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正因為檔案具有歷史的再現(xiàn)性,形式多樣的檔案才具有查考價值。檔案是人類記憶和把握事物發(fā)展規(guī)律的關鍵所在,檔案的存在是人類發(fā)展史上的一項無形的寶貴財富,因此檔案管理工作是維護歷史真實面貌的重要事業(yè),使瞬間變?yōu)橛篮?,為我們研究歷史現(xiàn)象,準確掌握歷史發(fā)展規(guī)律,服務社會發(fā)展提供了堅實的基礎。
做好檔案工作是一個社會、國家健康發(fā)展的需要,檔案管理是每一個單位管理工作的重要一部分,是提高單位工作質(zhì)量和效率的重要條件,是對歷史的真實記錄,為促進科學發(fā)展提供了第一手資料,是進行科學管理,制定發(fā)展的好教材,為科學發(fā)展奠定了堅實基礎。
檔案與人類文明的產(chǎn)生和發(fā)展相伴隨,檔案工作是維護歷史真實面貌,功在當代,利在千秋的偉大事業(yè)。檔案在人們社會活動中具有其他文獻所不能替代的作用,具有特殊的作用。特別是當今社會日新月異,各項建設如火如荼,通過對檔案的研究和發(fā)掘我們可以更好的促進社會經(jīng)濟全面發(fā)展,使我們在工作中少走和不走彎路。
檔案管理的作用和意義是什么?
檔案管理的作用和意義
1、準確反映企業(yè)的成長歷程
檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴,何時開業(yè),創(chuàng)業(yè)者是誰,何時盈利,何時擴張,戰(zhàn)略目標調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩,原因何在,也可以從中找到規(guī)律和解答。
2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄
企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密,如果沒有統(tǒng)一管理,任憑管理人員個人處置,勢必容易丟失,丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理,而且還有要保密意識。
3、決策制訂的參謀和幫手
企業(yè)做決策、出方案,往往都要查找歷史數(shù)據(jù),進行同比分析或方案對比,沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業(yè),死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。
4、企業(yè)文化的活標本
很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設總喜歡請專家?guī)兔Γ獠恢?,企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的,是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè),在整理完善企業(yè)文化時,不需要搜索枯腸,不需要絞盡腦汁,不需要編造,只需要將全體員工認可的價值觀、制度規(guī)范、行為準則梳理、補充、完善,企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結,企業(yè)文化就豐富起來了。
5、企業(yè)宣傳的資料庫
檔案管理好的企業(yè)需要進行宣傳時,只需在檔案室調(diào)取資料就行了,不需要臨時抱佛腳,打亂正常工作,也不需要像演員彩排似的,勞命傷財,準備道具、背景。檔案管理好的企業(yè),宣傳資料真實可信,對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。
6、員工成長的斷代史
很多企業(yè)員工進來時一張表,出去時還是一張表。更有甚者,這個員工一走,這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對于已經(jīng)離職的`員工檔案應該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人,說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人,他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張,但并非沒有可能。人事部門應該加強員工檔案管理,每年補充、更新員工檔案內(nèi)容,準確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年,檔案就應該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應該成為員工成長的斷代史。
綜上所述,實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化,可以提高檔案業(yè)務工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度,降低管理成本。而實現(xiàn)檔案管理的電子化,更是可以將檔案管理達到事半功倍的效果,使用電子軟件管理檔案通過網(wǎng)絡就可以隨時隨地的進行檔案檢索、借閱,亦可進行檔案業(yè)務管理工作。不僅可以提高效率,還能減少檔案丟失、泄密的危險。也能為企業(yè)變革管理,配合組織、流程、信息一體化的整合,集團檔案知識管理將從傳統(tǒng)檔案管理模式轉化為以價值為導向的檔案知識管理模式,以實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略為目標的價值管理模式,達到集團檔案知識管理模式的進一步創(chuàng)新。
致得E6協(xié)同文檔管理系統(tǒng)基于6E的設計思想,以"協(xié)同辦公、文檔管理"為核心,將文檔管理、紙質(zhì)文檔管理、多媒體管理、圖文檔管理、安全加密、協(xié)同辦公等各種應用與管理全面整合,各功能間相互關聯(lián),全程無縫管理,實現(xiàn)高效協(xié)同辦公、輕松企業(yè)運營。
檔案工作的重要性和意義
企業(yè)檔案管理的重要性
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應注意日常工作中,各種文件材料的形成、積累,并按一定要求進行科學分類整理,統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案,實現(xiàn)檔案的有效利用。
(1)企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。
(2)企業(yè)的科技檔案是知識形態(tài)的生產(chǎn)力。
(3)企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的表現(xiàn)形式。
(4)企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分,是企業(yè)成功的金橋。
2 企業(yè)檔案管理原則
(1)統(tǒng)一領導,分級管理。企業(yè)內(nèi)部的檔案機構要對本企業(yè)的檔案工作實行歸口管理和統(tǒng)一領導,建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度,對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理。
(2)維護企業(yè)檔案的完整與安全。維護檔案的完整,從數(shù)量上說,要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套;從質(zhì)量上說,要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機聯(lián)系,在范圍上應涵蓋企業(yè)全部工作活動所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書,嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護企業(yè)檔案的安全,對企業(yè)檔案進行很好的管理和保護,要加強保密工作,嚴防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生,嚴守企業(yè)檔案中所含的涉密事項,保護知識產(chǎn)權,維護企業(yè)的合法權益。
(3)便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用,既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點,又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展,就是因為它對社會有一定的利用價值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和始終,并且是檢驗檔案管理工作質(zhì)量的根本標準。
3 加強企業(yè)檔案管理建議
3.1 統(tǒng)一規(guī)范,建立檔案管理現(xiàn)代技術標準,加快相關法規(guī)的完善,保護知識產(chǎn)權、提高信息的可獲取性
檔案工作的標準化、規(guī)范化是信息化建設的前提和必要條件。因為現(xiàn)代檔案信息已不再屬于一個部門,而是作為一個地區(qū)、一個系統(tǒng)、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標準化的原則,對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎性工作,都要嚴格按照統(tǒng)一的標準進行規(guī)范整理。國家相繼出臺了一系列相關標準,除了信息管理共用的標準和目前暫時與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標準外,還有電子文件管理專用的標準和規(guī)范。