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檔案整理質(zhì)量保證措施

時(shí)間:2023-01-28 作者:老師 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

檔案整理質(zhì)量保證措施

導(dǎo)語(yǔ):檔案管理工作做得如何,是衡量單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度,是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。

一、規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān)

檔案就是完成了書(shū)面工作處理程序,將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進(jìn)行備案的歷史工作文件。因此書(shū)面方式的公文的準(zhǔn)備工作是檔案工作的第一步,要規(guī)范的處理公文,細(xì)致的審查公文,公文形成的過(guò)程要嚴(yán)格把關(guān),這是把檔案管理工作做好所需的基礎(chǔ)。

公文的草案擬制是公文形成所需的一個(gè)重要環(huán)節(jié),有了大致的計(jì)劃方向才能更好的進(jìn)行下一步,不同單位的草案擬制部門(mén)各不相同,有些單位的公文草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制,有些則是由相關(guān)的部門(mén)先立草案然后遞交給辦公室負(fù)責(zé)印制。

但各個(gè)部門(mén)公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異,對(duì)于公文擬制所需的要求理解分析不一致,可能會(huì)導(dǎo)致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個(gè)問(wèn)題:

1、體裁使用不正確,比如請(qǐng)示公文和報(bào)告公文沒(méi)有明確區(qū)分;一份公文卻請(qǐng)示多個(gè)事件;沒(méi)有按照規(guī)則運(yùn)動(dòng)文種。

2、一些公文的附件標(biāo)識(shí)不明確,一些公文有附件,沒(méi)有在規(guī)定的地方作出任何標(biāo)識(shí),也沒(méi)有在公文附件的名稱前標(biāo)注出詳細(xì)的序號(hào),整個(gè)公文的行文程序混亂。

3、公文主題標(biāo)注不明確,不便查閱。

4、公文中沒(méi)用規(guī)范的'使用數(shù)字。

以上情況,對(duì)于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此,負(fù)責(zé)公文起草擬制的工作人員,有責(zé)任和義務(wù)對(duì)各個(gè)部門(mén)的公文進(jìn)行查看,仔細(xì)審核,尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴(yán)格把關(guān),在有問(wèn)題的情況下,要盡快通知提供公文初稿的單位,告知對(duì)方具體情況,將出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方及時(shí)協(xié)商解決。

二、檔案整理工作,從公文的評(píng)估分類做起

在將公文相關(guān)事務(wù)處理結(jié)束之后,便可以將公文進(jìn)行保存,并把公文的類別進(jìn)行整理和分類,將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存,不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文,例如涉及單位的重大開(kāi)會(huì)、重大事件以及單位要求保存的公文,這類公文就需要明確標(biāo)注,以備隨時(shí)查閱。要做好這項(xiàng)工作,務(wù)必要遵守以下幾個(gè)條件:

1、對(duì)于這項(xiàng)檔案整理工作,需要有清晰的認(rèn)知,要把管理檔案工作做好,就要把公文的管理規(guī)范熟知,才能將公文員工作真正融合,還要提前對(duì)所負(fù)責(zé)部門(mén)的檔案翻查,掌握所有檔案信息,保證檔案有高質(zhì)量,以防檔案重復(fù),使檔案管理更便捷、科學(xué)。

2、作為檔案工作人員,必須要有職業(yè)責(zé)任感,對(duì)工作也要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力,將檔案記載在大腦中,對(duì)每一份檔案都要認(rèn)真細(xì)心,對(duì)每一份檔案都做出正確的評(píng)價(jià)。將檔案工作生活化、日?;?/p>

3、作為公文文秘要時(shí)常學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識(shí),及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項(xiàng)比較專業(yè)帶有技術(shù)性的工作,在日常中要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案方面的知識(shí),隨身攜帶相關(guān)的專業(yè)書(shū)籍,時(shí)常范圍,做到在工作中積累經(jīng)驗(yàn),在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)。這樣才能較高的工作效率。

三、完善公文材料,做好檔案收集工作

檔案管理部門(mén)在文公分類入檔的時(shí)候,需要先檢查形成公文的前期材料,在過(guò)程中,需要翻閱其他附屬資料,如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒(méi)入檔的附件要向相關(guān)部門(mén)或單位催要,過(guò)程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個(gè)別公文沒(méi)有按照規(guī)定時(shí)間交還的,要跟蹤回收,堅(jiān)決不能讓公文檔案長(zhǎng)時(shí)間的的停留在他人的手中,這不但可能會(huì)對(duì)檔案造型損壞、遺失,也會(huì)因?yàn)闀r(shí)間過(guò)長(zhǎng)而遺忘檔案的收歸,對(duì)檔案管理工作帶來(lái)重大的失誤。所以在檔案管理的工作中,要不斷的復(fù)查過(guò)去的歷史進(jìn)程,對(duì)檔案流向掌握清晰,在過(guò)程中,需要注意以下幾個(gè)方面:

1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起

對(duì)于上級(jí)發(fā)文,做完收文登記后,首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值,如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成,便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件,退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后,卻具有儲(chǔ)存價(jià)值,能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用,因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求,用不銹鋼釘子重新裝訂,后進(jìn)行傳閱,閱辦完畢后,已初步進(jìn)入歸檔程序,進(jìn)一步歸整,以備平時(shí)查閱。

2檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)

對(duì)于單位的文件以及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,一定要及時(shí)的將所有的文件資料收集完整,按照資料的內(nèi)容順序,依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊(cè),初步完成“件”,由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”,到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件,過(guò)程務(wù)必不能有所遺漏,否公文檔案不完整,會(huì)給后期的查閱工作帶來(lái)誤導(dǎo),影響整個(gè)檔案管理的完整性。

檔案的管理工作的良好運(yùn)作,不僅對(duì)單位管理層對(duì)單位情況能夠隨時(shí)調(diào)查翻閱,了解單位目前的大致情況以外,還能給單位調(diào)整政策帶來(lái)依據(jù),為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會(huì)各界證明其單位優(yōu)越成績(jī)的證明,和其他的方面的合作的基礎(chǔ)。

做好檔案的管理工作不僅僅是對(duì)于單位有益,對(duì)于整個(gè)社會(huì)檔案管理工作也具有進(jìn)步性。在我國(guó)現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下,不斷對(duì)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新,以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案,可以全面的反應(yīng)單位的整體情況。

檔案整理質(zhì)量保證措施

四、善于交流,接受新信息,達(dá)到資源共享

一個(gè)檔案管理的工作人員,需要不斷的積累經(jīng)驗(yàn),對(duì)于不斷遇到的難題要積極的向上級(jí)部門(mén)或者同事請(qǐng)教,不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類,需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合,也可以有創(chuàng)造性的進(jìn)行歸檔,但切記要根據(jù)相關(guān)規(guī)范來(lái)處理。在工作期間,檔案管理人員要不斷強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)感,建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息,擴(kuò)寬知識(shí)面,將知識(shí)經(jīng)驗(yàn)融入到檔案管理的工作中。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是我國(guó)政府、企業(yè)良好長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán),是為了讓我國(guó)現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善,提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì),加強(qiáng)檔案管理員對(duì)于檔案管理工作的熱情和責(zé)任感,全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化,更好的完成與各部門(mén)的工作配合,提高整個(gè)工作流程效率,減少繁瑣的環(huán)節(jié),為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。

做好檔案管理工作的措施

導(dǎo)語(yǔ):檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和,檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步,現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對(duì)較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程,尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下,檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

一、廣開(kāi)收集渠道,努力把好收集關(guān)

檔案的種類名目繁多,形式多樣,因此,檔案管理工作要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關(guān)系,明確制定文件材料的歸檔范圍和收集重點(diǎn),以便把有價(jià)值的文件收集齊全。在這個(gè)過(guò)程中,檔案管理工作要把握兩個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。

1.健全管理體制,發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用

結(jié)合單位自身的管理體制、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、檔案材料的形成規(guī)律建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系;協(xié)調(diào)各部門(mén)配備兼職檔案信息員,從而做到從上而下,層層有人負(fù)責(zé),形成上下配合,左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò),這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。專職檔案管理人員應(yīng)與各部門(mén)信息員經(jīng)常聯(lián)系,加強(qiáng)對(duì)平時(shí)收集工作的檢查和指導(dǎo)工作,做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合,盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍,還豐富了室藏,促進(jìn)了收集工作的開(kāi)展。

2.健全文件資料的收集歸檔,做到“三勤”

文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門(mén)配合外,更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”,即腦勤、手勤、腿勤,愛(ài)崗敬業(yè),盡職盡責(zé)。

檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料來(lái)源廣、范圍大的特點(diǎn),主動(dòng)上門(mén),跟蹤收集。首先根據(jù)文件材料形成時(shí)間的規(guī)律主動(dòng)收集,把握文件收集的主動(dòng)權(quán),把反映主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要材料都收集起來(lái)。要加強(qiáng)與各部門(mén)的溝通,避免歸檔時(shí)遺漏。

階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié),專職檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)上門(mén)將所形成的文件材料收集歸檔,把大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析鑒別、歸檔集中,從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù),變死材料為活信息,為開(kāi)展各項(xiàng)管理工作服務(wù),為各項(xiàng)管理工作提供齊全、完整、準(zhǔn)確、可靠的檔案信息資源。同時(shí)檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)宣傳,通過(guò)多種渠道、多種形式、多種場(chǎng)合適時(shí)宣傳檔案知識(shí)和檔案法規(guī),增強(qiáng)全員的檔案管理意識(shí),使其自覺(jué)地配合好文件資料的收集和歸檔工作,以有利于檔案工作的順利開(kāi)展。

二、拓寬知識(shí)層面,實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

檔案數(shù)量越來(lái)越大,檔案的種類越來(lái)越多。因此,檔案管理工作只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問(wèn)題。

1.加強(qiáng)管理意識(shí)

檔案管理是一門(mén)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神,又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí),尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此,檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí),拓寬知識(shí)層面,提高綜合素質(zhì),才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

2.掌握現(xiàn)代化管理技能,提高綜合素質(zhì)

檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求,也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。所以,檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作,邊學(xué)習(xí)邊操作,在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí),特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握,努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

3.利用現(xiàn)代化技術(shù),整理檔案

利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷,然后按類別將屬于條目的'內(nèi)容打印出來(lái),作為以前那種以“卷”為單位的案卷目錄為檢索工具的替代物,也可按文件形成的先后順序排列打印,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì),減少了手工操作,提高了工作效率,更好地服務(wù)于社會(huì)。

三、創(chuàng)新工作思維,提高檔案利用率

檔案整理質(zhì)量保證措施

檔案保管的目的是為了利用。因此,檔案管理工作者在處理好利用和保密關(guān)系前提下,要不斷完善利用工作制度和查找工具。

1.加強(qiáng)編研工作

搞好檔案編研要主動(dòng)了解社會(huì)需要及素材狀況,采取征編結(jié)合的方法,通過(guò)對(duì)檔案的分析研究,按照一定的主體對(duì)檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料,從而使檔案信息資源更準(zhǔn)確、更系統(tǒng)、更精練。因此,檔案編研工作要從實(shí)際出發(fā),有針對(duì)性地編制必要的檢索工具,使檢索多樣化,從而提高查找利用檔案的效率。

2.積極主動(dòng)提供服務(wù),改變以往被動(dòng)服務(wù)的局面

檔案管理人員要從思想上樹(shù)立高度的服務(wù)觀念,克服“守?cái)偸健钡谋粍?dòng)服務(wù)觀念,充分發(fā)揮助手作用,利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù),利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.努力練好基本功,熟悉業(yè)務(wù),當(dāng)好活字典

檔案管理工作者要把熟悉’家底”當(dāng)成自己的天職。建立健全檔案管理制度,配置適宜檔案保存的設(shè)施,利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段,按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案,防止檔案的破損、腿色、霉變和散失,確保檔案的完整和安全,并對(duì)重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。

一、學(xué)校教學(xué)檔案管理的意義

教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)性工作之一,是衡量一個(gè)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。教學(xué)檔案管理工作的好壞直接關(guān)系著學(xué)校的發(fā)展,對(duì)學(xué)校來(lái)說(shuō)具有非常重要的意義。

1.體現(xiàn)學(xué)校的綜合實(shí)力。教學(xué)檔案是社會(huì)了解學(xué)校的一個(gè)窗口,通過(guò)這個(gè)窗口人們能夠了解學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和管理水平,是學(xué)校辦學(xué)和增強(qiáng)辦學(xué)實(shí)力的主要依據(jù)之一。此外,教學(xué)檔案是對(duì)教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的最原始的記錄,也能促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的提高。教學(xué)工作者在教學(xué)活動(dòng)結(jié)束之余可以通過(guò)教學(xué)檔案,對(duì)教學(xué)活動(dòng)過(guò)程進(jìn)行分析、研究、總結(jié),并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決所存在的問(wèn)題,從而提升教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平。

2.進(jìn)行教學(xué)改革離不開(kāi)教學(xué)檔案。教學(xué)檔案記錄的教學(xué)活動(dòng)是長(zhǎng)期的、真實(shí)的、系統(tǒng)的,若要進(jìn)行教學(xué)改革它可以提供針對(duì)性的參考,教學(xué)檔案有利于制定出符合實(shí)際的教改方案。

3.是傳承優(yōu)秀教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的重要載體。優(yōu)秀的教學(xué)工作者,其教學(xué)檔案的編制質(zhì)量也很高。當(dāng)前,學(xué)校上下都在開(kāi)展“傳、幫、帶”活動(dòng),活動(dòng)中,教學(xué)檔案的作用非常重要。新教師可以通過(guò)研究、學(xué)習(xí)優(yōu)秀教師的教案等資料,來(lái)獲取最直接、最有效的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)。此外,檔案管理工作信息化、智能化是必然的發(fā)展方向,教學(xué)檔案中蘊(yùn)含著大量信息資源,它能夠?yàn)閷W(xué)校工作的信息化和智能化提供信息上的支持??偨Y(jié)起來(lái),要重新認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案,高度重視教學(xué)檔案的重要性,為了學(xué)校的發(fā)展,提升教學(xué)檔案的管理水平。

二、完善學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的措施

因?yàn)榻虒W(xué)檔案記錄了一個(gè)學(xué)校發(fā)展的歷史,所以教學(xué)檔案所含的信息量大,覆蓋面廣,涉及到教學(xué)活動(dòng)的每個(gè)地方,完善教學(xué)檔案管理工作的措施,將進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校教務(wù)工作的順利開(kāi)展。

1.有效收集整理教學(xué)檔案。收集整理和管理利用教學(xué)檔案是教學(xué)檔案工作的第一步,教師、學(xué)生和一些教務(wù)管理團(tuán)隊(duì)在日常的各種教學(xué)活動(dòng)中所創(chuàng)造的東西大多數(shù)都是具有保存價(jià)值的,作為一名教學(xué)檔案的管理者,必須對(duì)這些具有保存價(jià)值的文件資料、電子資料以及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)進(jìn)行分類,并且收集整理,制成檔案收藏,做好教學(xué)檔案的收集整理工作。另外,必須按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求,進(jìn)行檔案材料的分類范圍劃分,做好相應(yīng)的管理計(jì)劃,讓教學(xué)檔案的收集具有計(jì)劃性和實(shí)效性。每一份教學(xué)檔案的材料從收集到整理成檔都要經(jīng)過(guò)復(fù)雜的程序,比如:收集整理、分類、擬寫(xiě)標(biāo)題、文件排序、頁(yè)碼編排、制作目錄等,確保檔案收集、歸檔的規(guī)范性。

2.嚴(yán)密組織教學(xué)檔案管理工作。首先,做好一項(xiàng)工作的前提是寫(xiě)好工作計(jì)劃,其他工作如此,教學(xué)檔案管理工作也一樣。所以年初就要制訂一個(gè)周詳?shù)挠?jì)劃,年終時(shí)要做好年終總結(jié),并且對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行考核,將考核成績(jī)的好壞與獎(jiǎng)懲直接掛鉤。其次,健全教學(xué)檔案管理體系。學(xué)校一方面要根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度與實(shí)際情況聯(lián)系起來(lái),制定一個(gè)體系完健全的檔案管理制度。另一方面,要制定一個(gè)管理在職工作人員的制度,如進(jìn)行細(xì)致分工,明確每個(gè)工作人員的職責(zé)和工作范圍。最后,要嚴(yán)密組織。檔案工作專業(yè)性和系統(tǒng)性都比較強(qiáng),若要保證檔案管理工作正常進(jìn)行,必須要嚴(yán)密組織。如學(xué)校要建立教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò),建立校領(lǐng)導(dǎo)分管,檔案業(yè)務(wù)部門(mén)具體管理,其他部門(mén)應(yīng)該密切配合一起管理網(wǎng)絡(luò),同時(shí)經(jīng)費(fèi)也要隨時(shí)保證充足。

3.促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)代化。當(dāng)前,教學(xué)事業(yè)不斷發(fā)展,教學(xué)改革不斷深入,原有的教學(xué)檔案管理的方式不僅滿足不了當(dāng)前教學(xué)檔案管理工作的需要,在某些方面還制約著檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。因此,促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)代化迫在眉睫。其表現(xiàn)在具體工作中主要是:學(xué)校要隨著社會(huì)的發(fā)展而發(fā)展,與時(shí)俱進(jìn),學(xué)習(xí)并利用好先進(jìn)的檔案管理技術(shù)及相關(guān)設(shè)備,力爭(zhēng)早日實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化。比如:成績(jī)管理系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)管理、圖書(shū)借閱系統(tǒng)管理等一系列系統(tǒng)的建立,不僅提高了工作效率,而且避免了各種資源的浪費(fèi)。同時(shí),學(xué)校應(yīng)努力開(kāi)發(fā)檔案信息創(chuàng)建的新局面,做到檔案信息工作為學(xué)校的教學(xué)工作服務(wù)。如可以在網(wǎng)上建立服務(wù)平臺(tái),便于師生進(jìn)行教學(xué)資料的查詢。

三、結(jié)語(yǔ)

教學(xué)檔案對(duì)于一個(gè)學(xué)校的發(fā)展有著重要意義。隨著我國(guó)教育事業(yè)的不斷發(fā)展以及教學(xué)改革的不斷深入,學(xué)校的檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn),學(xué)校要深入認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理工作的重要性,提高檔案管理工作水平,使其更好地為學(xué)校的管理、教育、教學(xué)工作服務(wù)。

檔案管理如何全程控制,要詳細(xì)的回答,具體措施或者辦法

在檔案整理過(guò)程中,雖然整理方案明確了,但是在實(shí)際整理結(jié)果仍然與事先的方案相差很多,甚至背道而馳,通過(guò)我們的檔案整理經(jīng)驗(yàn),總結(jié)了如下幾點(diǎn),以便控制整理過(guò)程質(zhì)量。
一、需要有明確的組織架構(gòu)和職責(zé)分工。
整理項(xiàng)目整體工程量有大有小,但是無(wú)論是大下,所需要職能職責(zé)需要明確,項(xiàng)目經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理、整理組長(zhǎng)等,人員配備不一定齊全,但是職能必須清晰,落實(shí)到崗,到人。健全的組織是開(kāi)展檔案工作的前提。
二、制定明確的整理方案。
在檔案整理方案確定中,有兩個(gè)工作是非常重要的,第一,檔案整理的原則的確定。因?yàn)樵跈n案整理過(guò)程中,會(huì)有很多突發(fā)的問(wèn)題,而且這些問(wèn)題很可能在檔案整理進(jìn)程中才能暴露出來(lái)的,所以,在整理方案確定過(guò)程中,制定對(duì)一些相同問(wèn)題的處理原則是必要的,避免在后期針對(duì)有些問(wèn)題重復(fù)、反復(fù)溝通,導(dǎo)致方案被拆解。有了必要的原則提出,便于對(duì)相同類似問(wèn)題的在實(shí)際過(guò)程中的快速解決。第二,重要的檔案整理細(xì)節(jié)的預(yù)測(cè)和判定。檔案整理項(xiàng)目小組可以根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn),對(duì)于一些在檔案整理過(guò)程中的細(xì)節(jié)做事先的規(guī)劃,并拿出整理流程和控制方法,這樣,在檔案整理實(shí)際過(guò)程中,整理人員才有明確的整理依據(jù),從而使檔案整理方案自始自終,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
三、集中的人員培訓(xùn)和上崗
在很多小的檔案整理項(xiàng)目中,項(xiàng)目經(jīng)理可能比較忽視人員的集中培訓(xùn),總認(rèn)為集中培訓(xùn)耽誤時(shí)間,影響產(chǎn)值,其實(shí)結(jié)果未必。我個(gè)人人為,檔案整理培訓(xùn)工作應(yīng)遵循集中培訓(xùn)和師傅帶徒弟培訓(xùn)的有效結(jié)合。對(duì)于一些原則和重要的整理辦法,應(yīng)利用早會(huì)等時(shí)機(jī)有效宣貫,同時(shí),在一對(duì)一培訓(xùn)過(guò)程中,在實(shí)體講解。不要放過(guò)任何機(jī)會(huì)對(duì)檔案整理過(guò)程中的一些共同問(wèn)題點(diǎn)做講解,并及時(shí)找到規(guī)避和解決的辦法。避免批量事故的發(fā)生。
最后,在檔案整理過(guò)程中,需要重視過(guò)程的質(zhì)量控制,重視質(zhì)量理念的培訓(xùn),在項(xiàng)目考核體系中,應(yīng)明確的提出質(zhì)量項(xiàng)目的考核內(nèi)容,形成有質(zhì)量目標(biāo)、有質(zhì)量管理辦法、有質(zhì)量組織保障、有質(zhì)量培訓(xùn)手段、有質(zhì)量目標(biāo)考核稽核的一體化質(zhì)量管理。

企業(yè)檔案的質(zhì)量管理

企業(yè)檔案的質(zhì)量管理

質(zhì)量管理是一種以質(zhì)量為核心的經(jīng)營(yíng)管理,推行質(zhì)量管理是企業(yè)提高自身素質(zhì)、增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的有效途徑。檔案質(zhì)量是檔案的生命線,檔案質(zhì)量的好壞直接影響其利用效果。檔案質(zhì)量管理的目的就是為了自覺(jué)而系統(tǒng)地應(yīng)用質(zhì)量管理的思想和方法來(lái)豐富檔案的管理理論,加強(qiáng)檔案工作的自身建設(shè)。

一、檔案質(zhì)量管理的含義和特點(diǎn)

檔案質(zhì)量管理,是全體檔案人員參加的,以科學(xué)方法為手段,充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用,建立一套貫穿于檔案形成全過(guò)程的質(zhì)量保障體系。其核心是提高檔案工作水平,以保證檔案的質(zhì)量。它具有以下特點(diǎn):

1.全員參加

檔案全面質(zhì)量管理,要求與檔案形成過(guò)程有關(guān)的所有人員,樹(shù)立“檔案質(zhì)量、人人有責(zé)”的觀念,嚴(yán)格按照法律法規(guī)及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求,共同完成文件材料的立卷歸檔和檔案管理工作。保證電子文檔的及時(shí)傳輸和及時(shí)歸檔。

2.全過(guò)程控制

從公文起草、項(xiàng)目的立項(xiàng)、審核、開(kāi)工、竣工到檔案的收集、整理、歸檔、編研到開(kāi)發(fā)利用的整個(gè)過(guò)程都實(shí)行質(zhì)量管理。

3.科學(xué)的手段

采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來(lái)解決檔案的質(zhì)量問(wèn)題,不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

二、檔案質(zhì)量管理對(duì)人員的要求

1.牢固樹(shù)立檔案質(zhì)量意識(shí)

檔案質(zhì)量的提高,與工作人員的質(zhì)量意識(shí)有著密切關(guān)系。其中,最為關(guān)鍵的就是領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識(shí),領(lǐng)導(dǎo)者要認(rèn)清檔案管理的重要性,重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè),本單位的檔案質(zhì)量管理才能順利開(kāi)展。因此,每個(gè)從事檔案工作的人員,特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須牢固樹(shù)立檔案質(zhì)量管理意識(shí),用較高的工作質(zhì)量來(lái)促進(jìn)檔案質(zhì)量的不斷提高。

2.不斷提高檔案人員的素質(zhì)

良好的政治思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的服務(wù)意識(shí)和無(wú)私奉獻(xiàn)的.精神。同時(shí),檔案工作也是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作,檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),對(duì)檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來(lái)加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。此外,領(lǐng)導(dǎo)要給從事專、兼職檔案工作的人員制訂學(xué)習(xí)培訓(xùn)的計(jì)劃,創(chuàng)造業(yè)務(wù)交流的機(jī)會(huì),使他們的業(yè)務(wù)水平能更好地達(dá)到檔案質(zhì)量管理的要求。

三、加強(qiáng)檔案質(zhì)量管理的措施

1.建立健全各項(xiàng)檔案規(guī)章制度

建立健全檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度,制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,使之規(guī)范化、流程化,并且以程序圖、系統(tǒng)圖、網(wǎng)絡(luò)圖等形式,把它們形象、直觀地呈現(xiàn)出來(lái)。從事檔案工作的人員必須嚴(yán)格遵守各項(xiàng)管理制度和崗位責(zé)任制。

2.加強(qiáng)檔案質(zhì)量的“過(guò)程控制”

檔案工作的形成、積累、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等各個(gè)環(huán)節(jié)是一個(gè)有機(jī)的整體,是由多個(gè)部門(mén)、多個(gè)人員共同完成的。任何一個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量勢(shì)必影響下一個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理。檔案質(zhì)量管理就是把檔案管理的重點(diǎn)從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事前預(yù)防”上來(lái),從管結(jié)果變成管過(guò)程,實(shí)行“預(yù)防為主、防患于未然”,只有這樣才能切實(shí)提高檔案質(zhì)量管理水平。

3.積極推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化

企業(yè)檔案管理信息化是指在企業(yè)檔案管理活動(dòng)中,全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行有效采集、管理和提供利用服務(wù)。信息化可以對(duì)信息資源進(jìn)行有效控制,使企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效管理,真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)。

4.加強(qiáng)對(duì)信息的反饋控制

企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的信息反饋是指信息化系統(tǒng)輸出的檔案信息,經(jīng)過(guò)與外部環(huán)境作用后,其輸出效果返回信息化系統(tǒng),并由此引起各項(xiàng)工作內(nèi)容和規(guī)章制度的調(diào)整。反饋信息的獲取渠道如下:

①建立網(wǎng)上預(yù)約登記制度。通過(guò)技術(shù)手段及時(shí)記錄利用者對(duì)信息資源的訪問(wèn)情況,檔案系統(tǒng)部門(mén)可以系統(tǒng)全面地了解利用者對(duì)檔案材料的借閱情況。

②通過(guò)直接走訪或者內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)向“用戶”發(fā)放檔案利用情況調(diào)查表,了解對(duì)各種提供利用方式的滿意度及對(duì)檔案部門(mén)各種規(guī)章制度的意見(jiàn)和建議。

做好檔案信息的反饋控制必然能夠使檔案管理更加完善、科學(xué)。

總之,必須樹(shù)立質(zhì)量第一的思想,把質(zhì)量意識(shí)嚴(yán)格貫穿于檔案工作的始終。建立一套科學(xué)、完善的管理思路和方法,并借助信息化的手段把質(zhì)量管理的思路應(yīng)用到檔案管理中來(lái),才能使檔案質(zhì)量管理水平邁上一個(gè)新的臺(tái)階,才能更好地助力于企業(yè)的發(fā)展。

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