在后;正式發(fā)文在前，簽發(fā)單在后;上級來文在前、承辦單在后;文字材料在前，圖樣在后。重要文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后。

(3)備考表

備考表是對本盒案卷材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行說明的文件。

3、 案卷裝訂

(1)卷盒

卷盒(夾)采用長×寬為315mm×235mm，其厚度可根據(jù)需要分別設(shè)置30mm、40mm或50mm的規(guī)格。

卷盒(夾)封面項目應(yīng)包括：案卷題名、編制單位、編制時間、保管期限、密級、立卷人。

(2)案卷裝訂

案卷裝訂前要先去除卷內(nèi)文件上的金屬物(訂書釘、大頭針等);

文件沒留裝訂線的要貼補加邊，破損的要裱糊好，幅面較大的要折疊整齊;

將歸檔文件目錄、歸檔資料左下取齊，用鉚釘裝訂機裝訂牢固，注意不倒置、不散頁、不壓字。

4、 電子文件刻錄

歸檔完成之后，需將案卷文件的電子版本刻錄在一次性寫入光盤等耐久載體上，光盤標簽寫明年份和案卷題名，一并裝入卷盒(夾)中。

金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為規(guī)范金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國商業(yè)銀行法》《中華人民共和國保險法》《中華人民共和國證券法》等相關(guān)法律，結(jié)合金融企業(yè)業(yè)務(wù)工作實際，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案，是指金融企業(yè)在貨幣金融、資本市場、保險、信托等金融業(yè)務(wù)辦理及服務(wù)活動中形成并具有保存價值的各種載體形式的記錄。 第三條 本規(guī)定適用于在中華人民共和國境內(nèi)依法設(shè)立的下列金融機構(gòu)：

(一)政策性銀行、商業(yè)銀行、農(nóng)村合作銀行、城市信用合作社、農(nóng)村信用合作社。

(二)證券公司、期貨公司、基金管理公司及其依法設(shè)立的從事資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)的子公司。

(三)保險集團(控股)公司、保險公司、保險資產(chǎn)管理公司、保險專業(yè)中介機構(gòu)。

(四)信托公司、金融資產(chǎn)管理公司、企業(yè)集團財務(wù)公司、金融租賃公司、消費金融公司、汽車金融公司、貨幣經(jīng)紀公司。

(五)從事匯兌業(yè)務(wù)、支付清算業(yè)務(wù)和基金銷售業(yè)務(wù)的公司。

(六)其他經(jīng)批準從事金融業(yè)務(wù)活動的企業(yè)。

第四條 金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案對維護金融企業(yè)和客戶利益，保護消費者權(quán)益，防控金融風(fēng)險，打擊經(jīng)濟犯罪，保障國家經(jīng)濟安全，促進經(jīng)濟和社會發(fā)展等具有十分重要的作用，是金融企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)由企業(yè)檔案部門實行集中統(tǒng)一管理。

第五條 各級檔案行政管理部門根據(jù)職責(zé)負責(zé)金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;各級金融業(yè)務(wù)監(jiān)督管理機構(gòu)及其派出機構(gòu)負責(zé)將金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理工作納入金融業(yè)務(wù)監(jiān)督管理制度、流程，與業(yè)務(wù)同監(jiān)管。

第六條 金融企業(yè)檔案部門或檔案工作歸口管理部門(以下統(tǒng)稱“檔案部門”)負責(zé)對本企業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門配合檔案部門組織實施。金融企業(yè)所屬各分支機構(gòu)檔案部門負責(zé)本分支機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作，并對所屬分支機構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

第七條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全統(tǒng)一的業(yè)務(wù)文件材料歸檔管理制度;將業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業(yè)務(wù)工作流程，列入業(yè)務(wù)工作或項目計劃，列入業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制，列入企業(yè)考核體系和獎懲制度，確保業(yè)務(wù)文件材料的完整歸檔。

第八條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全業(yè)務(wù)檔案保管、利用、鑒定、銷毀等工作的相關(guān)制度，確保業(yè)務(wù)檔案的真實、完整、有效和安全，滿足企業(yè)在證據(jù)、責(zé)任、信息、存史等方面的需要。

第九條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔或造成檔案損毀、丟失、泄密等行為，進行相應(yīng)的懲處。

第十條 金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和技能，并定期接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

第二章 業(yè)務(wù)文件材料的整理與歸檔

第十一條 金融企業(yè)應(yīng)依據(jù)法律、行政法規(guī)、國務(wù)院金融監(jiān)督管理部門和檔案行政管理部門的規(guī)章和規(guī)范性文件的要求，結(jié)合業(yè)務(wù)工作流程，制定本企業(yè)業(yè)務(wù)文件材料的歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案的保管期限表;當(dāng)業(yè)務(wù)范圍或工作流程發(fā)生變化時，應(yīng)及時修訂完善。

歸檔范圍和保管期限的確定，應(yīng)當(dāng)滿足國家對金融活動的監(jiān)管要求以及維護企業(yè)利益和客戶權(quán)益的需求;業(yè)務(wù)檔案保管期限不得短于相關(guān)法律、法規(guī)明確規(guī)定的保管期限;電子業(yè)務(wù)檔案的保管期限不短于同類紙質(zhì)檔案的保管期限。

第十二條 金融企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)按照遵循文件材料形成規(guī)律、保持文件材料之間的有機聯(lián)系、便于保管和查找利用的原則，依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定研究確定業(yè)務(wù)文件材料歸檔整理和分類編號方法，制訂相關(guān)標準并保持相對穩(wěn)定。

第十三條 金融企業(yè)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定，將應(yīng)當(dāng)歸檔文件材料按要求進行整理、立卷，定期移交本企業(yè)檔案部門集中管理，并辦理歸檔交接手續(xù)。具體歸檔時間可根據(jù)業(yè)務(wù)工作特點確定，除國家另有規(guī)定外，最遲不應(yīng)超過次年12月31日。

第十四條 金融企業(yè)文件材料歸檔一般一式一份，比較重要的或利用頻繁的文件材料可適當(dāng)增加份數(shù)。

第十五條 業(yè)務(wù)文件材料中屬于企業(yè)管理類的文件材料，原件存入管理類檔案，在與之相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案中可存放復(fù)印件并標明互見號。

第十六條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)按國家有關(guān)規(guī)定進行檔案著錄。

第十七條 紙質(zhì)和電子文件同步歸檔的，在文件內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致;僅為電子載體形式的業(yè)務(wù)檔案，須遵照國家有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的規(guī)定和標準執(zhí)行。

第十八條 金融企業(yè)建設(shè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)時，應(yīng)當(dāng)有檔案部門參與，由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關(guān)需求，確保所形成電子文件能夠歸檔，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。

第十九條 業(yè)務(wù)工作人員崗位變動時，應(yīng)當(dāng)及時辦理移交所負責(zé)業(yè)務(wù)工作的文件材料，并清退借閱未還的檔案。

第二十條 國內(nèi)依法投資設(shè)立的金融企業(yè)有海外機構(gòu)的應(yīng)當(dāng)建立海外機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理制度。

第三章 業(yè)務(wù)檔案的管理

第二十一條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)配備符合檔案保護和安全管理要求的業(yè)務(wù)檔案保管裝具和庫房，并保證庫房設(shè)施設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)。

第二十二條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)按有關(guān)要求做好電子業(yè)務(wù)檔案的存儲和安全管理，保證電子業(yè)務(wù)檔案的真實、完整、安全和可用，并對重要業(yè)務(wù)檔案進行異質(zhì)、異地備份，確保業(yè)務(wù)檔案安全。金融企業(yè)對檔案信息安全負最終責(zé)任。

第二十三條 金融企業(yè)將業(yè)務(wù)檔案管理外包的，應(yīng)當(dāng)嚴格審核承包方的信息安全保障能力和資質(zhì)。在簽訂合同協(xié)議時，應(yīng)當(dāng)明確有關(guān)檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責(zé)任和約定條款，以保障業(yè)務(wù)檔案的安全與利用。

嚴禁將涉及國家秘密的業(yè)務(wù)檔案外包或委托任何社會中介機構(gòu)保管。

第二十四條 金融企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)做好業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)計工作和對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的研究利用，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的完整性、準確性和連續(xù)性。

第二十五條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，逐步提高對電子業(yè)務(wù)檔案的管理水平。業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)的功能應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)規(guī)定。

第四章 業(yè)務(wù)檔案的利用、鑒定與處置

第二十六條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)編制業(yè)務(wù)檔案檢索工具，方便業(yè)務(wù)檔案的檢索與查詢。

第二十七條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)對業(yè)務(wù)檔案的查閱利用進行登記，對超權(quán)限利用應(yīng)履行審批手續(xù)。

第二十八條 金融企業(yè)檔案部門應(yīng)積極開展業(yè)務(wù)檔案的提供利用服務(wù)工作，加強對業(yè)務(wù)檔案的編研開發(fā)，滿足企業(yè)金融業(yè)務(wù)活動和管理工作的需要。

金融企業(yè)必須為有關(guān)業(yè)務(wù)監(jiān)管部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實、準確的業(yè)務(wù)檔案。

第二十九條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門和業(yè)務(wù)部門人員組成的檔案鑒定小組，對到期的業(yè)務(wù)檔案按照有關(guān)規(guī)定進行鑒定并形成鑒定報告;對確已失去保存價值的到期業(yè)務(wù)檔案，由企業(yè)負責(zé)人審批簽字后方可銷毀。銷毀檔案應(yīng)當(dāng)在指定地點并有專人負責(zé)監(jiān)督。對被銷毀的檔案應(yīng)當(dāng)?shù)怯浽靸裕⑴c鑒定報告一并永久保存。對雖已到期、但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)或有其他未了事項的業(yè)務(wù)檔案不得銷毀。對國家和社會具有重要保存價值的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)延長保管期限。

第三十條 金融企業(yè)因各種原因變更、終止的，應(yīng)當(dāng)按國家有關(guān)規(guī)定對業(yè)務(wù)檔案進行妥善處置。

第三十一條 未經(jīng)檔案行政管理部門許可，金融企業(yè)不得以任何方式和形式將涉及國家秘密的業(yè)務(wù)檔案攜帶出境。

工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么？

1）歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

①歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程

②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

2）歸檔時間應(yīng)符合下列規(guī)定：

①根據(jù)建設(shè)程序和工程特點，歸檔可以分階段分期進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。

②勘察、設(shè)計單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

3）勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機構(gòu)的要求對檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。

5）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

6）凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。

工程管理文件資料分類：

1）工程合同、協(xié)議、招投標文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時歸檔資料管理人員）；

3）行政文件，歸綜合管理部；

4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

以上內(nèi)容參考：百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。
概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》。“件”有兩種，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設(shè)二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。