檔案資料整理文員

檔案文員是負(fù)責(zé)接收、整理、編排、保管、保護(hù)、提供借閱檔案等。工作內(nèi)容：

1、負(fù)責(zé)起草公司行政會(huì)議及其他例會(huì)的會(huì)議紀(jì)要。

2、負(fù)責(zé)各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計(jì)工作，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

3、負(fù)責(zé)各類文件檔案的入庫(kù)工作并做好統(tǒng)計(jì)。

4、負(fù)責(zé)檔案的借閱、復(fù)制和利用，根據(jù)需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認(rèn)真做好使用記錄。

5、及時(shí)收集各類檔案，做好平時(shí)的立卷工作，并做好整理、修復(fù)、裝訂、編目和歸檔工作。

檔案文員的職業(yè)技能要求

1、專業(yè)技能。信息社會(huì)對(duì)檔案工作人員提出新要求，檔案工作人員不僅需要具備檔案學(xué)的業(yè)務(wù)知識(shí)，還需要具備多方面的素質(zhì)，如：廣博的知識(shí)結(jié)構(gòu)，創(chuàng)造性的思維能力，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)的使用能力，這樣，才能實(shí)施和勝任數(shù)字化和現(xiàn)代化的檔案管理工作?，F(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用的能力包括：信息處理能力、信息問(wèn)題解決能力和信息交流能力。

2、心理素質(zhì)。在復(fù)雜多變的當(dāng)今社會(huì)，個(gè)人的心理素質(zhì)正起著愈加重要的作用。檔案管理工作由于其復(fù)雜的資料來(lái)源，枯燥無(wú)味的工作內(nèi)容，使得檔案工作人員很容易出現(xiàn)心理問(wèn)題，如職業(yè)厭倦等，進(jìn)而嚴(yán)重影響檔案工作人員工作時(shí)的積極性與熱心程度，影響檔案事業(yè)的發(fā)展。良好的心理素質(zhì)便逐漸成為檔案工作人員不可或缺的品質(zhì)，檔案工作人員要注意提高自身素質(zhì)，克服心理障礙。

文員應(yīng)該如何進(jìn)行檔案的收集和整理？

(一) 做好檔案收集工作。
1、為防止文件傳閱過(guò)程中遺失，當(dāng)文件送達(dá)承辦人時(shí)，承辦人須簽字，共同承擔(dān)文件及時(shí)、完整歸檔的責(zé)任。
2、定期收集各部門檔案，部門助理、秘書(shū)，負(fù)責(zé)收集部門檔案。對(duì)一些重要文件采取先復(fù)印，再把復(fù)印件送交承辦人的方法。
3、在交接過(guò)程中全面清理資料，對(duì)散落在個(gè)人手頭上的資料，由各部門檔案責(zé)任人負(fù)責(zé)，追繳資料，確保檔案收集即齊全又完整，避免資料遺失。
(二)制定合理的分類方案。
1、將檔案分為文書(shū)檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等類型。
2、將文書(shū)檔案按年度—類目—級(jí)別—保管期限進(jìn)行分類。
3、音像、實(shí)物檔案以不同期限按行政事務(wù)類、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目類、技術(shù)研發(fā)類等排列，根據(jù)分類方案和保管期限類，切實(shí)做好平時(shí)的立卷工作。
(三)認(rèn)真做好日常檔案管理。
各類檔案、資料按類別存放在不同檔案箱內(nèi)。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記簿、檔案利用效果登記簿、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統(tǒng)計(jì)等多種臺(tái)帳。
(四)加強(qiáng)檔案管理工作的學(xué)習(xí)。
恪守檔案管理員職業(yè)道德，做好保密工作，平時(shí)工作要有計(jì)劃、有措施、有成效，熟練自身業(yè)務(wù)。保證檔案完整，提高檔案利用效率。

檔案文員是做什么的?

大部分的文員是做些文字處理、文檔整理、復(fù)印文件、接聽(tīng)電話及處理辦公室日常事務(wù)（接待客人、掃地、清潔衛(wèi)生、購(gòu)買辦公用品等）之類的工作。

還有銷售文員主要負(fù)責(zé)協(xié)助銷售合同及其他營(yíng)銷文件資料的管理、歸類、整理、建檔和保管工作。作為一名文員要有一定的語(yǔ)言組織及表達(dá)能力，另外還需善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。

工行文員分兩類：

第一類，文員即普通意義的文員；

第二類，“文員”即非普通意義的文員。

主要分：行政文員、人事文員、文案文員、檔案文員、銷售文員行政文員主要負(fù)責(zé)辦公室日常事務(wù)。人事文員主要負(fù)責(zé)人事考勤、人員招聘、薪酬計(jì)算、社保辦理及后勤的管理。文案文員主要負(fù)現(xiàn)起草文件合同等文件。

檔案整理員主要是干什么的?輕松嗎？

建立檔案管理制度、保密制度、檔案借閱制度以及查檔制度，落實(shí)公文、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案管理的工作措施。負(fù)責(zé)定期收繳各部室存放的需要立卷、歸檔的文件資料，辦理各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，保證檔案安全、完好無(wú)損。是檔案管理員的工作焦點(diǎn)。

1、作為檔案管理員自然要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法，平時(shí)要多看看檔案法律法規(guī)，了解檔案管理的中重要性，清楚自己的責(zé)任和職責(zé)，明白自己應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么等。對(duì)自己要求嚴(yán)格，熱愛(ài)自己的工作，檔案工作做到真實(shí)，可靠，保管好檔案資料。

2、平時(shí)及時(shí)的收集單位的檔案資料，進(jìn)行科學(xué)合理的整理和分類，及時(shí)的歸檔存放，認(rèn)真填寫(xiě)標(biāo)簽，科學(xué)裝訂。保持好檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和安全工作，不要讓檔案發(fā)霉或被蟲(chóng)咬，還有就是在檔案室內(nèi)自己不吸煙，也不允許他人吸煙。

3、履行好借閱手續(xù)，不隨意把檔案借閱給他人，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意批準(zhǔn)好方可同意借閱，做好記錄登記工作，嚴(yán)格掌握好借閱的時(shí)間。保護(hù)好檔案資料，不允許外人對(duì)檔案進(jìn)行拍照，復(fù)制，自己絕不泄漏檔案信息，檔案的鑰匙隨身攜帶保管好。

4、對(duì)公司各部室和子公司檔案管理進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。負(fù)責(zé)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用，隨時(shí)為公司管理需要提供檔案資料。開(kāi)發(fā)計(jì)算機(jī)信息化檔案管理技術(shù)。完成公司報(bào)刊雜志征訂、登記工作，進(jìn)行費(fèi)用初審，協(xié)助處理來(lái)信來(lái)訪工作，完成主任布置的其他工作。

檔案文員這個(gè)工作如何？有發(fā)展前景嗎？

辦公室文員是怎樣整理檔案 資料管理的

一般來(lái)說(shuō)辦公室的資料分為兩種，一種為紙質(zhì)文件，另一種為電子文檔，兩者文件分別有不同的整理方式。
1. 紙質(zhì)文件資料。盡量別留， 或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。
其次建議購(gòu)4孔A4活頁(yè)文件夾及配套透明活頁(yè)文件袋(可以在科力普省心購(gòu)平臺(tái)看看，是晨光旗下專門的辦公用品采購(gòu)平臺(tái)，品類很多，需要可以私聊)和打孔機(jī)。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁(yè)文件袋，放入文件夾；
資料卡片、票據(jù)、照片、信函、明信片、名片，有專用的A4活頁(yè)文件袋就買了用，沒(méi)有的可以在科力普省心購(gòu)平臺(tái)搜放郵票用的硬卡內(nèi)芯，裝入活頁(yè)文件袋后放入文件夾。建議用標(biāo)簽貼好外殼，分門別類放好，會(huì)非常整齊。
2.電子文檔。首先， 名稱要統(tǒng)一。所有的文檔都要以關(guān)鍵詞+時(shí)間地點(diǎn)的形式進(jìn)行命名。其次，每一層次的文件夾一般不超過(guò)3個(gè)。并且定期做好備份和清理，置辦個(gè)上T的移動(dòng)硬盤(pán)，也建立對(duì)應(yīng)的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份，極好。注意：名稱統(tǒng)一很重要，加上年月日時(shí)，再變文件夾或換電腦都不怕重復(fù)。