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整理檔案規(guī)范

時(shí)間:2023-01-29 作者:老師 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

整理檔案規(guī)范

如何整理檔案

機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長(zhǎng)期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會(huì)產(chǎn)生大量文件,它們有些有重要價(jià)值,有些卻意義不大,但都無(wú)一例外地耗費(fèi)著我們的空間、時(shí)間和精力。對(duì)檔案文件的歸檔整理,是一定周期后必不可少的工作,以下是我為大家整理的如何整理檔案,僅供參考,希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求:

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是:

凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的,具有查考保存價(jià)值的文件材料,包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等,在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種:一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷,就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過(guò)程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案,對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過(guò)分類的文件材料,按一定形式組合起來(lái);編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料,進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案,其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種,硬卷皮型號(hào)有1.2,1.5,2.0cm三個(gè)規(guī)格,以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒,以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講,一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件,正文與文件處理單為一件(處理單包括:收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等),轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,正文與附件作為一件,原件與復(fù)制件為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件,來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案,其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理,企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理,整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案,鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理,電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理,整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?;üこ虣n案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會(huì)計(jì)檔案按“盒(卷)”整理,整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))。

整理檔案規(guī)范

按“件”整理的檔案整理步驟是:文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說(shuō)明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是:文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則:

以各單位全部檔案為對(duì)象,依據(jù)其基本職能,結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式,保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體,能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品,是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實(shí)物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒(入柜、上架、陳列),納入綜合檔案室集中管理。由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性,整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重,從而使實(shí)物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此,加強(qiáng)單位實(shí)物檔案整理工作,鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果,是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

一、實(shí)物檔案的分類

分類是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節(jié),將實(shí)物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等劃分類別和層次,既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理,也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求,實(shí)物檔案的分類可采取問(wèn)題、年度、保管期限等分類方法,以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物的有序管理和有效檢索。按問(wèn)題分類就是將實(shí)物按其屬性內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分類。采用問(wèn)題分類法,可以避免和減少同類實(shí)物分散的現(xiàn)象,便于按專題登找和利用。實(shí)物檔案問(wèn)題分類一般分為獎(jiǎng)品類、贈(zèng)品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下:獎(jiǎng)品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等實(shí)物;信品類主要有有本單位的證件(法人證書、組織機(jī)構(gòu)編碼、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、國(guó)有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等),本單位機(jī)構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實(shí)物;贈(zèng)品類主要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題字、作畫,本單位開展的活動(dòng)中有紀(jì)念意義的物品,本單位對(duì)外交際交往戶收受的禮品等實(shí)物;產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物,如微標(biāo)(章)、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實(shí)物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來(lái)定位實(shí)物先后次序的過(guò)程。通過(guò)排列,進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程度,以方便檢索利用。

實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”,即同一載體的實(shí)物應(yīng)當(dāng)排列在一起?!拜d體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作,同一載體的實(shí)物存放盒、柜,可以節(jié)省空間;同一載體的實(shí)物上架、陳列,顯得整齊美觀。實(shí)物的排列,在遵循載體原則下,一般按照實(shí)物的制發(fā)時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類目?jī)?nèi),同一載體的實(shí)物,按照制發(fā)時(shí)間的先后順序排列,不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列,也可以按照載體形式進(jìn)行排列,比如獎(jiǎng)品類可按照獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等載體形式依次排列,信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列,贈(zèng)品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列,產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實(shí)物檔案的貼簽

貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著,并以標(biāo)簽的'形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ),其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過(guò)貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定,并為后續(xù)的編目工作及將來(lái)查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。

標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來(lái)記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的位置,表格的項(xiàng)目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時(shí)間、檔號(hào)、獲得單位、載體等,這是根據(jù)實(shí)物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

整理檔案規(guī)范

四、實(shí)物檔案的編目

編目是指編制實(shí)物檔案目錄。編制實(shí)物檔案目錄,可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開展提供基本條件。

實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行,每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目。實(shí)物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果,逐類逐件編制目錄,以系統(tǒng)、全面地揭示實(shí)物的全貌。實(shí)物沒有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時(shí)間的,編目時(shí),要擬出名稱并考證制發(fā)時(shí)間。同時(shí),要在備注欄中進(jìn)行說(shuō)明。

實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時(shí)間、載體、存放地點(diǎn)、參見號(hào)、備注等項(xiàng)目,概括了實(shí)物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等方面的主要特征,是利用者檢索的主要渠道。

五、實(shí)物檔案的裝盒

裝盒(入柜、上架、陳列)是指將實(shí)物按件號(hào)順序裝入檔案盒,購(gòu)置檔案柜、密集架、陳列櫥的過(guò)程,這是實(shí)物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的,比如:獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)狀(可卷成簡(jiǎn)狀)、獎(jiǎng)旗(可折疊平裝)、獎(jiǎng)?wù)隆s譽(yù)證書;信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表,以方便盒內(nèi)實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫盒內(nèi)實(shí)物的情況說(shuō)明。對(duì)于獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)?wù)?,證品類的印章,產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi),用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實(shí)物位置,檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖,注明檔號(hào),以方便利用。

六、結(jié)論

實(shí)物檔案如何整理,檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求,但是,各級(jí)檔案部門有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂(lè)乎,相關(guān)的報(bào)道頻頻見諸報(bào)刊。本文所述實(shí)物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒(入柜、上架、陳列)的整理流程是通常的整理方法,各單位可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確立合理的整理方法。比如:有些條件好的單位,除按照上述方法整理實(shí)物檔案外,還可以給每件歸檔實(shí)物拍照,既可以用來(lái)展覽展示,也可以做為聲像資料歸檔;制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的,也可以用彩色紙張,以增加美感。

檔案規(guī)范

法律分析:檔案法規(guī)具有與其他法律法規(guī)相同的規(guī)范作用和檔案法規(guī)所特有的管理檔案和檔案事務(wù)的作用。檔案法規(guī)的規(guī)范作用主要體現(xiàn)以下五個(gè)方面:指引作用,評(píng)價(jià)作用、預(yù)測(cè)作用、教育作用、強(qiáng)制作用,是規(guī)范和促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的法律保障,是確保檔案安全、發(fā)揮檔案作用的有效手段。

法律依據(jù):《中華人民共和國(guó)檔案法》

第一條 為了加強(qiáng)檔案管理,規(guī)范檔案收集、整理工作,有效保護(hù)和利用檔案,提高檔案信息化建設(shè)水平,推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化,為中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù),制定本法。

第二條 從事檔案收集、整理、保護(hù)、利用及其監(jiān)督管理活動(dòng),適用本法。本法所稱檔案,是指過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 堅(jiān)持中國(guó)共產(chǎn)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作,把檔案事業(yè)納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃,將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費(fèi)列入政府預(yù)算,確保檔案事業(yè)發(fā)展與國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展水平相適應(yīng)。

第四條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則,維護(hù)檔案完整與安全,便于社會(huì)各方面的利用。

第五條 一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù),享有依法利用檔案的權(quán)利。

第六條 國(guó)家鼓勵(lì)和支持檔案科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新,促進(jìn)科技成果在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用,推動(dòng)檔案科技進(jìn)步。國(guó)家采取措施,加強(qiáng)檔案宣傳教育,增強(qiáng)全社會(huì)檔案意識(shí)。國(guó)家鼓勵(lì)和支持在檔案領(lǐng)域開展國(guó)際交流與合作。

第七條 國(guó)家鼓勵(lì)社會(huì)力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。對(duì)在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人,按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)。

第八條 國(guó)家檔案主管部門主管全國(guó)的檔案工作,負(fù)責(zé)全國(guó)檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào),建立統(tǒng)一制度,實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)??h級(jí)以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作,對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的檔案,并對(duì)所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第九條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案,并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。中央國(guó)家機(jī)關(guān)根據(jù)檔案管理需要,在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作。

如何規(guī)范檔案日常管理?

城建檔案整理規(guī)范

法律分析:為規(guī)范城建檔案的整理工作,根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,結(jié)合本市實(shí)際,深圳市檔案局制定了《深圳市城建檔案整理規(guī)范》。

法律依據(jù):《深圳市城建檔案整理規(guī)范》

第二條 本規(guī)范適用于本市城建檔案的整理及接收進(jìn)館工作。

第三條 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)做好工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的工程文件材料的收集、組卷歸檔工作,組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位工程文件的形成、收集和組卷歸檔工作,并對(duì)上述單位移交的工程檔案進(jìn)行匯總和統(tǒng)一編號(hào)編目。法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件另有規(guī)定的,從其規(guī)定。

如何規(guī)范地整理歸檔文件

企業(yè)檔案管理法 第一章總則第一條 根據(jù)國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù),特制定本規(guī)定。第二條 企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體,包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面檔案。第三條 企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。第四條 企業(yè)檔案工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則。第二章文件材料的形成與歸檔第五條 企業(yè)要根據(jù)國(guó)家法規(guī)和有關(guān)部門的規(guī)定,制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。 文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)要遵循計(jì)劃、生產(chǎn)(施工)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等項(xiàng)工作(以下簡(jiǎn)稱生產(chǎn)活動(dòng))和文書處理的程序。第六條 企業(yè)生產(chǎn)(施工)活動(dòng)中形成的科技文件材料(含縮微膠片,照片,錄音、錄像和計(jì)算機(jī)磁帶等,以下同),由產(chǎn)品試制、科研課題和工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。 各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍,指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。第七條 企業(yè)文件材料歸檔的基本要求   1、歸檔的文件材料必須完整。   2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程?!  ?、歸檔的文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律。第八條 企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件i材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面:   1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件,原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等?!  ?、經(jīng)營(yíng)銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息,廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等?!  ?、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件,設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過(guò)程中的技術(shù)性、憑證性文件材料,設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄,設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等?!  ?、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、科技檔案等管理中形成的各種文件材料?!  ?、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。   6、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料?!  ?、勞動(dòng)工資方面。有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料?!  ?、財(cái)務(wù)管理方面。有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。   9、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等?!  ?0、黨、政、工、團(tuán)工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料,企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作和工會(huì)工作中的各種文件材料等?!  ?1、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行?!  ?2、其他方面。第九條 歸檔時(shí)間   1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目,在任務(wù)完成后或告一段落時(shí),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后,向檔案部門歸檔。   2、各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,在第二年上半年內(nèi),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后,向檔案部門歸檔。第十條 企業(yè)各類文件材料一般歸檔一式一份,比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。第十一條 企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)管理程序;列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃;列入企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。第十二條 企業(yè)產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收,必須有檔案部門參加。文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng),不能進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收。第十三條 企業(yè)產(chǎn)品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評(píng)獎(jiǎng),歸檔的文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)要作為一項(xiàng)考核內(nèi)容,檔案部門不簽署意見不得申報(bào)成果。第十四條 企業(yè)新購(gòu)重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料到貨時(shí),有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會(huì)同檔案部門檢查驗(yàn)收文件材料;并及時(shí)歸檔。第十五條 企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議,收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定,及時(shí)向檔案部門歸檔。第十六條 企業(yè)檔案部門要對(duì)企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。第三章檔案管理第十七條 企業(yè)要建立健全各項(xiàng)檔案管理制度,列入企業(yè)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制體系,并制定嚴(yán)格的考核和獎(jiǎng)懲法。第十八條 檔案分類   1、根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門檔案分類編號(hào)的規(guī)定,編制企業(yè)檔案分類編號(hào)方法。   2、分類編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律,并且要便于保管和提供利用?!  ?、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號(hào)?!  ?、常用的分類方法有:  ?。?)按產(chǎn)品型號(hào)分類;(2)按設(shè)備型號(hào)分類;(3)按科研課題分類;(4)按工程項(xiàng)目分類;(5)按專業(yè)性質(zhì)分類;(6)按組織機(jī)構(gòu)分類;(7)按時(shí)間分類。第十九條 檔案編目與編制檢索工具1、要編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。2、要根據(jù)需要編制檔案檢索工具,并且進(jìn)行檔案著錄工作,著錄方法按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB3792.5一85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。第二十條 檔案保管   1、接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并接交手續(xù)?!  ?、存放檔案必須有專用柜、架,排架方法要科學(xué)和便于查找?!  ?、底圖除修改,送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù),認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況。底圖存放以平放為宜?!  ?、縮微膠片、照片、磁帶等的保管:  ?。?)存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。縮微母片和拷貝片應(yīng)分別存放;  ?。?)膠片庫(kù)房應(yīng)設(shè)置在沒有臭氧、氧化氮、硫化氫,二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段,庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)有防火和空氣調(diào)節(jié)設(shè)施,溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定的要求?!  ?、要定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)工作,做到帳、物相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,庫(kù)藏檔案因移交,作廢、遺失等注銷帳卡時(shí),要查明原因,保存依據(jù)?!  ?、檔案庫(kù)房的一般要求:  ?。?)保存檔案必須有專門的庫(kù)房,并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施;  ?。?)檔案庫(kù)房建設(shè)要列入企業(yè)基本建設(shè)計(jì)劃,庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》執(zhí)行。第二十一條 圖紙的修改、補(bǔ)充   1、修改已歸檔的圖紙要有經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙修改、補(bǔ)充通知單。   2、修改內(nèi)容較小時(shí),可直接在圖畫“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變更通知單”,采用“杠改”、“刮改”時(shí)應(yīng)在修改處標(biāo)注“修改標(biāo)記”?!  ?、修改內(nèi)容較多時(shí),應(yīng)另出新圖代替,原來(lái)圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄,并且注明所代替的原圖圖號(hào)。作廢的圖紙應(yīng)注明新圖的編號(hào),根據(jù)需要另行保管?!  ?、整個(gè)保管單位內(nèi)圖紙作廢,由新圖代替時(shí),應(yīng)重新編制保管單位,并且注明原保管單位編號(hào)。原保管單位標(biāo)注新保管單位的編號(hào)后,根據(jù)需要另行保管。第二十二條 檔案鑒定   1、企業(yè)要根據(jù)國(guó)家利有關(guān)部門的規(guī)定,編制檔案保管期限表,檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。確定保管期限的基本原則是:   (1)對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存:  ?。?)對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存;  ?。?)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長(zhǎng)?!  ?、鑒定工作要組織由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組,直接對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報(bào)告,在保管單位備考表中注明鑒定意見,由小組負(fù)責(zé)人簽名,并且注明鑒定日期?!  ?、鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行,具體由企業(yè)根據(jù)實(shí)際需要確定?!  ?、檔案通過(guò)鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,企業(yè)應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。   5、銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握,慎重從事,銷毀前要造具清冊(cè),提出銷毀報(bào)告,經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批,并報(bào)送有關(guān)檔案管理機(jī)關(guān)備案。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。第二十三條 檔案統(tǒng)計(jì)   1、企業(yè)檔案管理要建立健全統(tǒng)計(jì)工作,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù),做到準(zhǔn)確、可靠。   2、檔案統(tǒng)計(jì)主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì),檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì),檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計(jì)等。第二十四條 檔案管理現(xiàn)代化   1、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的組成部分,要列入企業(yè)現(xiàn)代化管理的整體計(jì)劃中統(tǒng)籌考慮?!  ?、企業(yè)檔案部門要應(yīng)用現(xiàn)代管理方法。有條件的大中型企業(yè)要逐步應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)為主,包括縮微技術(shù)和先進(jìn)的監(jiān)控裝置、通訊設(shè)施和公自動(dòng)化等現(xiàn)代管理手段。第二十五條 檔案管理經(jīng)費(fèi)按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局(1980)財(cái)企字第629號(hào)文《關(guān)于企業(yè)檔案庫(kù)房建設(shè)和購(gòu)置設(shè)備所需費(fèi)用如何列支的規(guī)定》執(zhí)行。第二十六條 企業(yè)要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案館移交有關(guān)檔案或復(fù)制件。第二十七條 企業(yè)破產(chǎn)以后,除設(shè)備檔案、基建檔案等隨同實(shí)物移交外,其余檔案應(yīng)向有關(guān)檔案館移交。第四章檔案信息開發(fā)利用第二十八條 企業(yè)檔案信息開發(fā)利用是企業(yè)檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,開發(fā)工作主要是指對(duì)生產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)營(yíng)管理的檔案信息開發(fā)。檔案信息開發(fā)利用要重點(diǎn)服務(wù)于改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等方面。第二十九條 企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的幾種形式   1、在企業(yè)內(nèi)部實(shí)行檔案開架閱覽。   2、編制并交流檔案目錄?!  ?、對(duì)檔案進(jìn)行加工整理,匯編專題資料或編制產(chǎn)品、科研成果、基建工程簡(jiǎn)介、文摘和數(shù)據(jù)手冊(cè)、圖表手冊(cè)、市場(chǎng)信息、用戶反映、國(guó)內(nèi)外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等。第三十條 企業(yè)檔案開發(fā)與提供利用,必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。第三十一條 對(duì)于積極主動(dòng)開發(fā)與提供利用檔案,為發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等做出貢獻(xiàn)的人員,企業(yè)應(yīng)給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)法按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第五章 檔案管理體制第三十二條 企業(yè)檔案管理涉及生產(chǎn)活動(dòng)和黨、政、群等各個(gè)部門,應(yīng)由一位副廠長(zhǎng)(副經(jīng)理)分工領(lǐng)導(dǎo),并且列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日常,作為考核企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人政績(jī)的一部分。第三十三條 要加強(qiáng)和充實(shí)企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu),集中統(tǒng)一管理企業(yè)檔案工作。有條件的大型企業(yè)要建立企業(yè)檔案館或企業(yè)檔案資料信息中心。第三十四條 企業(yè)檔案部門是企業(yè)檔案、資料的貯存基地和利用中心,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理企業(yè)的檔案、資料工作。第三十五條 檔案管理人員   1、企業(yè)要配備適應(yīng)檔案、資料工作需要的專職檔案人員,并且應(yīng)有一定數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員?!  ?、大中型企業(yè)檔案部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)具備中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)的學(xué)識(shí)水平和工作能力?!  ?、企業(yè)檔案管理人員享受專業(yè)技術(shù)管理人員待遇,按工程技術(shù)專業(yè)或檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任。第六章 附則第三十六條 企業(yè)黨、政、工、團(tuán)檔案管理按照中共中央公廳、國(guó)務(wù)院公廳印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十七條 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理按照財(cái)政部和國(guó)家檔案局制發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十八條 企業(yè)人事檔案管理按照中共中央組織部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十九條 集體企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)可參照本規(guī)定執(zhí)行。第四十條 本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。第四十一條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。

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